経費精算書とは？｜作成ポイントや注意点などを解説

経費精算書とは？

経費精算書とは、事業に必要な経費を一時的に社員に立て替えてもらい、後日精算するために必要となる書類です。経費精算書と領収書はセットで提出するのが一般的です。そのため領収書は紛失しないように必ず経費精算書も一緒に添付しましょう。

社員が立て替えた経費を精算するための書類

出張や事業に関係のある消耗品などを、社員が先に立替えて支払いをした場合、会社から清算してもらう必要があります。その清算処理に経費精算書が必要となります。清算までの流れとしては、社員が立替払いをしたのち、経費計算書を作成、その後経理へ支払処理を申請、清算されるという流れです。

経費精算書にはいくつか種類がある

経費精算をする際は用途によって3種類の清算書を使い分けます。主に以下の3つが頻繁に使われる書類であるため、それぞれの違いを解説します。

仮払経費申請書

社員の出張に伴う宿泊費や交通費など、社員にとっては金銭的負担が大きい場合、事前に仮払いで支払っておく際に必要となる書類です。経費となる出費についての内容を詳細にまとめ、必要な概算費用を申請することとなります。

仮払経費精算書

仮払経費申請書で事前に支払われた経費について、余剰金や不足金があったのかを正確に清算するための書類です。余剰金があればその分を返金、不足金があれば後に清算する必要があります。

旅費精算書＋出張旅費精算書

社員の出張や社員旅行などに限り適用される書類です。航空券や宿泊代に関する費用を記載しますが、それらを旅費精算で処理するか、出張旅費精算で清算するかは社内で統一させておきましょう。

経費精算書の提出手順

1. 経費として扱われる領収書やレシートを集める

会社の事業にかかわることで費用が発生した際の領収書やレシートをまとめます。日付順に並べると、その後の作業がスムーズに進められます。

2. 勘定科目ごとに金額を集計する

かかった金額を勘定科目ごとに分けて集計しましょう。主に以下の勘定科目が使われます。この後の「経費精算でよく使われる勘定科目」では、書く科目について詳しい解説があります。

3. 経費精算書を作成する

以下の必要事項を記入し、領収書やレシートを添付します。

4. 経理担当者へ経費精算書を提出する

経費精算書の記入内容に抜けや漏れ、誤りが無いか再度確認し、経理担当者へ提出します。

5. 会社から精算金額を受け取る

後日、会社から精算金額を受け取ります。受け取り方法として主流なのは、現金で受け取る、銀行振り込みで受け取るなどが挙げられます。

効率的な経費精算書の作成ポイント

経費精算書を作成するのに難しいルールはありませんが、追加するべき必須項目はあります。近年はインターネット上にも多くのテンプレートを見つけられるので、それらを有効活用しましょう。

自社で経費精算書を作成する場合には、シンプルなレイアウトで用意しましょう。作成する社員にとってもわかりやすく、清算する側も必要な情報が直ぐに把握できることは作業効率の向上に繋がります。

近年、利用者が増えている経費精算システムの利用もおすすめです。以下の記事では、経費精算システムを導入する際に注意する点について解説しています。参考にしてみてください。

経費精算システム導入メリットとポイントは？デメリットや機能について解説

経費精算システムの導入で得られる10のメリット｜失敗しない選び方を解説！

経費精算でよく使われる勘定科目

勘定科目に関しては、多くの社員が迷う項目の一つです。経費精算でよく使われる費用を、予めどう処理しておくのか社内で具体的に統一しておくことをおすすめします。スムーズに経費精算書を作成するため、社員の負担を減らすことができます。

参考までに、以下の勘定科目は経費精算で頻繁に利用されるものです。

経費精算をする際の注意点

経費精算の手続きをするにあたって、いくつか注意しなければならないことがあります。それらを理解して、適切にスムーズに精算できるような仕組み作りを心がけましょう。

領収書紛失を起こさない

社員に経費精算書を作成してもらうにあたり、領収書の紛失のないように提出するように伝えましょう。領収書やレシートは、実際に支払いがあったものだと唯一証明することができる書類だからです。

また経費精算書の提出の際に添付してもらった領収書の保管も徹底しましょう。領収書の印字がかすれて確認できなくなると、後から確認ができなくなってしまうからです。

領収書が発行されない場合は？

経費として認められるはずの電車代や取引先の慶弔見舞金など、領収書が発行されないケースもあります。その際は経費として計上するために「出金伝票」を別に用意する必要があります。

出金伝票には、日付、金額、勘定科目名、支払い目的を記入しましょう。出金伝票は自己申告型の支払い証明書であるため、どうしても領収書が発行されない場合にのみ使うようにしましょう。

迅速な精算を心がける

社員が経費を立て替えた場合、できるだけ早く精算するように心がけましょう。数か月経過してから経費精算書を提出すると、手続きに時間と手間がかかってしまうからです。

特に注意しなければならないのは、決算月の近くです。会計期間中に精算ができなくなってしまう可能性があるため、書類提出の時期は余裕を持ってスケジュール調整しましょう。

公私混同のないようにチェックする

当然ですが、事業に関係のない出費は経費として計上することができません。私用で使ったものを経費として社員が請求してくる可能性もゼロではありません。

特に曖昧となりがちな出費が、接待交際費です。事業と関係しているのかどうか、部署の親睦費など特定の社員だけが恩恵を受けるようなものではないか、社内の中で明確なルールを作ることが大切です。

経費精算書の保存期間

経費精算書の保存期限は7年と法律で定められています。一緒に添付した領収書も同様です。この期間を過ぎる前に紛失や破棄してしまわないように、きちんと保管しておきましょう。

まとめ

業務で社員が一時的に会社の経費を立て替えた際は、経費精算書を作成してもらい、できるだけ早く精算することを心がけましょう。

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監修者のコメント

竹中啓倫税理士事務所

税理士・米国税理士・認定心理士　竹中啓倫

岐阜県出身。上場会社の経理に勤務する傍ら、竹中啓倫税理士事務所の代表を務める。M＆Aなどの事業再編を得意とし、セミナーや研修会講師にも数多くあたるほか、医療分野にも造詣が深く、自ら心理カウンセラーとして、心の悩みにも答えている。税理士会の会務では、名古屋税理士協同組合理事を務める。

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社員が経費を立て替えることはあまり好ましくはありませんが、実務上どうしても起こってしまうことあります。

本来であれば、仮払金で事前に渡しておく方法とか、小口現金制度を採っておくとか、クレジットカード（コーポレートカード）を発行しておくとか、の方法をとるべきでしょう。少額でかつ早急の解消がなされるのであれば、致し方ないでしょう。

立て替えた社員としては、立替の事実を忘れてしまったり、立て替えた領収書を紛失してしまったりケースもあり、早めの精算手続きをとるべきでしょう。

なお、電子帳簿保存法の改正により、社員が立て替えた場合の領収書について電子データの保存は義務化され、従業員が受け取った精算された経費の電子データについても、事業主側での電子データとして保存が必要になりましたので、ご注意下さい。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。