オフィス移転の物件探しで意識すべきポイントは10個！トラブル対処法も解説

オフィス移転の物件探しのポイント10個

オフィス移転の物件探しには、以下の10のポイントがあります。

1. オフィスの種類

オフィスの種類は、企業の規模や目的にあわせて選ばなければなりません。オフィスの種類・特徴は下記のとおりです。

一般的にはマンスリーオフィスの契約をする企業が多いですが、契約期間の縛りや敷金・礼金が発生することがデメリットと言えるでしょう。

シェアードオフィスやコーポラティブオフィスなどは、ベンチャー企業に人気があります。敷金・礼金・解約金が必要ないケースが多く、すぐに仕事が始められるメリットがあります。ただし、マンスリーオフィスと比べて月額料金が高い傾向にあります。

2. 家賃の金額

オフィス移転の際には、家賃の金額も非常に重要なポイントです。新宿や渋谷などの利便性が高い地域、駅近や商業施設から近い物件は家賃が高い傾向にあります。家賃の金額を下げたいと考えてオフィス移転する場合には、主要駅から少し離れたところで物件を探すといいでしょう。

移転先の候補となっているオフィスの家賃が少し高いと感じるケースでは、オフィスビルの設備を確認することも重要です。築年数やセキュリティ、駐車場やエレベーターの有無、使用可能な通信キャリアや電源容量などの要素によっては、多少高額な家賃でも入居しようと思えるかもしれません。

3. 面積

オフィスの面積は、物件探しで非常に重要なポイントになります。従業員の人数や業種によってオフィスに必要な広さは異なり、業務の効率を左右するからです。

一般的なオフィスでは、社員1人につき2坪から3坪の面積が必要。士業では4坪から5坪が必要なケースもあります。加えて応接スペースや収納スペース、休憩場所の面積も検討しなければなりません。特に従業員が増えている拡大フェーズにある企業の場合は、今後の採用計画を加味した上で、面積を決定するようにしましょう。

4. 立地条件

オフィス移転の物件探しでは、立地条件を重視する会社も少なくありません。オフィスの立地は、仕事のしやすさや利便性に大きく影響します。

たとえば、取引先や関連会社に近い場所、社員にとって通勤しやすい地域、主要駅の周辺などの条件で物件を探すことが可能。新しいオフィスの周りに飲食店やコンビニ、娯楽施設があれば、社員にとって便利でしょう。 立地条件は物件情報に掲載されていないことがほとんどなので、実際に現地に行って確かめる必要があります。

5. オフィスビルのグレード

新オフィスを探す際、オフィスビルのグレードも確認すべきポイントです。オフィスビルのグレードが高ければ、空調設備や水回りの設備も新しく、便利であることがメリット。一般的にグレードの高いオフィスビルは外観やエントランスが美しく、採用や集客にもいい影響を及ぼします。

ただし、オフィスビルのグレードは家賃と比例することがほとんど。グレードの高いオフィスは、毎月の賃料だけでなく原状回復費用や前家賃、敷金、共益費も高くなる傾向があるので注意が必要です。

6. 駐車場の有無

社員や役員が車通勤している企業の場合、駐車場の有無が重要なポイントになるかもしれません。オフィスビルに駐車場が付帯していれば、コストをかけずに駐車でき、利便性も高くなります。

オフィスビルの近隣にコインパーキングや月極駐車場があれば、そこに車を止めることも可能。ただし、経費精算した駐車場代には所得税がかかるので、オフィスに駐車場が付帯していた方が社員の満足度は高くなります。

7. 使用可能時間

オフィス移転では、オフィスの使用可能時間を確認すること重要です。オフィスビルによっては、土日祝日は正面玄関が施錠されている、オフィスの開放時間が限られているケースがあります。

使用可能時間が限られていると、社員が残業したりオフィスに宿泊したりすることが難しくなるでしょう。土日祝日や夜間にセミナーやイベントをすることが多い会社の場合、何時まで使用可能なのか、別途料金がかかるのか確認しておくべきです。

8. 契約内容

オフィス移転の際に必ず確認すべきなのが、新オフィスでの契約内容です。家賃だけでなく、前家賃や敷金の金額、オフィスの使用条件、特約の有無などを把握しておきましょう。 とくに、オフィスの契約では「定期借家契約」と「普通借家契約」に注意しなければなりません。

定期借家契約では契約期間満了後、自動更新ではなく貸主と借主の合意に基づいて更新の可否が決定されます。更新時には家賃や共益費、使用条件について貸主が有利な立場に立つことがあるのです。契約内容で不明な点や不利な点があれば、迷わず交渉しましょう。

9. 移転の時期

オフィスの移転を検討し始めるときには、いつ旧オフィスを退去して新オフィスに移るのかについて明確にしておくことが重要です。もし、旧オフィスの契約期間が決まっているのであれば、期日までに退去しなければならず、新オフィスが整っていなければなりません。

期日までに確実に工事が完了する物件を選ぶのがポイント。不安がある場合には、オフィス移転の専門家の意見を求めることもできます。

10. オーナーの人柄

オフィス移転であっても、オーナーとの付き合いは非常に重要です。そのため、オーナーの人柄もオフィス選びでは重要なポイントとなります。オーナーの人柄について知るだけではなく、長く付き合えるか、トラブルが起こったときにコミュニケーションが取れるか考える必要があります。

オーナーの経済状況が悪いと、オフィスビルが差し押さえられ、退去を求められることも。入居前に不安を感じた場合には、前もって経営状況を調査するといいでしょう。

オフィス移転の流れ

オフィス移転の流れは以下のとおりです。

1. 半年前：物件探しと現オフィスの解約日程を決める

オフィス移転の半年前には、新オフィスの物件探しと現オフィスの解約日程を決めなければなりません。契約内容によりますが、オフィスビルは半年前に解約の通告をすると決められているケースが多いです。

物件探しも早く始めれば、レイアウトやデザインを決める時間的な余裕が生まれます。 オフィス移転の予定を早めに立てれば、原状回復工事を早く始められるのもメリット。原状回復の範囲を調査し、余裕をもって工事を依頼できるでしょう。

2. 4カ月前：新オフィスのレイアウトと電気・通信工事を依頼する

オフィス移転の4ヶ月前には、新オフィスのレイアウトやデザインを決め、電気工事や通信工事を業者に依頼しなければなりません。電気工事や通信工事は、1ヶ月程度かかる場合もあるので注意が必要です。

この時期には、現オフィスの原状回復工事が始まっているのがベスト。原状回復工事の範囲で認識の違いがあっても、早めに工事を始めていれば解約日までに終わらせられます。

3. 2ヶ月前：取引先への周知と備品の発注を行う

オフィス移転の2ヶ月前になったなら、取引先にオフィスが変わることを周知しましょう。口頭ではなく文書で伝えるのが望ましいですが、印刷業者に文書の作成・印刷を依頼する場合には1ヶ月ほど時間がかかるかもしれません。余裕を持ったスケジュールを立てることが重要です。

2ヶ月前には、移転の際に捨てていく家具や備品の選別、新たなオフィスで購入する家具や備品の発注が必要。不要物の処理のために、廃品回収業者や産業廃棄物処理業者へ連絡しなければならないこともあります。

4. 1ヶ月前：家具の搬入と必要書類の提出を行う

オフィス移転の1ヶ月前には、新オフィスの工事がおよそ終了しているので、家具や備品の搬入を行います。旧オフィスから持っていく家具や備品がある場合には、解約日当日までに確実に運び出されるよう手配しましょう。

企業が事務所や支店を移動するケースでは、必要書類の提出が必須。オフィス移転に伴って提出すべき書類は以下のとおりです。

オフィス移転の費用を抑える2つの方法

オフィス移転の費用を抑える方法は以下の2つです。

1. 6月から8月に移転を行う

オフィス移転を6月から8月に行うと費用を抑えられます。6月から8月は引越しの閑散期であり、引越し業者も低コストでサービスを提供していることが少なくありません。

企業の決算月は10月や12月、3月が多く、決算前に経費を計上しておくために9月から3月がオフィス移転の繁忙期になります。4月から5月は新入社員が増えるためにオフィス移転を行う企業が少なくありません。6月から8月は、オフィス移転の数が減り、低コストで引越しが行える時期なのです。

2. コワーキングスペースを検討する

コワーキングスペースを活用することで、オフィス移転の費用を抑えられる可能性があります。コワーキングスペースとは、いわゆる共同オフィスで、複数の企業に所属している社員が同じオフィスを使用することです。

コワーキングスペースには最初から必要な設備が揃っていることが多く、初期費用を大幅に抑えられるのがメリット。月額制と利用時間単位で支払いが発生するドロップイン制があるので、社員に都合のいい利用方法を選べるでしょう。

オフィス移転の注意点4つ

オフィス移転での注意点は以下の4つです。

1. オフィス移転の目的を明確にしておく

オフィス移転に際しては、移転の目的を明確にしておかなければなりません。移転の目的によって、選ぶべき物件や場所、設備が変わってくるからです。

オフィスの家賃が問題になっているのであれば、新オフィスの設備や利便性に目をつぶっても賃料の安い物件を探さなければなりません。一方、社員のことを考えて職場環境の改善を目的にしている場合には、多少家賃が高くても便利な立地、新しい設備が整っている物件を見つけるべきでしょう。

2. 担当者やチームを決めて移転を主導させる

オフィス移転を行う前に、担当者やチームを決めて移転を主導させるのが賢い方法です。オフィス移転には非常に多くの要素が関係しており、担当者がいなければすべての工程や期限を把握しておくのはほぼ不可能といえます。

中小企業の場合、特定の社員が通常業務に加えてオフィス移転を担当することもありますが、可能であれば専任の担当者やチームを作るのが理想。オフィス移転は非常に重要な業務なので、トラブルなくプロジェクトを進められる体制を整えるべきです。

3. 移転先の耐震性や耐荷重を確認する

移転先の耐震性や耐荷重を確認することも、オフィス移転に欠かせないポイントです。とくに、旧オフィスよりも築年数が経っているオフィスビルに移転する際には、耐震性や耐荷重を把握しておきましょう。

新オフィスでは新たな家具を使用したり、旧オフィスより社員の数が増えたりするかもしれません。旧オフィスで問題なかったのだから大丈夫だろうと考えず、新オフィスでも問題なく業務が続けられるか確認することが重要です。

4. 解約予告期間を調べる

旧オフィスの解約予告期間を調べることも、オフィス移転の際の注意点です。一般的に解約予告期間が6ヶ月とされていることが多いですが、契約内容によってはもっと前に通告しなければならないこともあります。

解約予告期間を過ぎてからオフィス移転が決定した場合、違約金を請求される恐れがあるので注意が必要。オフィス移転の検討を始める際に契約書を再度確認することが重要です。

オフィス移転で起こるトラブルと解決方法

オフィス移転で起こりえるトラブルには以下のようなものがあります。

それぞれのトラブルを未然に防ぐ方法や解決策についてご紹介します。

1. 移転先でインターネットや電話が使えない

オフィス移転でよく起こるトラブルの1つが、インターネットや電話が使えないものです。新オフィスで仕事を始めたところ、インターネットや電話がつながらず業務が行えないことがあります。

インターネットや電話の普通の原因は、ほとんどの場合配線ミスや接続ミス。ネットワーク構築や配線を依頼した業者に直してもらわなければなりません。移転後業務を始める日には、数時間程度業者に立ち会ってもらい、不測の事態に備えるのが賢い方法です。

2. 原状回復の時期を間違えていた

オフィス移転で起こりえる別のトラブルは、原状回復の時期についての認識の違いです。通常、原状回復工事は旧オフィスからの退去後、もしくは契約期間内に行わなければなりません。

オーナーは契約期間内に原状回復工事が行われると思っていたのに、入居者は退去後だと思っているとすれば大きなトラブルになるでしょう。オフィス移転が決まったときには、契約内容を確認し、いつ原状回復工事を始め、いつ終わるのか決定すべきです。

3. 契約書の面積と実際に使える面積が異なる

新オフィスを使い始めたら、想定していたよりも使える面積が狭いトラブルも起こりえます。オフィスの面積には、共用部を含むグロス面積と共用分を含まないネット面積の2種類があるのです。

グロス面積だけを見てオフィスのレイアウトを決めると、使い始めてから不便さを感じたり、希望するレイアウトが入らなかったりします。契約書を交わすときには、記載されている面積がグロス面積なのかネット面積なのか確認しなければなりません。

4. 敷金の支払い時期を間違えていた

オフィス移転では、敷金の支払時期にも注意しなければなりません。通常、敷金は契約時に支払います。敷金に加え、前家賃も支払う必要があるかもしれません。契約時に数百万円単位の支払いが発生することもあるのです。

一方で、旧オフィスの敷金や保証金の返還は、退去後3ヶ月から6ヶ月過ぎたころです。敷金の支払時期や旧オフィスの敷金の返還時期を間違えていると、資金繰りが大幅に悪化する恐れがあるので注意が必要。契約書をよく見て、敷金の支払時期を確認しておくべきです。

オフィス移転の物件探しで意識するポイントまとめ

オフィス移転の物件探しでは以下の10個のポイントを意識しましょう。

オフィス移転の目的を明確にし、担当者やチームを任命することでスケジュールに沿った移転が可能になります。トラブルを未然に防ぐため、新旧オフィスの契約書をしっかり確認するようにしましょう。

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インテリアコーディネーター　小宅富晴

監修者

TOYOTOMI株式会社

1996年生　福島県いわき出身　インテリアデザイン専門学校卒業。デザイン事務所、不動産会社のリノベ事業部で経験を積み、2021年に独立。デザインを通して、オフィステナントの入居率UPや空室対策を提案。顧客の要望に合わせたオフィスレイアウト、リノベーション工事を請け負う。

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