【2024年版】電子帳簿保存法の対象書類は?保存方法・保存期間を解説

最終更新日:2024年02月02日
【2024年版】電子帳簿保存法の対象書類は?保存方法・保存期間を解説
この記事で解決できるお悩み
  • 電子帳簿保存法の対象書類は?
  • 電子帳簿保存法の対象書類の保存方法は?
  • 電子帳簿保存法の対象書類の保存期間は?

電子帳簿保存法は2024年1月1日から施行される、電子取引データに関する法律です。

この記事では、帳簿や経理書類の作成を行う経営者や企業の経理担当者に向けて、電子帳簿保存法の保存方法や保存期間を解説します。

記事を読み終わった頃には、電子帳簿保存法の対象書類と保存方法がわかり、電子データにより適切な保存をする準備が整えられるでしょう。

「電子帳簿保存法の対象書類を適切に保存したい」とお悩みの方は、ぜひ参考にしてください

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電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿・国税関係書類などを業務上で取り扱う場合、電子データ保存またはスキャナ保存で保管する法律のことです。電子帳簿保存法では、定められた要件を満たして保存しなければなりません。

電子帳簿保存法は、1998年に制定された法律ですが、ほとんど普及せず、何度か改正を繰り返しました。そして、2024年1月からすべての個人事業主と企業に対して義務化が決まりました。

【一覧】電子帳簿保存法の対象書類

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電子帳簿保存法の対象書類は、主に国税関係帳簿・決算関係書類・取引関係書類です。

国税関係帳簿 国税関係書類 電子取引
仕訳帳
総勘定元帳
売上台帳
など
決算関係書類 取引関係書類 Web取引
電子メール取引
EDI取引
クラウド取引
など
自己が発行した書類 相手方から受領した書類
貸借対照表
損益計算書
棚卸し表
など
見積書控
契約書控
請求書控
領収書控
など
見積書
契約書
請求書
領収書
など
見積書
契約書
請求書
領収書
など

【区分別】電子帳簿保存法の対象書類

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電子帳簿保存法の対象書類は、3つの保存区分があります。

  • 電子帳簿等保存の対象書類
  • スキャナ保存の対象書類
  • 電子取引の対象書類

それぞれの取り扱い方法が異なるため、以下で詳しく解説します。

1. 電子帳簿等保存の対象書類

専用ソフトを使い作成した電子データは、電子データのまま取り扱いましょう。以下の電子帳簿等保存の要件を守りましょう。

保存要件 優良 その他
記録事項の訂正や削除などを行ったとき、履歴を確認できるシステムを利用する -
業務処理期間経過後に入力した場合、履歴を確認できるシステムを利用する -
電子帳簿の記録事項、帳簿に関係する記録事項について、相互に関連性を確認できる -
システム関係書類を備え付ける
保存場所であるディスプレイやプログラムなどに、操作マニュアルを備え付け、画面・書面に明瞭な状態でスムーズに出力できる状態にする
検索要件 (1)取引年月日・金額・企業名などで検索できる -
(2)日付や金額の範囲指定で検索できる 〇※1 -
(3)2つ以上の任意記録事項を組みあわせて検索できる 〇※1 -
税務職員による質問検査権に基づいて、電子記録のダウンロードに応じられる -※1 〇※2

※1 保存義務者が電子記録のダウンロードに応じられる場合、検査要件の(2)(3)は不用
※2 優良の要件をすべて満たしている場合は不用

2. スキャナ保存の対象書類

スキャナ保存とは、紙の状態である書類をスキャンし、電子データ形式で保存することです。以下のスキャナ保存の要件を守りましょう。

重要書類 一般書類
入力期間の制限 ・早期入力方式(受領後、7営業日以内を目安に記録事項を入力する)
・業務処理リサイクル方式(最長2カ月以内を経過した後、7営業日以内を目安に記録事項の入力を行う)
適時入力方式
一定水準以上の解像 200dpi以上
カラー画像による読み取り 赤・青・緑の階調がそれぞれ256以上 白黒階調、グレースケールも可
タイムスタンプの付与 入力期間内にタイムスタンプを、1の入力単位ごとの電子記録に付ける
読取情報の保存 解像度や階調などの情報を保存する 不要
バージョン管理 訂正や削除などを行った場合、履歴を確認できるシステムを利用するか、訂正や削除などができないシステムを利用する
入力者情報の確認 記録事項の入力をする人、もしくは監督する人の情報を確認できる状態にする
帳簿との相互関係性の確保 書類の記録事項や、関連帳簿の記録事項などについて、関連性を確認できる状態にする
見読可能装置の備え付け (1)14インチ以上のカラーディスプレイ、カラープリンタ、説明書を備え付ける
(2)電子データを整然とした形式・書類と同程度に明瞭・拡大出力ができる・4ポイントの文字サイズが確認できる状態にする
白黒階調で保存をする場合、ディスプレイやプリンタはカラー対応ができなくても問題ない
電子計算機処理システムの概要書などの備え付け 電子計算機処理システムの概要を記載した書類や、システム開発の際に作成した書類など、事務手続きを明らかにした書類を備え付ける
検索機能の確保 記録事項について、以下の要件で検索できる
(1)取引年月日、金額、企業名
(2)日付もしくは金額の範囲指定
(3)2つ以上の記録項目を組みあわせた条件

3. 電子取引の対象書類

電子取引は、ネットを介したやり取りにより得た情報です。以下が電子取引の保存要件です。

書類 保存対象データ一例
電子メール 添付された見積書や請求書などのPDF
インターネット ウェブサイト上で閲覧できる領収書や請求書などのPDFやスクリーンショット
クラウドサービス 請求書の発行・受領サービスを使い取得したデータ
カード明細 従業員が立て替えたクレジットカードの明細
EDIシステム EDIシステムを使い取得したデータ
ペーパーレスFAX ペーパーレスFAXで受診したPDFデータ
DVD DVDに記録されているPDFデータ

電子帳簿保存法の対象書類の保存方法

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以下の3点は、業務上で取り扱うことが多い重要書類です。それぞれの保存方法を紹介します。

  • 請求書
  • 領収書
  • 見積書・注文書

1. 請求書

請求書を保存する際は、受領方法にあわせて保存を行いましょう。ケース別の保存方法は以下のとおりです。

受領方法 保存方法
請求書 メールに添付されていたPDF 添付されたPDFを保存
ホームページでダウンロードしたPDF ダウンロードしたPDFを保存
ホームページで請求書が画面表示されている スクリーンショットをして保存
EDIシステムを使っている システムを使い保存、もしくはPDF化する
FAXで受診したものを印刷せず、PDFにする PDFを保存
紙で受領 紙の請求書をスキャンして保存

2. 領収書

領収書を保存する際も、受領方法にあわせて保存を行いましょう。ケース別の保存方法は以下のとおりです。

受領方法 保存方法
領収書 メールに添付されていたPDF 添付されたPDFを保存
ホームページでダウンロードしたPDF ダウンロードしたPDFを保存
ホームページで請求書が画面表示されている スクリーンショットをして保存
クレジットカードの明細をホームページで確認している ファイルをダウンロードして保存する、明細のスクリーンショット
紙で受領 紙の領収書をスキャンして保存

3. 見積書・注文書

見積書・注文書も、受領方法にあわせて保存を行います。ケース別の保存方法は以下のとおりです。

受領方法 保存方法
 見積書・注文書 メールに添付されていたPDF 添付されたPDFを保存
ホームページでダウンロードしたPDF ダウンロードしたPDFを保存
ホームページで見積書・注文書が画面表示されている スクリーンショットをして保存
EDIシステムを使っている システムを使いデータ保存するか、PDFを保存
FAXで受診したものを印刷せず、PDFにする PDFを保存
紙で受領 紙の見積書・注文書をスキャンして保存

電子帳簿保存法の対象書類の保存期間

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電子帳簿等保存法の対象書類は、保存期間が定められています。期間は以下の場合により、それぞれ異なります。

  • 青色申告の場合
  • 白色申告の場合
  • 法人の場合

それぞれのケースに応じて、対象書類の保存期間を解説します。保存期間を誤ると、電子帳簿等保存法に違反する可能性があるため、必ず期間を事前に確認しましょう。

1. 青色申告の場合

青色申告の場合、対象書類の保存期間は下記のとおりです。

  • 帳簿:7年間
  • 決算や金銭取引関係の文書など:7年間
  • 上記以外の文書:5年間

基本的には帳簿と決算・金銭関係の文書は7年間です。該当しない文書は、5年間保存をしましょう。保存期間が切れると、電子帳簿等保存法の対象書類ではなくなるため、保存の義務はありません。

2. 白色申告の場合

白色申告の場合、対象書類は以下の期間保存を行います。青色申告と同様に、帳簿書類は電子データと紙の保存方法がありますが、一定期間保管をしましょう。

  • 収入や経費などをまとめた帳簿:7年間
  • 上記以外の帳簿:5年間
  • 文書:5年間

収入や経費などを帳簿にまとめたものは、7年間の保存期間が設けられています。該当しない帳簿や文章は5年間です。青色申告と白色申告は混同されやすいですが、期間や対象書類などそれぞれ異なります。

3. 法人の場合

法人は青色申告・白色申告とは違い、7年以上の保存が求められる場合があります。具体的な書類の保存期間は以下のとおりです。

  • 法人税に関する文書:7年間
  • 消費税に関する文書:7年間と2〜3カ月
  • 住民税に関する文書:7年間

青色申告をした年度の所得が赤字だった場合は、法人税に関する文書を10年保存する必要があります。青色申告をしなかった年度は、災害で所得が赤字になった場合も同様のため、必ずしも7年ではないという点に注意しましょう。

電子帳簿保存法の対象書類に関してよくある質問

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電子帳簿等保存法に関する、よくある質問をまとめています。本記事で解説した事項を再確認する意味でも、チェックしましょう。

  • 電子帳簿保存法の対象企業は?
  • 電子帳簿保存法に適用したシステムを導入しない場合は?

Q1. 電子帳簿保存法の対象企業は?

電子帳簿保存法の対象となるのは、事業内容や規模を問わず、すべての個人事業主と企業です。

白色申告で使用する文書の税金に関連するものは、保存対象として定められており、開業届を出していない個人事業主も対象となります。

Q2. 電子帳簿保存法に適用したシステムを導入しない場合は?

電子帳簿保存法において、義務化になるまでシステムを導入しない場合は、下記のような罰則のリスクがあります。

  • 青色申告承認取り消し
  • 会社法による過料
  • 追徴課税や推計課税

罰則を受けることは、企業の信頼性にも関わる問題です。まだシステムについて考えていない場合は、早急に導入を進めましょう。導入後は社内で共有することも大切です。

まとめ

電子帳簿保存法の対象書類は、国税関係帳簿、決算関係書類、取引関係書類の3つにわけられ、電子データ保存、スキャナ保存のうち、決められた方法で保存します。

義務化になるまでの猶予期間で、フローの最適化やシステム導入の検討など、自社の状況にあわせて対策を徹底しましょう。

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