グループウェアASP【62社】を比較、一括見積もり

グループウェアASPとは

グループウェアとは、組織内のスムーズな情報共有やコミュニケーションを実現するツールです。チャットやファイル共有、ワークフローなどを搭載し、業務効率化や従業員間のコミュニケーション活性化につなげます。

グループウェアの導入形態はパッケージ型やオンプレミス型、クラウド型などがあり、ASP型はそのうちの1つに該当します。

グループウェアASPはWebブラウザを通じて、提供元のサーバー上にあるグループウェアを利用するタイプです。パッケージ型と異なり、サーバーへのインストールは必要ありません。

インターネット環境が整っていれば、Google chromeやSafariなど、ブラウザの種類を問わず利用できます。

グループウェアASPを利用するメリット

費用と手間を抑えられる

グループウェアASPは一定の料金を支払う代わりに、インターネット経由でベンダーの提供するグループウェアとネットワーク環境を利用する仕組みです。

グループウェアを利用するために、自社でサーバーやネットワーク機器を調達する必要はありません。インフラ整備の必要がなく、他の導入形態と比べて初期費用を大幅に削減できます。

メンテナンスやアップデートも自社で対応する必要がないため、システム管理者の負担や運用費を軽減できる点もメリットです。

場所を問わず利用できる

グループウェアASPの場合、インターネット環境が整っていれば場所を問わずアクセスが可能です。外出先からもアクセスできるため、業務効率化やスムーズな情報共有につなげられます。

グループウェアASPを含め、オンライン上で業務が完結する体制を整えられると、オフィスワークにこだわる必要もありません。

テレワークの導入によって、ワークライフバランスの改善や優秀な人材の流出防止など、さまざまなメリットが得られます。

数カ月ごとに継続利用可否を判断できる

グループウェアの多くは最低利用期限が設けられており、なかには1カ月単位で継続可否を判断できます。最低利用期間が短いと、仮に自社と合わなかったとしても、すぐに別のグループウェアへ乗り換えの検討が可能です。

従業員の反応や予算との兼ね合いをみながら継続可否を判断できるため、使いづらいグループウェアをいつまでも使用する心配はないでしょう。

セキュリティ対策が充実している

グループウェアを提供する企業はサイバー攻撃や災害対策など、さまざまなリスクへの備えを強化しており、安定稼働が期待できます。

従業員間の情報共有やコミュニケーションに欠かせないツールのため、災害時も安定稼働が望めると心強いです。

セキュリティ対策は2要素認証やIPアドレス制限、定期的な脆弱性診断などを実施しており、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。多くのベンダーが自動バックアップを実施しており、サイバー攻撃や災害でデータを失う心配がありません。

大規模な自然対策に備え、グループウェアを運営するデータセンターでは、耐震性や漏水、落雷対策などを強化しています。

グループウェアASPの導入費用

グループウェアASPの導入費用は、初期費用の有無や従業員数などによって変動します。初期費用は無料扱いとしているケースが多いものの、必ずしも無料とは限りません。ベンダーによって対応が異なるため、サービスサイト上で初期費用の有無を確認しましょう。

月額料金は単価×従業員数によって算出し、単価は1人あたり300円〜1,500円が相場となります。仮に従業員数が100人の場合、月額費用は30,000円～15万円です。

グループウェアの搭載機能数が多いほど、初期費用や月額料金が高めに設定されている傾向にあります。予算内で機能性に優れたグループウェアを導入するため、必要な機能や解決したい課題の優先順位をつけておきましょう。

グループウェアASPの選び方

操作性に優れているか

グループウェアは多くの従業員が毎日のように利用するため、操作性に優れたシステムがおすすめです。操作画面やアイコンが見にくいと、1つひとつの作業に時間がかかります。

かえって業務効率が悪化し、高い費用に見合ったメリットが得られません。ミスマッチによる無駄な支払いを避けるため、無料トライアルを利用しましょう。

無料トライアルとは有料プランへの移行を前提に、一定期間グループウェアの機能を無料で利用できる制度です。費用をかけずに機能性や操作性など、自社との相性を確認できます。有料プランの前に無料トライアルを利用し、操作性を確認しましょう。

従業員数と最低利用人数が合っているか

グループウェアの月額料金は、単価×利用人数によって算出するパターンが多いです。場合によっては5人や10人からなど、最低利用人数が設けられています。

最低利用人数が設定されている場合、自社の従業員数が最低利用人数を満たしていないと利用できません。グループウェアを選定する際は最低利用人数の有無を調べた上で、システム同士の月額費用を比較するようにしましょう。

最低利用期間は短いか

最低利用期間が短く設定されているグループウェアをなるべく選びましょう。最低利用期間が6カ月や1年などに設定されている場合、最低利用期間が終了まで費用を払わなければなりません。

最低利用期間中に解約したとしても、残りの期間に応じた費用を違約金として請求される可能性が高まります。ミスマッチによる支払いを避けるには、最低利用期間が1カ月に設定されているグループウェアを選ぶのがおすすめです。

モバイル端末向けの機能が充実しているか

外出頻度が多い営業担当者の負担を軽減するには、モバイルアプリが搭載されたグループウェアの導入がおすすめです。

アプリではワークフローやスケジュール、タスク管理などの機能を利用できるため、隙間時間を使って申請・承認業務や部署間での情報共有を進められます。

グループウェアASPはインターネット環境が整っていれば、アクセス場所を問いません。商談の合間に日報作成やメール処理などの事務作業を済ませれば、オフィスに帰社する必要もなくなります。営業担当者からの要望が多い場合は、モバイルアプリが搭載されたグループウェアの導入を検討しましょう。

既存システムと連携できるか

SFAやワークフローシステムなど、多くの外部システムと連携可能なグループウェアを選ぶと、複数の業務を効率的に進められます。

たとえば、SFAとの連携に対応している場合、案件の受注確率や受注金額、進捗状況など、営業に関する情報全般を組織全体で素早く共有できます。リアルタイムでの情報共有によって、マネージャーが意思決定を下すまでのスピードや精度が高まる点もメリットです。

技術部や商品開発部など、部署間の協力が必要な大型案件の場合、商談の日程やプレゼンの方向性を決めやすくなるでしょう。

ワークフローシステムと連携できた場合、申請・承認業務をシステム上で進められるため、業務効率化やペーパーレス化の促進を図れます。

グループウェアASPに関するよくある質問

どのような機能が利用できますか？

グループウェアの機能はコミュニケーションと情報共有、業務効率化の大きく3つに分類できます。分野ごとの各機能を以下の表にまとめました。

分野	主な機能
コミュニケーション	・メール・チャット・在席/離席確認・掲示板・Web会議
情報共有	・ファイル共有・組織図・アドレス帳・文書管理・タスク管理・プロジェクト管理・アンケート
業務効率化	・ワークフロー・スケジュール管理・会議室や社用車の予約・日報

グループウェアによっては、経費精算や社内ポータルサイトの作成機能なども搭載しています。グループウェアによって搭載機能は異なるため、選定の際は自社が求める機能が搭載されているか、慎重な見極めが必要です。

初期費用は本当に無料ですか？

必ずしも初期費用が無料とは限りません。グループウェアによって費用の有無は異なるため、サービスサイト上で確認が必要です。

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