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オフィスセキュリティについて
オフィスセキュリティは最近、いろいろに進化しています。個人情報保護法の施行や情報漏えいを防ぐためにも、ネット社会をはじめセキュリティが強化されなければならない世の中になっていますね。オフィスセキュリティの場合は、エントランスなどに特に気を付けなければなりません。カードで認証して入るシステムがメインになっていると思いますが、単なる鍵をかけるだけでなく、情報セキュリティのシステムになっている場合が多いのがオフィスの特徴です。
たとえば窓が開いていたらすぐにわかるようになっているシステムとか、社員の認証をきちんとしないと入室出来ないなど、最新のセキュリティを持っている場合には安心できると思うかもしれません。しかし意外と、見落としがちなところもあります。情報漏えいの被害の例などを見ていると、あらゆる面で気を付けなければならないと感じることが多いです。たとえば最新のセキュリティシステムを入口に使っていたりしても、郵便物から情報が漏えいしたり、書類の誤った廃棄から解ってしまったという例も少なくないのです。
さらにメールの宛先間違い、置き忘れや飲食店での情報漏えいなどもあるようです。漏えい原因の主な事例では原因の多くが、「誤操作」「紛失・置忘れ」という、うっかりした油断から出ているようです。これではエントランスが最新のシステムをいれたとしても最後の退出者がロックしなかった・・・というような単純ミスもあり得そうです。社内ルール作りやこういう場合のメンテナンス会社のフォローアップが重要になってくるのですね。
オフィスでセキュリティ対策も大切だと考えているにも関わらず、なかなか実行に移れないのは、なんとなくはやらないといけないと思うが、どうしていいかわからないようなことが多いようなのです。「お金がかかるのが心配」「業務が忙しくてそこまで手が回らない」というような声も聞きます。それではやはり業者に任せてしまってオフィスセキュリティの管理をしてもらったほうが、結局のところ安心だという事になります。またある程度まとまったオフィスビルであれば館内から先、入室する場合はセキュリティ管理会社がビル全体でなされていることも多いです。
個人IDの登録・照合を通して認証システムを生かすほかに、声帯認証や指紋などを行っている場合もあります。防犯カメラシステムとの連携も可能です。またクラウド型のシステムであればビル管理の必要なサービスだけを入れたり、後から追加することも容易にできます。またセキュリティシステムに加えて省エネサポートサービスなどもつけることができます。エネルギー使用量のデータをチェックして比較したり、目標値設定などをすることでエネルギーの節約に一役買えるシステムも多くなっています。
オフィスセキュリティの種類の例を下記にまとめました。
入退室管理をするには・・・
・扉の鍵を電気的に管理できる電気錠などをID認証リーダーに
・IDごとに認証できる扉、時間帯、曜日などを設定
・ID認証リーダー：顔認証・指紋認証・カード認証などの選択が可能
・エントランスにセキュリティゲートを設置する場合もある
不法侵入を防ぐには・・・
・監視カメラやセンサーなどを設置
・防犯カメラを設置する際には、設置の告知看板を出すのも効果的
・監視カメラの設置の横には柵や塀などと併用しましょう
オフィスセキュリティをセキュリティ会社へ依頼する流れ
セキュリティ場所を決めて相談
共有スペースや個人スペース、エントランスなどセキュリティ対象の位置決めをしてセキュリティ会社に相談します。
入退室と勤怠管理を同時に出来るかなどの内容も確認し、見積もり依頼
効率化できるシステムであれば内容と金額を一緒に確認します。見積もりに問題がなければ商談に進みます。
内容と金額に納得がいけば契約
メンテナンスなども含めて納得がいけば導入の運びとなります。
オフィスセキュリティ会社の選び方
入館または入室記録が一括で勤怠と連動すると便利
入館または入室記録が一括で勤怠と連動すると便利になります。金額にもよりますが総務系の仕事が一部、緩和されることにもなりますので、ついているシステムなら使えるかどうか、予算内かなど聞いてみるとよいでしょう。
オフィスセキュリティマーク認証取得している会社か
プライバシーマークやセキュリティマークなどの認証を受けている会社かどうか 確認しましょう。
休日出勤などきちんと臨機応変にできるシステムか
休日や途中出勤、半休などにも柔軟に対応できるセキュリティシステムかどうかも確認しましょう。
オフィスセキュリティの料金相場
入退室管理（オフィス向け）の例ですが、月額20,000円〜のところも多いようです。運用契約(月額)で保守、コール対応、センター運用費用などを含むことが多いです。カード費およびカード登録費、配線配管費などは別になることもありますので、設置の際には注意しましょう。
オフィスセキュリティのよくある質問
プライバシーマーク制度とは、何ですか
プライバシーマーク制度とは申請に基づき個人情報保護に関する管理に適合し、個人情報の取扱いを適切に行う体制が整備されているという証明を第三者機関に審査してもらって取得するものです。財団法人日本情報処理開発協会及びその指定機関が審査します。
情報セキュリティマネジメントシステムとは何ですか
セキュリティを確保・維持するために、ルールに基づいたセキュリティレベルの設定や実施などの継続的な運用を言います。ISO27001にも関係している内容です。
システム管理はクラウドの方が安いですか
サーバーがありませんのでクラウド型の方が低コストです。専用ソフトやサーバーが不要ですと、初期費用を低減できます。
オフィスセキュリテイが実際に見れる場所はありますか
展示会などで見ることが出来ます。「オフィスセキュリティ展」やメーカーのショールームなどでも確認が出来ます。
