見積書とは？その役割や書き方、テンプレートの提供サイトの紹介

見積書の役割

見積書とは契約を結ぶ前に交わす書類です。大まかな金額を出して相手に掲示します。見積書には、通常、納品にかかる日数や有効期限、変動の見込みがある金額などを記載します。

具体的な数字で取引の内容や条件を示す書類なので、見積書は契約を結ぶかどうか検討するための重要な判断材料となるのです。また、見積書を発行することで契約促進の効果が生まれます。

見積書に記載する項目

見積書の書き方に決まったルールはありませんが、その目的は受注の判断だったり契約条件の検討だったりしますので、その判断材料となるように単価や数量などの項目は最低限必要になります。見積書に記載した方がよい項目を具体的に次に挙げましょう。

あて名

見積書には相手の社名を記載します。その際、必ず正式な社名で記載するようにしましょう。株式会社を（株）などと略すことなく、正式名称で記載するのです。 なお、あて名には敬称をつけますが、社名の後には「御中」、人名の後には「様」です。

日付

見積書には発行した日付を記載します。和暦でも西暦でもかまいませんが、一般的には西暦が多いです。一方、官公庁が発行する書類には和暦がよく用いられます。

発行者名

見積書を発行する会社の名前を記載します。その際、名前だけでなく、住所や連絡先、また、担当者がいる時は担当者名も記載し、各名前の後には押印しておきましょう。

見積金額と明細

見積書に必須の項目が見積金額です。また、その明細も詳しく記載します。単価や数量、単位、備考などです。なお、金額を記載する際は、税込価格なのか、税抜価格なのか、明らかにしておきましょう。

納品方法や納品場所

商品の納品が発生するのであれば、その方法や納品する場所を記載しておきます。納品場所は請求書に記載されることはあまりなく、見積書に記載されることが多いので注意しておきましょう。

納期

納期がはっきり決まっている場合は、その年月日を記載しておきます。一方、納期がはっきり決まっていない場合、「正式に発注してから○日以内」などと記載する方法もあります。

有効期限

見積書に記載した内容には有効期限を設定します。ここに記載した内容で契約できる期限ということです。 有効期限が決まっていないと、未来永劫、この内容で契約が可能であることになってしまうため、物価の変動や価格改定などが将来生じた時に困ったことになってしまいます。一般的には、見積書の有効期限は2週間から1か月ほどです。

注意事項

見積もりの内容で注意することがあれば、注意事項を設けて記載しておきましょう。たとえば、見積もりの前段階で何らかの費用が発生している場合や、前提条件などがある場合です。それを注意書きとして記載しておけば、後々発生するかもしれないトラブルを防ぐことに役立ちます。

通し番号

必ず記載する必要はありませんが、見積書を後で探す時や再発行する時に、通し番号があると便利です。数字でもアルファベットでもかまわないので、特定しやすい印を使いましょう。

見積書のテンプレートを提供するサイト

見積書には、上記の基本的な記載事項さえ盛り込んでおけば、特に決まった書き方はありません。とはいえ、契約にかかわる重要な書類ですので、自分の書き方で本当に大丈夫なのかと不安な場合もあるでしょう。

そういう時に役立つのが、ネット上で提供されている見積書のテンプレートです。ここでは、多くの企業や個人に利用されている見積書のテンプレートを提供してくれるサイトをいくつか紹介します。

bizocean

こちらは、見積書を始め、請求書や契約書など、さまざまなビジネス文書のテンプレートを提供しているサイトです。

会員登録することで、サイト上にあるテンプレートを無料ですべてダウンロードできます。見積書だけでも100種類以上ありますので、ビジネスの種類にかかわらず、最適なものが見つかるでしょう。

無料の文例書式テンプレート集

こちらは、WordとExcelの形式で見積書などのビジネス文書のテンプレートを提供しているサイトです。こちらに掲載されている書類も、ダウンロードが無料でできます。

ひな形ジャーナル

こちらは、さまざまな書類のテンプレートをランキング形式で掲載しているサイトです。わかりやすい構成のテンプレートなので、初心者でも使いやすくなっています。 なお、Windowsだけでなく、Macにも対応しており、自由に編集が可能です。

見積書を作成する際の注意点

見積書に決まった書き方はないものの、いくつか注意しておくべき点はあります。見積書を相手に提示して、その内容で契約が成立しても、その後から為替の変動や原価の変更などで、価格を変更しなければならないケースもあるでしょう。

そのようなケースが予測されるのであれば、最初からその可能性を見積書に記載しておくべきです。また、価格の変更があった後は新たに見積書を作成しておくと、契約後に無用なトラブルが発生するのを防ぐことができます。

最初に提示した見積書から、相手と交渉を行い、契約内容に変更があったとします。こういう場合も、その変更を反映した見積書を新しく発行することが大切です。そうしないと、最初に提示された見積書と違う内容で発注しなければならなくなるため、意思疎通に齟齬をきたす恐れがあります。そのようなことのないように、交渉内容も書面に必ず残すようにしてください。

なお、見積書を発行しなければならないという法的義務はありませんが、日本での商慣習上、作成されるのが一般的です。では、所詮慣習上の書類であれば、見積書に記載したことを撤回できるかというと、そういうわけではありません。

原則として、見積書に記載した内容でその後の契約が進められますので、こちらから発行する時だけでなく、相手に見積もりを提示してもらいたい時も、なるべく発行してもらうようにしましょう。法的拘束力はないため、見積書を発行してくれない相手に発行してくれと要求することは難しいでしょう。そういう場合は、別の取引先を見つける方が無難です。

まとめ

見積書は、契約成立のために重要な書類の一つです。領収書や請求書などと比べて法的な力がないと考えられがちですが、契約を結んだ後に売買契約書や請負契約書などが提示されなかった時には、見積書こそが合意を示す最終的な書類となります。特に、作業工程や金額の多い契約では、見積書を必ず作成しておくようにしましょう。それこそがトラブル防止の有効策です。

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