下請法で定める発注書とは？記載すべき内容とは？

下請法について

誰かに業務を下請けという形で発注する場合、下請法が適用される可能性があります。その場合、決められた文書の発行と交付が求められます。どんなケースで必要となるのか、どんなことを文書の中に書くべきかを確認しておきましょう。

下請法が関係する業務

親事業者が、個人事業主や小規模企業に対して業務を発注する時に適用される法律です。下請けを出す場合、どうしても元請けの力が強くなって、下請け業者は弱い立場に置かれることがあります。

単に安い代金で業務をするよう求められるだけでなく、事前に打ち合わせた内容とは違う金額や作業内容を求められることもあります。そのため、下請けは経済的な不利益を受けることも多くなります。

そこで、こうした取引を公正にするため、特に下請業者を守る目的でこの法律が作られています。文書作成もその一つで、契約内容をしっかりと定め、双方の合意に基づく業務をむやみに変更できないように規制してくれます。

下請法で定めているルール

この下請法では、下請契約を交わすに当たっていくつかのルールを定めています。特に親事業者、元請けが負うべき義務について説明しています。

まず、契約書や発注書などの書面の交付義務です。他にも、報酬の支払い期日を明確に定めて履行する義務です。

また、報酬が期日までに支払われなかった場合に、遅延利息を支払うべきことが規定されていて、その率についてもルールが設けられています。そして、作成した書類の保存義務を課しています。

このように、4つの義務を負うことになり、元請けが権力を乱用しないように制限が課されているのです。元請けも下請けもこの法律をよく知り、正しく適用できるようにすべきです。

下請法に基づいた発注書の作成

下請法の中でも特に注意したいのが、仕事を発注する時に必ず書面を作成し、交付しなければならないという義務です。具体的にどのような条項なのか、どんなことを記載すべきなのかをチェックしてみましょう。

3条書面に基づく義務

「3条書面」と呼ばれることが多いもので、下請法第3条に基づく書面義務を元請けが負います。ここでは、親事業者は製造委託などの請負業務を出した場合には、下請け業者に対して直ちに書類を作成し交付することを義務付けています。

つまり、単に仕事の依頼を口頭で済ませてはならないということを明確にしています。口頭だけだと、事実関係があいまいになってしまって、後から元請けの良いように変更されてしまう恐れがあります。

こうした事態を防ぎ、下請けが業務受託後に不利益を被らないようにしているわけです。そのため、元請けは軽い気持ちで下請けに対して電話だけで仕事を依頼するといったことは、基本的には法律に違反していることになります。

書面の書式については明確に規定されていません。そのため、書類作成作業を効率化させるためにも、業務委託契約書もしくは発注書という形でまとめて、そこに必要な内容をすべて記載することが多いです。

記載する内容

この3条書面は、文書の中に記載すべき内容を定めています。まず、当事者を明確にするために、親事業者と下請事業者の名前や住所などの情報を入れます。

発注する業務についての委託をした日付、給付の内容と支払い期日を記載すると共に、どのような形で給付をするかも残します。同時に、下請代金の総額もしくは額の算出法も明確に記します。

もし手形での支払いをするのであれば、その金額と種類を記載します。また、代金の支払期日は、発注書の中で明記すべき重要な点となります。

一括決済で支払うのであれば、その支払い金融機関の情報や額、支払い期日を記します。同じように、電子記録債権を使う場合には、その額や満期日を記載することになります。

もし、製造委託といった発注をして、原材料を有償で支給をする場合、その内容を明確にします。具体的には、その対価と決済日、引き渡しをする日付、数量と品名です。

このように、下請法で発注書に記載すべき内容ははっきりとされています。当てはまるものについては、すべて漏れなく記載しなければなりません。

特に決まった書式は定められていませんので、それぞれの会社で持っているフォーマットを使うことができます。重要なのは、3条書面で求められている事項はすべて含めるということです。

発注書作成についての注意点

このように、下請法で発注書についてのいくつものルールが定められています。実務において書類を作成する時には、いくつかの注意点がありますので、留意しておきましょう。

継続的になされる業務の場合

製造委託や開発業務などは、同じような内容の作業を継続して繰り返し行うことが多いです。そのため、基本的な委託内容は、いつでも同じということが多いです。

こうした共通記載事項と呼ばれる内容については、一つの書面にまとめておくことができます。毎回同じ内容であれば、個別の発注をする際に、発注書の中でその共通記載事項が記された書類を参照するようにと、通知として記載することができます。

こうすることで、毎回の発注書作成の手間を省けますし、内容をシンプルにすることができます。また、書類保管の手間という面でも楽になりますので、継続業務が多いのであればこの方法を使ってみると良いでしょう。

明確な代金が決まっていない場合

事前に最終的な報酬額を決められないこともあります。たとえば、実際に始めてみないとプロジェクトの規模が想定できないものだったり、作業所要時間に対して報酬が発生するタイプの業務だったりすることもあるからです。

こうしたケースでは、特定の報酬額は書かないでおきます。その代わりに、報酬の算定方法を記載しておきます。

まとめ

下請法では、弱い立場に置かれがちな下請け業者を保護するために、書面の交付義務などを定めています。元請けはこうしたルールがあることを知り、きちんと発注書を作成しなければなりません。

この法律では、発注書に記載すべき条項が明らかにされています。決まった書式はありませんが、必ず必要事項を含めて正しい文書を作成し、渡すようにしましょう。

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