中小企業は電子帳簿保存法への対応が必要？対応方法をわかりやすく解説

中小企業は2024年1月までに電子帳簿保存法への対応が必要

電子帳簿保存法の対象となるのは、すべての個人事業主と企業です。中小企業でも、電子帳簿保存法に対応する必要があります。期限は2024年1月までと定められており、2024年1月からは、完全義務化として正式に執行されます。

現段階では猶予期間が残されている状態ですが、計画的に対応するのがおすすめです。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、1998年に制定された法律でしたがほとんど普及せず、2022年の改正をきっかけに、2024年1月からは義務化されます。

国税関係の書類・帳簿を認められている保存法で保存することが義務化されます。認められている保存法は、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引による保存の3つです。

書類ごとの保存法をはじめ、保存におけるルールは電子帳簿保存法で明確に定められており、義務化後はルールに従って保存しなくてはなりません。

電子帳簿保存法の3つの区分

電子帳簿保存法には以下の3つの区分があります。各区分によって保存法が異なるため、取り扱う書類やデータの種類に応じて、最適な保存方法を選択することが大切です。

義務付けられているのは、現段階で上記の電子取引のみとなり、他の区分は任意です。以下で詳しく解説します。

電子帳簿保存

電子帳簿等保存は、電子的に作成された書類を、データの状態で保管する方法です。自分が作成した書類が対象となり、取引先から受け取った書類は対象になりません。

具体的には自分が専用の会計ソフトを使用して作成した書類や、パソコンを使用して作成した誓約書・領収書控えなどが、電子帳簿等保存の対象です。自分で作成したという点がポイントになります。

スキャナ保存

スキャナ保存は、紙の形で受領または作成した書類を、スキャナで画像データにして保存する方法です。名前のとおり、スキャナを使う保存方法となるため、画像データに替えるという点がキーポイントになるでしょう。

スキャナ保存の対象となるのは、自分が作成した領収書や相手から受け取った書類などです。スキャナを使って画像データを保存できたら、原本は処分しても問題ありません。

電子取引

電子取引での保存は、請求書や領収書などをネット上でやり取りした場合、受領したデータをそのまま受け取る方法です。電子帳簿等保存・スキャナ保存とは違い、電子取引保存の場合はデータでの保存が義務付けられており、紙の状態で保管することはできません。

電子取引の対象となるのは、インターネット取引や電子メールでの取引で得たデータです。電子データで得た情報は、電子データの状態で保存します。EDIやクラウドなどでの取引も、電子取引の対象です。

電子帳簿保存法におけるデータの保存要件4つ

電子帳簿保存法には、データ保存の要件が4つあります。電子取引を行ううえで大切なポイントになり、要件を4つすべて満たさないと、電子帳簿保存法の義務を果たしたことにはなりません。

具体的な保存要件は上記4つです。以下では各保存要件を詳しく解説します。すべての条件を満たせるよう必ずチェックしましょう。

1. システム概要に関する書類の備え付け

1つめは、システム概要に関する書類の備え付けです。データ作成ソフトの概要や仕様が記載されている書類、操作マニュアルなどの書類を備え付けましょう。

備え付けた書類は、誰でも自由に閲覧できる状態にしなければなりません。使用しているシステムを変更した場合は、都度備え付けている書類も見直して、現在使用しているシステムに対して最適なものに変更しましょう。

2. 見読可能装置の備え付け

2つめは、見読可能装置の備え付けです。データを確認できる機器を用意しましょう。代表的な機器はパソコンのディスプレイやアプリなどです。

見読可能装置の備え付けは、保存要件として定められていませんが、多くの企業ですでに取り入れられています。導入していない場合は、義務化になるまでに用意しましょう。税務職員だけではなく、自社のスタッフがデータを確認するために必要です。

3. 検索機能の確保

3つめは、検索機能の確保です。各データに日付や企業名などの情報を入力しておくことで、データ情報をピックアップしやすくすることです。検索機能を使いこなしていくためには、大切なポイントといえるでしょう。

たくさんの電子データを管理していると、必要なデータを探し出すことが難しくなります。検索機能を確保しておくと、日付や企業名などの条件により、データを簡単に見つけられるでしょう。

4. 真実性の担保

4つめは、真実性の担保です。データが不正に削除・編集されたものではなく、正しいものが表示されていることを表します。真実性を証明するためには、下記のいずれかを行いましょう。

電子帳簿保存法における対象書類の保存方法

電子帳簿保存法における対象書類の保存方法は、データを受領した状況に応じて異なります。以下の3項目に分け、くわしく解説します。

1. 請求書

請求書を電子データで受領した場合、以下の保存方法を選びましょう。

2. 領収書

領収書を電子データで受領した場合、以下の保存方法を選びましょう。

3. 見積書・注文書

見積書・注文書などを電子データで受領した場合、以下の保存方法を選びましょう。

中小企業が電子帳簿保存法に対応する方法

中小企業も電子帳簿保存法に従う必要があります。以下の対応方法を参考にして、2024年1月の義務化までに、適切に対処しましょう。

1. 電子帳簿保存法の適用要件の確認

電子帳簿保存法の適用要件は、3つの区分があります。それぞれの要件を確認しましょう。

なかでも電子取引は、電子データでの保存が義務付けられています。紙の状態で保存をすることは、2024年1月以降は行えないことに注意しましょう。保存対象となる書類を、各ケースごとに理解しておくことも重要です。

2. 改正に対応したシステムの導入・アップデート

電子帳簿保存法に対応していない場合は、新たなシステムを導入するか、アップデートを行う必要があります。システムを選ぶ際、電子帳簿保存法に対応しているか必ず確認しましょう。

タイムスタンプ付与の機能があるシステムを使う、修正や削除ができないシステムに変更するなど、現場の状況に応じて対応しましょう。

システムを見直したら、社内で共有することが大切です。社員がスムーズに使用できなければ、結果的に義務化に対応できなくなるおそれがあります。

3. 業務フローの最適化

各書類の業務フローを見直して、最適化を行いましょう。承認手続きやデータの受け渡しなどを、スムーズに行えるフローに変更することで、社員の負担を軽減できます。最適化により、電子データを適切に保存することが可能です。

業務フローは申請方法や承認方法はもちろん、経理のチェック項目まで細かく見直しましょう。最適化を行ったら、関係があるスタッフ全員に周知することも大切です。全員がフローを理解し行動することで、電子帳簿保存法に対応できるでしょう。

まとめ

この記事では、2024年1月から対応が義務化される電子帳簿保存法について解説しました。電子帳簿保存法により、国税関係の書類・帳簿保存を電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引により保存することが義務付けられました。

帳簿や種類に応じて適した保存法を用いることが大切です。電子取引を行ううえで満たさなければならない要件があるため、しっかり確認しましょう。

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