ビジネスフォンの仕組みとは？役割やメリット
これから起業しようと思っている人は、オフィスに必要なものをいろいろと準備しているでしょう。その中でも欠かせないものとして、ビジネスフォンがあります。 こう聞くと、「普通の電話があれば十分では？」と思う人もいるでしょう。しかし、一般の固定電話よりも多機能なので、効率的にビジネスを進めるために欠かせないものとなるはずです。
ビジネスフォンの仕組みとは
ビジネスフォンとは、複数の回線と電話機を主装置によって制御するシステムのことです。オフィス電話機や業務用電話機と紹介しているサイトもありますが、同じものを指すと思ってください。
制御できる回線や電話機の数は、主装置の中にある基盤で決定される仕組みです。ビジネスフォンにはそのほかにも、留守番電話や通話録音などほかの機能を追加することも可能です。
主装置に接続できる回線は3種類あります。アナログ回線やISDN、ひかり回線のいずれかです。
ビジネスフォンは、ほかのシステムを連携させることもできます。また、機種によってはドアホンやコードレスホン、ファックスなどに接続でき、さらなる業務効率化が期待できます。
ビジネスフォンの役割
ビジネスフォンの果たす役割として大きいのは、業務の効率化です。ビジネスフォンには内線通話機能が付いています。
内線通話を利用すれば、会社の中で会話ができます。例えば、会社によっては別の部署が異なる部屋やフロアということもあるでしょう。普通であれば、部屋を移動したり、階段を上り下りしなければなりません。
しかし、ビジネスフォンの内線通話の仕組みを利用すれば、電話をかけてその場で話ができます。つまり、移動するための無駄な時間を排除できるわけです。
ちなみに、内線通話は通話料金がかかりません。金銭的なコストを気にする必要はありません。業務効率がアップするわけです。
やり取りをスムーズにするのもビジネスフォンの役割の一つです。ビジネスフォンには転送機能が付いています。
例えば、自分の担当外の取引先から電話がかかってくることもあるでしょう。そうなると、対応に困ってしまうでしょう。
しかし、ビジネスフォンがあれば、転送機能を利用してすぐに担当者につなげる仕組みがあります。やり取りで余計な時間を費やすこともなくなります。
特に、営業マンが多く所属している会社だと、このような異なる担当者に電話が行ってしまうことも起こりうるでしょう。そのような場合、ビジネスフォンを導入すればスムーズに対応できるようになります。
ビジネスフォンの仕組み
ビジネスフォンの仕組みを説明する際、家庭で使っている一般的な電話機との違いで見ると、わかりやすいでしょう。私たちが普段使っている固定電話は、1回線当たり1台の電話機が接続される仕組みです。
中には子機付きの固定電話を使っている人もいるでしょう。しかし、この子機を使って通話している場合、親機は使用できません。このように、通常は1回線契約です。
一方、ビジネスフォンは、複数の回線を主装置にまとめ上げるのが従来の電話機との違いです。代表番号に電話がかかってきた場合、主装置とつながっている電話機に、同時に着信を知らせることができます。
また、ビジネスフォンの場合、2台以上の電話を使って同時通話も行えます。このため、頻繁に複数の部署から電話をかけたい場合、ビジネスフォンを導入したほうがいいわけです。
ビジネスフォンの主な機能
ビジネスフォンは、外線からの着信や発信といった一般家庭の電話機の機能がもちろん搭載されています。さらに、プラスアルファの機能がいろいろとついています。
内線はビジネスフォンの代表的な機能の一つです。社内の回線を使って通話する機能のことです。
別のところにいる同僚に連絡する時に活用できます。また、電話を受けた相手が自分とは別の社員と話がある場合、保留してその相手に内線で知らせることも可能です。
内線通話の場合、通話料無料というのが魅力です。事業所内の自営設備を使った通話になるからです。
例えば、リモートコールバック機能があります。外出先から会社の番号でかけるための機能です。これを利用すれば、会社の電話を使って通話する形になります。つまり、自分の携帯料金をセーブできるわけです。
セキュリティシステムを内蔵しているビジネスフォンも出てきています。オフィスが無人の時に、威嚇や通報ができるシステムです。
ネットワークカメラと連動させていれば、不審者の画像を記録します。また、外出先の電話を使って、オフィスにいる不審者に音声で警告できる機種もあります。
日本は地震大国で、どこで震災クラスの大きな地震が起きてもおかしくないです。地震対策のインフラは整備されていて、気象庁から大きな地震が起きた場合、緊急地震速報が流れます。
この緊急地震速報に対応したビジネスフォンもあります。地震が発生した際には、電話機でランプや音で通知してくれるシステムです。必要最低限の対応ができるでしょう。
ビジネスフォンを導入するメリット
ビジネスフォンを導入することで、通信費のコストカットができるのは大きなメリットです。通常の固定電話では、1つの回線に対して1つの電話機しか使えません。
もし従来の手法で複数の電話を受け付けるのであれば、複数の電話回線を導入しなければなりません。すると、それぞれの回線で通話料金が発生してしまいます。
ビジネスフォンの場合、複数の電話機を使っても一つの回線での契約になります。つまり、複数の回線契約をした時と比較して、電話に関するコストを節約できるわけです。
少ない回線で電話のやり取りが効率的になるのもメリットの一つです。電話を取り次ぐ際にも、その部署の電話機に転送できます。
さらに、近年は社内だけのやり取りにとどまりません。ほかの拠点や外出している社員へ転送できるような機種も出てきています。
取引先にわかりやすいところも、ビジネスフォンを導入するメリットです。複数の回線の場合、部署ごとに異なる番号になってしまいます。これでは取引先が混乱しかねません。
しかし、ビジネスフォンを導入すれば、1回線の契約になります。檀雹の番号を掲載して、そこにかければやり取りしたい相手に転送できるわけです。
まとめ
メールやチャットによるやり取りも出てきましたが、やっぱり取引先とは電話で声を聞きながら意思疎通を図りたいと思っている人もいるでしょう。しかし、たくさん電話線を引っ張ってくると、電話料金がかさんでしまいます。
そこでおすすめなのが、ビジネスフォンです。ビジネスフォンは1回線を複数の電話機で共有する形になります。ですから、複数回線と比較して、1回線の契約で電話の基本料金を節約できます。
一昔前のビジネスフォンは、発着信や保留、転送のようなシンプルな機能しかありませんでした。しかし、最近のビジネスフォンは進化しています。多機能な機種も出てきていて、便利になっています。
電話によるやり取りを重視しているのであれば、ビジネスフォンの導入を検討したほうがいいです。今後はAIなどの技術が取り入れられる可能性もあり、さらなる進化も期待できます。
東京都千代田区出身。オフィス機器販売店を5年間経て株式会社ビジネスクロースを設立、代表取締役就任。累計1,000社以上の中小企業のオフィス機器周りをサポートし、コスト削減を実現。現在は、外資系企業、上場企業のオフィス機器も担当。オフィス機器の他に、営業コンサルティング、営業研修など幅広い分野で活動中。
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会社の一つの番号で複数人が通話できる事が家庭用電話機とは違うビジネスフォンのメリットと考える会社が多いのではないでしょうか。 会社の大切な取引先、お客様からの着信があった場合に話中で電話が使えないと不便ですし、起業間もない会社ですとビジネスチャンスも逃しかねません。
一番注意する必要がある部分が、ビジネスフォンを導入したからすぐ複数人が同時通話機能を利用できる事はありません。同時通話を使用できるように、利用している電話回線会社へプラン変更が必要になります。
また、セキュリティシステムと連動している電話機も増えています。ネットワークカメラとの連携や、受付電話、インターフォンとの連携も可能ですので、効率よくビジネスを進めるために必要になってくる会社もあるでしょう。