【保存版】オフィス移転完全マニュアル!物件の種類・選び方からトラブル事例まで

更新日:2019年07月19日 発注カテゴリ: オフィス移転・引越し
【保存版】オフィス移転完全マニュアル!物件の種類・選び方からトラブル事例まで

オフィスの物件選びから移転時のトラブル事例、不用品の処分の方法、OA機器など役に立つ情報をまとめました。これからオフィスを引っ越ししようとお考えの方は、ぜひご参考にして下さい。

オフィス物件の選び方

移転するにあたっては、早い時期より移転先の物件探しを始めることが大きなポイントとなります。様々な物件を比べ、検討し、後悔しない様に計画的に進めていきましょう。

オフィスの種類

・マンスリーオフィス:月単位で契約できるオフィス
・バーチャルオフィス:住所機能のみのレンタル
・コーポラティブオフィス:ベンチャー企業の起業時に多く利用される
・シェアードオフィス:複数の会社で共有
・貸会議室:時間制で利用でき、料金も時間単位。
・時間貸しオフィス:月額使用料を支払って使用する
・SOHOオフィス:自宅や小さな事務所で業務をする

物件選びのポイント

移転をする理由は、会社によって様々です。より良い環境や効果を期待することはもちろん、まずはしっかりとした目的を持つ必要があります。移転することで何を改善していきたいのかを明確にし、物件の選定をしていきます。
以下に11項目のポイントを挙げました。ご参考にしてください。

立地条件

最寄り駅からの距離、路線の種類、街全体の雰囲気、スタッフの通勤、クライアントとの位置関係について検討しましょう。

契約面積

現社員と今後の雇用計画より→必要なデスク数を検討します。
社員のワークスタイルにより→会議室の増室を検討します。

ビルのグレード(内装や外装)

企業として、どのようなCIを打ち出していくのでしょうか。来客数に応じて部屋の様式も異なります。

賃料や共益費以外の費用

注意しなければならないのは、共益費でまかなわれる、清掃の範囲や頻度です。これは、ビルにより様々です。さらに、物件によっては共益費とは別に特別な費用がかかる場合もあります。前もって不動産業者に確認をとる必要があります。

希望のデザインやレイアウトとのすり合わせ

間取り坪数が適正であっても、面積効率は悪い場合があります。柱の数や位置、貸室の形などによって面積効率は変わります。さらに、トイレやエントランスなどの位置関係により、どのように動線を確保するかでも面積効率は変わります。坪数が適正であったとしても、希望通りにはレイアウトを組めない場合もあります。不動産業者や内装業者との相談を重ね、レイアウトイメージを固めていきます。

入居テナント

同じビル内に、競合他社が入居していることもあります。テナント板はチェックをしておく必要があります。

周辺環境

移転先の土地については、必ず事前に周辺環境を確認しておきましょう。
ランチを取れる場所、コンビニや銀行、郵便局の所在、最寄り駅までの通勤路について(街の治安や雰囲気、騒音などのチェック)

耐荷重

サーバールームの設置が必要であったり、印刷機械などの重い機器の搬入がある場合は、床の耐荷重に関しても確認をとっておきましょう。

喫煙場所の有無

社員に喫煙者が多数いる場合には、確認しましょう。

ビルのオーナーの人柄

テナントと同じく、ビルのオーナーは入居後に長いお付き合いとなります。オーナーの人柄は知っておきましょう。また必要性がある場合は、オーナーの経済状況を調査依頼します。

仲介業者の選び方

賃貸オフィス物件を扱っている不動産会社には、大きく分けて2つの業務があります。

「賃貸仲介業務」… 入居希望者の立場となり、希望に沿った物件を探し出します。現地案内から契約にわたるまでの交渉などを行います。

「賃貸管理業務」… ビルオーナーより賃貸オフィス物件の管理業務を依頼されており、建物を維持するために必要な管理や賃料の集金などをオーナーに代わり行っています。

大きい不動産会社のメリット・デメリット

○ 支店との連絡を取り合うことで広範囲にわたり対応してくれます
○ 知名度が高い会社名のため、安心感があります
○ 守備範囲を広く持っています
× 会社のマニュアルや方針に従うため、融通が利きづらいこともあります
× 歩合制などの制度がある会社が多いため、契約に対する焦りからか、しつこく営業を受ける事があります

小さい不動産のメリット・デメリット

○ 地域密着型のため、地元にあるビルや地域の情報には、たいへん詳しいです
○ 元のビルオーナーとも親しく、独占で任されている掘り出し物件は意外に多くあります
○ 独断での営業が多く、話が早く通り融通も利きやすいです
× 広い範囲の物件には弱い場合もあります

オフィス移転の大まかな流れ

1. 現オフィスの解約予告期間を確認する

オフィスの契約を解除するときは、事前にそのビルの管理会社やオーナーに対して連絡をすること(解約予告)が義務となっています。一般的には解約したい日の3ヶ月〜6ヶ月以上前に解約予告が必要であるケースが多い傾向です。

現オフィスの解約日までは賃料を支払わなければなりませんので、急いで新オフィスを契約すると賃料が二重になり、移転コストが跳ね上がってしまう可能性もあります。現在のオフィスの契約書をチェックして、契約解除に関する項目をよく読んでおきましょう。

2. 移転の目的を考えて、計画をブラッシュアップする

次に、「なぜオフィスを別の場所へ移したいのか?」ということを考えてみましょう。オフィスを移転する目的を明確にすると、そのアイデアにより磨きをかけることができます。例えば、これらのような目的をお持ちであるかと思います。

・設備が古いため、耐震ビルやセキュリティ対策可能なビルに移転したい
・利便性や企業イメージを高めるために、オフィスをグレードアップしたい
・スタッフの人数が増えたので、もっと広いオフィスへ移転したい
・現オフィスの賃料が高いので、賃料をおさえてコスト削減をしたい
・多くの社員が退職したため、オフィスの規模を小さくしたい

これらのように移転の目的をはっきりとイメージできるようになると、新オフィスを決めるときに「設備を重視したい」「賃料で選びたい」などの希望がより明確に見えてきます。

3. 大まかなスケジュールを考える

続いて、大まかなスケジュールを考えてみましょう。移転をする際には新オフィスの内装や通信機器などの工事が必要になりますので、移転を決めたあと直ぐに正確なスケジュールを決めることはほぼできません。まずは現オフィスの「解約予告期間」から逆算して、移転希望日を考えてみましょう。その日を起点にして、細かい作業予定や工事日程を入れるとスムーズです。

移転スケジュールを確定する時期は、工事日程をきちんと決めた頃になります。社内の担当者が依頼先と工事内容を話し合い、移転工事に必要な日数を決めます。移転先のビル会社との打ち合わせを要することもありますから、前もって確認しておくようにしましょう。

オフィス移転時の不用品に関して

オフィス移転時の不用品処分の方法

時間的な余裕がある場合

・自治体の定めるゴミの収集日に少しずつ出していく(原則無料)
・パソコン、エアコンなどは電気屋で回収してもらう(有料) 
・リサイクル店などに持っていき、買い取りできるものは買い取ってもらう

といった方法があります。オフィスの移転に伴う不用品については引越し業者がリサイクルを引き受けてくれる場合もありますので、そちらでの処分が一番簡単でしょう。

時間的な余裕がない場合

・不用品の回収業者に依頼する(一部有料)

こちらもオフィス移転の場合は引越し業者と相談するほうが得策です。

オフィス移転時の不用品処分の代行業者

業者に依頼すると不用品の集積作業代行、処分先までの運搬代行、有料出会った場合の処分手続き代行などをしてもらえるので、作業的にも時間的にも楽かもしれません。その場合、いくつかの業者に見積もり(無料見積もり)をとって、費用(手数料)を比べてから依頼するようにしましょう。

引越しと同じで専門の見積もり担当者が訪問し、実際の処分品を見ながら見積もりを作成してくれます。ネットなどの無料見積もりのサービスは、手間がかからず、早く見積もりを集めることができるので利用する会社もあります。

ネット回収ではなく、廃品無料回収をしてもらうときに注意することとしては、「不用品を無料で回収します」といったチラシや、回収車が休日に「廃品を無料で回収します」と宣伝しながら回ってきたりするものにはご注意ください。

テレビ、エアコン、パソコンなどの家電処分には回収業者は自治体の許可があることが必須になっています。無料回収の際は、「一般廃棄物収集運搬業」の許可証があることを確認してから回収してもらうようにしましょう。

また、家電品はサイズや種類によって有料処分対象のものがあります。リサイクル料と称して正規の料金以上の金額を請求される場合がありますので、注意が必要です。

オフィス移転で最も簡単な不用品処分方法

オフィスの什器の入れ替えやリニューアルによって不用品が発生する場合は、その処分について以下の方法が考えられます。

・新たに導入する什器や機器の業者に引き取ってもらう(一部有料)
・回収業者を利用する(有料)
・オフィスが所属する自治体の回収日に処分する(一部有料)

この場合も回収業者は許可業者かどうかを確認してから依頼するようにしましょう。

価格を比較し、よりコストがかからない回収業者(許可をとっている業者)を選定するために複数業者から見積もりをとりましょう。ネットの無料一括見積もりサービスがある場合もありますが、処分品が複数あったり、大きさがいろいろ違うような場合には現物を見てもらってからの見積もり作成になります。

業者を複数にすることでより安く処分ができる反面、見積もり立ち会いに時間を取られることもあります。また、最近では引越し業者がリサイクルを兼ねていたり、不用品の処分を代行してくれるところもありますので、移転の見積もり時に確認しておくと別の業者を探す手間が省け、作業も移転時に終わらせることができます。

オフィス移転時で起こりうるトラブルと解決策

パソコンのトラブルと解決策

オフィスを移転して新しい職場での初日、卓上のパソコンの電源を入れて作業開始・・・・あれ?電源が入らない。なんてトラブルの経験はありませんか?この場合は移転前最後に電源を落とす際にシャットダウン処理をせず、電源をいきなり切ってしまったことによるパソコン側のスリープモード状態やスタンバイ状態になってしまって、そのままバッテリーが消耗してしまったケースが多く見られます。

この場合にはバッテリーを一度パソコン本体から外して起動させましょう。予防法としては毎日終業時には必ずシャットダウン処理をしてパソコンの電源を落とす癖をつけておくことをお勧めします。

プリンターのトラブルと解決策

パソコンは無事に立ち上がり、通常の作業で文書を作成、プリンターで印刷しようとしたところプリンターがうんともすんとも言わない。これもオフィス移転時によく見られる光景です。一番単純な理由としてはプリンターへの接続がされていないケースです。

パソコンの配線を確認してみましょう。オフィス移転時にはパソコンのケーブル類はすべて外して運搬しますから新オフィスでの接続作業を自分でしなければならないことがあります。機械に弱い方にとってどのケーブルがどこにつながっているのかを確認することでさえ一苦労でしょう。配線をメモしておくとよいかもしれません。

意外に単純な理由として次に考えられるのがプリンターの電源が入っていないというものです。パソコン側でいろいろケーブルなどをいじる前にプリンターの電源を確認してみましょう。パソコンと1対1で接続されているプリンターであれば一目瞭然、ネットワークプリンターなら誰kじゃが電源を入れてくれている筈、という思い込みがこんなトラブルにつながっていることもあるのです。

パソコン側にはプリンタードライバーというそのプリンターを認識させるプログラムがあります。ネットワークプリンターの場合、オフィス移転で新しいネットワークにつながったパソコンがこれまで使っていたプリンターと異なるプリンターにつながった場合、そのプリンターを認識していない可能性があります。

プリンターメーカー各社のHPから自分の使うプリンターの製品番号を探すと無料でプリンタードライバーをダウンロードすることができます。これでパソコンは新しいプリンターを認識することができるのです。

これまでの3つの事象はすべてクリアしているのに、やはり印刷ができないということもあります。これはパソコン側でドライバーをインストールしていてもそのプリンターを通常使うプリンターとして登録していない場合に起こるトラブルです。パソコンのコントロールパネルを開いてみましょう。

デバイスとプリンターという設定項目があります。ここをクリックすると今使っているプリンターに接続されているプリンターの一覧がアイコンで表示されています。

そのアイコンにチェック印が「付いているものが今使用するプリンターとして設定されているものになります。印刷しようとしてるプリンターのアイコンにチェック印がついていなければ設定されていないということです。

使用したプリンターのところで右クリックすると「通常使うプリンターとして設定する」という項目が出てきますので、クリックしましょう。これであなたのパソコンから正常にプリントアウトされることでしょう。

ビジネスホン(ビジネスフォン)について

ビジネスホンとは通常使われている電話機の機能に、ビジネス用の機能が追加された通信機器のことです。ビジネスホンには全ての電話で代表電話を受けることができるだけではなく、1度に複数の電話を受信することができます。

さらには、ダイヤルインシステム、転送や社内の内線通話などを行なえるシステムが備わっており、複数人いる会社には欠かすことのできないシステムといえます。

家庭用の電話機には1台につき1個の電話番号しか割り当てられませんが、ビジネスホンの場合には、複数台の電話機に対して複数の電話番号の利用ができます。家庭用の電話機と比べると、沢山のボタンがついているなど、見た目のみならず機能も大きく異なります。

NTTやOKI、サクサなどのメーカーによってもさまざまです。オフィス専用の電話のため、社会人になって初めてビジネスホンを目にする方も多いかと思います。

ビジネスホンの機能

発信履歴や着信履歴が残ります。・支店や営業所、取引先などにすぐに呼び出すことのできる、短縮ダイヤル登録機能があります。また保留/転送機能や電話帳機能、機器によっては、他にもハンズフリー通話の機能のついたものもあります。

電話機本体価格や設置にかかる費用に関して

メーカーや新品購入か、中古かによっても費用は変化するため、事前にお見積もりをとることをおすすめします。中古の製品の場合、費用が10倍以上違うこともあります

。他のオフィス製品の場合、少し性能的に不安を持つかもしれない中古品ですが、ビジネスホンの場合には、ほぼ問題なく新品同様で使用することができます。ビジネスホンは丈夫であるため、一度導入するとかなり長持ちするようです。

ビジネスホンの設置を業者に依頼する

業者によっては、実際の設置から配線までをどの様な手順でやるのかを丁寧に説明し、可能な限りオフィスレイアウトと合致した方法による工事を担当してくれる場合があります。見積もり依頼する際に、疑問点をプロの業者に事前に聞いておきましょう。

一度ビジネスフホンを購入することにより、その後、会社規模が拡大してオフィスを移転する場合にも、新たに回線工事をすることでそのまま使用できます。

IT企業の立ち上げにはパソコン1台と携帯電話さえあれば可能だと言われていますが、ある程度の信用力をつけるためには、固定電話の導入をおすすめします。ビジネスホンは、起業をする際や、オフィスを借りる場合にも、立ち上げ時から数台は用意できていると便利だと思います。

スキャナーのメリット・選び方

オフィスを移転するときに一番嵩張るものとして書類が挙げられます。いくらペーパーレスの時代とは言え、会議で使った資料や取引先との商談記録、営業の業務日誌などは移転後にも使用する可能性が高く処分することはできないものです。

片や取引先との契約書、経理の帳簿類など紙ベースで残さねばならないことが法定で決められているものもあります。こうした書類はダンボール箱に詰めるとかなりの重量にもなり、移転先での開封作業にも多くの時間を取られてしますものでもあります。移転時の運搬物を減らし、かつ移転先での作業を軽減する方法があります。

この作業効率アップとコスト削減効果があるのがスキャンです。会議の書類などはPCで作成し、変更内容を修正した保存することで対応が可能ですが、取引先からのレターや役所からの通達、法令集などの書籍はスキャンすることでその分量を劇的に減らすことができます。

個人ベースでは取引先、商談相手、業界の他社の人などと交換する名刺の管理もスキャンすることで自身の作業の効率化にもつながります。オフィス移転時にいきなりこの方法を行うというのは時間がかかるものです。できれば平素からペーパーレスを意識して準備することが大事です。

スキャンを行う機器に関して

スキャンといっても様々な方法があります。最近ではFAXやコピーといった事務用機器にスキャン機能を持たせているものもありますので、社員一人ひとりが平素からこの作業を行うというのもひとつの方法です。

名刺の管理にしても比較的入手しやすい価格で個人ベースの名刺管理ができる事務機器やクラウドを利用した会社単位での名刺管理ができるものまであります。しかしながら、長年溜まってしまった書類や書籍については移転が決まってから作業を行わざるを得ず、スキャン作業に時間を取られるのはかえって無駄なことになってしまいます。

効率的にスキャン作業を行うには

こうしたスキャン作業を請け負っている業者があります。代表的な方法としては派遣型と呼ばれる企業に作業員を派遣し、必要なスキャン作業を期日までに完了させる、というものです。

これは専任の作業員がスキャン作業を行うことにより、単期日で所定の作業を終了させることができますが、作業料金にはその派遣された人の人件費が含まれるために、割高な料金となると社外秘の資料があった場合にその部分は社内の人間が行わねばならず、書類の選別という余計な作業が発生してしまいます。

次に発送型という方法があります。こちらはスキャンしたい書類を業者に直接発送することで社外で作業が進むという社業に影響がない方法と言えます。ただし、こちらも社外秘の資料や契約書といったセキュリティの絡んだ資料や書類は作業依頼ができないというデメリットがあります。

スキャン用の機器、業者

代表的なスキャン用機器や業者をいくつかご紹介しましょう。

個人向けとしては事務用品の大手キングジムが2010年から販売している「ビットレック」です。名刺より一回り大きいだけのサイズで最大9999枚の名刺をスキャンし管理することができます。

スキャン機能がついたコピー機は各社が販売、リースしています。複合機であれば、オプションでスキャン機能を付けることができますので、各メーカーにご確認ください。書籍のスキャンにはBOOKSCAN社があります。会社の大切な書籍を電子書籍化し、元の書籍が不要であれば廃棄処分してくれます。

コピー複写などで全国展開をしているKinko’sでは年度の報告書や税務書類、過去の社内文書など、投棄したいけど保管が必要な書類などをデータ化(CD-R)することによって、保管場所の省スペース化や作業効率向上のサポートをしています。

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