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イベント費用の相場と企画・運営の内容と流れを徹底解説

最終更新日:2022年08月05日
イベント費用の相場と企画・運営の内容と流れを徹底解説
この記事で解決できるお悩み
  • イベントを実施する際の費用相場は?
  • イベント企画・運営会社利用のメリット・デメリットは?
  • イベント企画・運営会社を選ぶ際の注意点は?

イベント企画のビジネスシーンで、イベント企画・運営会社を利用する会社も多いでしょう。ここでは、利用する担当者向けにその際の費用相場や流れ、メリットなどを解説します。

この記事を読めば、しっかりとしたイメージを作ることができ、イベントを成功に収めることができるでしょう。

イベント企画・運営の費用相場

  • アウター向け(社外)イベント

    即売や物産展などは100〜250万円程度、展示会のブース出展は90〜120万円程度、商品やサービスのPRでは200〜350万円程度の費用がかかります。

  • インナー向け(社内)イベント

    各種社内イベントで100〜200万円程度、講演会やセミナーで40〜90万円程度の費用がかかります。

費用の内訳

費用の内訳は、大きく分けて「会場費」「人件費」「企画・コーディネート費」「制作費」「機材費」に分けられます。

見積りが大きく変わる要素としては、イベントコンセプト(会場装飾や演出、必要機材などが関わる)、来場者数とその特性(往復交通費や宿泊費負担の必要があるか)、想定する会場の場所(都道府県ごとに会場単価に大きな差がある)の3つが挙がります。

少し費用が高いと感じたとしても、当日の人員を削ったりしてしまうとイベントが失敗してしまうこともありますので、内訳を細かく確認した上で慎重に見積りをとるように心がけてください。

イベント費用を安くする3つの方法

  • 会場費を安く済ませる
  • SNSを活用する
  • 収入の柱を増やす

イベント費用が高くて困っている方は、こちらの3つの方法を参考にしてください。

会場費を安く済ませる

イベント費用の中でも会場費が占める割合も大きいので、会場費を安く済ませることで、イベント費用を抑えられます。

例えば、自社や提携企業の会議室を利用したり、公民館のような公共施設を利用したり方法はあります。

SNSを活用する

InstagramやTwitterなどのSNSは、無料で集客できるため、宣伝費をかける必要がありません。

SNSには拡散機能があり、ユーザ同士が情報を拡散してくれるので、想像以上の集客ができる可能性があります。

SNSで集客効果を出すためには、日頃から発信することが重要です。イベントに向けて、コツコツ発信しましょう。

収入の柱を増やす

イベント費用を安くするために、収入に柱を増やす方法もあります。例えば、イベントの中で、グッズを売ったり、自社商品を売ったりすることが挙げられます。

商品を売ることで、イベント費用が高くても、他の収入で賄うことができるので、結果的に、イベント費用を安くできる可能性があります。

イベント企画・運営会社とは

イベント企画・運営会社は、企業や団体が主催者となって行われる各種イベントを企画や運営を受注する専門の会社です。

イベントの規模や形態によって会社は更に細分化されますが、企画から本番までのプロセスを全てプロデュースする大手会社や、一部分に特化したプロダクションまで数多く存在しています。イベント企画と合わせて映像制作も実施可能な会社などがあります。

イベント企画・運営会社の業務内容

ビジネスシーンのイベントには集客メインのアウター向け(社外)イベントと、インナー向け(社内)イベントの2種類があります。

開催するイベントで重要なのは、イベントに参加した人々が意識を変化させたり、何らかのアクションを取ったりするという目標達成ができるかどうかです。 自社が求めている結果やイベントのコンセプトは企画会社にしっかりと伝えられるようにしておきましょう。

アウター向け(社外)イベント

一例ですが、株主総会、学術講演会、音楽ライブ、PR・キャンペーン、業界向けのイベント、商業施設の集客イベント、新卒・中途など採用イベントなどが該当します。

自社の力で会場を埋められるのであれば、イベント企画・運営会社に無理して依頼する必要はありません。自社で設定したコンセプトと、会場収容可能人数を確認しましょう。 しかし、イベントを成功に導くには、集客のほかイベントの内容や進行などもスムーズで魅力あるものでなければなりません。

依頼先を選ぶ上で、これまでの集客ノウハウや提案可能なツールのバリエーション、最終的にイベントコンセプトに即したトータルプロデュース力があるかなどを確認することが重要です。

インナー向け(社内)イベント

一例ですが、懇親会、社員総会、定例会議、キックオフイベント、技能講習研修・セミナー、各種宴会などが該当します。

インナー向け(社内)イベントの場合、集客提案や宣伝代行やPR活動は必要ないケースがほとんどです。よほどの大企業でない限りは出欠確認程度の可能性が高いです。

もし企画する予定のイベントが1〜15名程度の参加者を想定しており、社内イベントで出欠確認と管理が容易で、当日参加者に対して交通費の負担をせず、参加費用についても現金支払いなどが発生しない場合は、自社で企画・運営・管理可能です。

イベント企画・運営の流れ

イベントの企画から運営、後日の結果考察までは、依頼者・依頼会社がどこまでのクオリティーを求めるかや目的の種類などによって変化しますが、イベント開催の場合は一貫した業務を企画会社が担うことがほとんどでしょう。

  • お打ち合わせ(ヒアリング)

    まず、どのような目的でイベントの企画、運営を行いたいのか、イベントはどのくらいの規模感か、インナー向けかアウター向けか、どんなターゲット層を想定しているか、達成したい数値や集客人数などを企画会社が聞き取ります。

    ここがとても大事なポイントで、企画会社はヒアリング内容を元に社内の動員数やかかる期間、スケジュールなどを算出します。

  • 情報収集

    イベントの企画が確定したら、開催候補地の現地視察をしてイベントに合った空間や演出が可能かをチェックします。

  • 初回見積りとスケジュール提示とすり合わせ作業

    ヒアリングした内容を元に、どれくらいの期間がかかるか、どれくらいの費用が必要かを依頼者に提示します。ここで双方納得できる見積もりや内容にするために、何度かすり合わせを行います。

  • 契約の締結と企画・設計・タイムテーブルプランニング

    契約が締結されると、当日の進行台本、運営マニュアルの作成に入ります。

  • 会場手配(映像・音響・照明・飲食物含む)

    集客したい人数やターゲット層、イベント内容に応じて、会場の手配を行います。この際、開催場所の確保だけでなく、飲食物などの手配も行います。

  • 講演者・キャストスタッフ・その他手配

    イベント内容で、演説、講演などがあるという場合には、講演者やサポートスタッフなども確保しておきます。

  • 各種、制作物手配(招待状や集客チラシ)

    集客方法によりますが、イベント参加者へ向けてチラシや招待状で呼びかける場合もあります。Web上での告知や集客の場合でも、バナーやランディングページの制作などが必要になります。

  • イベント事務局代行として参加者管理開始

    実際参加が確定した参加者を管理します。また、キャンセル対応なども同時に行います。

  • 広報活動を開始

    本確定に広報活動を開始します。

  • 当日運営とディレクション

    設営、リハーサル、参加費徴収など当日対応を行います。

  • レポーティング内容の集計作業

    開催後送付される各方面からの請求書内容を 一元で管理します。目的は依頼者のお支払窓口一本化です。またこの工程後には報告書・レポート作成に移ります。

  • 事後処理として参加者へのお礼状の作成など

    イベントが無事終了したあとでも、まだやるべきことは多々あります。参加者へのお礼状のほか、定期的に開催されるものであれば次回開催のお知らせなども行います。

  • 必要に応じて撮影していたイベント模様を映像化

    イベント企画・運営会社の中には、セミナーや学術講演会などを撮影し、後日編集動画として納品してくれる会社もあります。

イベント企画・運営の流れの注意点

イベント企画・運営の流れでは、イベントの実施予定日や希望日程の半年から1年前に業者選定をしておくと、かなり余裕をもって比較検討できます。

その理由は以下の2つです。

  • 人気の会場や駅に近い、かつ費用もそこそこの会場は予約で埋まっているケースがほとんど
  • 多数かつ多方面への働きかけが必要なため

イベントを成功させるためにも、しっかりと期間的余裕を見ておくことに越したことはありません。

イベント企画・運営会社に依頼する必要があるのはどんな時?

自社で集客からイベントの企画・進行管理まで可能という場合には、無理にイベント企画会社へ依頼する必要はありません。

しかし、以下の点でお困りの際は、イベント企画・運営自体を外部に委託した方が、社内のリソース削減にも繋がります。

イベントには予期せぬことも起こりますので、実績のある会社に任せることでイベント開催が失敗に終わるということも少なく済みます。

  • イベントが初めてで何をすべきかまったく見当がつかない
  • セミナー申込を自社管理しているために手間がかかる
  • 定例のセミナー開催に毎回同じ手間が発生している
  • 参加率や参加者の満足度などレポートを出すのに手間も時間もかかる
  • 予算計画をプレゼンしようにも、全く相場もわからない状態
  • 事前準備・集客作業、イベント当日の立ち回りイメージも湧かない
  • 会場・機材・飲食物・備品・スタッフ、決めるべきことが多すぎる
  • 小規模イベントだとイベント企画・運営会社は相手にしてくれなそう
  • 最終的に映像作品化して社内外で活用できるようにしたい

イベント開催が決まった際、開催日などは比較的早く決まってしまうものなので、すでに半年を切っているという場合は、企画会社に依頼することでスケジュール通りに準備が進められます。

少しでも不明点があったりイメージがつかなかったりした際は、思い切ってイベント企画・運営会社に依頼してしまったほうが良いでしょう。

失敗しないイベント企画・運営会社の選び方

イベント会社を検討するにあたっては、企画をどれくらいリードしてくれるかも大切な要素です。

特にイベントそのものが初めての場合、イベントの性質に関わらず以下の項目を網羅したサポートや提案ができるかが肝になるでしょう。

  • 担当者に代わり、イベントに関するお問い合わせの一括対応が可能か
  • 参加者アンケートの雛型をもとに、イベント参加者の声を集める提案をしてくれるか
  • 同業他社が似たイベント時のケースストーリーをもとに企画してくれるか
  • 発生しやすそうな失敗や、ありがちなトラブル回避策を講じてくれるか
  • イベント終了後アンケート集計とレポート提出対応と最終報告をしてくれるか
  • イベント内容と進行管理、当日のスタッフ手配、会場との密なやり取りなどすべて代理できるか
  • 必要に応じて当日発生した想定外の必要出費を一定額建て替え可能か(参加者のお車代など)

企業のイベント企画・運営は会社によって内容も流れも変わってくるため、臨機応変な対応が求められます。

イベント企画・運営会社は依頼者の代わりにすべてをこなす必要があるので、実績がある会社を選ぶに越したことはありません。

以下の記事では、ジャンルごとにイベント会社を紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

イベント企画・運営会社に依頼するメリット

イベント企画・運営会社に依頼するメリットはどんなものがあるのでしょうか。

大きなメリットは、主に以下の2点です。

大切なイベントを確実に成功させることができる

あらゆることを想定して行動することが必要となるイベントなので、ノウハウがない担当者が取り組むよりも、はるかに参加者の満足度が高くなります。

この点について断言できる理由は、イベントそのものがおおくの「ヒト・モノ・カネ」で構成されていることから、その全体を完全な管理下に置くことが、非常に難しいためです。

担当者の負担が軽減できる

自社の総務・事務・人事社員で企画・運営可能なケースもあるかと思いますが、管理するとなると膨大な時間を割くことは必至でしょう。

自社での対応と外注としてイベント企画・運営会社に任せた場合、双方を比較してみる機会は、無駄にはならないかと思います。

まとめ

イベント費用相場や安くさせる方法、イベント運営会社の基本的知識について解説しました。イベント運営会社を比較検討する際は、目的を達成できるか効率よく運営できるかが重要です。効果的な業者比較・検討を行う場合には、この点をしっかりとまとめた上で、業者と接点をとり、速やかに見積書を提出してもらいましょう。

また、良い業者を見極めるポイントとして、イベントの効果検証内容が充実している会社を選ぶようにしてください。

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