オフィス移転コンサルタントとは？依頼するメリットやデメリットも解説

オフィス移転コンサルタントとは

オフィス移転コンサルタントとは、オフィスの移転や規模の拡大・縮小をするときに、必要な業務を代行してもらえるサービスです。オフィス移転コンサルタントに依頼することで、円滑な移転作業の進行やコスト削減ができます。

オフィス移転コンサルタントの業務内容

オフィス移転コンサルタントの業務内容はさまざまあり、業者によって得意な業務も異なります。依頼することで、移転作業の負担を大きく軽減できるでしょう。たとえば、以下の業務がサービスに含まれます。

• 既存オフィスの現状把握・課題点の洗い出し
• 新オフィスのデザイン設計
• 移転先候補物件の提案・選定・内見
• 賃貸借契約書のリーガルチェック
• オフィス什器の手配
• 新オフィスのシステム導入

オフィス移転コンサルタントの種類

オフィス移転コンサルタントは、主に以下の種類に分類されます。

• 不動産会社
• 引っ越し・運送会社
• 建設・内装会社
• オフィス家具メーカー
• IT企業
• デザイン・設計会社
• コンサル専門会社

オフィス移転コンサルティングのサービスは、主力で取り扱っている事業の付帯サービスとして取り扱われていることが多いです。主力事業によって、得意なサービスも異なるため、選定時によく確認しましょう。

オフィス移転コンサルタントに依頼する費用

オフィス移転コンサルタントに依頼する費用は、オフィスの規模や取り扱う業務の範囲によって大きく変動します。小規模なオフィスを移転する場合は、2〜30万円からで移転できることもあり、大規模なオフィスを移転する場合は、数百万円を超える可能性もあります。

費用の設定も業者によって異なるため注意が必要です。コンサルティング全体にかかる費用が設定される場合や、物件選定や新オフィスデザインなどの業務ごとの費用が設定される場合もあります。

オフィス移転コンサルタントに依頼するメリット4つ

オフィス移転コンサルタントに依頼するメリットは、以下の4つです。

的確なアドバイスを受けられる

オフィス移転コンサルタントに依頼することで、それぞれの会社が得意な業務の的確なアドバイスを受けられます。専門家のアドバイスを受けることで、自社の課題を把握したり、コンセプトにあった内装デザインにしたりできるでしょう。

オフィスの移転には、それぞれの業務ごとに豊富な選択肢があるため、悩む場面も多くあります。専門家のアドバイスを受けることで、自社に最適な手段を選択可能です。

業務の負担を軽減できる

オフィスの移転を自社で進める場合、移転作業と並行して通常業務も行う必要があるため、負担が大きいです。オフィス移転コンサルタントに依頼することで、業務の負担軽減や時間の節約ができます。業務を代行してもらうことで、自社の社員は通常業務に集中できるでしょう。

自社でオフィスの移転作業を行う場合は、作業時間に対して人件費がかかります。作業に慣れていない社員が行うと時間がかかるため、人件費に支払うコストも高いです。

しかし、オフィス移転コンサルタントに依頼する場合、費用がかかりますが移転作業を早く進められます。人件費と比べるとコスト削減できる可能性もあるでしょう。

トラブルの防止や発生時にサポートを受けられる

オフィスの移転は行う頻度が少ないため、移転作業に慣れていない社員が多いです。トラブルが起きて対応を迫られる場合もあるでしょう。

オフィス移転コンサルタントには、移転に関する知識や経験が豊富にあるため、トラブルを事前に防止しやすいです。万が一トラブルが起きても、解決のサポートをしてもらえます。

移転後のアフターフォローを受けられる

移転作業中には気にならなかったことでも、実際に稼働し始めてから不具合に気付く場合があるでしょう。オフィス移転コンサルタントによっては、オフィス移転後に発覚した問題にも対応してもらえる場合があります。

すべてのオフィス移転コンサルタントが、オフィス移転後に発覚した不具合にも対応できるわけではないため、依頼時にアフターフォローの有無を必ず確認しましょう。

オフィス移転コンサルタントに依頼するデメリット3つ

オフィス移転コンサルタントに依頼するデメリットは、以下の3つです。

コンサルティング費用が高くなる場合がある

オフィス移転コンサルタントに依頼するには、コンサルティング費を支払う必要があります。適切な業者を選択できれば、自社の人件費を削減し、費用を抑えてオフィス移転ができるでしょう。業者によっては、高額な報酬や保証金を請求される可能性があるため、注意が必要です。

自社で移転を行った場合の人件費や時間と、コンサルタントに任せた場合の費用と時間を比較して自社にとって適切な選択をしましょう。

円滑に業務が進まない可能性がある

オフィス移転コンサルタントの担当者に相談やアドバイスを受けながら業務をできれば、移転作業が早く進むでしょう。しかし、担当者が強引に業務を進めたり、意思疎通がうまく取れなかったりする場合は円滑に移転業務が進まない可能性があります。

依頼前に見積もりをとり、強引なサービスの押し売りは無いか、意思疎通がうまくとれているのかを確認してから依頼を決めましょう。

期待していた効果を得られない可能性がある

オフィス移転コンサルタントは、業者によって得意な業務が異なります。自社のニーズとあっていない業者を選んだ場合、期待した効果を得られず、不満の残る形でオフィス移転作業が終了する可能性もあるでしょう。

不満が残らないオフィス移転にするためにも、事前に要望のすり合わせを行ったり、当日の流れを確認したりするなど、コンサルタントと密に連絡を取り合うことが重要です。連絡が遅れたり話が進まなかったりと、うまく意思疎通が取れない場合は再検討も視野に入れることが大切です。

オフィス移転コンサルタントの選ぶポイント4つ

オフィス移転コンサルタントの選ぶポイントは、以下の4つです。

オフィス移転の目的や要件に合っているか

企業によって、オフィスの移転に求めるニーズが異なります。オフィス移転コンサルタントは業者によって得意分野が異なるため、自社の目的や要件に合った業者を選ぶことが大切です。

たとえば、物件選びを重視したい場合は、不動産系のオフィス移転コンサルを選ぶと、適切な物件を見つけやすいでしょう。内装を重視したい場合は、デザイン系のオフィス移転コンサルを選ぶと、満足感の高い業務を行ってもらえる可能性が高いです。

実績が豊富で品質の高いサービスを行っているか

オフィス移転コンサルタントは、主力業務の付帯サービスとして取り扱われていることが多いです。主力業務ではない場合、コンサルタント業務の実績が少ない場合もあるでしょう。

オフィス移転コンサルタントの実績が豊富であり、品質の高いサービスを行っている業者であれば、安心してオフィス移転業務を任せられます。

費用がわかりやすく納得できるか

オフィス移転コンサルタントに依頼する場合、事前に費用とサービス内容を確認することが大切です。費用が安すぎる場合、満足できるサービスを受けられない可能性があります。

あとから高額な報酬や保証金を要求される場合もあるでしょう。疑問点は業者に確認し、明確な回答を得られない場合は、再検討も視野に入れることが大切です。

法令や条例に詳しいか

オフィスを移転する場合、建築基準法や消防法などの法律に則ったレイアウトを考えなければいけません。地域ならではの条例が制定されているところもあるでしょう。法令や条例に詳しいオフィス移転コンサルタントであれば、安心して任せられます。

まとめ

オフィスの移転には、コストも時間もかかるため負担が大きいです。オフィス移転コンサルタントに依頼することで、コストを抑えたりスムーズに移転作業を進めたりできます。

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執筆者

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