【2023年】電子帳簿保存法の対象書類は？保存方法・保存期間を解説

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿・国税関係書類などを業務上で取り扱う場合、電子データ保存またはスキャナ保存で保管する法律のことです。電子帳簿保存法では、定められた要件を満たして保存しなければなりません。

電子帳簿保存法は、1998年に制定された法律ですが、ほとんど普及せず、何度か改正を繰り返しました。そして、2024年1月からすべての個人事業主と企業に対して義務化が決まりました。

【一覧】電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法の対象書類は、主に国税関係帳簿・決算関係書類・取引関係書類です。

【区分別】電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法の対象書類は、3つの保存区分があります。

それぞれの取り扱い方法が異なるため、以下で詳しく解説します。

1. 電子帳簿等保存の対象書類

専用ソフトを使い作成した電子データは、電子データのまま取り扱いましょう。以下の電子帳簿等保存の要件を守りましょう。

※1 保存義務者が電子記録のダウンロードに応じられる場合、検査要件の（2）（3）は不用
※2 優良の要件をすべて満たしている場合は不用

2. スキャナ保存の対象書類

スキャナ保存とは、紙の状態である書類をスキャンし、電子データ形式で保存することです。以下のスキャナ保存の要件を守りましょう。

3. 電子取引の対象書類

電子取引は、ネットを介したやり取りにより得た情報です。以下が電子取引の保存要件です。

電子帳簿保存法の対象書類の保存方法

以下の3点は、業務上で取り扱うことが多い重要書類です。それぞれの保存方法を紹介します。

1. 請求書

請求書を保存する際は、受領方法にあわせて保存を行いましょう。ケース別の保存方法は以下のとおりです。

2. 領収書

領収書を保存する際も、受領方法にあわせて保存を行いましょう。ケース別の保存方法は以下のとおりです。

3. 見積書・注文書

見積書・注文書も、受領方法にあわせて保存を行います。ケース別の保存方法は以下のとおりです。

電子帳簿保存法の対象書類の保存期間

電子帳簿等保存法の対象書類は、保存期間が定められています。期間は以下の場合により、それぞれ異なります。

それぞれのケースに応じて、対象書類の保存期間を解説します。保存期間を誤ると、電子帳簿等保存法に違反する可能性があるため、必ず期間を事前に確認しましょう。

1. 青色申告の場合

青色申告の場合、対象書類の保存期間は下記のとおりです。

基本的には帳簿と決算・金銭関係の文書は7年間です。該当しない文書は、5年間保存をしましょう。保存期間が切れると、電子帳簿等保存法の対象書類ではなくなるため、保存の義務はありません。

2. 白色申告の場合

白色申告の場合、対象書類は以下の期間保存を行います。青色申告と同様に、帳簿書類は電子データと紙の保存方法がありますが、一定期間保管をしましょう。

収入や経費などを帳簿にまとめたものは、7年間の保存期間が設けられています。該当しない帳簿や文章は5年間です。青色申告と白色申告は混同されやすいですが、期間や対象書類などそれぞれ異なります。

3. 法人の場合

法人は青色申告・白色申告とは違い、7年以上の保存が求められる場合があります。具体的な書類の保存期間は以下のとおりです。

青色申告をした年度の所得が赤字だった場合は、法人税に関する文書を10年保存する必要があります。青色申告をしなかった年度は、災害で所得が赤字になった場合も同様のため、必ずしも7年ではないという点に注意しましょう。

電子帳簿保存法の対象書類に関してよくある質問

電子帳簿等保存法に関する、よくある質問をまとめています。本記事で解説した事項を再確認する意味でも、チェックしましょう。

Q1. 電子帳簿保存法の対象企業は？

電子帳簿保存法の対象となるのは、事業内容や規模を問わず、すべての個人事業主と企業です。

白色申告で使用する文書の税金に関連するものは、保存対象として定められており、開業届を出していない個人事業主も対象となります。

Q2. 電子帳簿保存法に適用したシステムを導入しない場合は？

電子帳簿保存法において、義務化になるまでシステムを導入しない場合は、下記のような罰則のリスクがあります。

罰則を受けることは、企業の信頼性にも関わる問題です。まだシステムについて考えていない場合は、早急に導入を進めましょう。導入後は社内で共有することも大切です。

まとめ

電子帳簿保存法の対象書類は、国税関係帳簿、決算関係書類、取引関係書類の3つにわけられ、電子データ保存、スキャナ保存のうち、決められた方法で保存します。

義務化になるまでの猶予期間で、フローの最適化やシステム導入の検討など、自社の状況にあわせて対策を徹底しましょう。

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