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複合機をリース・購入・レンタルした場合の勘定科目

公開日:2020年12月04日 最終更新日:2022年05月10日
株式会社ビジネスクロース
監修者
代表取締役 山口嘉太
複合機をリース・購入・レンタルした場合の勘定科目

オフィスに欠かせない複合機は、自分たちで購入するかレンタルするという選択肢に加えて、リース契約を結ぶという導入方法があります。いろいろな事情を考えてリース契約を結ぶことのメリットが大きいということで、リース利用している企業が多く見られます。そこで、複合機をリースした場合、そのための費用はどのように会計処理をしたら良いのかを考えることができます。どの勘定科目に入れるべきかをチェックしてみましょう。

複合機(コピー機)をリース契約した場合の勘定科目

支出があった場合、何らかの勘定科目に入れることになり、その支払い目的や内容によって科目は変わってきます。複合機の導入においても、その契約内容によって記帳すべき科目が違うので注意が必要です。大きくファイナンス・リースとオペレーティング・リースの二つに分けて、その違いを確認してみましょう。

ファイナンス・リース取引の場合

ファイナンス・リースとは、複合機を導入する際、新品の購入費用をリース会社に肩代わりしてもらい、その代金をリース期間で分割して返済するという方式のことを指します。複合機をローンで購入して、利用し続けながら返済をするという形態です。

ファイナンス・リースの中にも、二つの異なる方式があり、リース期間が終わったら資産を自分のものにできる「所有権移転ファイナンス・リース」というものがあります。もう一つは、リース期間終了後にリース会社に資産を返す「所有権移転外ファイナンス・リース」というもので、複合機のリースはこの方式が採られることが多いです。

この方式で複合機を導入した場合、その時点でリース資産という内容で資産計上をします。支払いをしている時には、リース債務という形で計上をしていきます。

資産の購入ということになりますので、減価償却をしていくというルールもあります。減価償却は一般的に定率法と定額法の二つの方法があり、損金処理の額が変わってきます。しかし、複合機のリース契約においては、原則としてリース資産定額法を適用することになります。

リース期間で均等に月割りをすることによって、定額で減価償却していくという手法です。分かりやすいシンプルな計算となりますので、初めに定額分を計算してしまえば、後は毎月同じ額を減価償却することができて便利です。

そして、毎月のリース料の記帳については、「リース科」の勘定科目で計上していくことになります。その詳細としてはリース契約に基づく費用として、複合機を記載することができます。

もし、複数の複合機を導入しているのであれば、異なる資産となりますので、別々に記帳していく必要があります。また、会計処理は新規導入時と毎月の支払い時、そして決済時に分けて行っていくことになります。

導入時は、借方科目と貸方科目は、取得費用である同じ金額を記載します。そして、毎月の支払時には借方科目にリース料と支払利息を分けて記帳します。借方の側にはこの二つの金額をまとめて一つにしておきます。決済時には、リース年数で分割した減価償却費を、借方と貸方の両方に同じ金額記載します。

オペレーティング・リース取引の場合

オペレーティング・リース取引というのは、毎月のリース料が発生し、期間が終わった時に資産を返すという方式です。ファイナンス・リースとの違いとしては、リースしている間に故障をしても、それを修理する責任を負わないという点です。

複合機の場合は、レンタル契約でこの取引形態が用いられます。そのため、一般に複合機リースと呼ばれる契約では、上記のファイナンス・リース方式が採られています。

複合機(コピー機)を購入した場合の勘定科目

経費が10万円未満であれば、一括損金処理できます。その場合は、「消耗品費」の勘定科目に入れて経費計上することができます。

しかし、複合機はかなり型の古い機種でなければ、軽く10万円を超えます。リース期間終了後安く買い取るといった事情でなければ、通常は資産計上する必要が出てきます。

そのため、「工具器具備品」の勘定科目に入れて減価償却していくことになります。複合機の耐用年数は5年と定められていきますので、5年間で分割しながら減価償却します。

複合機(コピー機)をレンタルした場合の勘定科目

複合機はリースが一般的ですが、短期間での利用だけであればレンタルの方が有利です。たとえば、イベントの時だけ複合機を使いたいとか、短期プロジェクトを立ち上げた際などです。

こうしたケースでは、レンタル契約を結び、それぞれの契約の内容によって異なる支払い方法を採ります。リース契約の場合は月額支払いがほとんどですが、レンタル契約の場合は日払いもありますし、一年分を一括前払いということもありえます。

そのため、リース契約とは異なる会計処理をする必要が出てきます。通常は「賃貸料」の勘定科目で経費計上をすることになります。レンタルの場合は、所有権を持つわけではありませんので、資産計上をする必要はありません。よりシンプルな会計処理ができますので、短期間の複合機の利用であれば、こちらの方が楽です。

カウンター料金/トナー代などの勘定科目

複合機をオフィスで使用する場合、印刷にかかる費用であるカウンター料金やトナー代、メンテナンスや修理のための保守費用がかかってきます。こうしたコストは、複合機そのものの資産とは違うものですので、勘定科目を分けないといけません。

カウンター料金やトナー代については、「消耗品費」の勘定科目で算入するのが一番自然でしょう。毎月複合機の使用に伴って生じる費用だからです。これには、印刷に必要なコピー用紙の購入代金も含めることができます。

一方でメンテナンス費用については「修繕費」の勘定科目で計上します。故障した場合のチェックや修理などがその主な目的となるからです。複合機という資産についての修理ということで、修繕費で問題ありません。

このように、複合機の会計処理については、異なる勘定科目でそれぞれの物品の種類とその目的に合わせて行います。複合機そのものにかかる費用は資産として見て処理を行いますが、トナーやカウンター料金などの使用によって生じる経費は消耗品として見るのです。

まとめ

複合機は初期費用がかからずに気軽に導入できるなどのメリットがあることから、リース契約を結ぶことが多いです。その場合は、複合機という資産での会計処理と、毎月の消耗品での勘定科目への算入をします。

慣れればそれほど難しい会計処理ではありませんので、それぞれのルールと勘定科目の振り分けを確認しましょう。こうした会計上の処理方法をしっかりと覚えて、オフィス設備のコストダウンや導入の負担軽減につながる複合機のリース契約を活用しましょう。

監修者の一言

複合機を導入する方法がリース、購入、レンタルと選択肢が多くなってきておりますが、複合機を導入する企業の7割がリース契約をしています。その中でも大多数の企業が所有権移転外ファイナンスリースになります。減価償却が必要なく、税理士や会計士のサービスを利用していない会社でも経費の計上が一定の為わかりやすくなっています。

また、実際に複合機販売店の提案がリース契約の次に多いのがビジネスクレジット契約になります。ビジネスクレジット契約は、機械購入金額を分割払いする契約になります。こちらは支払い月々のお支払い金額が一定ですが、分割購入の部類になりますので、資産計上が必要になるので注意が必要です。

株式会社ビジネスクロース
代表取締役 山口嘉太
監修者

東京都千代田区出身。オフィス機器販売店を5年間経て株式会社ビジネスクロースを設立、代表取締役就任。累計1,000社以上の中小企業のオフィス機器周りをサポートし、コスト削減を実現。現在は、外資系企業、上場企業のオフィス機器も担当。オフィス機器の他に、営業コンサルティング、営業研修など幅広い分野で活動中。

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