経費精算システムのメリット・デメリットをご紹介

経費精算システムとは

そもそも経費精算システムを知らない人もいるかもしれません。 このシステムは、業務効率化のためのもので、申請書の作成をサポートしてくれる場合や承認者の承認を実施することもできます。

また、申請内容を確認する作業もできますので、そういった業務を円滑にしてくれます。 さらに、経費を計算する際に、人の手で行うと、とても煩雑な計算が必要になってくることもあるのです。

しかし、経費精算システムを利用することができれば、交通費の清算だったり、出張費の清算だったり、速やかに実績することができます。 また、多機能システムでもあり、自動仕訳やICカードの読み取りといった特徴もありますので、さまざまな面で作業を助けてくれるありがたいシステムだとも言えるでしょう。

経費精算システムのメリット

ここでは経費精算システムのメリットを紹介します。 メリットを明確に把握することによって、導入の検討に役立ってくれるでしょう。

記入の手間を省いてくれる

これまで紙の書類に記載していた場合は、大幅なメリットがあります。 それが記入の際の手間を省いてくれるというものです。

このようなシステムは、パソコンに対応しているだけではなく、今やスマホにも対応しているものは多いです。 そのため、パソコンやスマホを使って入力するだけでも、大幅に作業時間を軽減することができるのです。

いまだに手書きをしている場合には、かなりの時間を無駄に使っている可能性がありますので、切り替えを検討してみてください。

承認依頼のプロセスを省ける

経費精算システムは、承認依頼のプロセスを省くこともできます。 具体的には、システムの中で申請書を作成した後は、そのままシステム上で承認者に確認を依頼することができるのです。

そのため、遠方で確認をしたい場合であっても、わざわざ直接会いに行く必要はなく、スムーズに承認するかどうかの確認を実施することができます。 また、必要があれば、承認ルートを細かく設定することができるため、それぞれの企業に合致した承認フローを構築することができるのです。

多機能

経費精算システムのメリットの中には、多機能であるという点もあります。 交通費を自動控除したり、ICカードを読み取ったりと、さまざまな機能が加わっていますので、大幅に作業をサポートしてもらうことができます。

たとえば、交通費控除の計算をする場合には、さまざまな情報源から人間が調べて確認しなければなりませんでした。 この際には煩雑な作業が発生する可能性もありますので、場合によってはミスが発生することもあるでしょう。

しかし、交通費の自動控除の場合は、そういったミスはありませんので、作業時間が短縮されるだけではなく、業務上のミスも減るのです。 これは企業にとって、かなり大きなメリットになってくれるでしょう。

意思決定者の手間を軽減

経費精算システムを導入することによって、意思決定層の手間を大幅に軽減することができます。 こうした意思決定層は、常にさまざまな作業に追われることでしょう。

承認作業だけでも、かなりの数になってしまうはずです。

しかし、こうしたシステムを導入することができれば、ボタン1つで、承認や否認を実施することができるのです。 システム上で確認をすれば良いだけなので、空いた時間を使って、効率的に承認作業を実施することができます。

もちろん、わざわざ自社に戻り、執務室で承認作業をする必要もありません。 パソコンやスマホに対応していますので、ノートパソコンやスマホがあれば、そのまま承認作業に移行することができるのです。

今まで会社でなければ、こうした作業ができなかった場合は、業務が大幅に改善される可能性があります。 出先から確認のために会社に戻るという作業自体もかなり無駄が含まれるものになりますので、これがなくなるだけでも、意思決定層の手間は大幅に省けるはずです。

特に意思決定層というのは、何人もいるわけではありませんので、できるだけ作業を効率化したいところです。 そうした場合に、経費精算システムはぴったりとなります。

通知機能による都度対応可能

承認作業をする必要がある人たちの多くが経験しているのが、あまりにも書類が増えすぎて、対応に追われてしまうというものではないでしょうか。

しかし、経費精算システムを導入することができれば、その都度通知がきますので、スピーディーに対応することができます。 書類整理は、まとまった数になってしまうと、かなりの無駄が発生してしまいますが、通知機能を利用して、一つひとつこなしていくことができれば、案外スピーディーに解消することができます。

また、スマホから承認作業をすれば、いつでもどこでも対応することができますので、隙間時間を利用して、意欲的に確認作業を実施することができるでしょう。

さらに、こうしたシステムにはステータスが表示されるようになっています。 確認作業が済んだものには、確認済や対応済といったステータスが表示されますし、未対応のものには、そうしたステータスが表示されるのです。

これによって、自分に残っている作業がどんなものかが一目瞭然なので、スムーズに対応することができるはずです。

経費精算システムには経理担当者にもメリットがたくさん

経費精算システムは、たくさんの人物にメリットをもたらしてくれることがわかりました。 そして、経理担当者のメリットはかなり大きなものがあります。

経理担当者のメリットを把握すれば、経費精算システムを導入したくなるかもしれません。

自動計算してくれる

こういったシステムは、交通費の計算を自動で実施してくれます。 そのため、手動で計算する必要がなく、手間を大幅に省いてくれるのです。

また、手動で計算する場合、必ずミスはあるでしょう。 どんなに注意深く観察していても、ある程度のミスは想定しなければなりません。

しかし、自動計算の場合には、そういったミスはなく、ミスを直す手間については考えなくても問題ないのです。

ミスをしてしまうと、経理の人たちが計算し直さなければならないので余計に手間がかかってしまいます。 具体的に、どんな自動計算なのかというと、たとえば交通費の計算の場合は、駅名や交通手段を入力するだけで、自動計算してくれるのです。

仕訳作業もスピーディーに

経理担当者の中には、時間のかかる仕訳作業が嫌いという人もいるでしょう。 事実、仕訳作業は経理担当者の時間を奪ってしまう仕事になります。

また、細心の注意を払って仕事をしなければならないので、神経をすり減らしての作業という人もいるはずです。

そういった状況から解放されるのが、経費精算システムです。 こちらのシステムを利用することができれば、自動で仕訳してくれるので、作業の手間を大幅に短縮できます。

FBデータも自動で作成

経理担当が感じられる経費精算システムのメリットとしては、FBデータを自動で作成してくれるというものもあります。 FBデータも経理担当者の時間を奪う作業のため、これを自動化してくれるのは、かなりメリットの大きなものになるでしょう。

経費精算システムはこんなに便利

ここでは経費精算システムを利用すれば、こんなこともできるのと驚いてしまうような機能を紹介します。 このシステムは、予想以上に多機能になっているので、思いもしなかった機能を使えるかもしれません。

レシート撮影で自動計算

システムの中には、レシートを撮影するだけでも、申請を完了してしまうものがあります。 自動仕訳機能が備わっていますので、自動的に入力されて、面倒な入力作業がないだけではなく、システムが処理してくれるのでミスもありません。

電子マネーとの連携

システムの中には、電子マネーとの連携ができてしまうものもあります。 近年は、企業内で電子マネーによる決済を導入するようなところもあるでしょう。

その際にも速やかに対応可能で、電子マネーの場合は、現金で支払うよりも、スピーディーにシステムに記録されます。 すべて電子上のデータのやりとりになりますので、わざわざ入力して計算する必要はないのです。

経費精算システムのデメリット

経費精算システムには、たくさんのメリットがあります。 しかし、デメリットがないわけではないので、そちらもしっかりと把握しておきましょう。

まず、システムが難しい場合があります。 難しいシステムだと普段利用する人は問題なく利用することができても、あまり使い慣れていない従業員は、なかなか使いこなすことができないかもしれません。

どんなに多機能なシステムであっても、多くの人が使いこなせなければ、この手のシステムが真価を発揮することはないでしょう。

さらに、経費精算システムは非常に便利なシステムのために錯覚をしてしまいます。 それがシステムが全知全能かのようなイメージができてしまうのです。

しかし、すべての作業をシステム化することができるというわけではなく、こういったシステムには得手不得手があります。 できることできないことは、商品によって異なってきますので、しっかりと商品選びをして、本当に自社にとって最善の選択肢なのかについては、常に考えておかなければなりません。

さらに、運用にあたってルールづくりは重要になってきます。 意外にこの部分がハードルになることもありますので、しっかりと検討する必要があるでしょう。

たとえば、多くの社員に利用してもらうために、周知資料を作成する必要があります。 これを誰が作るか、どのように作るかというのも重要になってくるのです。

経理担当などの数字に詳しい方は、ついつい一般社員のことを考えずに、マニュアルを作成してしまうことがあるのです。 一般社員のほとんどは数字についてはわからない場合もありますので、マニュアル作成についても、かなりわかりやすく作成していかなければなりません。

経費精算システムを導入する際の失敗点としては、社内で十分に検討を重ねずに導入してしまったケースに多いです。 このようなシステムは多くの従業員が利用することになりますので、企業内の意見をしっかりと集めておくのも重要です。

上層部だけで決定しても、社員の声が反映されずに、使いにくいシステムになってしまう可能性があります。 そして、そうした社内の意見を集めるというような作業にも、それなりの時間がかかってしまうので、会社全体の意思を確認する難しさというのもデメリットの1つではないでしょうか。

しかし、これをやっておかなければ、会社にとって有意義なシステムになりにくいのです。

経費精算システムの選び方

経費精算システムのメリットを最大化するか、デメリットを最大化してしまうかは、商品の選び方に関係してくるでしょう。 ここでは、そんな経費精算システムの選び方について紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

みんなが使いやすいシステムを選ぶ

これは非常に重要なポイントなのですが、特定の人たちの意見を尊重しすぎないようにしましょう。 このシステムは、会社の中の多くの人たちが利用するものになりますので、なるべくならばみんなが使いやすいものを選ぶようにしてください。

また、企業全体で考えて、どの部分の作業が滞っているのかを確認するのも良いでしょう。 経理担当者の作業が滞っている場合は、経理担当者が使いやすいようなシステムにするのも良いです。

意思決定層による承認作業をスムーズにしたいのならば、なるべく意思決定層の人たちが使いやすいようなものにする必要があります。

さらに、基本的には直感的な操作をすることができるものがおすすめです。 多くの人が使う場合には操作性は非常に重要で、あまりに使いにくいシステムの場合は、どんなに洗練された機能があっても、なかなか社内に浸透してくれない可能性があります。

ただし、何を使いやすいと感じるかについては、個人差がある部分になりますので、まずはトライアルをしてみると良いでしょう。 トライアルをしてみると、いろいろな課題が浮き上がってくるはずです。

導入前の打ち合わせをする

経費精算システムを導入する前に、しっかりと打ち合わせをすることは重要になってきます。 こういったシステムは、提供する企業によって、それぞれ機能が違っています。

そのため、特定の企業にドはまりするシステムもあれば、まったく機能しないようなシステムもあるのです。 そこで重要になってくるのが、企業で事前に打ち合わせをしておくというものです。

まずは会社全体を見渡してみて、経費精算システムで改善できるような作業にはどんなものがあるのかを把握してください。 その中で、特に経費精算システムを導入することで改善できる作業を確認し、優先順位をつけていくと良いでしょう。

すべての作業を高効率化することができるようなシステムは存在しませんので、どこを拾って、どこを捨てるかを考えるのはとても重要になってきます。 決して、安い買い物ではありませんので、無駄にしてしまわないためにも、この部分は慎重な打ち合わせを重ねていきたいところです。

既存システムとの親和性を確認

経費精算システムを導入する前に確認しておきたいのが、既存システムとの親和性です。 システム同士が競合してしまう可能性もありますので、導入前にしっかりと検討しておく必要があるでしょう。

親和性の高いシステムならば、システムの連携をすることによって、速やかに運用をスタートすることができるでしょう。

逆に競合するようなシステムの場合には、逆にお金がかかってしまうかもしれません。 企業に導入されているシステムは、経費精算用のものだけではありませんので、その点は担当者としっかりと打ち合わせしたいところです。

導入目的を明確にする

経費精算システムを導入する際には、その目的を明確にしておくべきです。 そうしなければ、無駄にコストがかかってしまうのです。

導入目的が明確でなければ、あれも使うかもしれない、これも使うかもしれないという、どんぶり勘定でシステムを選定してしまいがちです。

しかし、実際に運用し始めた際に、実はこれとこれは使わなかったというようなケースはよくあるのです。 こうなってしまうと、余計にコストがかかってしまいますので、入念な打ち合わせをして、導入目的を明確にしておくと良いでしょう。

まとめ

経費精算システムにはさまざまなメリットがあります。 ただ、もちろんデメリットもありますので、社内の状況やすでに導入しているシステムなどをしっかりと把握して導入を検討しましょう。

代表取締役　新井まさみ

監修者

アメニティ株式会社

アメニティ株式会社、代表取締役　新井まさみ。中学生の時に初めて作成したプログラムでプログラミングの楽しさを知る。システム開発会社にて勤務後、アメニティ株式会社へ入社。入社後、システム開発会社部門を立ち上げ。2005年代表取締役に就任。大手企業の労務・厚生業務のWEBシステム化を多数担当。要件定義から運用、再開発まで行うことでシステムのライフサイクルにも対応。