見積もり合わせって何？そのやり方について解説

見積もり合わせとは何か？

見積もり合わせとは、随意契約をする際に行われる過程です。入札のようにオープンではなく、信頼できる特定の業者を複数選定します。そして、各社から事業依頼するにあたっての見積もりを取ります。

「入札」と「見積もり合わせ」にはそれぞれ異なる役割があります。入札の場合、最安値の業者を不良業者をはじきながら選定できます。一方、見積もり合わせの場合、技術や提案内容など含め、総合的な判断できるのがメリットです。見積もり合わせをする場合、見積もり価格は開示されることはありません。

見積もり合わせの流れについて

見積もり合わせとは、具体的にどのような流れで行われるものなのでしょうか？通常は、以下の5つのステップを踏まえて作業を進めていきます。

• 仕様書を作成する
• 販売会社の調査
• 見積書の提出依頼
• 見積もり合わせ
• 結果通知

仕様書作成

見積もり合わせの工程の最初に行うのが、仕様書の作成です。仕様とは、発注者側の依頼内容についてまとめたものです。

この内容に基づき、業者は見積もりを出すわけです。仕様書を作成するにあたって、インターネットやカタログなどから情報収集して、妥当な内容を決定します。

仕様書を作成するにあたって、複数の担当者が携わります。こうすることで、ケアレスミスを防止できます。また、複数が作業に当たることで効率的に進められるメリットもあります。

仕様が決まったところで、仕様書を作成します。販売会社に通知して、見積書を出してもらいます。

仕様書といってもそれほど複雑なものではないです。物品を購入するのであれば、A4サイズの紙1枚にまとめられることも少なくありません。

販売会社の調査

仕様書を作成すれば、依頼する候補の販売会社を見つけないといけません。販売会社の数を多くすると、それだけ書類の作成に時間がかかります。

依頼する内容によって若干の違いがあるかもしれません。一般的には3社で見積もり合わせを行います。日常的に取引のある会社が対象です。

見積書の提出依頼をする前に、販売できるかどうかの確認を取ります。電話などで意思確認をするのが一般的です。

販売会社の候補を絞り込むにあたって重要なのは、その商品を普段から取り扱っているかです。たとえ取引があっても、例えばノートパソコンの納入を文房具会社にお願いするのはお門違いです。無理にやろうとすると、余計なコストがかかるかもしれません。

その他、官公庁の調達情報検索サイトを利用することもあります。インターネットなども駆使して情報収集し、候補の販売会社を絞り込んでいきます。

見積書の提出依頼

販売会社の候補の選定ができたところで、見積書の提出依頼を行います。まずは電話をかけるのが一般的です。

「無料で見積書の提出をお願いできますか？」と依頼します。この時、「見積もり合わせという方式で他にも声をかけている」旨を伝えましょう。

先方が「参加させてください」と答えれば、連絡方法について確認します。メールもしくはファックスという場合が多く、この時、販売会社側の担当者の名前を尋ねます。

いきなりメールを出すのはマナー的に問題があります。また、販売会社の方がいたずらや迷惑メールと受け取り、取り合ってもらえない可能性もあるので、電話でまず連絡します。

見積書の送付について、同じ日・同じ時間帯を心がけます。タイミングをずらしてしまうと見積もりを考慮する期間に違いが生じ、公平な競争ができなくなるからです。

見積書の提出期限ですが、依頼日から1週間以上は必要です。経費積算の時間を与えないと、見積金額が高く出てしまう可能性があるからです。

見積もり合わせの実施

決められた期間までに、各販売会社の方から見積書が届くでしょう。ここで正式に見積もり合わせが実施されます。

見積もり合わせでは、まず日付が記入されているか確認を取ります。もし日付が記載されていない場合、先方に連絡して、再度日付の入った見積書を提出してもらいます。

見積もり合わせでは、基本的に最安値の会社を選定します。消費税込みで最安値、ということです。

見積書によっては、消費税が込みかどうか不明なものもあるかもしれません。この場合も電話連絡をして、消費税の明記された見積書を再度提出してもらう流れになります。

見積書は厳重に保管されます。郵送で提出された場合、封筒と見積書をクリップ止めします。

メールの場合には、メール本文と見積書をプリントアウトして、これもクリップ止めします。これらが見積もり合わせを行ったことを証明する書類になるからです。

結果の通知

見積もり合わせを行って、依頼する業者を選定したら、その結果を参加してくれた販売会社に通知します。採用されたところはもちろんのこと、採用されなかったところにもすべて通知を行います。

通知の時に注意しなければならないのは、順番です。一般的に、最初に不採用のところ、最後に採用されたところ、という順番で通知を出します。

なぜこの順番なのかというと、不採用になったところからのクレーム対策です。採用になったところを最後にすれば、長いことクレームが寄せられるような心配もなくなります。

契約相手が決まった段階であれば、契約金額を教えても問題ありません。しかし、契約相手を決める前の段階は厳禁です。

契約金額を知った他の業者から、安い見積書を再提出したいと言われかねないからです。そして、もしこれを認めてしまうと、特定企業と癒着していると言われても致し方ありません。

まとめ

見積もり合わせを行う際に注意しないといけないのは、公平性が担保されていることです。同じ期間に見積もりの依頼を出す、結果が出るまでは他社の見積金額を教えないことなどを徹底すべきです。

見積もり合わせに参加する際は、見積書に税金がどうなっているかも詳しく記載しましょう。でないと、再度見積書を作成し直して提出しなければならないからです。後々、先方からの確認の電話が来ないように、詳細な見積書を作成して提出することが大事です。

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