【例文あり】発注メールの書き方は？ビジネスで失敗しない4つの注意点

発注メールの書き方で注意するべき4つのポイント

まずは、発注メールを送る際に注意すべきポイントを上記の4つから紹介します。

一目で発注だとわかる件名をつける

以下の3つの例のように、一目で発注だとわかる件名をつけましょう。

以下の3つの例のような重要そうに見えない・一目で内容がわからない件名だと、後回しにされたりそのまま忘れられたりといった懸念があります。

すぐに発注メールだとわかり、忙しい受注担当者でもすぐに対応してくれるようにしてください。

本文は丁寧かつ簡潔に記載する

発注メールでは世間話や砕けた文調は避け、丁寧かつ簡潔に本文を記載しましょう。電話や対面ではかしこまらずに話すような仲でも、メールでは丁寧に書くのがビジネスマナーです。

とはいえ過度にへりくだる必要もありません。不具合や不明点などがあった場合の問い合わせ先を添えるといった丁寧さを忘れず、ビジネス敬語で簡潔にまとめてください。

発注書をPDFで添付する

下記の3つのようなトラブルを防ぐために、発注書はWordやExcelではなくPDFでメールに添付しましょう。

信頼関係があり改ざんの心配がない取引先・担当者であっても、誤操作や文字化けは起こり得ます。必ず発注書はPDFで添付し、添付したことを本文に明記してください。

本文にも発注内容を記載する

発注書をPDFで添付したうえで本文にも発注内容を記載しましょう。

取引先の担当者にダブルチェックしてもらい、発注内容にミスがないか確認するためです。また仕様、納品方法や納期などに詳細な説明が必要だと感じる箇所があれば、それも本文に記載しておくと取引をスムーズに進められます。

二度手間に感じますが、添付PDFとメール本文の両方に発注内容を書くことで発注ミスが少なくなるでしょう。

発注メールの例文・テンプレート

発注メールの一例が下記です。

件名：〇〇発注のご依頼

〇〇会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇会社〇〇部の〇〇と申します。

このたびはお見積もりをお送りいただき、誠にありがとうございました。

弊社で検討した結果、ぜひ貴社へ発注したいと考えております。つきましては発注書を添付いたしますので、ご確認いただけますと幸いです。

また、発注内容は下記にも記載いたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

・商品名：〇〇
・製造番号：〇〇-〇〇
・数量：〇個
・納期：〇月〇〇日
・納品場所：〇〇
・その他：〇〇〇〇〇

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

ご不明点がございましたら〇〇（090-××××-××××）までご連絡くださいませ。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

【注意】メールで発注する際は事前に了承を得ておく

初めてメールで発注する取引先には、事前に電話や対面でメール発注の了承を得ておきましょう。

FAXでの発注しか受け付けていない企業もあり、メールが見られない・対応してもらえないなどの懸念があります。これまで郵送やFAXで発注していた取引先に対して事前の連絡なしで発注メールを送ると、相手方の担当者を混乱させてしまう可能性もあるでしょう。

先にメール発注の了承を得て、段取りを決めておくと安心です。すでにメールで発注している取引先の担当者が変わる場合にも、顔合わせでメール発注する旨を伝えたほうがスムーズでしょう。

発注メールに対する返信時に注意するべき3つのポイント

発注メールに返信するときにも注意すべきポイントがあります。上記の3つからそれぞれみていきましょう。

1営業日中に返信する

発注メールを受信したら1営業日中に返信しましょう。

ビジネスメールでは、7割以上の人が24時間以内に返信がないと「遅い」と感じるデータがあります（参考：『ビジネスメール実態調査2022』）。

発注側の担当者に返信が遅い・仕事ができないと思われると、取引先を変えられてしまう可能性を否定できません。今後の円滑な業務進行のためにも、なるべく早く、遅くても1営業日中の返信を心がけてください。

件名は変更しない

発注メールへ返信する際、件名を変える必要はありません。

返信メールの件名につく「Re:」を削除するといったマナーも散見されます。しかし返信を受け取った発注者が件名を見た際、発注依頼に発注依頼で返された状況になり、混乱してしまうかもしれません。多少見栄えが悪いように感じても「Re: 〇〇発注のご依頼」といった件名で返信したほうが明快です。

受注内容や出荷状況を本文に記載する

発注メールへの返信では、本文に受注内容や出荷状況を記載しましょう。

受注内容を記載するのは伝達や認識の不一致がないことをお互いに確認するため。出荷状況を記載するのは、発注者が最も気になる項目を先に答えることでメールの往復を減らすためです。スムーズに業務を進行できれば、発注増加も期待できます。

発注メールに対する返信の例文・テンプレート

発注メールに対する返信の一例が下記です。

件名：Re: 〇〇発注のご依頼

〇〇会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇会社〇〇部の〇〇と申します。

先日は下記のとおりご発注いただきまして、誠にありがとうございました。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

・商品名：〇〇
・製造番号：〇〇-〇〇
・数量：〇個
・納期：〇月〇〇日
・納品場所：〇〇

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

〇〇は〇月〇〇日に出荷予定のため、〇月〇〇日の午後〇時には納品できる予定です。少々お待ちいただけますと幸いです。

ご不明点がございましたら〇〇（090-××××-××××）までご連絡くださいませ。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

発注メールに関するよくある3つの質問

最後に、発注メールに関するよくある3つの質問にお答えします。

メールで発注しても法的に問題ない？

民法上、メールで発注しても問題ありません。契約に必要なのは「申込み」と「承諾」であり、紙・メール・電話・対面などの形式は規定されていないためです。（参考：民法第五百二十二条）ただし電話や対面（口頭）では「言った言わない」の水掛け論になる可能性があるため注意しましょう。

メールであればデータとして申込みおよび承諾の証拠が残るため、法的な問題がないのはもちろん、トラブルのリスクも小さいと言えます。

2回目以降の発注メールはどうすればいい？

2回目以降の発注メールの書き方は初めての発注メールと同様です。

商品、数量や納期は適宜変更しますが、メールの形式は初回と統一してあるほうが取引先の担当者にもわかりやすいでしょう。

初めて個人が発注する場合のメール文面は？

個人が発注する場合のメール文面は、企業同士のメール文面と同様です。

企業だから、個人だからといって発注の方法やビジネスマナーが変わるわけではありません。記名する際、個人事業主として開業しているなら屋号を書くとなおよいでしょう。

ただし個人からの発注を受け付けていない企業も存在します。メールで発注できるかどうかを含め、あらかじめ確認しておいてください。

【まとめ】メールで発注して業務を効率化しよう

この記事ではメールで発注・受注する際の注意点、ビジネスマナーや例文を紹介しました。

発注・受注をメールで行うことで時間の短縮や業務の効率化ができます。発注内容をミスなく伝えられているか、ビジネスマナーに照らして失礼になっていないかなどを確認しながら、発注・受注にもメールを活用しましょう。

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