HapInS株式会社

中古車小売・自動車整備など複数事業を展開するグループのお客様に対し、組織階層・従業員情報を管理する「従業員管理システム」と、日報運用・上長評価・1on1・人事考課を統合する「日報管理システム」を開発しました。M&Aによる組織変更が頻繁に発生する前提で設計し、事業本部→法人→事業部→拠点→部署の5階層マスタと、人事異動に追随する評価者判定ロジックを実装。2023年11月から現在まで継続してご支援しています。

【背景・課題】
M&Aによる事業拡大が続き、グループ傘下の各社がそれぞれ個別に従業員管理を行っていました。組織は多階層構造で、合併や事業再編が発生するたびに旧システムでは対応しきれない状態でした。日報も旧システムでは「本日の業務内容」「明日の予定」の記録とコメント程度にとどまり、数千名規模の組織に対して上長評価・1on1・人事考課アンケートといった機能を持たず、個別運用でカバーせざるを得ませんでした。特に上長評価の対象者と評価者の紐付けは人事異動のたびに変更が発生し、「いつまでの日報を、どちらの評価者が評価すべきか」をシステムで判定できないと評価漏れや二重評価が起こるリスクがありました。

【実施内容】
・組織階層マスタ管理：5階層のマスタを整備し、合併・再編時もマスタデータの組み替えだけで追随できる設計に。ロール・権限を法人・拠点単位で細かく制御し、CSV一括インポート／エクスポート・一括招待にも対応
・日報入力：一般・管理職・英訳・サービス・キッチンの5フォーマットを用意。案件登録（分類・価値・目的・達成指標・振り返り）、予定／実績のタイムスケジュール、KPI数値指標、パルスサーベイを1つの日報に統合。「下書き→予定確定→本登録」の段階的ステータス管理で前日中に翌営業日の予定を確定できる運用に
・評価者制度：管理者によるCSV一括登録と本人申請→承認の2経路に対応。評価者変更時は旧評価者が猶予期間内に担当期間分を評価し、新評価者は変更日以降のみを評価する判定ロジックを実装。ダッシュボードで「評価者未設定」「未評価」を検知して警告
・1on1・人事考課：実施頻度のルーティン設定、実施状況・満足度・振り返りの記録と集計、テンプレート化した人事考課アンケート、CSV出力
・開示設定・開示申請：評価者以外の閲覧は本人の個別開示または申請→承認フローを経由する設計

組織構造の変更が発生してもマスタデータの組み替えのみで対応できる体制を整備しました。評価者変更時の評価対象期間の判定をシステム側で自動化し、人事異動に伴う評価漏れ・重複評価のリスクを排除。日報・評価・1on1・人事考課を単一プラットフォームに統合したことで、これまで個別管理されていた人事関連情報を一元的に把握できる基盤が整いました。

組織が変わり続ける前提でつくるか、今の組織図に合わせてつくるかで、システムの寿命は大きく変わります。今回は「合併しても壊れないマスタ設計」と「異動しても評価が漏れない判定ロジック」に開発工数を集中させました。運用が始まってからの変更に強い設計をご希望の場合は、ぜひご相談ください。