記帳代行とは？依頼するメリット・デメリットを徹底解説！

記帳代行とは

記帳代行とは、帳簿作成業務の代行を行うサービスです。個人事業主や企業は、日々の取引内容や支払い・売上を正確に記録し、所得税や法人税を計算しなければなりません。

作成された帳簿により、お金の流れやキャッシュフローがうまく回っているかを確認するため、納税や経営の健全性を把握するうえで必要不可欠です。記帳代行を利用し、帳簿作成を外部に任せることで、時間と労力をより重要な業務に回せるでしょう。

記帳代行と経理代行の違い

記帳代行と似ているサービスに経理代行が挙げられます。記帳代行は、取引の内容や金額を会計ソフトに入力する作業で、帳簿作成以外の作業は依頼主が行います。

経理代行は、経理業務全般を代行依頼できます。記帳はもちろん、給与計算や経費精算、年末調整、売掛金・買掛金の管理、振込代行、決算・申告業務など幅広い業務が含まれます。税理士事務所ごとに業務範囲が異なるため、依頼前に確認しましょう。

記帳代行の依頼先3つ

記帳代行を依頼先は、主に以下の3つです。代理申告は税理士の独占業務であるため、記帳代行だけではなく代理申告も依頼したい場合は、税理士事務所へ依頼しましょう。

税理士事務所

記帳代行を税理士事務所に依頼する経営者は少なくありません。税理士事務所に記帳代行を依頼する最大のメリットは、税務相談や税務申告をあわせて任せられることです。年末調整や決算申告までをすべて依頼したい場合は、税理士事務所が最適でしょう。

税理士事務所に記帳代行を依頼するデメリットは、高額な費用がかかる点です。税理士事務所へ記帳代行だけを依頼するケースは少なく、顧問契約を結び、記帳代行を契約に含めるパターンが多いです。

行政書士事務所

行政書士は書類作成のプロであり、損益計算書や総勘定元帳などの作成を行います。行政書士に記帳代行を依頼するメリットは、会社の法務に関するアドバイスが得られる点です。行政書士は税務申告が行えないため税理士に改めて業務を依頼しなければなりませんが、2人のプロによるチェックが行われるため正確性が向上します。

記帳代行業者

記帳代行に特化した依頼先として記帳代行業者が挙げられます。帳簿作成のみのため安価に依頼でき、月ごとに依頼を更新できるため自社にあった業者を探しやすい点がメリットです。税理士ではないため税務申告は依頼できません。

業者ごとに記帳代行の品質やスピードに差があります。品質の高い記帳代行業者を探せるかどうかが大きなポイントです。

記帳代行のメリット5つ

記帳代行を依頼するメリットは以下の5つです。

1. 正確で迅速な帳簿作成が可能

記帳代行を依頼する大きなメリットは、正確で迅速に帳簿作成を行ってもらえることです。記帳代行を利用することで、記帳に不備が生じるリスクを最小限に抑えられます。申告時期に必要書類を揃えるためにも、記帳代行の利用がおすすめです。

2. コスト削減につながる

記帳代行を依頼することでコスト削減が実現できる可能性があります。記帳代行の費用相場は、取引先の数によって異なり、段階的に料金が増えていきます。

記帳代行の月額費用が数万円かかる場合、経理担当者を雇用するよりもコストが抑えられるでしょう。記帳以外に給与計算や年末調整業務がある場合は、経理担当者を雇った方がコストを抑えられる場合もあります。

3. 本業に割く時間が増える

記帳代行サービスを利用することで、記帳に割いていた時間を本業に割り振ることができ、記帳のストレスからも完全に解放されるため、より集中できるでしょう。会社の利益に直結する業務に時間と労力を注ぐことができ、会社の業績向上も望めます。

4. 税理士事務所は確定申告まで任せられる

記帳代行を税理士事務所に依頼した場合、記帳だけではなくその後の確定申告まで任せられるメリットがあります。記帳業務の負担がなくなるだけでも大きな助けになりますが、一連の流れで申告業務も依頼できれば負担をさらに軽減できるでしょう。

税理士事務所に記帳代行を依頼すると、経営相談や資金調達の相談も行える点もメリットです。税法の専門家の税理士は最新の節税対策や融資を受けやすい金融機関のアドバイスを与えてくれるでしょう。

5. 記帳代行業者は簡単に依頼先を変更できる

記帳代行業者に依頼すると、簡単に依頼先を変更できるメリットがあります。税理士と顧問契約を結ぶと担当者を変更することは難しいですが、記帳代行業者の場合は1カ月ごとの契約であるため変更が可能です。

仕事のスピードや品質、担当者との相性を考慮し相性が悪い場合、記帳代行業者を変更することで自社に最適な業者を見つけられるでしょう。

記帳代行のデメリット4つ

記帳代行を依頼するデメリットして、以下の4つが挙げられます。

1. 現在の業績をリアルタイムに把握できない

記帳代行を依頼した場合、現在の業績をすぐに把握できません。記帳代行は、必要書類を依頼先に渡してから最短で1週間前後の作業時間が必要です。1カ月分をまとめて処理する場合、数週間かかることもあります。

記帳代行を依頼している間は、売上や支出を把握することは困難です。帳簿が完成しても、数週間前のデータでは現在の業績をリアルタイムに把握することはできません。

2. 記帳のノウハウを蓄積できない

記帳代行を税理士事務所や代行業者に依頼すると、社内に記帳のノウハウが蓄積されません。将来的に、記帳代行を従業員に任せたいと考えている場合、時間がかかることを覚悟し従業員に任せた方がいいでしょう。自社内で記帳が行えると、経費削減に役立ちます。

3. 価格設定が不明確な業者がある

記帳代行業者の品質によっては、価格設定が不明確なケースがあります。記帳代行の相場は、100仕訳10,000円前後ですが、さまざまなオプション料金を付けて費用が高額になることもあります。記帳代行業者の料金体系を調べ、相場と比較し適正価格かを確認しましょう。

記帳代行サービスでは、便利なオプションがあります。必要に応じて利用しましょう。たとえば数日ですべての記帳を終わらせる、領収書や請求書をきれいにファイリングしてくれるなどのオプションが挙げられます。近く税務調査が行われるケースでは役立ちます。

4. 違法な業者に依頼するおそれがある

記帳代行サービスを探す際、誤って違法業者に依頼するおそれがあります。代理申告は税理士の独占業務であるため、税理士以外が行うと税理士法違反として罰せられます。

記帳代行業者のなかには、税理士が不在であるにもかかわらず税務申告を請け負うところもあります。当然違法行為であり、依頼主も大きな損害を被る可能性があります。記帳代行サービスを探す際、税理士在籍の有無や実績、口コミなどを確認しましょう。

記帳代行の依頼に必要な書類5つ

記帳代行を依頼する際、以下の5つの書類が必要となります。

• 現金の出入金を記録した書類
• 預金残高を記録した書類
• 売上を記録した書類
• 支払い給与を記録した書類
• 買掛金を記録した書類

1. 現金の出入金を記録した書類

記帳代行を依頼する場合、現金の出入金を記録した書類が必要となります。通常は現金出納帳を記帳代行業者に渡して作業してもらうでしょう。

現金出納帳は自社で作成することが可能ですが、オプションで記帳代行業者に領収書を渡し、現金出納帳から作成を依頼することもできます。

2. 預金残高を記録した書類

記帳代行では、預金残高を記録した書類も必要です。通帳をそのまま渡すと業務に支障が出るおそれがあるため、通帳のコピーや振込明細を渡して記帳業務を依頼します。

インターネットバンキングでは、振込明細が発行されないため、振込画面を印刷することで対応可能です。領収書や振込明細をファイリングする証憑整理やデータ化などのオプションを利用する方法もあります。

3. 売上を記録した書類

記帳代行業務では、会社の売上を記録した書類を準備しなければなりません。売上台帳と呼ばれる書類で、月ごとの売上が記録されています。

売上台帳は自社内で作成することもできますが、現金出納帳のように請求書を渡して記帳代行のオプションとしても依頼可能です。税理士の場合、会社の売上や預金残高などの機密情報を漏洩しないための守秘義務が法律によって課せられています。記帳代行業者には守秘義務がないため、守秘義務契約を結ぶことを検討しましょう。

4. 支払い給与を記録した書類

記帳代行を依頼する場合、支払った給与を記録した賃金台帳が必要です。毎月の給与支払いを依頼先が把握するため、全従業員の給与明細も渡さなければなりません。

賃金台帳は、労働基準法によって作成が義務付けられており、労働者の氏名や性別、労働日数、労働時間、給与の金額が記載されたものです。経理代行を依頼している企業の場合、賃金台帳の作成をあわせて依頼できる可能性もあります。

5. 買掛金を記録した書類

記帳代行では、買掛金を記録した書類の準備も必要です。買掛金は将来発生する支払いですが、依頼先から発行されている請求書や支払い管理表を用意し、記帳してもらいましょう。

買掛金は売掛金と異なり、貸倒れのリスクがないため管理がおろそかになりがちです。支払い管理表を日ごろから作成・管理し、記帳代行業者がスムーズに作業できるように整備しましょう。

まとめ

記帳代行を利用することで、確定申告・決算申告に必要な帳簿を短時間で用意できます。多少の費用がかかるものの、記帳のストレスから解放されるのは大きなメリットです。「会社の規模や売上が大きくなった」「本業にもっと力を入れたい」とお考えの方は、記帳代行の依頼を検討しましょう。

比較ビズでは、記帳代行を依頼できる税理士を条件ごとに比較しながら検索可能です。数分必要な情報を入力するだけで、全国各地の税理士のなかから自分に適した人材を見つけられます。「顧問契約できる税理士を見つけたい」「記帳代行から確定申告まですべて任せたい」とお考えの方は、ぜひ1度比較ビズを利用してみてください。

監修者のコメント

能勢税理士事務所

代表税理士　能勢和也

1984年　大阪府出身　関西学院大学卒業。 大学卒業後、大手資格専門学校の講師として経験を積み、その後複数の会計事務所で約10年勤務。 講師業で培われたわかりやすい説明と会計事務所での豊富な経験が強み。

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現在時点で正確な記帳ができる経理担当者がいるのであれば外部に記帳を依頼する必要はありませんが、今は社会的な働き手不足もあり中小企業はそういった経理担当者を雇うのが難しい場合が多いです。

かといって自分で記帳を行えるかというと、記帳を正確に行うためには専門的な知識が必要であり、多くの場合無理して慣れない記帳を行うと結局時間だけかかって不正確な帳簿が出来上がることが多く、結局記帳代行は外部に依頼した方が効率的です。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。