法人登記の必要書類と手続き、提出先を徹底解説!

更新日:2020年03月03日 発注カテゴリ: 法人・商業登記
法人登記の必要書類と手続き、提出先を徹底解説!

会社の設立時には法人登記を行う必要があります。法人登記に必要な書類は10種類あり大変ですが、法律上の義務なのできちんと行いましょう。焦らず一つずつ丁寧にこなせば、決して難しい手続きではありません。ここでは法人登記に必要な書類と手続き、提出先をわかりやすく解説します。

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法人登記に必要な法人用の印鑑

法人登記の書類を作成するにあたって、法人用の印鑑が必須となります。スムーズに手続きを済ませるために、あらかじめ作っておきましょう。法人実印のみでも手続きは可能ですが、下記の4つの印鑑を作っておくことが望ましいです。 

法人実印

まず、法人実印です。法人の正式な印鑑で、登記時に必須となります。会社の代表者として他社と契約を交わすときなどに使われます。

銀行印

続いて銀行印です。法人口座を開設するときに使用する印鑑です。また、口座の預金を銀行から支払ったり、手紙・小切手の押印にも使われます。

社印

次に、社印です。角印とも呼ばれ、請求書、領収書などに確認印として使用されます。

ゴム印

最後にゴム印です。会社の所在地・電話番号・会社名・代表者名が掘られた印鑑です。契約書にこれらの情報を記載する手間を省く目的で使われます。

法人登記の必要書類

法人登記に必要な10種類の書類について、一つずつ解説します。状況によっては不要な書類も出てくるかもしれません。

法人登記申請書

登記申請書は、法務局の「商業・法人登記の申請書様式」からテンプレート・記載例をダウンロードできます。テンプレートに必要事項を記入して使用しましょう。記載事項は下記の通りです。

  • 商号
  • 所在地
  • 登記の事由
  • 登記すべき事項
  • 課税標準金額
  • 登録免許税
  • 添付書類
  • 収入印紙貼付台紙

登記すべき事項はCD-R、もしくはDVD-Rに記録することも可能です。この場合、「別添CD-R(DVD-R)のとおり」と記載し、申請書と一緒に提出します。また、代理人が申請する場合は設立時代表取締役の押印は不要です。

定款

定款は「会社の憲法」とも呼ばれる、会社の根本原則を記載した書面です。必ず記載する必要がある項目は、目的・商号・本店の所在地・発起人の氏名(もしくは名称)・発行可能株式総数です。これを「絶対的記載事項」といいます。

また、必須ではありませんが、定款に記載されていなければ効力が生じない事項のことを「相対的記載事項」といいます。例えば、取締役会の設置に関する規定・株式譲渡制限に関する規定などです。

これら以外にも法律の範囲内であれば、会社が任意で定めた事項を記載できます。これを「任意的記載事項」といいます。例えば、取締役の人員数・事業年度に関する定めなどです。

発起人の決定書

発起人とは、会社設立時に資本金の出資や定款の作成などを担当する人のことです。発起人の決定書は、発起人の同意を得て本店所在地が確定したことを申請する書類です。本店所在地や設立時代表取締役の氏名などが記載されています。

定款に本店所在地を詳細に記載されている場合は、不要となることがあります。無料で配布されているテンプレートを使用できます。

取締役・代表取締役・監査役の就任承諾書

「代表取締役の就任同意書」は、取締役が1人のみで、代表取締役と兼任している場合は不要です。「監査役の就任承諾書」は、監査役を選任する場合に必要です。

取締役の印鑑証明書

取締役全員分の印鑑証明書が必要ですが、取締役会を設置している場合は、代表取締役の分だけで大丈夫です。

資本金払込を証明する書類

定款の認証終了後に資本金を振り込むので、「正しく振り込んだこと」を証明する書類が必要です。具体的には通帳の記帳欄・表紙・個人情報欄(名義や口座番号が記載されている欄)のコピーに表紙をつけます。各ページに契印する必要があるので気をつけましょう。

設立時取締役及び設立時監査役の調査報告書及びその附属書類

定款で「変態設立事項に関する事項」が定められている場合に必要です。 変態設立事項とは、その事項を決定した場合に必ず記載する必要がある事項です。具体的には現物出資・財産引受・発起人の報酬・設立費用の4つがあります。

委任状

登記を代理人が行なった場合に必要です。

印鑑届出書

法務局に法人実印を届け出るための書類です。法務局のホームページにテンプレート(PDFファイル)があるので、そちらをダウンロードして使用しましょう。

資本金額の計上に関する設立時代表取締役の証明書

車や有価証券、不動産などの「現物出資」がある場合に必要です。出資されるのが金銭のみであれば不要です。

役員を変更した際の必要書類

役員を変更した際、原則2週間以内に変更登記を行わなければいけません。変更登記を行う際、役員に就任する場合と退任する場合で必要な書類が変わります。それぞれ必要な書類が以下の通りです。

就任する場合に必要な書類

  • 登記申請書
  • 就任承諾書
  • 住民票記載事項証明書または運転免許証等の写し

上記が新しく役員に就任する場合の必要書類になります。登記申請書は法人を設立する際に提出したものと別様式の書面が必要ですので注意が必要です。法務局のホームページで案内を良く確認してからダウンロードしましょう。就任承諾書は選任を証明する議事録に就任 を承諾した旨が記載されていれば、その議事録を就任承諾書として代用することができます。

退任する場合に必要な書類

  • 登記申請書
  • 辞任届

上記が役員が辞任した場合の必要書類です。就任する場合と同様、登記申請書は決められたフォーマットで提出する必要があります。 また役員が辞任した場合、原則として辞任届の提出が必要です。就任承諾書と同様に、後任者選任を証明する議事録に対象の役員が辞任した旨が記載してあれば、その議事録を代用できます。

法人登記の手続きの流れ

法人登記は、書類の作成以外にもやるべきことがたくさんあります。滞りなく手続きを終えるために、手続きの流れを把握しておきましょう。

定款の作成

最初にすることは、定款の作成です。インターネット上にある無料テンプレートを活用して、必要事項を記入します。それが終わったら、発起人の印鑑で押印・割印して3部用意します。

公証人役場で定款の認証を受ける

次に、公証人役場で定款を認証します。日本公証人連合会のホームページから登記する地域を担当する公証人役場を調べ、あらかじめ連絡して訪問日を決めます。 公証人役場で用意するのは、定款3部と発起人(出資者)全員の印鑑証明書です。

ちなみに定款はPDFの電子定款で用意することも可能です。この方法では収入印紙代4万円が不要になります。

登記書類の作成

資本金の払込をし、本記事に記載している法人登記に必要な書類を用意しましょう。

法人登記申請

資本金の払込後から2週間以内に、法務局にて法人登記申請をします。登記申請した日が「会社設立日」となります。原則として、代表取締役が申請を行います。

税務署へ届け出

「法人設立届出書」と「青色申告の承認証明書」を、本店所在地の税務署長に届け出る必要があります。法人設立届出書は、会社設立から2ヶ月以内に提出しましょう。この書類には、以下の書類を添付します。

  • 定款等の写し
  • 設立の登記の登記事項証明書
  • 株式等の名簿の写し
  • 設立趣意書
  • 設立時の貸借対照表
  • 被合併法人等の名称及び納税地を記載した書類(合併などにより設立されたとき)

また、設立第1期目から青色申告の承認を受けたい場合は、設立後3ヶ月を経過した日、あるいは設立第1期の事業年度終了日のうち、いずれか早い日の前日までが提出期限です。これ以外にも、必要に応じて以下の書類を用意します。

  • 減価償却資産の償却方法の届出書
  • 棚卸資産の評価方法の届出書
  • 有価証券の一単位あたりの帳簿価額の算出方法の届出書
  • 源泉所得税の納金の特例の承認に関する申請書
  • 給与支払事務所等の開設届出書
  • 消費税関係の届出書

法人登記の際にかかる費用

法人登記の際、様々な費用が発生します。場面ごとに発生する費用を以下まとめました。

定款認証までにかかる費用

  • 公証役場に支払う認証手数料・謄本代(約5万2000円)
  • 定款に貼付する収入印紙代(4万円)

上記が定款認証の際に発生する費用になります。公証役場に定款認証手数料と定款謄本作成手数料を支払う必要があります。紙の定款を作成した場合、4万円の印紙税が掛かりますが電子定款の場合は収入印紙代は不要です。

設立登記申請時にかかる費用

  • 登録免許税(15万円〜)

設立登記申請時、登録免許税を支払う必要があります。登録免許税は最低でも15万円支払い義務があり、支払う額は資本金に1000分の7を掛けて算出します。

その他の費用

  • 印鑑作成費用(数千円〜2万円程度)
  • 印鑑証明書・登記簿謄本等の取得費用(約1,000円)

その他、印鑑の作成費用と各種手続きの書類取得費用が掛かります。印鑑作成費用はどの材質を選ぶかによってかかる費用が変わってきます。

まとめ

法人登記の手続きはするべきことが多いですが、決して難しい処理はありません。正しく手順を踏めば難なく終えることができます。 スムーズに終えるコツは、あらかじめ印鑑を作っておくことと、期限のある書類(法人設立届出書)などに注意することです。

経営者に無駄な時間を過ごしている余裕はありません。タイムイズマネーの精神で、法人登記を速やかに乗り切りましょう。 

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