オンライン営業用の資料を別に作るべき理由と作成のポイントとは？

オンライン営業用の資料を作るべき理由

オンラインになると、様々な面で訪問型の営業とはやり方が変わってきます。資料も変えるべき理由を確認してみましょう。それにより、作成時のコツを知ることもできます。

相手の理解度や反応が見づらい

オンライン営業全体に言えることですが、直接対面していないので相手の反応が読みづらいというデメリットがあります。資料についても同じで、相手がどの部分を読んでいるのか、読んで納得しているかを把握するのが難しくなります。

対面していれば、資料のどの部分に時間をかけているか、注目しているかが分かり強調したいアピールポイントを選ぶ参考にできます。しかし、同じ形で資料を作りオンラインでも利用すると、これが難しくなるのです。

そこで、1ページの中に入れ込む情報量を抑えることで、どこに興味を示しているかが見やすくなります。また、こうすることで、ゆっくりと資料を読み込めるようになって、理解度も高まります。

飽きやすい傾向がある

直接顔を合わせていないと、どうしても集中力が長く続かない傾向が見られます。長々とした通常の資料だと、オンライン商談中に飽きられてしまい、それ以上読んでもらえなかったり理解度が下がったりします。

そのため、簡単に理解できることや、続きを読みたくなるような魅力的な内容にすることが求められます。また、資料を見せ続けるだけでなく、合間に質問をしたり解説を加えたりして、会話をしっかりと保つことも重要なポイントとなります。

画面と紙のサイズ感の違い

通常スタイルの営業のために作った資料を、そのままオンラインでは使えない理由として、技術的な面も関係しています。A4サイズの紙と画面では縦横比が異なりますので、そのまま画面に映すと見づらくなります。

端が切れてしまったり、画面内に収めようとするとテキストが小さくなったりします。結果として、相手にとって読みづらい資料の提示の仕方で、商談の効果を下げる要因になりえます。

特に通常の営業資料を、紙を縦にして読む仕様で作っている場合は、パソコンで表示するのは難しいです。もちろん、スクロールすれば読めるのですが、見た目が悪くなりますし付いていくのが大変になることもあります。

自己紹介を兼ねる目的も果たす

対面型の営業では気軽に会話を始めたり、事前に挨拶をするために伺ったりできるので、本格的な商談をする前に顔見知りになれます。しかし、オンライン営業の場合は、いきなり商談に入るケースが多くなります。

そこで、資料の冒頭に自己紹介の役割を果たすパートを作っておくと効果的です。会社についての情報に加えて、担当者自身のプロフィールや趣味などの情報も掲載しておくと、アイスブレークに使えます。

オンライン営業用資料で意識したいこと

実際にオンライン営業用資料を作る際には、いくつかのポイントを押さえることで、より効果の出る資料にすることができます。内容は同じでも、仕様をパソコンで映すということを意識したものにするのがコツです。

サイズをパソコン用にする

前述していますが、紙の資料とオンライン商談用の資料では、まずサイズを変える必要があります。パソコンの画面は4：3の比率になっていることが多いので、このサイズで作るとぴったりと収まります。

とはいえ、オンライン商談用のツールの中には、サイドバーにいろいろなボタンや機能があるため、共有できる部分はより小さいこともあります。そのため、実際に使うツールに合わせて資料を作り、でき上がったらどのように映るかを試してみましょう。

内容を詰め込まない

画面越しだと飽きやすいことや、文字が小さくなって見づらいなどの難点があります。こうした問題を防ぐために、1ページ当たりの情報量はできるだけ少なくして、ページをめくっていくことを意識しましょう。

内容にもよりますが、1ページ当たり1つの要点だけを入れるようにします。画面に表示するだけなら、紙の印刷代もかかりませんので、ページを多くしたとしても問題が生じるわけではありません。

シンプルで分かりやすい資料にする

プレゼン資料を作る時に、テキストカラーやアニメーションなどの効果を付けてカッコ良い見た目にしたがる方もいます。しかし、少なくても商談用の資料では、こうした装飾は少なくしてシンプルにすることが重要です。

装飾が多い資料だと、ずっと見ているうちに疲れてきてしまうからです。むしろ、色をいろいろと変えずに強調したい部分だけに絞るなどして、分かりやすさを重視しましょう。こうすることで、相手が付いていくのも楽になります。

体裁にも気を付ける

フォントの大きさや余白の広さなどにも注意を払いましょう。情報を詰め込み過ぎると、どうしても文字が小さくなってしまいます。自分が使っているモニターだと大きく見えるとしても、相手が小さなモニターを使っている可能性もあります。

また、普段使っていないフォントを使うと、なんとなく違和感があって読みづらいと感じる人もいます。あくまでも、相手が見やすい体裁はどんなものかと考えて資料を作っていくようにしましょう。基本的にはオフィスソフトで利用しているフォントを選ぶことで、多くの人に合わせることができます。

資料の進行状況を把握できるように

それぞれのページに番号を振っておくことも、オンライン商談をスムーズに進めるポイントとなります。紙の資料よりもページ数が多くなるので、後から振り返りたいところや質問があった点などを見つけるために、ページ数があると便利だからです。

また、全体の中でどのくらい話が進んでいるのかも理解しやすくなります。相手がまだ時間がかかるのか、と不安に思うこともなくなって心理的な負担を軽減する助けともなります。

まとめ

オンライン営業では、通常の訪問型の営業とは異なるスタイルで資料を作ることが大事です。画面越しだと相手の反応が見づらい、理解度が下がる傾向があるなど、いくつかの課題に対応するためです。

全体的には、よりシンプルな作りにして見た目の良さよりも分かりやすさを重視することがで、効果的な資料を作るポイントとなります。相手のことを考えて、読みやすい資料を作り商談を成功させましょう。

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