記帳代行の流れを解説【申し込み〜サービス開始の期間とは】

更新日:2020年02月07日 発注カテゴリ: 記帳・経理代行
記帳代行の流れを解説【申し込み〜サービス開始の期間とは】

「記帳代行が便利なサービスとは聞いているけれど、具体的な流れが分からないから不安」という理由で、問い合わせや申し込みをためらっている人は少なくありません。クライアントは何をどこまでする必要があるのか、問い合わせからサービスの正式なスタートまでどれくらいの期間を要するのか、また業者がどこまで対応してくれるのかといった詳細に関して、多くの経営者がぜひとも知りたいと思っていることでしょう。では、記帳代行の流れとはどのようなものなのかを具体的に調べてみましょう。また、申し込みからサービス開始までにはどれほどの期間が必要となるのかといった点も確認していきます。

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記帳代行の流れは主に7つのステップで構成

記帳代行サービスの基本的なシステムおよび流れはどの業者に依頼する場合でもそれほど変化がありません。大抵は以下の7ステップで手続きが進められていきます。

  • 打ち合わせ・プラン決定
  • 送付する資料の準備とチェック
  • 経理資料の送付
  • 会計システムへの記帳
  • 月次決算等の作成
  • クライアントへの報告書提出および承認
  • 年度末決算書類の作成および申告サポート

料金設定やデータのやり取りに関する詳細などについて双方が合意すると契約成立となり、早ければ1週間以内でサービスを正式にスタートすることが可能です。

流れ(1)打ち合わせ・プラン決定

資料請求や電話ないしメールによる相談を通して、クライアントが必要としているサービス内容を確認していきます。

出納帳の作成や領収書のコピー保存などを含めてすべての経理業務を委託したい場合には、「丸投げ」のプランを選択するとよいでしょう。一方、可能な限りリーズナブルなオプションを選びたいというケースでは、会計システムへの入力および報告書の作成のみを税理士が担当するプランを選択します。

流れ(2)クライアントは送付資料を用意する

税理士が会計システムへ入力するために必要とする資料は主に以下の5点です。

  • 法人名義となっている通帳のコピーもしくはcsv形式のデータファイル
  • 領収書ならびに請求書の原本
  • 給与明細
  • 法人名義となっているクレジットカードの明細
  • その他売り上げや支出に関わる明細

1つでも書類が不足すると正確な月次決算のレポートを作成することができなくなるので、すべての書類がそろっているかを十分にチェックしましょう。ただし、領収書の仕分けなどに関しては多くの場合税理士の方で実施するので、細かく分類する必要はほぼありません。

領収書や請求書に関しては、コピーは不可です。また、用途や品目などが明記されていない場合には別途説明を添付する必要があります。

流れ(3)依頼主は経理書類を追跡可能な手段で送付

必要な経理の書類がすべて揃ったら、レターパックなど配送状況に関する追跡が可能なサービスを利用して税理士事務所へ送付しましょう。

資料を送付する頻度に関しては、税理士とクライアントの間である程度自由に決めることが可能です。毎週末に送付する人もいれば、10日毎、あるいは月末にまとめて送るというケースもあります。

流れ(4)記帳代行業者が会計システムに入力

税理士事務所では、クライアントから送付されてきた領収書などの各種書類を会計システムへ入力していきます。使途が不明あるいは記入漏れなどの書類がある場合には、すぐに電話もしくはメールで確認をして対応を決めるのが一般的です。

税理士は単純にデータの入力および記帳を行うだけではなく、どのような経費として計上すれば会社への負担が少なく、年度末に税金の支払いが抑えられるのかといった点も考慮しながらデータ処理を進めていきます。これが記帳代行を利用する大きなメリットなのです。

流れ(5)記帳代行業者が月次決算報告書も代行作成

月末になると税理士は損益推移表や決算報告書、賃貸対照表などをクライアントに代わって作成します。キャッシュフローの推移が視覚的にわかるよう各種グラフを作成するケースも珍しくありません。

記帳代行だけでなく顧問契約も結んでいる場合には、経理用の基本的な書類に加えて、財務や経営者向けの分析データなどを添付してもらえるという利点があります。資金繰りに関する専門家のアドバイスを求めている経営者であれば、このサービスをぜひ活用してみましょう。

流れ(6)依頼主が報告書のチェックおよび承認を実施

月次決算報告書が税理士から送られてきたら、クライアントはその内容を確認したうえで承認を行います。記帳代行サービスは基本的に1か月更新なので、その内容に不備があったり、サービスを利用するメリットが感じされないという場合にはそこで契約を終了することも可能です。

流れ(7)年間契約の場合は年度末の決算書類作成も代行

記帳代行の年間契約をしている場合や税理士との顧問契約を結んでいる場合には、毎月の決算書類に加えて年度末の決算書類や各種申告用書類を準備してもらえるというメリットがあります。社内に経理担当者がおらず、経営者が資金管理をすべてチェックしているというケースでは、記帳代行から顧問契約へと切り替えて経理業務をまるまる委託してしまうというケースが珍しくありません。

多くの税理士事務所では、毎月契約を更新する場合よりも顧問契約もしくは記帳代行の年間契約をする方がお得になるよう料金設定がなされています。ですから、記帳代行を継続的に利用していこうと決めたなら、できるだけ早く長期契約に切り替えるとよいでしょう。

まとめ

記帳代行は申し込み完了からサービス開始までの流れがとてもシンプルで、手続きそのものに要する期間も早ければ1週間以内というスピード感が大きな魅力と言えます。クライアントが提出する書類もそれほど多くないので、経理担当者が離職してしまったなどの理由から緊急にサポートを必要としている企業としては大変ありがたいサービスと言えるでしょう。

記帳代行契約は基本的に1か月更新で、会計システムへの入力および月次決算の報告書作成を税理士が担当してくれます。このサービスを利用することで経理担当者の負担は大きく軽減され、他の業務に時間を振り分けることが可能となるでしょう。

記帳代行サービスを提供している業者は非常に多くあります。一方で、税理士資格を持たない違法業者の存在も確認されていますから、申込を検討している経営者はこれまでの実績や有資格者の有無などを事前にしっかりと確認するようにしましょう。

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