外注費とはどんな勘定科目？源泉徴収と併せて詳しく解説
確定申告を初めて行う方にとって、外注費の処理の仕方は迷うポイントではないでしょうか。支払手数料や給与、販売促進費などと混同しやすいため、それぞれの違いやどの勘定科目に該当するのかも知っておくことが大切です。また、外注先が個人なのか法人なのかによって源泉徴収の扱いが異なりますので、その点も気をつけなければなりません。
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外注費と支払手数料や販売促進費との違いは？
外注費という費用は、外部の個人・法人と請負契約を結び、自社で行うべき業務の一部を委託する際の支出のことです。たとえば、パッケージのデザインを外部に委託した場合に発生するアウトソーシングの費用や、機器の修理を外部業者に行ってもらう際に発生する費用などが当てはまります。
ただ、支払手数料や販売促進費とも混同しやすいため、それらの費用と外注費の違いを以下で詳しくお伝えしましょう。
支払手数料との違い
支払手数料とは、弁護士、税理士、司法書士など高い専門性を有する職種の人に専門的な業務を依頼する時に発生する費用です。支払手数料の例を以下に掲げます。
- 弁護士報酬
- 税理士報酬
- 司法書士報酬
- 社会保険労務士報酬
- 公認会計士報酬
- 登録手数料
- 送金手数料
- 振込手数料
これらの支出は勘定科目となることを覚えておきましょう。
販売促進費との違い
販売促進費とは、文字通り販売促進を目的として商品サンプルやグッズを製作した際の勘定科目です。売上アップのために商品の販促を行って発生した費用は、外注費としてではなく販売促進費として処理することを覚えておきましょう。
外注費と給与との違いは？
支払手数料や販売促進費よりも判断が難しいのが外注費と給与の違いです。外注費とは、先ほども見たように外部業者に業務を発注した際に支払う費用のことで、委託契約や請負契約になります。ところが、あなたが作業を行う人を直接監督・指揮すると、それは外注費ではなく給与になるのです。
判定に注意が必要なケース
契約相手が法人ならばわかりやすいですが、外注先が個人の場合、支払った賃金が外注費なのか給与なのかは税務調査においてもしばしば問題になる点です。
外注費と給与では、同じ経費といっても税務上の扱いが異なり、賃金を受け取る方もその違いで所得区分が異なります。外注費か給与かで確定申告の内容が違ってくるため、判定を誤らないように注意しなければなりません。
税務上での外注費と給与との違い
税務調査で念入りにチェックされるのが、外注費としている支出が実は給与なのではないかというポイントです。勘定科目を外注費とするか給与とするかで税務上の扱いが異なるからです。
フリーのプログラマーやネイルアーティスト、建設業の一人親方、季節ごとの単発バイト、農作業の手伝いなど、外注先が個人になる場合、判定基準が難しくなるので注意してください。
消費税
外注費となる場合は、支払う側は外注費から消費税を差し引くことができます。そのため、納める消費税が少なくなるという利点があるのです。給与の場合、消費税を含まずに計算することになるため、外注費とした方が支払う側にとっては有利になります。
源泉所得税
外注費となる場合は、支払う側は支払金額をそのまま相手に支払うだけです。受け取る側は満額を受け取ることになりますが、事業所得となるため確定申告が必要になります。
一方、給与となる場合は、支払う側はあらかじめ源泉所得税を支払金額から天引きしてから相手に支払い、さらに、天引きした分の納付も行わなければなりません。また、源泉徴収票の発行も必要です。
受け取る側は一般的な会社員と同じく、支払総額から源泉所得税を天引きした分が手取り額になります。
社会保険
外注費と違って、給与となる場合は社会保険の加入が必要です。そのため、源泉所得税と同じく、支払う側は支払総額から社会保険料を天引きした金額を相手に支払います。
外注費と給与の判定の仕方
給与とするよりも、外注費として処理する方が事業者にとっては税務上有利になることがほとんどです。そのため、税務調査でも入念にチェックされます。もし、外注費としていたものが給与と判定された場合には、消費税や源泉所得税を過去にさかのぼって負担しなければならなくなることもあるので注意が必要です。
では、外注費と給与の判定基準は何かということですが、形式的には請負契約なら外注費で、雇用契約なら給与になります。ただ、請負契約書を作れば何でも外注費として処理できるかというと、そう都合良くはいかないのです。
請負契約書がある場合でも、その契約の実態がどうなのかまで勘案したうえで正しく判定しなければなりません。業務の形式だけでなく、実態を踏まえて総合的に判定する必要があると言えるでしょう。
とはいえ、総合的な判定といっても、何を基準に判定すればよいのかわかりにくいものです。そこで、以下に業務実態を判定するためのポイントを5つ紹介します。
支払金額を計算するのはどちらか？
外注の場合、請負契約に基づいて外注先が自ら計算し、その金額を請求します。ところが、発注する側が時間や日数を計算して支払う報酬を決めている場合は、請負契約ではなく雇用契約となり、その報酬は外注費ではなく給与とみなされるのです。
他人が代替できるか？
他人が代替できるかどうかとは、請け負った側がその業務を行う際に請け負った本人以外の人間に業務を任せられるかということです。それが可能ならば外注ですが、他人が代替できない場合は給与扱いになります。
一般的な会社員を想像するとわかりやすいでしょう。会社員の場合、「今日は都合が悪いから」と誰か他の人を自分の代わりに出社させることはできません。しかし、請負の場合は、請け負った本人でなくても、従業員などに業務をやらせることができますし、下請けに外注することも可能です。
発注する事業者が指揮監督を行うのか？
発注する事業者が、業務の内容や方法、業務を行う時間まで細かく指示する場合、たとえ請負契約書を作っていたとしても、それは実質的には雇用関係であり、支払う報酬も給与とみなされる可能性が高いです。
一方、発注者の指揮監督を受けず、業務を期限までに完了すればよいだけといった場合は外注費になります。
どちらがリスクを負うのか？
外注の場合、請け負った側が報酬を受け取れるのは、発注者に成果物を納めることができた時です。
たとえば、何かの製品を作ったとして、納品する途中で事故などでその製品が壊れてしまった場合、たとえ自分に過失がないとしても報酬は受け取れません。一方、納品できなくても労働した分の報酬が支払われる場合、それは外注費ではなく給与となります。
要は、業務が期待通り遂行できなかった時に、発注者と外注先のどちらがリスクを負うかということです。
どちらが業務に必要な用具や材料を用意するのか？
業務に必要な用具や材料を外注先が自前で用意するのなら外注費となりますが、発注先が用意して貸与する場合は給与扱いとなります。
外注費と源泉徴収
源泉徴収とは、賃金を支払う側が所得税などをあらかじめ差し引いてから相手に支払い、差し引いた分を代わりに納税するための仕組みです。源泉徴収といえば会社員がそうですが、個人事業主の場合でも源泉徴収される側になることもありますし、逆に、源泉徴収する側になることもあります。
ここからは、源泉徴収の基本的な知識や、個人事業主と源泉徴収の関係についてお伝えします。
源泉徴収制度
所得税は、基本的に所得を得た本人が計算して申告する仕組みです。ただ、特定の所得に限り、所得を得る側ではなく、支払いする側が申告・納税することになっています。その場合、支払う側はあらかじめ支払金額から所得税額を差し引いたうえで相手に支払い、差し引いた金額は所得を得た人に代わって納税する決まりです。
これが源泉徴収制度です。また、支払いをする事業主のことを「源泉徴収義務者」と呼びます。
源泉徴収対象の報酬や料金
源泉徴収の対象となる報酬に関しては、必ず源泉徴収義務者が源泉徴収を行う決まりです。ただ、何がその対象の報酬になるのかは、支払いを受け取る側が法人なのか個人事業主なのかによって変わります。
- 原稿料
- 講演料
- 弁護士報酬などの専門家に支払われる報酬や料金
- プロスポーツ選手に支払われる報酬
- 芸能事務所や芸能人に支払われる報酬
- 社会保険診療報酬支払基金によって支払われる診療報酬
- 旅館やホテルの宴会等で接客するホステスに支払われる報酬
- 馬主に支払われる競馬の賞金
上記は、支払いを受け取る側が個人事業主の場合です。このほか、配当や利子などが源泉徴収の対象となることもあります。
一方、支払いを得る側が法人の場合の報酬とは、法人の馬主に支払われる競馬の賞金のことです。
個人事業主も源泉徴収義務者になることがある
個人事業主であっても、従業員を雇って給与を支払っているのなら源泉徴収義務者です。ただし、雇っているのが常に2名以下であり、従業員といってもお手伝いさんのような家事使用人の場合は源泉徴収義務者になりません。以下に、源泉徴収義務者になる場合とならない場合をまとめました。
- 法人成りした
- 雇用形態にかかわらず従業員に給与を支払っている
- 青色事業専従者に対して給与を支払っている
上記が源泉徴収義務者になる場合です
- 雇用も外注もしていない完全に1人の個人事業主
- 雇用していても家事使用人が常時2名以下
- ウェブデザイナーなどに外注しているが従業員の雇用はない
このような例が、源泉徴収義務者にならない場合です
源泉徴収義務者になる場合は個人事業主も源泉徴収を行わなければならない
源泉徴収義務者になる場合は、それが個人事業主か法人かにかかわらず、源泉徴収を行って代わりに税金を納めなければなりません。
つまり、源泉徴収の対象となる報酬を得ている個人事業主の場合、自らも源泉徴収義務者ならば、自分が受け取る報酬はそれを支払う側が代わりに納税してくれますが、自分が外注先などに支払う報酬の税金は、源泉徴収を行って代わりに納めなければならないということです。
外注費の仕訳のやり方
具体的な例を挙げて、外注費の仕訳のやり方を解説します。
工事業者に外注してエアコンを店舗に取り付けてもらった場合
エアコンを店舗に導入する際に、電気工事業者に依頼して取付工事を行ってもらった場合を考えましょう。
たとえば報酬が30,000円なら、「借方」に「外注費30,000」、「貸方」に「現金30,000」、「摘要」に「〇〇電設 エアコン取付工事」などと帳簿に記載します。外注先が法人の場合、自分が源泉徴収義務者でも源泉徴収の必要はありません。
個人事業主で源泉徴収の必要がある場合
個人事業主が源泉徴収義務者であり、ホームページの制作をフリーのウェブデザイナーに依頼したとしましょう。
この場合、源泉徴収の必要があります。たとえば10万円の報酬の場合、帳簿の付け方は、「借方」を「外注費100,000」、「貸方」を「普通預金90,000」「預り金10,000」、「摘要」を「〇〇さん ホームページ制作」などとします。
「預り金」としたのが納税対象であり、報酬を支払った翌月10日までに納付する決まりです。納付の際には、「借方」を「預り金10,000」、「貸方」を「現金10,000」、「摘要」を「源泉税の納付」のように帳簿に記載します。
なお、ここでは源泉税率を10％として計算しましたが、令和19年までは復興特別所得税が加算されるため、実際の税率は10.21％です。
記帳代行や申告業務を税理士に依頼するメリット
事業を営むうえでお金の流れを自ら管理することは大切です。ただ、上で見てきたように、外注費の処理の仕方だけでも非常に複雑で、確定申告を独力でやろうと思うと多大な時間と労力がかかります。そのために本業に支障が出るようでは問題です。
そこでおすすめなのが、記帳や申告業務を税理士に代行してもらうことです。以下に、税理士にこれらの業務を依頼するメリットについてお伝えします。
時間の節約になる
会計帳簿を作成するには専門的な知識が必要で、作業も非常に煩雑になる傾向があります。独力でやるには多大な時間がかかるでしょう。しかも、緊急性がそれほど高くないことから後回しにしがちです。そのため、確定申告直前になって慌てる人も少なくないでしょう。最初から税理士に任せることで確定申告は安心ですし、貴重な時間も節約できます。
金銭面の節約にもなる
経理担当者を雇うより、税理士に顧問になってもらう方が金銭的にお得です。税理士の顧問料など毎月数万円程度ですから、新たに経理担当を雇って人件費を大きくするよりもメリットは大きいのではないでしょうか。
また、税理士なら税法上の特例にも精通しています。特例を生かして大きな節税効果を得ることも可能です。
まとめ
外注費の処理について詳しく見てきましたが、なかなか複雑ですべて自分で対処しようと思うと、必要な知識を身に付けるだけでも多くの時間がかかるでしょう。それよりも、最初から税理士に記帳代行や申告業務を依頼する方が時間的にも金銭的にもお得です。
なお、税理士をお探しの際は「比較ビズ」がおすすめです。全国の税理士が比較ビズには登録しており、比較検討や一括見積もりなどができるようになっています。仲介手数料などは不要なので、ぜひご活用ください。
比較ビズへ掲載した受注者インタビュー
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記帳・経理代行の案件一覧
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