電子帳簿保存法に個人事業主はどう対応すべき？3つのステップで解説

電子帳簿保存法の対象はすべての個人事業主と企業

電子帳簿保存法は、所得税や法人税などの書類を扱う義務者が対象です。事実上すべての個人事業主と企業は、所得税や法人税を納める義務があるため、すべての企業が規模を問わず対象です。

中小企業や個人事業主も、電子帳簿保存法の対象となります。要件を守り電子保存を行う必要があります。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、1998年に制定された法律でしたがほとんど普及せず、2022年の改正をきっかけに、2024年1月からは義務化されます。

国税関係の書類・帳簿を認められている保存法で保存しなければなりません。認められている保存法は、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子データによる保存の3つです。

書類ごとの保存法をはじめ、保存におけるルールは電子帳簿保存法で明確に定められており、義務化後はルールに従い保存しなくてはなりません。

経理書類を電子データで保存する規程に関する法律

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿や国税関係書類などを、電子データ形式で保管する法律です。電子帳簿保存法のルールでは、過去には紙形式で取り扱っていた書類を、電子データの形で保存することになります。

電子帳簿保存法は過去に何度か改正を繰り返しており、多くの対象者たちがスムーズに電子化しやすいシステムへと変更されています。タイムスタンプ要件が緩和されたり、事前承認制度を廃止したりなど、改正により変更された点もさまざまです。

2024年1月から電子保存の完全義務化

電子帳簿保存法は、2021年1月に改正された際に、電子保存の完全義務化が決定されています。現在は電子帳簿保存法の規定に従い、過去に紙で取り扱っていた情報を、電子データで保管している企業が増えています。

企業によっては、電子データの形式で保存できる環境になく、すぐに実行できないケースがあります。やむを得ない事情を抱えている場合は、2023年12月末までの猶予期間が認められていますが、2024年1月からは、すべての個人事業主と企業が完全義務となります。

電子帳簿保存法の3つの区分

電子帳簿保存法は、過去に紙で保管していた情報を、電子データ形式で保存をする決まりです。以下の3つに区分されており、それぞれ保存方法は異なります。

1. 電子帳簿等保存

電子帳簿等保存とは、作成した帳簿や書類を電子データの状態で保存することです。自分で作成した国税関係の帳簿・書類などは、印刷せずにそのままデータとして保管をするイメージです。

電子帳簿等保存に該当するのは、上記の帳簿・書類です。ほとんどの帳簿や書類は、電子データで作成したら、電子データのまま扱っても問題ありません。

2. スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙で発行・受領した書類をスキャンして保存することです。スキャンすると画像データとして残るため、元の紙の書類は処分をしても問題ありません。

スキャナ保存を行うためには、解像度が200dpi相当以上であることや、カラー画像での読み取りが可能であることなどが要件です。条件を満たさないと、スキャナ保存は行えません。

3. 電子取引

電子取引は、電子メールやクラウドサービスなどで受け取った情報を、電子データのまま保存することです。電子取引の対象となるのは、ホームページからダウンロードしたPDFや、DVDなどの記録媒体も含まれます。

過去には印刷して、紙で保存をすることが許されていました。改正により、今後は電子データのまま保存をする必要があります。

個人事業主が電子帳簿保存法に対応すべき理由

電子帳簿保存法が、すべての個人事業主と企業に対応義務があるのはなぜでしょうか。具体的な理由は、大きく分けて2つあります。

1. 最大65万円の青色申告控除を受けるため

電子帳簿保存を行うと、65万円の青色申告控除を受けられます。2020年分の確定申告からは、電子帳簿ではない場合は控除額が55万円に変更されているため、電子帳簿保存を行うことで過去の控除額と同じ、最大65万円の控除が可能になります。

仕訳帳と総勘定元帳が電子帳簿保存されていること、確定申告書や損益計算書をe-Taxを使い行うことなどが、65万円控除の条件です。税務署や会場で申請を行っても、65万円控除は受けられません。

2. 青色申告の承認を取り消されるリスクがあるため

2024年1月以降からは、電子帳簿保存法に従わないと、青色申告の承認が取り消しになる可能性があります。税務署が違反の程度を確認し、青色申告の承認にふさわしいか判断します。

確実に取り消しになるわけではありませんが、リスクがあるのは事実です。要件を守って電子保存を行いましょう。

個人事業主が電子帳簿保存法で押さえたい4つのポイント

今後個人事業主が電子帳簿保存法を守るうえで、押さえておきたいポイントが4つあります。

1. 電子取引の書類は電子データとしての保存が義務付けられる

電子帳簿保存法が義務化されるまでは、電子取引の書類を印刷して保管することが認められていました。多くの企業や個人事業主が、印刷する工程を行っていましたが、今後は電子データで受け取ったデータを、電子データの状態を保ったまま保管することになります。

請求書や契約書は、電子メールやPDFなどのデータ形式で受け取る場面があります。2024年1月からは、電子取引で得た情報は、紙に印刷せず電子データの状態で保管しましょう。

2. 電子取引データのスキャナ保存にはタイムスタンプが必要となる

電子取引データをスキャナ保存する場合は、タイムスタンプが必要です。付与期間は最長2カ月間に統一され、受領者の自署は必要ありません。改正により緩和された条件であるため、以前よりもスキャナ保存がスムーズに行えるようになりました。

スキャナ保存をする際には、基本的にタイムスタンプが必要とされていますが、データ修正・削除などの履歴が確認できるツールを使っている場合は、タイムスタンプの付与は必要ありません。

3. 訂正・削除履歴の残るシステムを利用する必要がある

電子取引の保存要件において、真実性の確保が重要です。データの訂正・削除などを行った履歴を確認できるシステムは、早めに導入しましょう。保管されているデータが正しい状態であり、改ざんされていないことの証明になります。

システムは予算に合ったものや、使いやすいものを選びましょう。現在は利便性に優れたクラウドサービスもあり、必要に応じて活用することをおすすめします。システムを導入したら、社内で速やかに共有して、運用ルールを変更しましょう。

4. 紙の書類は紙として保存しても問題ない

紙の書類は、紙の状態で保管をしても問題ありません。電子帳簿保存法は、電子データの書類に対して義務付けられるものです。領収書やレシートなどを、紙で受け取った場合は、そのまま保存できます。必要に応じて電子データ化をしてもよいでしょう。

近年ではPDF化をして、電子で請求書をはじめとするデータを送ることが増えています。元々は紙の情報でも、電子の形で受け取った場合は、電子データの状態で保管しましょう。手元にあるのが紙の状態なのか、電子の状態なのかにより、保存方法が変わるのがポイントです。

個人事業主が電子帳簿保存法に対応するステップ

電子帳簿保存法に対して、スムーズに対応するためには、以下3つのステップを行いましょう。

いずれも電子帳簿保存法に対応するために重要なポイントです。2024年1月になるまでの猶予期間を利用して、今のうちに対策を行っておけば、義務化になってもスムーズに対処できます。

1. データのファイル名を見直す

電子データでファイルを保管する場合は、名前を付けるときのルールを見直しましょう。日付や取引先の企業名など、必要情報を決められた順番で明記するのがおすすめです。一目見ただけで、データの内容がイメージしやすくなります。

ファイル名が決められたルールに従って付けられていると、検索機能でピックアップしやすくなる利点もあります。今後電子データが増えていくことを見越して、簡単に検索できる環境を整えておきましょう。

2. データの保管場所とバックアップ方法を決めておく

データを保管する場所を決めておけば、常にデータが整理整頓された状態になります。保管はもちろん、データを簡単に探し出せるようになるため、場所はあらかじめ決めておくのがおすすめです。

バックアップは電子帳簿保存法の要件ではありませんが、データが無くなると証明するものが何もなくなってしまうため、リスクが非常に大きいです。最悪の事態を避けるためにも、バックアップ方法も必ず決めておきましょう。

3. 業務フローを最適化する

業務フローを最適化することで、電子帳簿保存法義務化の後でもスムーズに対応できます。帳簿書類のペーパーレス化や自社に合ったシステムの導入などを行い、電子帳簿保存法に合った業務フローに変更しましょう。

業務フローの変更が行われた場合は、必ず社内で共有しましょう。当事者である従業員が業務フローを知らないと、せっかく最適化をしても意味がありません。不要なトラブルを避けるためにも、適切な業務フローを考えて、社内に共有するのが大切です。

まとめ

個人事業主は、最大65万円の青色申告控除を受けるために、電子帳簿保存法に従う義務があります。 データの保管場所やバックアップ方法を決める、業務フローを最適化するなど、電子帳簿保存法に対応していきましょう。

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監修者のコメント

仁王さん通り税務会計

税理士　平野和博

1970年熊本市出身。趣味は旅行と食べ歩き。熊本市立高校（必由館高校）卒業。国税局並びに税務署に30年勤務し、50歳で税理士として独立。国税在職中に500件以上の税務調査を経験しているため、あらゆる業界に精通しており、これまでに幅広い業種の問題解決をサポートしている。熊本商工会議所エキスパートバンク講師。

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電子帳簿保存法は、令和６年１月から完全義務化され、全ての個人事業主と企業が対象とされている法律です。

そのため、令和５年の後半から盛んにテレビCM等で宣伝されているので、法律の名称は聞かれたことがあるかと思いますが、同時期にテレビCMで宣伝されていた「インボイス制度」とごっちゃになって理解されている方も多く見受けられるのが現状です。

まずはご自分の事業の状況を把握して頂き、帳簿書類のペーパーレス化や自社に合ったシステムの導入を行うなどして、電子帳簿保存法に合った業務フローに変更しましょう。

なお、詳細が不明な際は顧問税理士等にお尋ねになり、きちんと対応できるようにされることをお勧めいたします。

執筆者

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