【例文あり】発注メールの書き方は？ビジネスで失敗しないための4つの注意点

発注メールの書き方【例文・テンプレート】

件名：〇〇発注のご依頼

〇〇会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇会社〇〇部の〇〇と申します。

このたびはお見積もりをお送りいただき、誠にありがとうございました。

弊社で検討した結果、ぜひ貴社へ発注したいと考えております。つきましては発注書を添付いたしますので、ご確認いただけますと幸いです。

また、発注内容は下記にも記載いたします。

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・商品名：〇〇
・製造番号：〇〇-〇〇
・数量：〇個
・納期：〇月〇〇日
・納品場所：〇〇
・その他：〇〇〇〇〇

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ご不明点がございましたら〇〇（090-××××-××××）までご連絡くださいませ。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

発注メールの書き方のポイント4つ

発注メールの書き方のポイントは、次の4つです。

ポイント1. 一目で発注とわかる件名をつける

発注メールを作成する際、発注目的であることを相手が一目で理解できる件名にします。

一目で内容がわからない件名をつけると後回しにされる、そのまま忘れられるなどの懸念があります。避けるべき件名は、次の書き方です。

ポイント2. 本文はていねいかつ簡潔に記載する

発注メールでは世間話や砕けた文調は避け、ていねいかつ簡潔に記載しましょう。電話や対面ではかしこまらずに話す仲でも、メールにおけるていねいな文面はビジネスマナーの1つです。

全体的な文章はビジネス敬語で簡潔にまとめても、過度にへりくだる必要はありません。不具合や不明点などがある場合の問い合わせ先を添えると、歩み寄る姿勢を示せます。

ポイント3. 発注書をPDFで添付する

発注書はWordやExcelではなく、PDFでメールに添付します。理由は、次の3つのトラブルを未然に防止するためです。

信頼関係があり改ざんの心配がない取引先でも、誤操作や文字化けは起こり得ます。発注書は必ずPDFで添付し、添付したことを本文に明記して見逃しを防ぎましょう。

ポイント4. 本文にも発注内容を記載する

発注書をPDFで添付したうえで、本文にも発注内容を記載しましょう。取引先の担当者がダブルチェックする機会を設けることで、発注内容にミスがないか確認するためです。

仕様や納品方法などに詳細な説明がある場合、とくに強調して本文に記載すると取引をスムーズに進められます。二度手間に感じますが、添付PDFとメール本文の両方に発注内容を書くことでトラブルを未然に防ぐ効果があります。

【受注側】発注メールに返信する際のポイント

発注メールに返信する際のポイントは、次の3つです。

ポイント1. 1営業日中に返信する

発注メールを受信したら1営業日中に返信しましょう。ビジネスメールでは、7割以上の人が24時間以内に返信がないと「遅い」と感じると示すデータがあります。

参照：ビジネスメール実態調査2022

取引先の担当者に「返信が遅い」「仕事ができない」などの印象を与えると、取引先を変えられる可能性があります。円滑な業務進行のためには、遅くても1営業日中の返信を心がけましょう。

ポイント2. 件名は変更しない

発注メールへ返信する際、件名を変える必要はありません。返信メールの件名につく「Re:」は削除が必要とするマナーも散見されますが、継続しているやり取りを認識できるため残した方がよいケースもあります。

件名を逐一変更すると、返信を受け取った発注者が混乱する可能性が想定されます。見栄えが悪く感じても「Re: 〇〇発注のご依頼」の件名で返信すると話の流れが明確です。

ポイント3. 受注内容や出荷状況を本文に記載する

発注メールへの返信では、本文に受注内容や出荷状況を記載しましょう。出荷状況を記載するのは、発注者が最も気になる項目を先に答えることでメールの往復を減らすためです。

取引の進捗状況を共有し、発注者に安心感を与えます。スムーズに業務を進行できれば、継続的な依頼が期待できるため、ていねいな対応が欠かせません。

発注メール作成時の注意点

発注メール作成時は、次の2つの注意点を意識しましょう。

注意点1. メールで発注する際は事前に了承を得る

メールで発注する場合は、事前に発注先の了承を得ましょう。大型発注の場合、電話とメールの併用が確実です。メールのみの発注の場合、発注内容を確認するまでに時間がかかるリスクがあるためです。

事前に発注日の目安を伝えているケースや、発注内容の打ち合わせを重ねているケースでは、メールのみで発注確定することもできます。確実に発注した旨を双方が理解するためには、メール以外の伝達手段を併用しましょう。

注意点2. 注文書・発注書はPDFで作成する

注文書や発注書を発注先に送る際は、必ずPDFで作成しましょう。改ざんや文字化けなど、データが編集できる環境で発生するトラブルを防ぐためです。

発注書のPDF化は、1度WordやExcelで作成したデータを保存する際に簡単にできます。「名前を付けて保存」で保存する際にデータの形式で「PDF」を選択するのみです。ひと手間に感じても必ず行いましょう。

発注メールでよく用いられる言い回し

発注メールでよく用いられる言い回しを紹介します。

言い回し1. 発注のほどよろしくお願いいたします

「発注のほどよろしくお願いいたします」はビジネスシーンでよく耳にする言い回しの1つです。ていねいな印象を与えるため、発注の際によく用いられます。

「〜のほど」はあってもなくても意味は通じるため、必ず含めなければならない言葉ではありません。目上の相手に使用できる正しい言い回しであるため、よりていねいな言葉を選びたい方におすすめです。

言い回し2. 発注をお願いします／注文お願いします

「発注をお願いします」や「注文お願いします」は発注の際によく用いる言い回しです。簡潔な言葉なため、意図が明確に伝わります。

シンプルだからといって、フォーマルさが欠けているわけではありません。継続的に発注をしている相手やすでに信頼関係がある相手に対しては「発注／注文お願いします」で十分でしょう。

言い回し3. 発注させていただきます

「発注させていただきます」は、ていねいな発注の言い回しの1つです。「〜させていただきます」はへりくだった表現なため、目上の相手にも問題なく使用できます。

「させていただきます」を何度も繰り返すと、文章全体がくどい印象になるため注意が必要です。ほかの文末表現と混ぜて使用し、自然で読みやすい文章を目指しましょう。

まとめ

発注メールの正しい書き方を把握することで、スムーズな取引につながります。発注メールを送る際、件名や本文を簡潔にすることはもちろん、添付資料や言い回しも意識しましょう。

メールによる発注でわからないことやトラブルがある場合、取引の問題解決が得意な専門家に相談しましょう。「比較ビズ」では、必要事項を記入する2分ほどの手間でメールシステムが得意な複数の業者から一括見積もりを取得できます。

条件を比較すると、サービスや価格が最適な専門家が見つかります。効率的に依頼先を見つけたい方は、ぜひ比較ビズをご利用ください。

監修者のコメント

合同会社RASH

CEO　望月 昌一

【集客/マーケティングの代行/コンサルティング/研修】【ホームページ制作/システム開発】と、国内初を自負する【行動経済学/脳科学/心理学の理論や根拠】を組み合わせたサービスを提供。お客様伴走型のサービスにアイデアを乗せて「一緒に盛り上がるサービスを考える」ことを得意とする。

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ビジネスメールの中でも「発注メール」は非常に重要です。明確かつ誤解のないよう丁寧な表現を心がけ、以下のポイントに注意しましょう。

まず、件名を具体的に記載し、受け取り手が一目で内容を理解できるようにします。本文では、注文の詳細（数量、商品名、希望納期など）を列挙し、誤解を避けるためにも明確にします。

また、以前のやりとりを参照する場合は、その内容や日付も明記し、文末には丁寧な挨拶を添えて信頼関係を築くことが大切です。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。