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確定申告では交通費はどう扱う?働き方別に解説!

最終更新日:2022年06月27日
確定申告では交通費はどう扱う?働き方別に解説!
この記事で解決できるお悩み
  • 確定申告で交通費はどう扱ったらいいの?
  • 確定申告で特定支出控除はどう申請するの?
  • 交通費を経費にする際の注意点は何?

確定申告をする方の中には、交通費をどのように扱ったらよいかわからないとお困りの人もいるでしょう。交通費の取り扱いにはいろいろなルールがあるので、確定申告の際には自分のケースでの取り扱いを知っておくことが重要です。

当記事では、確定申告での交通費の取り扱いについて働き方別で徹底解説!給与所得控除や交通費を経費にする際の注意点についても取り上げるので、これから確定申告をする方は参考にしてみてください。

確定申告での交通費の取り扱い方

確定申告では、働き方によって交通費の取り扱いが異なります。交通費は毎日、あるいは定期的に発生する費用なので、自分のケースでの取り扱いを知っておくことが重要です。以下の4つの働き方ごとに交通費をどのように確定申告すればよいか見ていきましょう。

  • ビジネスパーソンの場合
  • 個人事業主の場合
  • パート・アルバイトの場合
  • 派遣社員の場合

ビジネスパーソンの場合

会社に所属しているビジネスパーソンの場合、通常は確定申告の必要はなく、交通費も会社が支給してくれるでしょう。さらに、交通費は実費が支給されるため所得とはみなされず、所得税がかかりません。

しかし、国税庁のホームページによれば非課税の範囲は「一定金額以下のもの」と定められているので、一定の金額を超えると所得税が課税されます。この所得税が課税される交通費を経費として計上するためには、「特定支出控除」という制度を利用するのがよいでしょう。

後述しますが、特定支出控除とは交通費など業務のために使ったお金のうち、会社が負担していない支払いを所得から控除できる制度です。ビジネスパーソンの方が確定申告する場合には、特定支出控除を利用して所得税を減らすことが可能となります。

個人事業主の場合

確定申告を行う個人事業主の方の場合、交通費は経費として計上できます。ただし、確定申告の際にいくつか覚えておくべき点があるので注意が必要です。

まず、交通費が経費として認められるのは「事業のために使った支出」のみであることを覚えておきましょう。プライベートで使った交通費は経費として計上できません。仕事のついでに遊んだといったケースでも、仕事の部分とプライベートの部分を分けて確定申告する必要があります。

たとえば:交通費の仕分け

取引先との打ち合わせのために移動し、打ち合わせの後に遊園地に行って家族で遊んだとします。この場合取引先の打ち合わせの場所までの往復の交通費は事業経費として認められますが、その後の遊園地までの往復の交通費は経費として認められません。

事業に関係する交通費とプライベートの交通費が混在していると、税務署から指摘を受ける可能性が非常に高くなります。税務署の職員から尋ねられてもきちんと説明できるように、普段から交通費の仕分けをしっかり行っておくことにしましょう。

パート・アルバイトの場合

パートやアルバイトの方が確定申告をする場合、交通費の扱い方は働き方によって大きく異なることを覚えてく必要があります。自分がどちらのケースに該当するかを見極めて確定申告を行いましょう。

出来高制の場合

請負契約などを結んでいて出来高制で働いているパート・アルバイトの方の場合。たとえば、フリーランスでウェブライターをしていたり、ホームページ作成などに携わったりしている人がいるでしょう。

このケースでは、受け取っているのが報酬であり給与ではないので、給与所得控除を受けられません。ただし、仕事のために会社に行かなければならないなどの理由で交通費を支払った場合には、確定申告で経費計上できるのです。

時給をもらっている場合

コンビニやファミレスなどで時給をもらって働いているパート・アルバイトの方も多くいます。このケースでは給与を受け取っているので給与所得控除が適用されており、交通費も支給されていることがほとんどです。したがって、確定申告が必要であっても、交通費を経費とすることはできません。

派遣社員の場合

派遣社員の方の場合、時給と交通費の間には密接な関係があります。というのも、ほとんどの会社は派遣社員に対して交通費を支給していないからです。しかし、交通費が支給されないと聞くとその派遣会社に登録してくれる人が少なくなるため、交通費を時給に含めて、高い時給を設定している派遣会社が多くなっています。

別途交通費が支給される会社に登録している場合には問題ありませんが、交通費を時給に含めている会社の場合には注意が必要でしょう。なぜなら、交通費が含まれている時給で派遣会社が所得税を計算している場合、実際には自分が支払っている交通費にも税金がかけられていることを意味しているからです。

このような、支出にさらに税金がかけられているという事態を防ぐために有効なのが、通勤交通費証明書という書類です。これは派遣会社が発行してくれる書類で、確定申告の際に添付することで交通費の還付を受けられるケースがあります。

ただし、こうした面倒な手続きをするよりは最初から交通費支給ありの派遣会社や仕事を探した方が早いと感じる人も少なくありません。

経費にできる交通費とできない交通費

確定申告の際に交通費を経費とできるかどうかを判断するにあたり、重要となるのがどのような交通費が経費になりえるかを知ることです。あらかじめどのような交通費が経費になるのかわかっていれば、経費にできる交通機関や手法を多く利用して節税できるかもしれません。では、経費にできる経費とそうでない経費について見ていきましょう。

経費にできる交通費8つ

前述のように、確定申告では事業のために使った交通費は経費として計上できます。したがって、以下の8つのような交通費は経費とできるでしょう。

  • 電車代
  • バス代
  • 新幹線代
  • 特急料金
  • 航空券代
  • 高速道路や有料道路の利用料金
  • 燃料代
  • コインパーキング代

これらの交通費はすべて、旅費交通費という勘定科目に計上します。

経費にできない交通費

確定申告の際に経費にできない交通費は、個人や家族のプライベートのために使ったものです。とくにタクシー代やコインパーキング代などは、業務のために使ったのかプライベートで使ったのか混乱することがあるので、普段から領収を分けて管理するように注意しましょう。

特定支出控除のための方法と必要書類

ビジネスパーソンやパート・アルバイトの方に交通費として多くの支出があり、会社から交通費の支給が十分ではない場合、一定の条件を満たすと特定支出控除が受けられます。自分の持ち出しが発生しているケースなどではこの負担が経費として認められる可能性があるのです。

特定支出控除とは、業務のための支出のうち、一定金額を超えた分は所得から控除できるルールのことです。では、特定支出控除について詳しく見ていきましょう。

特定支出控除を受けるための方法

確定申告で交通費を経費とするための特定支出控除を利用するためには、まず自分が支払った経費が対象になっているかを確認しなければなりません。特定支出控除の要件には以下の2つがあります。

  • 特定支出の合計金額が給与所得控除の2分の1を超える
  • 給与所得者の特定支出に関する証明書を提出する

重要となるのが、特定支出の合計金額が給与所得控除の2分の1を超えるという要件です。給与所得控除は年収によって異なります。

年収 給与所得控除
162万5,000円以下 一律55万円
162万5,000円以上〜180万円以下 年収の40%ー10万円
180万円以上〜360万円以下 年収の30%+8万円

この給与所得控除を超えた特定支出があれば、控除が受けられます。たとえば、あるビジネスパーソンの年収が200万円で特定支出が40万円だった時の算出方法は以下の通りです。

たとえば:年収が200万円で特定支出が40万円だった時

給与所得控除は200万円×30%+8万円=68万円なので、2分の1は34万円となります。特定支出の40万円は給与所得控除の2分の1を超えているので、特定支出控除の対象となるのです。ちなみに、特定支出が給与所得控除の2分の1と同じ金額の場合には特定支出控除の対象外です。

ただし、特定支出のすべてが控除されるわけではなく、給与所得控除の2分の1を超えた部分だけが控除の対象となります。前述の例では、40万円-34万円=6万円が所得から控除されることになるでしょう。

特定支出控除を受けるための必要書類

確定申告で交通費を特定支出控除するためには、必要書類を揃えて税務署に提出しなければなりません。必要書類が整っていないと、特定支出が認められなかったり、後々トラブルになったりするので注意が必要です。特定支出控除を受けるための必要書類は以下の4つです。

  • 確定申告書
  • 特定支出に関する明細書
  • 領収書
  • 給与所得者の特定支出に関する証明書

確定申告書

確定申告書は、確定申告を行う人全員が提出しなければならない書類です。青色申告か白色申告かによって使う様式が異なるので注意しましょう。

特定支出に関する明細書

確定申告の添付書類として求められる書類の一つが特定支出に関する明細書です。この書類には通勤経路や支出の内容、支払先、支出のあった年月日、金額などを記入する必要があります。

領収書

確定申告では、実際に支払った交通費の領収書などが必要です。確定申告書に添付しなくてもよいのですが、税務調査などで提示を求められる可能性があります。必ず確定申告後7年間は保管しておくようにしましょう。

給与所得者の特定支出に関する証明書

確定申告で交通費を経費にするために必要な重要書類が、会社が発行してくれる「給与所得者の特定支出に関する証明書」です。この証明書がないと、確定申告をしても交通費を経費として計上できません。この証明書では使用区分ごとの金額が必須で、通勤費や帰宅旅費など、特定支出の区分を明確にする必要があります。

参考元:特定支出に関する明細書

特定支出控除を利用する際の書類の書き方

特定支出控除を利用する際には、とくに「特定支出に関する明細書」の記入が重要となります。特定支出に関する明細書によって、控除額の金額を算出できるからです。

特定支出に関する明細書では、主に一面と三面への記入が必要となります。三面では、保管しておいた領収書を見ながら、特定支出の区分や支払先、内容、支払った年月日、会社から補填される金額、差引金額を記入しましょう。特定支出の区分には番号を書く必要があり、通勤費は「1」、帰宅旅費は「16」などと対応する番号が決められています。

一面では、経費ごとの特定支出をまとめて記載しなければなりません。交通費などを含めた特定支出の合計と、源泉徴収票の支払い金額から給与所得控除や特定支出控除の金額を計算し記載します。あとは、通常の確定申告書を作成して必要書類を添付して提出しましょう。

参考元:特定支出控除の確定申告書の書き方、計算機付き!

確定申告で交通費を経費にする際の注意点3つ

確定申告で交通費を経費にしようと思った場合、いくつかの注意点があります。気をつけていないと、交通費が経費にできなかったり、税務署で修正を求められたりすることになるでしょう。確定申告で交通費を経費にする際の注意点を3つご紹介します。

  • ICカードへのチャージは交通費にならない
  • 交通費が福利厚生費に該当する場合もある
  • 領収書がない場合には出金伝票を書く

ICカードへのチャージは交通費にならない

現在では交通系ICカードを持っている方が増えてきたので、公共交通機関を利用する際に切符を買ったり、小銭で交通費を支払ったりすることが少なくなってきました。そのため、交通系ICカードにお金をチャージした際に交通費として計上できるのかという問題が出てきたのです。

結論からいえば、交通系ICカードへチャージした時点では、交通費として取り扱うことはできません。チャージした領収書だけを保管していたり、帳簿にチャージ分のみを記載したりしていると、税務署からプライベートでもチャージ分を使っているのではないかと疑われる恐れがあるからです。

あらぬ疑いをかけられないようにするため、チャージした金額は「前払い金」、実際に使用した交通費を「旅費交通費」として処理するのが正解といえます。さらにチャージした時の領収書、実際に交通費を支払った時の領収書、ICカードの利用履歴を保管しておくようにしましょう。

ICカードへのチャージを楽に仕分けするためには

可能であれば、仕事の時にだけ使用するICカードを用意しておくと、記帳や確定申告が楽に行えます。

交通費が福利厚生費に該当する場合もある

確定申告で交通費を計上する際の別の注意点は、ケースによって交通費が福利厚生費に該当する場合がある点です。たとえば、個人事業主の方が、従業員を連れて社員旅行に行った場合などがそれにあたります。

当然、個人事業主や従業員が公共交通機関を利用したり、自動車で移動したりした場合には交通費がかかるでしょう。では、交通費が旅費交通費として認められるかというとそうでなく、福利厚生費として計上するよう求められることもあるのです。

さらに福利厚生費として認められるかどうかも、旅行期間や会社負担額、従業員の参加割合などによって変わります。経費が旅費交通費になるのか、福利厚生費になるのかわからない場合には、税務署や税理士に相談してみましょう。

領収書がない場合には出金伝票を書く

交通費を使っても、すべてのケースで領収書を発行してもらえるわけではありません。とくに、電車やバスなどの公共交通機関では、領収書が発行されることの方がまれでしょう。

交通費を支払ったことを証明する書類がない場合には、出金伝票を使って経費として認めてもらえます。出金伝票には以下の項目を明記する必要があることを覚えておきましょう。

  • 支払年月日
  • 金額
  • 交通機関の種類
  • 利用区間
  • 電車やバスを利用した理由

ここで重要となるのが、電車やバスを利用した理由です。「打ち合わせ」などのように漠然とした書き方ではなく、「○○会社で△△様と打ち合わせ」のようにできるだけ細かく書くことが重要となります。あとで税務署から出金伝票を書いた理由を尋ねられた時に、事業に必要な支出だったと説明できるような書き方をしましょう。

出金伝票の様式にとくに決まりはないので、文房具店などで販売されているものを使用できます。さらに、毎回の支出で出金伝票を書く必要はなく、支出の一覧表を作って月ごとに仕分けすることも可能です。

まとめ:確定申告では交通費の取り扱いに気をつけよう

確定申告では、働き方や支払った金額によって交通費の取り扱いが異なります。自分がどのように交通費を処理すべきなのかよく知っておけば、トラブルなく確定申告が行えるでしょう。必要であれば税理士などのプロの助けを借りながら、適切に確定申告を行うようにしましょう。

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