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ビジネスフォンについて
起業してすぐに必要なものといえばパソコン類の回線や電話ですね。普通の電話ではなくビジネスフォンと呼ばれる電話をご存じでしょうか？ビジネスフォンとはビジネスをサポートしてくれる電話機器です。例えば家庭用の電話機をはじめに使っていたとしても人や取引先が増えれば転送や保留、録音再生や休業のお知らせなどのアナウンスなど家庭電話では賄いきれない内容が必要になってきます。 起業当初は携帯で電話をしたり、家庭用の電話機だったとしても、回線が必要になったり、不自由が増えてきたらビジネスフォンの導入が必要になってくるでしょう。要するに「家庭で使える範囲を超えたら仕事用のスペックの電話が必要」ということなのです。これがビジネスフォンです。
ただ、ビジネスフォン導入は費用が必要です。少人数で電話もあまりかからないようなスタートなら問題ないかもしれませんが、ひっきりなしに話し中だったり、多くの保留が出来ない場合などは、お客様にも迷惑がかかりますね。または社員が増えたら家庭用電話では使いにくいのが当たり前です。そんな時にはビジネスフォンを考えることになるでしょう。 起業する前はあまりビジネスフォンの予算など知らない場合が多いかもしれませんが、実際に 家庭用の電話を知っている人なら数万円で導入できたものが、会社にビジネスフォンを設置するとなると、数十万が必要となってくることに驚くことも多いようです。
導入するにあたっては、電話回線の設置・設定の際に特別な工事になります。装置を事務所に設置して配線を組み、なおかつ回線の工事が必要です。申し込んでから導入まで約1か月は必要になりますので準備を早くしなければいけません。そのため事業をスタートする日から逆算して、いつまでに何をしなければいけないのかを頭の中に入れておく必要があります。最低でも、回線工事とビジネスフォンの機器代で数十万円もかかりますので、そのくらい出費が掛かると事前に準備しておきましょう。
もし、必要最低限に費用を抑えたい場合は、貸事務所などでなく自宅で開業、もしくはレンタルオフィスでシェアなどを利用することもあります。レンタルオフィスであれば月々の料金に電話回線やネット回線、FAX機の利用、高熱費が含まれている場合が多く、運用がしやすいというメリットもあります。また、スマホから会社番号を利用して電話したり、スマホからFAXの送受信をしたりできるサービスがあるので、事業規模が小さい間はビジネスフォンの利用を控え、業務に支障が出始めている具合で、導入のタイミングを決めてもよいでしょう。購入ではなく、リース（レンタル）として提供している業者も多くいますので、費用が気になる方はリース契約にしても良いかもしれません。
ビジネスフォンを設置するまでの流れ
ビジネスフォンの業者を比較、見積もり依頼
ビジネスフォンの導入は電話回線さえ問題なければ、最短2日で納品してくれる業者もいます。回線工事が必要な場合は業者側でやってくれる所も多いので、気になる業者を何社かピックアップして見積もり依頼を出しましょう。
見積書の確認
会社規模や最低限入れて欲しい機能など、要望を伝えた上で見積書を作成してもらいます。実際に現地調査をしないと、色々とわからない場合が多いため、オフィスまで来てもらって見積もりを作成してもらいましょう。
問題なければ契約・納品
見積書に問題なければ、ピッタリの条件の一社と契約をしましょう。設置工事は、だいたい半日〜1日で終わります。工事中は電話が繋がらない状態になるので、仕事の関係でそれを避けたい場合は、休日や夜間に工事を依頼するようにしましょう。
ビジネスフォン会社の選び方
すぐに動いてくれる業者が良い
電話回線の設置・設定変更の際には特別な工事も必要になるのでスピード感が大事です。必要な時は稼働できる状態にしておかなければなりませんから、メール返信のレスポンスが早いような、スピード感がある業者を選びましょう。
台数によって費用を見積もりしてくれること
ビジネスフォンは費用も割高で30万前後することもあります。高額な主装置や固定電話機などが必要になり、初期費用もかかりますからきちんと見積もりをしてもらいましょう。
中古またはリース契約により費用を削減する
予算がない場合は新品ではなく中古品を購入される方もいます。また購入（買取）ではなく、リース契約やレンタル契約される方も多いので、イニシャルコストを抑えたい場合はお勧めです。
電話回線工事とセットで割引等はあるか
ビジネスフォンを取り扱っている業者の多くは回線工事も行っています。両方依頼することによりセット料金で安くなったりするので、工事が必要な方でセット料金があるような業者に依頼すれば、トータル的に費用が安くなります。
ビジネスフォンの料金相場
回線数（外線数）が2つ、ビジネスフォンが6台とした場合の料金相場を下記にまとめました。この他に工事費用としての目安料金は、主装置設置10,000円／1台、電話接続8,000円／1台、電話線代金が300円／1mとなります。新設、増設、移設の場合も料金体系はほとんど変わりません。リースの場合は途中での解約が基本的に出来ませんが、レンタルは基本1ヵ月単位なので、解約がしやすいというメリットがあります。
| 形態 | 料金相場 |
|---|---|
| リース契約 | 月額8,000円〜 |
| レンタル契約 | 月額10,000円〜 |
| 新品購入 | 300,000円〜 |
| 中古購入 | 50,000円〜200,000円 |
ビジネスフォンのよくある質問
導入が手軽、費用も割安なのはどれですか
少ない人数ならネット電話のような物もおすすめです。必要な端末は、インターネット回線とＰＣ・スマートフォン・ＩＰ電話機のいずれかで大丈夫です。工事も不要で高価な装置も買わなくても良いものになっていますが、大人数になった場合には不向きなこともあります。
オフィス外でも電話取次ぎ、発着信が出来るものはありますか
あります。手持ちのスマートフォンやPCでビジネスフォンの役割はたしつつ、オフィス外での電話取り次ぎや発着信が可能です。外出先からもオフィスの代表番号を使って電話発信することもできます。
中古品でも長く使えますか
使っていた頻度や年数にもよりますが、新品同様の中古品もありますしショールーム見本のようなものもありますので、度合いなどを希望してもらえれば近いものを探してくれることもあります。あるいは、この程度でこの予算内で新品とアウトレットと中古、どんなものが買えるかなどを聞いてみるのも良いと思います。
ビジネス電話の機能で必要なものは何ですか
音声自動応答機能、通話履歴表示など、通話以外でもビジネスをサポートする機能が豊富なものが良いでしょう。
ビジネスフォンでなくては仕事やりにくいですか
社員やお客さまの人数が多くなったら、複数の外線を複数の電話機で共有できるシステムを持っていた方が効率は良くなります。
回線が何本必要化わからない
基本的には、同時に通話する人数を目安に決めます。オフィス人数が全員同時に通話することは少ないと思いますので、最低限の同時通話人数を目安にして回線を設定すれば大丈夫です。
同じビジネスフォンでなぜ値段が異なるの
最近のビジネスフォンはどの機種でもほとんど機能は同じです。違いは主装置の容量でしょう。容量が大きいと外線数や内線数が多くなり価格が高くなります。
主装置にはどのメーカーの電話機でもつながるのですか
各主装置ごとに接続できる電話機が決まっているのでメーカー指定の電話機以外は接続できません。
