チェックリスト作成でオフィス移転を成功に！移転の流れとタスクを解説

オフィス移転のチェックリストを作成する3つの目的

オフィス移転のチェックリストを作成する3つの目的は、以下のとおりです。

1. スケジュールを立てやすくなる

オフィス移転のチェックリストを作成すると、移転のスケジュールを立てやすくなります。いつまでに何をすべきかがわかるため、作業の漏れを防ぐこともできるでしょう。

たとえば、管理会社への退去報告をチェックリストに記載することで、退去報告までにすべきことや退去日までのスケジュールを逆算して立てられます。

2. タスクを分散しやすくなる

オフィス移転のチェックリストを作成すると、移転にともなうタスクを担当者に分散して割り当てられます。オフィス移転は、実業務と並行しながらの作業になるため、タスク分散で個人の負荷を軽減させることが大切です。

ネットワーク設定は情報部門、新しい名刺の作成は人事部門と、作業を分散することで効率よく準備が進むでしょう。

3. 課題が見えやすくなる

オフィス移転のチェックリストを作成することで、課題が見えやすくなります。チェックリストが関係者で共有されるため、担当者だけでは気づかなかった問題が可視化されます。

課題が見えやすくなれば、漏れることなく対策が取れるでしょう。

オフィス移転の流れ

オフィス移転にともなう作業のチェックリストは、以下のように移転作業の段階や時期ごとに作成するとわかりやすいでしょう。

オフィス移転の8カ月前を目安に、現在のオフィスを退去するための準備を開始します。管理会社と解約の調整をして、原状復帰の費用を算出します。そのため、業者選定と予算が重要です。

オフィス移転の準備は3カ月前を目安に始めましょう。取引先や社内に周知をして、書類やホームページの準備を開始します。オフィス移転当日までに発生した課題の対応を進めながら、当日は旧オフィスを引き渡し、新しいオフィスに移転します。

オフィスに移転した後は、社員から新オフィスの環境のヒアリングをしましょう。

現オフィスのチェックリスト｜8カ月〜6カ月前

オフィス移転の8カ月〜6カ月前に行うべき作業のチェックリストは、以下のとおりです。

1. 移転目的を設定する

オフィス移転の計画を立てる前に、移転の目的を設定します。移転の目的には、以下の例が挙げられます。

移転目的が設定されていると、立地・維持費・設備などオフィス選定時に何を優先して選べばいいか判断する際に役立つでしょう。

2. 原状復帰の有無と費用を算出する

旧オフィスを離れるときに、原状復帰の必要性の有無やその際の費用総額を算出します。管理会社と調整した結果、原状復帰せずに居ぬきで次の企業に引き渡す事例もあります。

パーティションの設置や床の張替えなど、原状復帰の費用は新しいオフィスのレイアウト変更の際にも参考になるでしょう。

3. 解約通知をする

管理会社への解約通知は、数カ月前に実施する必要があります。契約書を確認し、契約ルールに準拠した方法で解約通知しましょう。

オフィス選定時のチェックリスト｜6カ月前〜3カ月前

オフィス移転の6カ月前〜3カ月前に行うべき作業のチェックリストは、以下のとおりです。

1. 予算設定と移転スケジュールを決める

オフィス移転の予算設定と移転のスケジュールを決めます。

オフィス移転の予算には、新しいオフィスの敷金や管理費用の他に、新しい什器の購入費用や引越し費用・オフィス移転に関わる人件費があります。移転費用は高額になることから、一般的には役員決算が必要になるため早目に行動しましょう。

移転スケジュールは、半年先の連休を狙うことがおすすめです。平日の移転は顧客や社員に迷惑がかかるため、段階的な引越しも視野に入れましょう。

2. 移転先を選定する

移転先は、以下のポイントで選定します。

新オフィスに移転して働きにくくならないよう、さまざまな視点を持ってオフィスを選定しましょう。

3. 業者を選定する

オフィス移転を一緒に進めてくれる業者を選定します。

新しいオフィスのレイアウト変更プラン・引越し作業・ネットワーク設定・電気配線作業などを委託できる業者を探します。一括で委託できる業者であれば、移転にともなう業務をすべて任せることができ、さまざまな調整が楽になるでしょう。

オフィス移転の目的を理解し、親身になって対応してくれる業者の選定が重要です。

オフィス移転準備のチェックリスト｜3カ月前〜1カ月前

オフィス移転の3カ月前〜1カ月前に行うべき作業のチェックリストは、以下のとおりです。

1. 取引先への挨拶を準備する

挨拶状の手配をして、送付する取引先をリストアップします。

住所変更の連絡は顧客だけではなく、下請け企業や購買業者・各種サービスを受けている会社にも忘れないようにしましょう。

2. 書類やホームページを準備する

契約書や社印を新しい住所に変更します。ストックしている社名入り封筒も移転後に急いで準備しなくていいよう、前もって手続きを進めましょう。

ホームページの運営を委託している場合は、住所変更の依頼を早めにしておき、移転と同時に公開できるようにします。

3. 社内周知とスケジュール・ルールを設定する

移転の目的やスケジュールを社内に周知します。

段ボールへの荷物の詰め方や廃棄すべき備品の処理方法など、移転に関わるルールを発信しましょう。一度に全部署が移動しない場合は、各部門長と調整して移転スケジュールの認識あわせます。

オフィス移転当日までのチェックリスト｜1カ月前〜当日

オフィス移転の1カ月前〜当日に行うべき作業のチェックリストは、以下のとおりです。

1. 社内の進捗を確認する

移転準備が後回しになっている部署・人がいないか、スケジュールと照らしあわせて進捗を確認します。準備が遅れている部署があれば、上長と相談して協力を仰ぎましょう。

2. 課題の可視化と対応方法を検討する

移転当日に近づくと、想定していなかった課題が発生することがあります。たとえば、発注していた什器が届かない、セキュリティカードが反応しないなど、イレギュラーなことです。

移転プロジェクトに関わる担当者間で、課題への対応方法を検討しましょう。

3. 移転当日に立ち合う

移転当日のスケジュールが予定どおりに進んでいるか、追加の確認事項はないか、当日の立ち合いをします。什器の置き場所や配線など当日になって確認すべき事項に対応します。

荷物が破損することなく届いているかもチェックしましょう。

4. 旧オフィスを引き渡す

荷物を運び出した後は、旧オフィスを管理会社に引き渡します。原状復帰が必要な場合は、工事が終わるタイミングで引き渡さなければなりません。

解約日までに工事が完了して引き渡せるように、定期的な進捗確認をしましょう。

オフィス移転後のチェックリスト｜当日〜2週間後

オフィス移転の当日〜2週間後に行うべき作業のチェックリストは、以下のとおりです。

1. 必要書類を提出する

オフィス移転に関わる必要書類を提出します。提出する書類は、以下の表を参考にしてください。

2. 社員からのヒアリングとチェックポイントをまとめる

事前に移転後のチェックポイントを作成しておき、目的に沿った工事やレイアウトになっているかをチェックします。社員からアンケートを活用して新オフィスの働きやすさをヒアリングし、オフィス移転の総括をしておきましょう。

チェックリストと共にオフィス移転時の課題を一覧で残しておくと、次の移転の際に役立ちます。

まとめ

オフィス移転の際には、移転前の時期に合わせたチェックリストを作成します。チェックリストがあれば、移転のスケジュールが立てやすくなり作業の漏れを防止できるでしょう。

オフィス移転で課題が発生した際には、関係部署と協力して解決に取り組み社員が働きやすい環境づくりを心がけます。

「比較ビズ」は、オフィス移転をサポートしてくれる業者を簡単に探すことができ、それぞれの業者を比較してオフィス移転の相談が依頼できます。オフィス移転に悩むことがあれば、ぜひ参考にしてください。

監修者のコメント

TOYOTOMI株式会社

インテリアコーディネーター　小宅富晴

1996年生　福島県いわき出身　インテリアデザイン専門学校卒業。デザイン事務所、不動産会社のリノベ事業部で経験を積み、2021年に独立。デザインを通して、オフィステナントの入居率UPや空室対策を提案。顧客の要望に合わせたオフィスレイアウト、リノベーション工事を請け負う。

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記事の内容の通り、オフィス移転では様々な準備が必要になります。

準備不足の為、手配が遅れ工事も引越しも終わっているのに、電話回線・インターネット回線が繋がらず営業を開始できないケースや、ビルの管理規約で工事制限が多く工期が大幅に遅れてしまい契約開始から、中々入居できないケースも多く見られます。

折角、格好良く仕上げた内装が電話回線・インターネット回線が後になってしまったために露出した線が不格好に出てきてしまった、なんてこともございますので内装工事・配線工事・引越しなどをトータルでお任せできる業者を選定することをおすすめします。

オフィス移転は、オフィス家具や書類を整理するチャンスです。働きやすい環境を求めて素敵なオフィスが出来上がれば社員のやる気や業績UPにつながりますので、ただの引越しにならないよう社内で検討して早めに準備を進めましょう。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。