デジタルヒーロー合同会社

課題：
業務の整理、日報管理と出勤簿作成の事務の簡略化・見直し

行ったこと：
・現状の業務の整理及び業務ポータルサイトの作成
・勤怠データベース、業務日報データベースの作成
・スタッフ入力用アプリの構築
・出勤簿自動作成用スプレッドシートの構築
・月次会議資料自動作成スプレッドシートの構築

成果：
・午後8時以降の再出勤が無くなった
・苦手な事務作業によるストレスが減少した
・新しい事業への稼働時間の創出できた

・デジタルヒーローが関わる前と後ではどのような変化がありましたか？
　関わって頂く前は、3つの役割（現場スタッフ、現場管理、事業者）を担っている関係で、事務作業や管理のための時間が取れず、平日の夜や土日に行うしかない状況でした。また、事務作業が苦手で非常にストレスがかかる状態でした。
　関わって頂いてからは、平日の夜や土日に行っていた管理業務や事務作業のための時間が自動化によってほとんどなくなりました。
　空いた時間で家族との時間が取れるようになりましたし、苦手な事務作業によるイライラもなくなったのが特に大きな変化です。さらに新しい事業について準備する時間も取ることができました。


・デジタルヒーローにお願いいただいたきっかけはなんでしょうか？
　事業の立ち上げに際して、早いうちにシステム作りをするのは大事だと思い、デジタル面が得意な人を探していました。しかし元々自分自身デジタルに疎く、またデジタルに特化したスタッフを雇う余裕なんてありませんでした。そのため、経営者会でつながりのあった工藤さん（弊社代表）に聞けば、何から始めればよいか分かるかなと思いお伺いしたのがきっかけです。


・サービス開始前に不安なところがあったと思いますが、どんなものがありましたか？
　デジタル化によって業務がどこまで変化し、何ができるようになるかが分からないうちは不安でした。一方でそれは、初めのデジタル化診断によって解消されました。
　現状の業務プロセスの洗い出しと、どこにデジタル化できるポイントがあるかがマップの形で可視化されたことで、デジタル化によってどこまでできるのかが具体的になったのは大きな安心につながりました。

　次に心配だったのは、新しいことの導入への理解、継続してそのシステムを運用していけるのかでした。新しいことを導入してスタッフ全員で取り組んでいけるのか、デジタルが苦手な人でも継続して使っていけるのかというのが特に不安な部分でした。
　これに関しても、取り入れて数ヶ月経つ現状において大きな問題もなく、業務の一部として継続・定着できています。始めてみるとむしろ「思っていたより簡単だった」という声があるくらいでした。

・実際どのようなサービスでしたか？
　日報アプリを使って各スタッフが入力した勤務データが自動に出勤簿や行政提出用の書類になるものと、日々の利用者の状況をアプリで記録して、自動で毎月の経営数値や状況を一覧がみれるものを作成してもらいました。
　感想としては、毎週のミーティングの中で相談して進められたことがとてもありがたかったなと思います。アプリの問題や疑問点などをその都度フォローしてもらいながら進めることができて安心でした。そのほかにも、スプレッドシートなどの一般的なツールについても質問が出来たのは助かりました。

　

・サービスの中でとりわけ良かった部分はどんなところですか？
　一番はストレスが無くなったところです。時間が生まれたことも良かったのですが、苦手な事務作業によるストレスが無くなったことが一番良かったです。月末が近づくといつも気が重くなっていたので、嫌な思いをしなくなったことは非常に大きいです。
　入力しただけで出勤簿や資料が自動で計算され作成されることは本当に衝撃でびっくりしました。


・結果的にどのような効果が出ましたか？
　数字で言うと、合計で月に10時間くらいの時間が生まれました。
　月末の約1週間に夜8時以降に再出勤して行っていた事務作業が無くなりました。


・生まれた時間をどのように活用していますか？
　仕事の面で言うと、新しく始めることになった事業について考えたり準備したりする時間に充てています。あとは、経営者会のメンバーと話す時間にも使っており、事業の新しい広がりについて一緒に考える時間を増やしています。
　自分の面で言うと、家族との時間を増やすことができました。家事の時間であったり、子供との時間を作れるようになりました。あと、自分の勉強の時間も増やすことができました。


・デジタル化への印象はどんなものに変わりましたか？
　デジタル化によってとても楽になるということが分かりました。苦手なことや考えなくていいことを機械に任せて効率化することによってストレスも減り、より自分のしたいことに全力で集中できるようになったので、
　デジタル化は背中を押してくれる存在なんだと認識できました。


・どんな人におすすめですか？
　　現場・管理・経営を一人で行っているような、一人でたくさんのことを行っている人におすすめですね。デジタル化が便利なのは分かっているが、忙しくてデジタル化の時間が取れない人は相談してみるといいかなと思います。忙しすぎて何に時間がとら