電子帳簿保存法の対象企業とは？対象書類と対応すべき4つのポイントを解説

【すべての企業と個人事業主が対象】電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、紙で保存する帳簿書類を、電子データで管理する法律です。

電子帳簿保存法は2021年度に改正され、新たなルールで運用されることが決まりました。仕組みを知り、法律を知らないまま経営を続けてしまわないようにしましょう。

以下で電子帳簿保存法の対象者、改正・猶予期間・完全義務化の流れを解説します。

電子帳簿保存法の対象企業

電子帳簿保存法が対象企業となるのは、所得税もしくは法人税の保存義務者が対象です。事業をおこなうすべての企業と個人事業主が該当します。

【2021年度改正】「電子取引をしているすべての企業の対応義務化」を決定

2021年度に行われた改正により、2022年以降はすべての企業と事業主に対して、電子取引データの保存を義務付けられています。改正前は任意でおこなわれるものでしたが、改正後からは義務となります。

これまでは電子で取得した情報を紙に出力するケースが大半でしたが、今後は受け取った電子データをそのまま保存することとなります。メールで領収書が添付されていた場合は、紙で出力するのではなく、電子データのまま保存するというルールです。

【2023年12月31日まで】書面での保存が認められている猶予期間

電子帳簿保存法は、2023年12月31日までの猶予期間が設けられています。猶予期間を活用し対策や準備などをおこないましょう。

完全義務化される前の猶予期間に、適切な運用方法を把握し、対応できるようにしましょう。

【2024年1月1日から】電子取引に関する電子保存が完全義務化

2024年1月1日からは、電子取引に関する電子保存が完全義務化に切り替わります。

完全義務化までに運用方法を見直さず、税務調査で指摘された場合は、ペナルティを受ける場合があります。2024年1月1日までには、必ず改正された法律に従い運用しましょう。

電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法で対象となるデータは、「国税関係帳簿」と「国税関係書類」です。以下で各書類の保存方法を詳しく解説します。

1. 国税関係帳簿

具体的な国税関係帳簿は以下のとおりです。取り扱う際は、オリジナルの電子データをそのまま管理することと義務付けられています。

2. 国税関係書類

下記3つの決算関係書類は、データ保存をする必要があります。

取引関係書類電子データの形で受け取らない場合は、電子取引に該当しないため、紙の状態で保存、もしくはスキャナ保存をします。

【2024年版】電子帳簿保存法の対象書類は？保存方法・保存期間を解説

電子帳簿保存法におけるデータの保存要件4つ

電子帳簿保存法におけるデータの保存要件は、改正前と同様に4項目定められています。電子データを取り扱う際や保存する際に満たすべき条件となるため、おさえましょう。

1. システム概要に関する書類の備え付け

システム概要に関する書類の備え付けは、自社が開発したプログラムに対しておこないます。他社が提供しているプログラムを利用する場合は、意識する必要はありません。

備え付ける書類は、システムの概要やシステム仕様書、操作説明書や事務処理マニュアルなどが挙げられます。システムが変わった場合は、変更履歴書も備え付けましょう。

2. 見読可能装置の備え付け

見読可能装置は、普段から使用しているパソコンのディスプレイをはじめとする機器のことです。

電子データを取り扱ううえで、税務調査で情報を提示する際に、電子データの状態でチェックを受けます。いつでも電子データを確認できる環境を整えておくことが重要です。

3. 検索機能の確保

管理体制を整え、必要なデータをいつでも検索できるようにしましょう。電子帳簿保存法に従ううちに、電子データが膨大になるため、管理が難しくなる可能性があります。

簡単に検索をおこない、必要な情報をピックアップできるように、以下の3点を記録しましょう。

情報を整理しながら残しておけばいざというときに、すばやくデータを確認できます。税務調査も迅速に対応できるようになるため、時間短縮になるでしょう。

4. 真実性の担保

データが改ざんされていないことを証明するためにも、真実性の担保が必要です。データである以上記録や情報を変更したり、削除したりできるため、真実性がある証拠を残さなくてはなりません。

真実性の確保要件は、以下の4点のいずれかを満たす必要があります。

【区分】電子帳簿保存法で認められる3つの保存区分

電子帳簿保存法では、3つの保存区分が認められています。

1. 電子帳簿等保存

電子帳簿等保存は、電子データの状態で保管することです。印刷せずに、データをそのままの状態で管理するイメージです。

下記の書類は電子帳簿に該当するため、印刷せずそのままの形で保存しましょう。専用ソフトでこれらの書類を作成・管理します。

2. スキャナ保存

電子取引をしていない書類は、スキャナ保存ができます。元々電子データで取り扱われていない情報は、スキャナ保存が可能です。

スキャナ保存をする場合は、情報を正しく閲覧できる状態にする必要があるため、解像度は200dpi以上を保ちましょう。200dpi以下だとデータが読み取れず、データを正しい方法で保存できていないとみなされます。

3. 電子取引

ネットを介する電子取引で得たデータは、取引データ保存の対象です。電子データのまま保存しましょう。

以下の記事では、中小企業、個人事業主ごとの電子帳簿保存方法の対応方法を解説しています。また、保存期間や処分方法についても解説しているため、ぜひ参考にしてください。

中小企業は電子帳簿保存法への対応が必要？対応方法をわかりやすく解説

電子帳簿保存法に個人事業主はどう対応すべき？3つのステップで解説

電子帳簿保存法の保存期間は？保存方法や処分方法もわかりやすく解説

電子帳簿保存の導入ステップ

電子帳簿保存の導入ステップは、以下のとおりです。

1. 目的に応じて電子化する書類を洗い出す

電子化する目的を定めて、電子化したい書類を洗い出しましょう。自社に合ったシステムを導入するために、必要な作業です。

たとえば決算関係の書類をメインに電子保存したい場合は、機密情報が多いため、セキュリティが強固なシステムが必要になるでしょう。

どの書類を電子化する必要があるか優先順位を決めると、導入すべきシステムがおのずとピックアップできます。

2. 書類の電子化に伴って業務フローの設計を見直す

書類の電子化に伴って、電子化に対応した業務を新たに考える必要があります。システムを導入後に、社内で混乱が起きないように業務フローの設計を見直しましょう。

電子化による社内ルールの変更や社員がシステムの操作方法を学ぶことも考慮して、業務フローの設計を修正するといいでしょう。

3. 自社に合った電子帳簿保存に対応したシステムを選定・導入する

自社に合った電子帳簿保存に対応した、システムを選定し導入しましょう。システムを選定・導入する際に注意するポイントは、下記のとおりです。

• 電子帳簿保存法に対応しているか
• 初期費用や使用人数に問題がないか
• セキュリティ機能に問題がないか

注意点をおさえて、自社に合った製品を見つけましょう。

4. 電子化に伴う業務フローの変更を従業員に通知する

システムを導入したら、電子化業務フローの変更を従業員に通知しましょう。

従業員がいち早くシステムの操作に慣れるために、サポートする人員を確保し、万全な体制を整えておくといいでしょう。

電子帳簿保存法の要件を満たすシステムを導入しない場合の罰則

猶予期間が切れる2024年1月1日までに、電子帳簿保存法の要件を満たすシステムを導入せず何も対応しなかった場合、罰則が生じます。

電子帳簿保存法は、故意でなくても違反すると大きなペナルティを受け、企業の信頼を損なうでしょう。万が一罰則が発生する場合は、下記のような罰則が発生するおそれがあります。

1. 青色申告の承認取り消し

ペナルティの1つめは、青色申告の承認取り消しです。承認が取り消された場合は、特別控除最大65万円を受けることができなくなります。欠損金を繰越すこともできず、リスクが大きいでしょう。

2021年に国税庁から発表された資料によると、万が一違反が発覚したとしても、すぐに承認取り消しになる訳ではないと書かれています。税務調査の結果によっては、承認取り消しにならないケースもあります。

参照：法人の青色申告の承認の取消しについて（事務運営指針）｜国税庁

2. 会社法による過料徴収

ペナルティの2つめは、会社法による過料徴収です。違反した場合は100万円以下の過料が発生するケースもあります。

過料が発生してしまうケースの一例として、帳簿や書類などが電子帳簿保存法に基づいて保存されていない場合が挙げられます。会社法の第976条にも記載されている内容であるため、法令に関する知識も最低限身に付けましょう。

3. 追徴課税や推計課税

ペナルティの3つめは、追徴課税や推計課税です。追徴課税は、本来納めるべき納税額の差額を支払うということを意味します。

推計課税は、税務調査に対して協力的ではない納税者に課されるものです。金額は税務調査の結果から推定されるため、企業の状況により異なります。

申告漏れ・所得隠し・脱税の違いとは？税務署にバレる原因3つとペナルティ

まとめ

電子帳簿保存法は、2024年1月1日から義務化がスタートします。対象書類やデータの保存要件を正しく理解し、対応できるようにしましょう。

義務化になるまでの猶予期間で、フローの最適化やシステム導入の検討など、自社の状況に合わせて対策を徹底しましょう。システム導入を支援するシステム開発会社の選定で、お困りの場合は『比較ビズ』に相談してみてはいかがでしょうか？

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