株式会社セットジャパンコーポレーション

【導入前の課題】
社内の連絡手段が社内用メールしかなかったため、利便性を求めて個人利用のチャットツールを使っているケースが見受けられました。ただ、個人利用のツールでは、公私混同や情報漏洩リスクといったコンプライアンスやセキュリティ面での課題があり、これを解消する必要がありました。また、社内で共通して使える1対多の連絡手段がなかったため、会議や社内イベントの連絡に手間がかかる状況も課題として挙がっていました。

【導入したシステムの特徴】
・プライベートな連絡先を交換せずに使える社内専用チャットアプリ
・管理者がアプリを使用可能なユーザーを制限できるユーザー制限機能
・相手がメッセージを読んだのかが分かる既読機能
・1対1トークだけでなく、グループトークにも対応
・グループトークでは途中入室ユーザーもグループ内の過去メッセージを閲覧できる
・コミュニケーションをサポートする画像・位置情報投稿機能
・記述式、選択式の2つから選べるアンケート機能
・メッセージ数、グループ数、ユーザー数の制限なし
・トークルームのオーナー権限委譲機能

【導入による効果】
・社内専用であることで公私を切り分けることができ、コンプライアンス強化に繋がった
・ユーザー制限機能により、情報漏洩リスクなどへのセキュリティ対策を取れるようになった
・メールよりも気軽なメッセージのやり取りが可能となり、社内コミュニケーションのスピードと頻度が向上した
・連絡先を聞かなくても同僚へメッセージを送れるので、社内交流の活性化が図れた
・アンケート機能により、会議や社内イベントなどの日程調整が楽になった
・自然災害時における社員の安否確認や出社可否などをすぐに確認できる体制を整えられた

【導入の決め手（経営者様談）】
社内専用の連絡手段が社内用メールしかなく、利便性から個人利用のチャットツールを使用していたが、情報漏洩のリスクや公私混同してしまう恐れがあるため、社内専用のチャットツールが欲しいと思っていたところ、今回の提案をいただけた。
こちらの要望をしっかりヒアリングしてくれた上で、自社に合わせた柔軟な提案と丁寧な説明があったので、納得感があった。
ただ導入するだけでなく、その先の利用促進まで考えられた提案をしてくれたので、安心して任せられると感じ、導入することとした。
【今後の展望】
今後はチャットやアンケート機能を活用して、社内エンゲージメントを高める調査や取り組みをしていきたい。

【導入作業での工夫、直面した問題とその解決】
導入作業では、従業員の皆さんにどうやったら使ってもらえるか、そして普及させるかというところまでを考えて進めました。まずはお客様の現状やご要望をしっかりお聞きして、社内で求められている機能や使いやすさを具体的に考えながら提案を行い、その内容をもとに制作を進めました。さらに、社内専用のチャットアプリを使う目的や意図、個人利用のチャットツールとの違い、そしてそれを使うことによるメリットを分かりやすくまとめてお伝えし、利用を促進するよう努めました。

導入作業を通して感じたのは、新しいツールやシステムは、ただ提供するだけではなく、使ってもらう仕掛け作りが重要だということです。この経験を次のプロジェクトにも活かしていきたいと思います。