おすすめの受付システムを提供する会社10選！メリットと選ぶポイント3つを解説

受付システムとは

受付システムとは、訪問者対応や電話の取次ぎなど、従来受付担当者が行っていた業務を自動化するシステムです。音声ガイダンスやタッチパネルを使って訪問者を担当者に取り次いだり、整理券の発行や予定時間の案内をしたりできます。

受付システムを導入することで、オフィスや店舗での受付業務を無人化し、効率化を図ることができます​。

受付システムの主な機能

受付システムの主な機能は、以下4つです。

受付システムは多様な機能を備えており、導入の目的に適した機能があるかを確認することが大切です。

ビジネスチャットの連携やスケジュールの調整、会議室の予約など、多くの便利な機能を提供する製品も存在します。しかし、これらの機能を利用するためには高い料金が発生することもあるため、コスト面の注意が必要です。

設置する機器の種類

設置する機器の種類は、以下の2つです。

タブレット型受付システムは、設置が簡単でスペースをあまり必要とせず、一般的に操作が簡単です。一方、専用端末型はタブレット型よりも機能が豊富で、カスタマイズの選択肢も多くあります。どちらを選ぶかは、使い勝手の良さを重視することが大切です。

受付システムを導入するメリット3つ

ここからは、受付システムを導入するメリットを3つ紹介します。

1. 受付業務を効率化できる

受付システムを導入することで、受付業務の効率化につながります。受付システムを使用することで、来訪者の登録や認証、管理が自動化され、人的ミスが減少し、プロセスがスピードアップします。

デジタル化されたデータは即座に処理され、リアルタイムでの情報共有が可能です。受付システムを導入することで内部のコミュニケーションが改善され、全体的な業務の効率を向上できます。

2. コスト削減ができる

受付システムを導入することで、コスト削減を実現できます。通常、受付業務には専任のスタッフが必要ですが、受付システムを設置することで、スタッフの受付業務を自動化することが可能です。

受付システムを導入することで、受付に常駐するスタッフの数を減らすことができ、人件費の削減につながります。受付システムは業務の効率化だけではなく、経済的な利益ももたらす重要な投資となります。

3. セキュリティを強化できる

受付システムを導入することで、施設のセキュリティを大幅に強化できます。受付システムは来訪者の詳細な情報を記録し、不審な行動を迅速に検出するための機能を備えています。

さらに受付システムには、来訪者の記録を保持する機能が含まれており、万が一の事態に備えて過去の訪問データを追跡することが可能です。受付システムを導入することで、施設全体のセキュリティを向上でき、不正アクセスやその他のセキュリティリスクを軽減できます。

受付システムを選ぶポイント3つ

ここからは、受付システムを選ぶポイントを3つ紹介します。

1. 必要な機能が含まれている

受付システムを選ぶ際は、ビジネスニーズに最適な機能を備えたシステムを選定することが重要です。来訪者の記録や予約管理、通知システム、セキュリティチェックなど、必要な特定の機能に関しては事前に洗い出しを行うとよいでしょう。

ユーザーインターフェースが直感的で使いやすいかも重要な要素です。 効率的かつ迅速に業務を行えるよう、従業員の操作が簡単にできる設計がされていることを確認しましょう。

2. 事業拡大にともないスケールアップできる

受付システムを選ぶ際は、現在のニーズだけではなく将来の事業拡大を見越して、スケールアップが可能なシステムであると安心です。システムが拡張可能であることで、追加の機能やユーザー数の増加に対応できるため、新しい要求に柔軟に対応できます。

データの増加に対応するための処理能力や、複数の場所や国際的な拡張に対応できるかも考慮することが重要です。

3. 導入後のサポートやトレーニングを提供している

システム導入後のサポートとトレーニングは、スムーズな運用開始と長期的な成功のために必要です。サポートには、技術的な問題が発生した際の迅速な対応、システム更新時のサポートなどが含まれていると安心です。

適切なトレーニングを受けることで、従業員がシステムを最大限に活用できるようになります。サプライヤーが定期的なトレーニングやリソースを提供しているか、どのようにアクセス可能かを確認することも重要です。

【実績が豊富】おすすめの受付システム3選

参照元：株式会社 RECEPTIONIST

• 16期連続の最高位を受賞
• iPad1台で受付を無人化
• 強力なセキュリティ対策あり

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参照元：M-SOLUTIONS株式会社

• 大企業の実績No.1のiPad無人受付
• 低コスト＆短期間での導入を実現
• 受付はスムーズで人との接触削減

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参照元：株式会社リザーブリンク

• 悩みに合わせた最適なパッケージを提案
• 専門チームが導入から運用まで徹底サポート
• 導入実績は4,000社以上

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【リーズナブルな価格】おすすめの受付システム3選

参照元：株式会社プロトソリューション

• 利用人数に応じた料金プラン
• 30日間無料トライアルを実施中
• 月額5,000円の低価格な受付システム

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参照元：ACALL株式会社

• iPadを利用した受付システムで効率化
• シンプルな受付システムは0円〜
• アプリケーション・ハードケアと連携

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参照元：株式会社ビットキー

• 全ての管理機能を月額3,000円〜
• Googleカレンダーとの連携が可
• 予約・受付・案内の簡単3ステップ

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【柔軟な対応】おすすめの受付システム4選

参照元：株式会社ティファナ・ドットコム

• 時間・回数を気にせずに無制限サポート
• 登録・チューニング作業は一切なし
• 業務内容に合わせて独自カスタマイズ

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参照元：富士ソフト株式会社

• 様々な受付タイプに対応
• メール・電話による3年間の無料サポート
• 受付筐体は豊富なラインナップを用意

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参照元：名電通株式会社

• iPadを利用した無人受付システム
• セキュリティ面や応対の手間を軽減
• CSVファイルの読み込みに対応

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参照元：株式会社Knowlbo（ナルボ）

• スムーズな入退管理と高度なセキュリティ
• セキュリティーゲートとの連携が可能
• 来訪情報の事前予約で情報共有が可能

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まとめ

受付システムは、来訪者対応や電話の取次ぎなどの業務を自動化することで、効率的かつセキュリティを強化したオフィス運営を支援します。受付システムを導入することにより、業務の迅速化やエラーの削減、リアルタイムな情報共有の促進が可能になります。

受付システムを選ぶ際は、ビジネスの現在および将来のニーズに対応できる機能性や拡張性、サポート体制を備えたシステムを選ぶことが重要です。

比較ビズを活用することで、数分で必要な情報を入力し条件にマッチする企業を見つけ出すことができます。さらに、比較ビズは利用料金が完全に無料であるため、積極的に活用してみてください。

監修者のコメント

TechCIDA

代表　甲斐稔章

新卒でソフトバンク株式会社に入社。国内の法人向けバックボーンネットワークの保守・運用をメインに部署の品質管理、全国の部材整備業務を実施。その後ベンチャー企業にてPMO・インフラ担当としてAWSを用いたシステム・アプリ開発に従事。オンプレミス・クラウド環境両方を得意としたインフラエンジニアとして活動。現在は地元に戻りフリーランスエンジニア兼子ども向けプログラミング教室の運営を行う。

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受付システムは有人・無人、QRコード・入館証・スマートフォン受付など様々な種類があります。 開発を依頼する際は、自社が想定する利用シーン・環境・利用者のITリテラシーを考えた上で最適なタイプを選ぶようにしましょう。

受付システムと利用シーンにギャップがある場合、操作方法が分からない・申請を忘れたなど、かえって効率が悪くなる場合もあります。

無料トライアルを提供しているサービスもあるため、導入前に実際の使用感を確かめることも一つの良い方法となります。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。