ビジネスフォンの仕組みとは？主な機能や導入のメリット・デメリットを解説

ビジネスフォンはビジネス利用に特化した電話機

「ビジネスフォン」とは複数の内線・外線を共有する、ビジネス利用に特化した電話機のことです。一般的に、留守番電話や回線転送などの機能が搭載されています。主装置と呼ばれる制御システムと電話機をまとめて「ビジネスフォン」と呼びます。

ビジネスフォンの仕組み

1本の電話回線を複数の電話機で共有できる点がビジネスフォンの最大の特徴です。1度導入すると、基本料金の節約や電話番号の統一など多くのメリットがあります。

ビジネスフォンはアナログ回線・ISDN回線・光回線の3回線を接続できます。ほかにもドアホンやFAX、アンプなどの機器との接続も可能です。

ビジネスフォンの仕組みに含まれる7つの機能

ビジネスフォンの仕組みに含まれる主な機能は、次の7つです。

1. 保留転送

ビジネスフォンには、保留転送が搭載されます。保留ボタンを押すと、受話器を戻しても電話を切らずつないだまま維持できます。担当者に外線電話を取り次ぐ場合や上司の確認が必要な場合など、相手に待ってもらう際に便利な機能です。

外線電話を保留するだけではなく、他の内線へ転送する機能も備わっています。時間の短縮と業務の効率化ができ、外部の電話相手を待たせずに済みます。

2. 自動折り返し発信（コールバック機能）

ビジネスフォンの仕組みには自動折り返し発信が含まれます。電話帳に登録済の電話番号から指定された回線に電話をかけワンコールで切ると、会社から自動的に折り返し電話が発信されます。

コール応答後、話したい人の電話番号を入力することで会社の電話料金で通話が可能です。外出時の携帯電話料金を削減でき、節約効果があります。

3. 部署ごとの電話番号の設置

ビジネスフォンには着信対象となる電話番号を設定できる機能があり、部署ごとに異なる電話番号を割り振れます。各部署へ直通する電話番号を取引先に伝えれば、電話の度に担当部署に転送する手間がなくなります。

部署ごとの電話番号設置は、窓口担当の電話対応に割く時間を削減し、業務効率化につながる機能です。何度も通話相手が変わる必要がないため、取引先相手に不快感を与えないメリットもあります。

4. ダイヤル短縮

ビジネスフォンの仕組みには、ダイヤル短縮が含まれます。ダイヤル短縮は、特定の電話番号を短縮登録して本来の電話番号より短い番号で発信できる機能です。頻繁に電話をかける取引先の電話番号を短縮登録すると、業務を効率化できます。

すべての内線機で共有利用できる「共通短縮」と、個別に設定できる「個別短縮」があるため、部署やフロアごとで柔軟な設定が可能です。

5. 自動音声案内・不在転送

ビジネスフォンには通常、自動音声案内や不在転送機能が搭載されています。自動音声案内は、着信時に自動で連絡内容を判断し、適切な部署や窓口に通話をつなぐ機能です。音声ガイダンスに従って顧客が取り次ぎ先を選択でき、社員による取り次ぎ業務を削減できます。

電話対応を大幅に削減することで、人件費削減や電話対応の時間を他業務に充てられます。1つの電話番号を全般的な受け口に利用できるため、ホームぺージやパンフレットなどに複数の問い合わせ先を記載する必要がありません。

6. スマートフォンの内線化

スマートフォンの内線化は、ビジネスフォンの基本的な仕組みの1つです。スマートフォンを固定電話の内線として加えます。自宅や外出先、テレワークの環境下でも、スマートフォンを使って取引先とスムーズに連絡がとれる機能です。

外出の多い担当者やリモート勤務中の社員あてに着信があった際、折り返す必要なくリアルタイムで電話をつなげられます。発信者を待たせず対応できるため、ビジネスチャンスを逃しません。

7. 内線・外線会議通話

登録した内線電話機同士の同時通話や、外線を用いた他拠点との会議通話が可能になります。会議通話は、室内の広い範囲の声を拾うことができ、複数人が一緒に通話できる仕組みです。通話の録音も可能なため、そのまま議事録として残すこともできます。

ビジネスフォン導入の3つのメリット

ビジネスフォンを導入する3つの主なメリットは、次のとおりです。

1. 1つの電話番号に複数の電話機で対応できる

ビジネスフォンを利用すると、1つの電話番号から複数の外線電話に対応できるようになります。複数クライアントから同時に電話がかかってきても、通話中でつながらない状態が減りスムーズな対応が可能です。

保留転送を利用するとデスク担当者を呼び出す必要がなくなり、電話相手の待ち時間を短縮できます。電話対応を自席で終えた社員がすぐに自身の業務に戻れることもメリットの1つです。

2. 内線番号を利用できる

 ビジネスフォンを使うメリットの1つは、内線番号の取得です。ビジネスフォンとして利用する電話機には内線番号を振り分けることができ、内線を用いた社内通話が可能になります。

他フロアや他部署に確認事項がある場合、わざわざデスクまで行く手間が省け、社内コミュニケーションが円滑化します。

3. 一般的な固定電話より通話料金を抑えられる

通話料が抑えられる点は、ビジネスフォン導入のメリットの1つです。内線機能の備わった電話機同士は、社内通話が無料でできます。通信事業者が提供する最新のビジネスフォンの場合、携帯電話に発信する通話料金の定額設定も可能です。

導入時の初期費用がかかるビジネスフォンですが、長期的な視点ではコスト削減につながります。長い目で費用対効果を見極めて導入を判断しましょう。

ビジネスフォン導入の3つのデメリット

ビジネスフォン導入のデメリットは、次の3つです。

1. 契約期間の満期まで解約ができない

ビジネスフォンを導入する場合、基本的には契約期間中の解約ができません。オフィスの移転や事業方針の変更など、途中解約の可能性がある場合は慎重に契約を結びましょう。契約期間中の解約は、多くの場合リースの残額や違約金の支払いが必要になります。

ビジネスフォンの契約を結ぶ際は、解約条件や契約期間を必ずチェックしましょう。移転の予定があれば、引っ越しのタイミングに応じて契約開始時期を決める必要があります。

2. 操作に慣れるまで時間がかかる

ビジネスフォンを導入してすぐは、操作に慣れる時間が必要です。ビジネスフォンには多くの機能があるため、すべての機能を覚えるのは簡単ではありません。スタッフが使い方に慣れるまではボタンの押し間違いや間違い電話など、細かなミスの発生が予想されます。

クライアントや取引先からの電話を転送したつもりが実は切ってしまっていた場合、相手に不信感を与えかねません。操作ミスを最小限に抑えるよう、導入時には機能と使い方をまとめたマニュアルの作成や研修の実施を行うなどの対策が必要です。

3. 導入時にコストがかかる

ビジネスフォンを導入する際には、電話機本体と主装置の購入費用に加え、回線工事や初期設定などの費用が発生します。 導入台数や回線数によっても変化しますが、小規模なオフィスで10〜30万円、大規模な企業であれば100万円以上が一般的な相場です。

機器の購入金額が大部分を占めるため、品質にこだわらなければ中古ビジネスフォンの導入を検討しましょう。導入費用を10分の1〜2分の1まで抑えられます。

ビジネスフォンを導入する際の3つのポイント

ビジネスフォンを導入する際は、事前に次の3つのポイントに注意しましょう。

1. 導入には工事が必要になる

ビジネスフォンの諸機器は、オフィスの特別な工事が必要です。電話機の接続や配線の引き込みなど、オフィス内の電話機を利用する範囲全体におよびます。

建物によっては主配電盤に鍵がかけられていることがあるため、事前に管理会社に確認をとる必要があります。工事の予定が決まったらすぐに知らせ、当日の段取りを打ち合わせしておきましょう。

部門編成を変えたり新しい部署を立ち上げたりした際は、電話機を新しく設置するケースもあります。増設の際も、工事を依頼する必要があります。増設方法は規模や配置によるため、都度確認が必要です。

2. 必要な機能を事前に決めておく

ビジネスフォン導入の際は、事前に必要な機能をまとめておくと便利です。ビジネスフォンはすべて本記事で紹介した機能を搭載しているわけではなく、メーカーや機種によって機能が異なる場合があるためです。

機能や拡張性を考慮してあらかじめ必要な機能を決めておけば、条件に該当する業者を選びやすいでしょう。必要な機能を見積もり時に伝えることで、契約前に正確な費用がわかります。

現在ではスマートフォン利用の企業が増えており、スマホを内線化できる機能が人気です。業務を円滑にするために、自社の理想のビジネススタイルを想定してビジネスフォンを導入しましょう。

3. 複数社に見積もりで条件を比較する

ビジネスフォンを導入する際は、複数のビジネスフォン会社に見積もりを依頼しましょう。1社のみに初めから絞ってしまうと、価格が相場に対して適切か、搭載機能は十分かがわからないまま契約することになるためです。

複数社の見積もりを比較することで、価格相場が把握できるだけではなく、サービスが手厚い会社を見つけられます。比較対象があれば条件の交渉がしやすくなり、最適な条件でビジネスフォンが導入できます。

比較ビズでは、複数のビジネスフォン会社に対する無料の一括見積もりが可能です。自社の働き方に最適でローコストなビジネスフォン会社を探している方は、ぜひ気軽に比較ビズをご利用ください。

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まとめ

ビジネスフォンはさまざまな機能を搭載し、ビジネスの円滑化につながる仕組みです。ビジネスフォンを導入することで電話対応に費やしていた時間を節約でき、有効に時間が使える環境が整います。

導入のための工事費用はかかりますが、通話料が安くなることを考慮すると長期的にはコストパフォーマンスが高い投資です。契約の際は、契約内容をよく確認し慎重に搭載機能を選択しましょう。

自社に適したビジネスフォンの会社を探す場合、比較ビズで一括見積もりを利用することをおすすめします。1社ずつ依頼・調整する手間を省くためにも、ぜひご利用ください。

監修者のコメント

株式会社ビジネスクロース

代表取締役　山口嘉太

東京都千代田区出身。オフィス機器販売店を5年間経て株式会社ビジネスクロースを設立、代表取締役就任。累計1,000社以上の中小企業のオフィス機器周りをサポートし、コスト削減を実現。現在は、外資系企業、上場企業のオフィス機器も担当。オフィス機器の他に、営業コンサルティング、営業研修など幅広い分野で活動中。

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会社の一つの番号で複数人が通話できる事が家庭用電話機とは違うビジネスフォンのメリットと考える会社が多いのではないでしょうか。 会社の大切な取引先、お客様からの着信があった場合に話中で電話が使えないと不便ですし、起業間もない会社ですとビジネスチャンスも逃しかねません。

一番注意する必要がある部分が、ビジネスフォンを導入したからすぐ複数人が同時通話機能を利用できる事はありません。同時通話を使用できるように、利用している電話回線会社へプラン変更が必要になります。

また、セキュリティシステムと連動している電話機も増えています。ネットワークカメラとの連携や、受付電話、インターフォンとの連携も可能ですので、効率よくビジネスを進めるために必要になってくる会社もあるでしょう。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。