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OA機器について
起業したときには「初期投資を抑えたい」と思う事でしょう。しかしどうしても必要なのが
OA機器ですね。ベンチャー企業向けの複合機などは入れなくてはいけないものの一つです。しかしそれだけではありません。携帯電話やスマホ、FAXやパソコンも起業してから必要になります。また会社によってはプロジェクタやレーザーポインターなどのミーティングツールも必要になります。
リース契約がいいのか、レンタル契約がいいのか、または中古品の購入がいいのかなど、迷うところでもあると思います。まずリース契約の場合、最新モデルのものを選択することができます。一方で、リース契約は途中解約はできないので、使ったらそれを一定期間使わなければなりません。長くて5年ほど使う場合もあるようです。その場合将来のリース契約として今の機器でずっと使っていて大丈夫なのか、という点も踏まえて契約していかなくてはいけません。長期の利用を前提とする場合は、リース契約のメリットを上手く活かせるのはどの方法か、レンタルか？それとも購入かというところを見極める必要がありますね。
またネット環境はどのような新しい、小さい起業にとっても不可欠です。当然パソコンも必要です。小規模でも業務用途なのは同じ。FAXなども同様です。ペーパーレスが叫ばれている今だからこそコストパフォーマンスをうまく回せるOA機器を使いたいものです。
コスト削減ができる、社内のペーパーレス化が進む、外出先でも確認できるといったメリットを満たすような業者からOA機器のレンタルなり、リースなり、購入などをしたいものです。インターネット回線やパソコン、FAXは初期費用もランニングコストも、基本的にはあまり大きな負担はないはずです。できれば最新モデルなどにも対応したいのでパソコンは購入、回線は初期から同じ業者で組むのをお勧めします。
インターネットを活用すると、社内のペーパーレス化も進むでしょう。電子データとして管理することで様々にメリットが生まれてきます。また、パソコンとインターネット環境さえあれば外出先からでも受信した内容を閲覧することができますのでモバイルやクラウドがうまく使える業者が人気になり、導入企業は徐々に増えているのがこの環境にも優しいパターンが使えるOA機器なのです。パソコン選びもこれに沿ったものにしたいですね。
OA機器を設置するまでの流れ
比較ビズで見積もり依頼
OA機を取扱う業者に一括見積もりの依頼をすることができるので、まずはお問合せフォームから見積もり依頼を出しましょう。
複数の業者から見積もり提案
必要な機能・設備、予算などに合わせて見積書を作成してもらいます。
契約手続き
リースの場合は初期費用がかかりませんが、購入する場合は一括でお支払をします。また納品日時を決めて、設置してもらう日を決めます。
搬入・設置工事
希望日時にOA機器を搬入・設置をしてもらい、完了となります。
OA機器会社の選び方
初期費用と月額利用料が負担にならないような金額でありながら、使い勝手が良いOA機器選びをしましょう。オフィスを移転することになっても、そのまま使えるようなOA機器がお勧めです。代理店契約をする際にモバイルなどの対応や同時契約はどうなっているか、 法人と個人事業主での違いは何かなどわからない点は確認したほうが良いです。
当然、一契約あたりいくらかを想定してOA機器のオファーを持っている営業が多いはずです。多少知識やノウハウが必要な場合がありますから、サポートやメリットなどをきちんと伝えてくれる業者がいいでしょう。もちろんこんな時にはデメリットもありますよと言ってもらえるほうが信頼感ありますね。
実際、起業してこんなに経費って掛かるんだ！と実感される方が多いようです。初期投資のほとんどいらないという事はまずないですが、業者の内容によっては最低限のOA機器の投資で済む場合も出てきます。法人事業と個人事業でも多きく変わってきますから、このあたりを踏まえていろいろな配慮を持ったオファーやOA機器を持っている業者を活用するとよいかもしれません。これは経験によりますから、新しい情報を常に持っている事業主向けの専門のOA機器業者などがおすすめです。是非、内容を質問しながらベストな業者から調達してほしいと思います。
コスト削減に貢献するOA機器を選ぶ
当然ですが、電気代が高い機器よりもエコな節約ができる機器のほうが良いはずです。低燃費なパソコンやファックス、会議ツールを選んでランニングコストを抑えましょう。
仕事効率がUPするOA機器を選ぶ
使う事により業務効率がUPしなければ意味がありません。通信接続のエリアが広いとか、モバイルや外出先でも同じように仕事ができる、プリンターの印刷速度が早いなど、業務効率がアップするOA機器の種類を選ぶことが大事です。
どの社員でも管理がしやすいOA機器を選ぶ
メール中心で仕事をする機会が多い場合は、インターネットFAXを選んだり、インターネット環境さえあればすぐに利用できる対応のOA機種を選んだりすることが前向きな業務推進につながります。
メリットだけでなくデメリットを提示してくれる業者を選ぶ
メリットにはデメリットがつきものです。複合機を例にすると月額リース料が安くても1枚印刷した際の費用（カウンター料金）が高かったり、ビジネスフォンを安いからといって導入したら、転送機能がついていなかったというように、「安い」には理由があります。良い面と悪い面をきっちり説明してくれる業者は信頼できると言えるでしょう。
OA機器の料金相場
OA機器の料金相場は機器や仕様により大きく異なります。複合機をリース契約する場合は月額10,000円以上が相場で、ビジネスフォンを6台リース契約する場合は月額8,000円以上がおよその料金相場となります。
OA機器のよくある質問
FAXモデムとは何ですか
FAXモデムとは、パソコンでFAXの送受信を行うためのOA機器です。FAXの送受信を行うには、その機能のために通信内容を変換したり、送受信する機能が必要です。その機能を持っているのがFAXモデムと呼ばれるものです。「モデム」の語源はMOdulator-DEModulator/変調器-復調器だそうです。画像などを通信可能な形式に変換することを「変調」反対の作業は「復調」と呼ばれています。
FAXモデムなしでもFAXは可能
ブロードバンド接続を行っている環境にはADSLモデムやVDSLモデムや/光インターネット/IPフォン、ターミナルアダプタなどがあります。FAX通信機能を持っていない場合も多いので、FAXモデムを用意する必要があります。FAXモデムは、利用する電話回線に対応したものを用意しましょう。
安くOA機器をそろえることはできるの
使っても使わなくても払う基本料金は、リースやレンタルではかかってきます。また中古で買うとしてもあまりに古い場合には、使い勝手がよくなかったり、省エネに非対応あったりします。 安くそろえるには何かとコラボして買ったりするターゲットのほうが多いように思えます。リースがいいのかまたは購入がいいのかという点では最新機種をいつも使うことができたり、メンテバージョンUPをしてもらったりすることで、何かとセットにすると基本料金割引をしてくれるなどのOA機器もありますから、いろいろなサービスを受けられるほうが得に感じますね。
