ビジネスメールの基本｜構成・挨拶・シチュエーション別の例文・挨拶メールの書き方も解説！

ビジネスメールの構成

ビジネスメールには、手紙とは異なるメールならではの構成というものがあります。ビジネスメールに苦手意識がある、挨拶・書き出しでつまずいてしまう方は、定型となる構成を把握・理解し、それに従って書き進めるのがおすすめです。

ビジネスメールの基本：宛名・挨拶・自己紹介

定型となる構成が理解できたところで、ビジネスメールの基本ともいえる書き方を構成にしたがって解説していきましょう。まずは、ビジネスメールの書き出しである「宛名・挨拶・自己紹介」です。

この3点はセットで考えておくべき要素ですが、状況に応じて「宛名」＞「挨拶」＞「自己紹介」が適切なのか、「宛名」＞「自己紹介」＞「挨拶」が適切なのか、使い分けを考える必要もあります。

宛名：敬称に注意

どのようなケースでも、ビジネスメールでまず最初に書くべきは「宛名」です。相手が法人の方であれば「会社名」「役職名」「氏名」を、個人事業主の方であれば「屋号（あれば）」「氏名」を、省略せずに正規名称で記載します。

宛名を記載する際には敬称の使い方に注意しましょう。会社名に「御中」を、氏名に「様」を使うと敬称が二重になってしまうため、氏名に「様」だけを記載することが基本です。

挨拶・自己紹介：シチュエーションで使い分ける

宛名に続く形で「挨拶・自己紹介」を記載します。ビジネスメールで一般的に使われる挨拶は「お世話になっております」もしくは「いつも大変お世話になっております」のいずれかである場合がほとんどです。

ただし取引もなく、面識もない相手に対して「お世話になっております」は違和感があるのも事実です。挨拶文はシチュエーションに応じて使い分ける必要があることを覚えておくべきです。

挨拶とともに冒頭で自己紹介をしておくことも重要なポイントです。ビジネスメールを受け取っても、だれからのメールなのかがわからなければ、最後までスクロールして確認しなければならないからです。

初めてビジネスメールを送る相手には、特に自分がなに者なのかがわかるようにしておきます。一般的な挨拶・自己紹介の例文は下記です。

• いつも大変お世話になっております。
• 株式会社ワンズマインドの○○です。

また、初めての相手への挨拶・自己紹介の例文は下記です。

• 株式会社ワンズマインドで営業を担当している○○と申します。
• 突然のメールでのご連絡失礼いたします。

ビジネスメールの基本：要旨

ビジネスメールでは、本題に入る前に内容のおおまかな概要、対応して欲しい要件を伝えることがマナーです。冒頭部分で相手がすぐに要件を把握できるよう、要旨を簡潔にまとめることが重要です。

• ○○の打ち合わせ日程について、ご相談させてください。
• 本日は○○の件で確認させていただきたいことがあり、メールさせていただきました。
• 先日お送りした見積書はご確認いただけたでしょうか。

ビジネスメールの基本：本題・詳細

要旨に続いて、ビジネスメールの本題である要件の詳細を記載します。本題は丁寧でわかりやすく簡潔に、かつ情報のモレがないように書くことがポイントです。一般的には、PC画面でメールをスクロールせずに読める程度の分量に収めるのが適切だといわれています。

近年では外出先でビジネスメールをチェックする方も多いため、スマートフォンでも読みやすいように気を配っておくといいでしょう。

6W3Hで簡潔かつわかりやすく

簡潔かつわかりやすくビジネスメールの本題を書くには、「6W3H」のフレームワークを意識しながら、結論を先に伝えるようにするのがおすすめです。要点を漏らさず相手に伝えるためにも、6W3Hを意識することが大切です。

• Who：だれが
• When：いつ
• Where：どこで
• Whom：だれに
• What：なにを
• Why：なぜ
• How to：どのように
• How many：どのくらい
• How much：いくらで

ビジネスメールの基本：結びの挨拶

文章のみで伝えにくい要件は、箇条書きを活用するのも効果的です。たとえばビジネスメールで手順を説明する、項目を列挙するなどの場合は、うまく箇条書きを使うと相手にも伝わりやすくなります。

本題に続いて、ビジネスメール本文の締めともいえる「結びの挨拶」を記載します。冒頭の挨拶である「お世話になっております」「いつも大変お世話になっております」とセットで、結びの挨拶では「よろしくお願いいたします」が使われることが一般的です。

ただし、ビジネスメールの趣旨、内容に応じて冒頭の挨拶が変わるように、結びの挨拶もシチュエーションに応じて使い分ける必要があることを覚えておくべきです。本文と連携する形で、相手のアクションを促しつつ、気持ちよく読み終えられる挨拶文を選択することが重要です。結びの挨拶の例文は下記です。

• 今後ともよろしくお願いいたします。
• 引き続きよろしくお願いいたします。
• ご検討の程、よろしくお願いいたします。
• ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします。

ビジネスメールの基本：署名

ビジネスメールの最後には、差出人のプロフィール・連絡先である「署名」を必ず記載します。作成した署名をテンプレートとして保存し、新規メール作成時に追加されるように設定しておくと手間が省けます。署名に記載される一般的な項目は以下の通りです。

• 会社名、部署名（正式名称）
• 氏名（読みにくい場合はよみがなを追加）
• 会社住所（郵便番号も含めて省略せずに記載）
• 電話 / FAX番号
• メールアドレス
• ホームページのURL

シチュエーション別：挨拶・書き出しの例文

ビジネスメールとひとことにいっても、相手も要件も千差万別です。状況に応じてどのように挨拶文や書き出しを使い分けるべきなのか？自信のない方も多いでしょう。

そんな方に向け、代表的ともいえるシチュエーションをピックアップし、ビジネスメールの挨拶・書き出しの例文を紹介していきます。

ファーストコンタクトの相手

はじめてメールする相手であっても、取引のある会社の方であれば、挨拶は「いつも大変お世話になっております」で問題ありません。

ただし、取引も面識もないファーストコンタクトの相手の場合「お世話になっております」は不自然です。ビジネスメールを受け取った側に、はじめてであることを認識してもらう挨拶文が適切です。ファーストコンタクトの相手に対する挨拶文例は下記です。

• 突然のご連絡失礼いたします。
• 突然のメールでのご連絡失礼いたします。
• 突然メールを差し上げるご無礼をお許しください。
• 初めてご連絡さし上げます。
• ○○様からご紹介いただき、ご連絡させていただきました。

挨拶文のあとのビジネスメールの書き出しは、メールを送ることになった経緯などを記載するのがおすすめです。面識のない相手からのメールは、相手に不信感を与えやすいため、安心感を与える配慮をするのもポイントです。

連絡が久しぶりの相手

過去にビジネスメールのやり取りがあったものの、最近はめっきり連絡していない。そんな連絡が久しぶりの相手にビジネスメールを送る際も、挨拶文には気を付けたいものです。連絡が久しぶりの相手に対する挨拶文例は下記です。

• お久しぶりです。その後いかがお過ごしでしょうか。
• 長らくご無沙汰しております。久々の連絡になり申し訳ございません。

相手との関係性によって、どちらかを使い分けるのがおすすめです。比較的カジュアルな関係性であれば「お久しぶりです」、丁寧な対応を心がけたい相手であれば「ご無沙汰しています」が適切です。

相手との連続したやり取り

追加の要件がある、相手からのメールに返信するなど、間を置かずに連続したビジネスメールをやり取りする場合も少なくありません。

こうしたケースでは、単純に「お世話になっております」と挨拶するのではなく、送付済のメールに関連した要件であることを感じさせる工夫が必要です。相手に続けてメールする場合の挨拶文例は下記です。

• 度々失礼いたします。
• 重ねての連絡大変申し訳ございません。
• 先ほどご送付したメールに追加でご連絡です。

相手からのメールに対する返信の場合、返信に対する感謝の念を挨拶文に盛り込むのがポイントです。相手にメールを返信する場合の挨拶文例は下記です。

• ご連絡いただき誠にありがとうございます。
• 早々のご返信、誠にありがとうございます。
• 迅速なご返信いただきまして、大変感謝します。

相手にお詫び・謝罪する

メールで相手に謝罪しなければならない場合は、挨拶の代わりにまず謝罪の言葉を述べ、それまでの経緯や理由などは後回しにするのが重要です。経緯や理由の説明は言い訳ととられかねない危険性があるからです。相手にお詫び・謝罪する場合の例文は下記です。

• この度は○○の件で多大なるご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。
• この度は私の不手際により、ご不快・ご不便な思いをさせてしまい、心よりお詫び申し上げます。

ただし、メールでのお詫び・謝罪は速やかに行うべきではありますが、なによりも重要なのは誠意。まずは電話、あるいは相手方に出向いて謝罪するのが先決であり、メールでのお詫び・謝罪はその後です。

相手にお願い・確認する

要旨の解説でも触れましたが、本題に入る前に内容のおおまかな概要、対応して欲しい要件を伝えることがビジネスメールのマナーです。

特に、お願い・確認など、相手になんらかのアクションを起こして欲しいときには、ビジネスメールの書き出しともいえる要旨が重要です。ビジネスメールの書き出し例文は下記です。

• 先日お話させていただいた○○の件でご相談させていただきたく、ご連絡いたしました。
• 本日は○○の件で確認させていただきたいことがあり、メールさせていただきました。
• ○日にお送りいただいたお見積もりの内容に関して、2点ほど確認させてください。
• 先日お送りしました資料はご確認いただけたでしょうか。