経費精算書とは何か？作成の方法について紹介
業務を行うにあたって必要な経費を社員が一時的に立て替えることもあるでしょう。この場合、後日請求して精算するケースも出てくるはずです。この時必要になるのが、経費精算書です。経費精算書を作成したいけれども書き方がわからないというのであれば、基本的なことをまずは押さえましょう。
経費精算書の基本
経費精算書は、社員に立て替えてもらった経費を後日精算するために必要な書類です。経費精算書と領収書はセットで提出するのが一般的です。ですから領収書は紛失しないように必ず経費精算書を提出するときに添付するように指導しましょう。
そもそも経費とは？
経費とは、簡単に言うと会社経営や事業活動で使ったお金のことです。事務所の水道光熱費や賃料、出張のための旅費、交通費、広告宣伝費など多岐にわたります。
どれが経費になるのか、まずはざっと把握しておきましょう。経費科目となりうるものとして代表的なものに以下のようなものが考えられます。
- 給料賃金
- 減価償却費
- 地代家賃
- 租税公課
- 荷造運賃
- 通信費
- 接待交際費
- 消耗品費
- 旅費交通費
このような経費の管理をしっかり行うことは、経営状況を把握するために大事なことです。また業務効率化も図れますので、経費に対する高い意識を持ちましょう。
経費精算の手続き
経費精算の手続きは、会社によって若干異なるようです。中小企業の場合、少額なら現金で支払う場合もあるようです。しかし大企業になると、振り込みで精算されるのが一般的です。
一般的な流れとしては、まず社員が立替払いをします。そして経費精算書を作成して、上司に提出します。上司の承認を得たのち経理で支払処理を行って、社員に精算される流れです。
領収書がなかった場合
冒頭で見たように、経費精算書を提出する際には領収書とセットにします。しかし電車などの交通費や慶弔見舞金の場合、領収書が発行されないケースもあるでしょう。
この場合、出金伝票を作成することで対処するといいです。出金伝票は日付や金額、項目、費目を記載します。
しかしこの出金伝票で処理する方法は、最終手段と考えましょう。やはり自己申告なので、信ぴょう性が低くなってしまうからです。例えば慶弔見舞金の場合、祝儀や香典のコピーをとってもらうなどの対処がおすすめです。
経費精算書の書き方のポイント
経費精算書は会社の方で用意して、社員に必要事項を記入してもらうのがいいでしょう。経費精算書の書き方に決まったルールはありません。しかし押さえておきたいポイントがあるので、作成する際の参考にしてみてください。
経費精算書に必ず用意しておきたい項目
自社で経費精算書を作成する場合には、基本的な情報が記載されるようなレイアウトにしておく必要があります。そうすれば、経費としてどのような使われ方がなされたかを後日に把握できるからです。
経費精算書を作成する場合には、いくつか必要な項目があります。ざっと見ると以下のようになります。
- 申請日
- 申請者
- 支出日
- 用途
- 支払先
- 金額
申請者についてはただ名前だけでなく、どの部署に所属しているかなどを記載したほうがいいです。また備考欄を設けると、何か申請者が伝えておくべき事項があるときに記入できます。
経費精算書を作成する際には、シンプルなレイアウトを心がけましょう。複雑な構図にしてしまうと申請者に分かりにくく、スムーズに申請できなくなるからです。
テンプレートを活用しよう
自前で経費精算書を一から作成するとなると、かなり手間暇がかかってしまいます。そこでおすすめなのが、テンプレートの有効活用です。
インターネットで検索にかけると、「経費申請テンプレート」がいくつかヒットするでしょう。中には業種関係なく、広く利用できるような汎用性の高いテンプレートなども出ています。
テンプレートをベースにして、自分たちの事情に応じて微調整した経費精算書を作成すれば、社員にとってもわかりやすいでしょう。まずが使いやすそうなテンプレートから探してみるといいでしょう。
経費精算をするにあたっての注意点
経費精算の手続きをするにあたって、いくつか注意しなければならないことがあります。その部分を理解して、適切に精算できるような仕組みを構築しておきましょう。
領収書紛失を起こさない
社員に経費精算書を提出してもらうにあたって、領収書の紛失のないように教育をしておきましょう。経費の立て替えによって多少異なる重要な書類だからです。
また経費精算書の提出の際に添付してもらった領収書の保管も徹底することです。領収書の印字がかすれて確認できなくなると、保管している意味がないからです。
迅速な精算を心がける
社員が経費を立て替えた場合、できるだけ早く精算するように心がけましょう。数か月経過してから経費精算をお願いされると、手続きに手間がかかってしまうからです。
特に注意しなければならないのは、決算月の近くです。もしずれてしまうと、期中に精算ができなくなってしまう恐れも出てきます。
公私混同のないようにチェックする
経費精算をするにあたって、何に使ったのかしっかりチェックする習慣をつけましょう。この部分がずさんだと、私用で使ったものを経費として社員が請求してくる可能性があるからです。
社員の中には「ちょっとくらいなら…」と思っている人もいるかもしれません。しかし、たとえ少額でも業務上横領という立派な犯罪行為であるという意識を社内で共有することが大事です。
特に注意したいのが接待交際費です。事業と関係しているのかどうか、部署の親睦費など特定の社員だけが恩恵を受けるようなものではないか、社内の中で明確なルールを作ることが大事です。
経費精算書の保存期間
経費精算書は少なくとも7年間は保管しなければなりません。これは総勘定元帳や仕訳帳などの帳簿と同じ扱いです。
経費精算書だけでなく、併せて領収書も保管しておきましょう。しかも原本による保存が義務付けられています。コピーやPDFファイルなどでの保管は認められていません。
まとめ
場合によっては、社員が一時的に会社の経費を立て替えることも十分考えられます。その時経費精算書を作成してもらって、できるだけ早く精算することです。
経費としてきちんと計上することで、節税効果が期待できます。経費に関する管理は、しっかり意識を持つことが大事です。
なお「可能な限り節税したい」という方は税務のプロである税理士の方に記帳代行や確定申告の代行を依頼するのも一つの手。専門知識をもとに「正しく・漏れなく」経費計上してくれるため、自分で対応した場合と比べて節税効果が高まるでしょう。
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