株式会社TAGIRU

【課題】
日報・個別支援計画書・専門的支援計画書など作成書類が多く、職員の方の負担と属人化が課題でした。

【対応】
書類作成をAIと専用システムで支援する仕組みを構築。
入力の手間や下書きの負担を減らし、書類の質を保ちながら作成時間を短縮することを目指しました。

【ポイント】
現場に伺い、実際の書類作成の流れを職員の方一人ひとりにヒアリングした上で設計。
要件定義から運用保守まで一気通貫で対応し、機能ごとに段階的に導入を進めています。

対象としたのは、日報、個別支援計画書、専門的支援計画書などの作成業務です。

これまで職員の方が一から記入していた書類について、AIによる下書き生成や入力補助を組み込み、確認・修正中心の作業に変えていく設計としました。

専門用語や現場の運用に合わせた画面構成とし、ふだんの業務手順を大きく変えずに使い始められることを重視しています。

導入前に現地へ伺い、日報や各種計画書の作成の流れを、職員の方一人ひとりにヒアリングしました。

その上で書類作成を支援する仕組みを構築した結果、作成のスピードが大きく上がりました。

これまで書類に取られていた時間が減り、その分、職員の方が利用者の支援そのものに向き合える時間を増やせるようになっています。

導入後も毎回「驚くほど早くなった」と声をいただきながら、運用しつつ改善を続けています。

毎回驚いています。書類の作成が、こんなに早くなるとは思っていませんでした。

これまで書類に追われていた時間がぐっと減って、その分、利用者さんとしっかり向き合う時間を増やせるようになりました。

現場の流れを細かく聞いた上で作ってもらえたので、本当に助かっています。

書類にかかっていた時間が、利用者さんへの支援の時間に変わっていく。それがこのシステムで一番実現したかったことでした。

「毎回驚いた」と言っていただけるのが何よりの励みです。これからも現場の声を聞きながら、使いやすく改善し続けます。