テレワークマネジメントの課題とは？4つの効果的な施策や成功事例を紹介

現状のテレワーク導入状況とマネジメントの役割

参照：「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」

現在のテレワーク導入状況は、2023年3月時点で全国テレワーク実施率が30%で、東京23区では51.6%です。新型コロナウイルス感染症の影響が落ち着いた後でも働き方改革と業務効率化の観点から、多くの企業でテレワークが導入されています。

テレワークのメリットを最大限に引き出すためには、適切なテレワークマネジメントが不可欠です。テレワークマネジメントは、従業員の業務管理とパフォーマンス向上を目指すマネジメント手法です。成果を最大化するためにさまざまな要素を管理する必要があります。

テレワークマネジメントの3つの課題

テレワークマネジメントには下記3つの課題があります。

1. 人事管理の課題

テレワークでは人事管理にさまざまな課題が生じています。オフィス勤務とは異なり、従業員の勤務状況を直接確認できないためです。

テレワークマネジメントにおける人事管理の課題

テレワークマネジメントにおける人事管理の課題には下記が挙げられます。

テレワークは従業員の勤務時間や休憩時間の把握、業務進捗状況の確認などが難しく、長時間労働や業務怠慢などのリスクも高まります。テレワーク環境で成果を可視化することが難しく、評価の公平性や納得感にも課題が生じるでしょう。

休憩時間の管理や有給休暇の取得状況、メンタルヘルス状態の把握など、労務管理全般においても課題が生じています。人事管理の課題を克服するためには、テレワークに特化した人事制度や評価制度の構築、定期的な個別面談の実施などが有効です。

2. コミュニケーションの課題

テレワークでは、コミュニケーション機会が減少する課題があります。日常的な口頭コミュニケーションが減るため、情報共有や意思決定が困難です。

テレワークマネジメントにおけるコミュニケーションの課題には下記が挙げられます。

テレワークでは、業務上の情報共有や進捗状況の報告が滞り、誤解が生じたり意思決定が遅延したりする可能性があります。メンバー間での交流機会の減少は、チームワークの低下や帰属意識の喪失につながるでしょう。

コミュニケーション面での課題を克服するためには、オンライン会議やチャットツールの活用、定期的なチームミーティングの実施など、コミュニケーションの機会を積極的に確保することが重要です。

3. 環境構築の課題

テレワークマネジメントには、環境構築の課題があります。テレワークを成功させるためには、従業員が快適に仕事できる環境を構築することが重要です。

テレワークマネジメントにおける環境構築の課題には下記が挙げられます。

テレワークでは、仕事に集中できる環境が整備できない場合があり、業務効率の低下やメンタルヘルスの悪化につながる可能性があります。情報漏洩や不正アクセスなどのリスクが高いため、適切なセキュリティ対策が必要です。

インターネット環境や通信速度が不安定な場合、業務に支障をきたす可能性があります。環境構築の課題を克服するためには、会社側が作業環境やIT環境を整備し、セキュリティ対策を徹底することが重要です。

テレワークマネジメントを成功に導く4つの施策

テレワークマネジメントを成功に導く施策は次の4つが挙げられます。

1. 明確な評価基準を設ける

テレワーク環境では、明確な評価基準を設けることが必要です。従業員の勤務状況を直接確認することが難しいため、従来の成果主義に基づいた評価制度では、評価の公平性や納得性に課題が生じます。

評価基準には、以下の要素が求められます。

評価基準の施策は、従業員と共有して定期的にレビューを行うことが重要です。

2. 定期的なカウンセリングプログラムを設ける

テレワーク環境では定期的なカウンセリングプログラムを設けることが重要です。テレワークには孤独感やストレスを感じやすい場合があるため、従業員のメンタルヘルスのサポートが求められます。

カウンセリングプログラムの内容は、下記のとおりです。

従業員と個別に面談を行い、仕事やプライベートに関する悩みを聴取します。グループで話し合いや、メンタルヘルスのセルフケア方法やストレス対処法に関する研修も効果的です。

カウンセリングプログラムは、従業員が気軽に利用できる環境を整え、守秘義務を徹底する必要があります。

3. 高品質な作業環境を提供する

テレワークを成功させるためには、高品質な作業環境の提供が必要です。自宅のワークスペースでは、仕事に集中できる環境が整備されていない場合があり、業務効率の低下につながります。

想定される問題として、充分な作業スペースが確保できないこと、適切なインターネット環境や通信速度が確保できないことが挙げられます。

高品質な作業環境を提供するために、コワーキングスペース利用費用の補助、サテライトオフィスの設置、通信費用の補助などを検討しましょう。

4. テレワークツールを導入する

テレワークを効率的に進めるためには、テレワークツールの導入が重要です。テレワークツールを活用することで、情報共有やコミュニケーション、業務管理などを効率的に行えます。

代表的なテレワークツールには以下があります。

適切なテレワークツールを選択し、導入することで、従業員の満足度向上と企業の競争力強化を実現できるでしょう。

テレワークマネジメントの成功事例3選

テレワークマネジメントの成功事例には次の3つがあります。

1. チャットの常時接続とオンライン反省会の実施

システム開発企業では、社内チャットサービスの常時接続とオンライン反省会を実施しました。

テレワーク環境におけるコミュニケーション不足を解消し、社員同士による気軽なコミュニケーションを促進することが目的です。業務連絡だけではなく、雑談や情報共有なども活発に行われました。

オンライン反省会は、毎週オンラインで週の業務内容や課題について話し合う反省会です。チャットの常時接続を同時に実施することでテレワーク環境でも円滑なコミュニケーションを実現し、満足度と業務効率が向上します。

2. オンラインランチ会の実施

大手電機メーカーではオンラインランチ会を実施しました。ランチ会では、業務とは離れた場でメンバー同士が交流し、親睦を深められます。オンライン開催のため、場所の制約がなく、従業員が参加しやすいことがメリットです。

テレワークによる孤独感を解消し、チームワークを強化します。

3. アンケートを実施して業務報告を簡素化

大手小売チェーンではアンケート形式の業務報告を導入しました。従来の業務報告書作成に代わり、簡単なアンケートに回答することで、業務内容を報告できます。利用者が成果を出せている場合、フォーマットに沿った業務報告は不要となります。

アンケート形式の業務報告導入により、従業員の報告負担を大幅に削減し、報告書のレビューにかかる時間が短縮されました。

テレワークマネジメントにおすすめのツール4選

テレワークマネジメントにおすすめのツールは次の4つが挙げられます。

KING OF TIME

参照：KING OF TIME

KING OF TIMEは、勤怠管理やタスク管理、分析などの機能を網羅したオールインワンツールです。勤怠管理機能では、タイムカードの打刻や休憩時間管理、残業申請などが可能です。

有休管理・休暇管理機能、補助項目機能、データ分析機能も搭載しています。複数の機能を連携させることで、従業員の業務時間を可視化し、効率的なタスク管理が実現できます。

Backlog

参照：Backlog

Backlogはプロジェクト管理に特化したツールです。タスク管理やファイル共有、コメント機能など、プロジェクト管理に必要な機能を提供しています。タスクを細かく分割し、進捗管理を行うことで、チーム全体の作業効率化が可能です。

ファイル共有機能やコメント機能を活用することで、チームメンバー間での情報共有や意見交換が円滑に行えます。

Slack

参照：Slack

Slackは、リアルタイムコミュニケーションに特化したツールです。チャットや音声通話、ビデオ通話などのコミュニケーション機能を備えており、チームを常につなぎます。

Slackは直感的な操作で利用できるため、チームメンバーが気軽にコミュニケーションを取れます。グループトーク機能を活用することで、プロジェクトごとにチームを編成しての情報共有が可能です。

Teams

参照：Teams

Teamsはマイクロソフトが提供するテレワークプラットフォームです。チャットや音声通話、ファイル共有など幅広い機能を提供します。マイクロソフトオフィス製品との連携も可能で、統合的なテレワーク環境構築が可能です。

まとめ

近年、テレワークの普及により、企業は従来のオフィスワークとは異なる課題に直面しています。テレワークでは、コミュニケーション不足や評価制度の不備、環境構築の難しさなどさまざまな課題への対策が必要です。

テレワークは、新たな働き方として定着しつつありますが、適切な専門知識や経験に基づいたマネジメントが重要です。自社だけですべてを担うのが難しい場合は、プロのサポートを活用することをおすすめします。

「比較ビズ」では、必要事項を入力すると2分程度で、目的や用途にあわせたコンサルティング会社をスピーディーに探せます。ぜひ利用してみてください。

監修者のコメント

株式会社C story maker

代表取締役 萬関 良輔

マーケティングコンサルティングとして、上場企業から地方中小企業まで延べ100社以上のご支援を経験。戦略設計から実行、人材育成まで会社において事業面を全てご支援範囲としている。WEBマーケティングにおいても、WEB広告及び制作関連も全て対応。過去実績：集客改善PJ（WEBマーケ改善率 110％〜160％）、マーケティング人材育成PJ（人材育成後、集客が2.5倍改善）

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近年の社会情勢からテレワーク化が一気に進み、多くの企業でテレワークの導入が進みました。最近ではテレワークと出社をフレキシブルに社員が選択できる環境を提供している企業も見受けられますが、まだまだテレワークでのマネジメントには課題が多いのが現状です。

本記事にも記載があるように、遠距離かつ画面上でのやり取りという過去の日本ではなかった新しいコミュニケーション方法だからこそ、今までの正攻法では管理しきれて」いないのが現実でございます。

しかし、多くの優秀な人材と場所関係なく働けるという利点では多くの企業に人材確保の機会でもあり、遠隔マネジメントコントロールすることでより企業活動を加速できる手法として重要であることも事実です。

遠隔マネジメントで重要な点について本記事にもご紹介をしておりますが、私が考える最も重要なことは、「マネジメント人材が仕事を設計できているか」という点です。

今までの日本ではオフィスに部下がいることが普通であり、たまにのぞき込んだり話しかけたりすることで進捗の確認などをすることができましたが、遠隔ではそうはいきません。ではどうするべきか、簡単です。一つの仕事を最初から最後までどういったタスクが発生するのかを設計するだけでいいのです。

仕事を始める前にタスクの目的は何か、ゴールは何か、ゴール達成する為に必要なタスクは何かを細分化さえできてしまえば、週に数回のMTGで進捗確認ができてしまい次の指示に迷うこともありません。

マネジメントの根幹とは、「仕事、人材をコントロールすること」にあります。コントロールする為に必要な線路さえ事前に作ってしまえばいいのです。仕事の設計をし、遠隔からでもマネジメントできる環境を作ることでより多くの企業が躍進できると私は考えております。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。