新規開拓をする際に知っておきたい営業メールのポイントとは？

新規開拓のためのメール営業をする際の準備

メール営業を実施に移すに当たっては、事前に周到な準備が重要で、成果を分けるものとなります。メールを送信すること自体は時間がかかりませんので、その前段階に時間をかけるようにしましょう。具体的にどんな準備ができるかを考えてみましょう。

ターゲティングと見込み顧客の名簿

どんな法人を新規開拓したいのかをターゲティングして、対象を絞っておきましょう。考えたい要素としては、会社の所在地や業種、事業規模などがあります。

ある程度ターゲットが定まったら、今度は該当する企業のリストを手に入れます。自分たちでネットを使うなどしてリサーチすることもできますし、業者から連絡先を含めてリストを得ることも可能です。

リストでは、会社名とメールアドレスだけでなく、会社のことが分かる情報もあるとより柔軟性のあるアプローチができるようになります。リストは量も大事ですが、その質にもこだわってターゲットにしっかりとマッチした企業を並べたいものです。

専用の自社ドメイン

自社でホームページを持っているのであれば、自社ドメインを持っているはずです。そこから、さらに営業専用のドメインを取得しましょう。

自社ドメインが必要なのは、相手に信頼感を与えるためです。Webメールのドメインなどでは、そもそも開封すらしてもらえませんので、やはり自社ドメインは必須です。

そして、営業専用のドメインとするべきなのは、相手から返信が来た時に対処しやすくするためです。一般カスタマーからの質問などと混同してしまうと、すぐに対応できませんので、営業部署だけで管理できるドメインを取得して、自分たちで毎日メールチェックしましょう。

メールツールの検討

既に社内で使っているメールソフトで営業メールを作り、送信することもできます。しかし、たくさんの企業にメールを送り、複数の営業スタッフで対応をしていると、処理に混乱が生じることがあります。

営業メールを管理するための優れたツールがありますので、それを使ってみるのも良いでしょう。相手先のメールアドレスの管理や、レスポンスなどを管理しやすいのがメリットで、営業活動を効率よく行うのに役立ちます。

メール営業を効果的にするためのポイント

実際にメールを送る際に、どんな点に注意して文面を作ったら良いかを検討してみましょう。

開封したくなるタイトル

企業には毎日のように、たくさんのメールが届きます。その中には、スパムメールや悪意のある第三者からのメールも混じっていることが多いものです。

そのため、多くの企業では不審なメールは開封すらしないようにと社員に指示をしています。そのような状況の中で、メールを相手に読んでもらうためには、タイトルにこだわるしかありません。

タイトルの中に明確にメール送信の目的を記載し、その上で開封したくなるような、魅力的なコピーを入れます。タイトルの出来次第で、メール営業の可否が決まると言っても良いので、ここはしっかりと検討を重ねてより良いタイトルを作れるように努めましょう。

信頼感を与える出だし

メール本文の出だしは、相手の信頼感と関心を得るために重要な部分です。適切な挨拶と自己紹介をして、敬意が伝わるようにします。

そして、すぐにメールの目的を伝えて、読み進める価値があるということを感じてもらう必要があります。早い段階で、相手が抱えているかもしれない課題や悩みを取り上げるなどして、関心を惹きつける工夫をしましょう。

シンプルな説明

商品やサービスの説明をする本文は、シンプルで分かりやすいものにしましょう。専門用語はできるだけ使わず、誰でもすぐに理解しやすい言葉と表現を用います。

また、改行と段落を適宜入れて、文章全体もぱっと見でシンプルなものにしましょう。ぎっしりと文字が詰まっている印象のあるメールは、読む意欲をそいでしまいます。

製品のメリットをたくさん挙げたい気持ちは分かりますが、長々と説明すると飽きられてしまいます。そのため、2、3のポイントに留めて、さっと結論に行けるようにしておきます。

商談への誘導

最後まで読み進めてもらえたら、製品に対してそれなりの関心を持ってもらっているということになります。そのため、文末付近では、商談や問い合わせに巧みに誘導することが肝心です。

商談を勧めるのであれば、具体的な日時の選択肢を記載して、相手がすぐに行動に移れるようにします。また、情報をさらに得たい人向けに、自社ホームページのURLを貼っておくなどもしたいところです。

レスポンスが来た時の対応

メール営業では、返信が来る割合というのは低いのが一般的です。そのため、レスポンスがあった時は、相手が強い関心を持ってくれたということで、スピーディーに対応して、見込み顧客を逃さないようにしましょう。

返信にはその日のうちに対応

営業メールを送信したら、メールツールは毎日チェックして返信がないかどうかを確かめましょう。もし、レスポンスがあったら、必ずその日のうちに対応して、電話をするなり、さらなるメールを送ったりします。

対応メールについてもある程度どんなメールを送るか文面を作っておくと良いでしょう。また、商談にすぐに持ち込めそうなら、商談を担当するスタッフと連絡を取り、できるだけ早くスケジュールを決められるようにします。

分析と改善を継続する

メールを送って、どのくらいの割合でレスポンスがあったのか、実際に商談に応じた件数、契約まで至った確率などを定期的に分析しましょう。その上で、さらに成果率を上げるための改善策を検討していきます。

ちょっとしたタイトルや文面の違いによって、大きくレスポンス率が変わってくることもありますので、一度作ったからと満足せず、継続的に改善を図っていくことが肝心なのです。

まとめ

新規開拓のためにメール営業は、効率的で取り組みやすい手法です。効果を上げるためには、事前の検討と準備がとても重要です。

メールを開封してもらうためのタイトルと、シンプルな説明を心がけレスポンス率を高められましょう。常に改善を重ねて、より良い営業ができるように努めましょう。

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