予算管理Excelへ前月実績値の自動転記ツール
既存Excelに自動転記機能を追加
- 業種
- 通信・ネットワーク
- 地域
- 東京都
- 規模
- 3000人以上
- 費用
- 総費用70万~100万円
・フォーマットの異なる5種類の元データの取り込み機能
あるものはデータベース形式の.csv、あるものは変則的表形式のExcel、
あるものは.txt等、それぞれに合わせた取り込み方法を実装しました。
・取り込んだデータを部門毎 x 生産番号毎に仕訳けする機能
Excelの非表示シート上に記述した数式列群により仕訳処理を実現しました。
・仕訳け後のデータを各部門シート x 該当月 x 該当生産番号の行に転記する機能
転記先の位置の特定を都度行うと処理速度が遅くなるため、
転記先の位置の特定が重要な鍵となります。
- 依頼を受けたカテゴリ
- 業務システム開発
- 制作物種別
- 受発注管理系総合管理系
- 業務範囲
- 自動機能の開発
試験運用中のチューニング
6ケ月間無償保守
- 業務の概要
- ユーザーが利用中の予算管理Excelに以下の機能を搭載する開発。言語はVBA。
・5種類の元データの取り込み機能
・元データを部門毎 x 生産番号毎に仕訳けする機能
・仕訳け後のデータを各部門シート x 該当月 x 該当生産番号の行に転記する機能
- 開発規模・期間
- 開発期間 約1か月
試験運用 約1か月・・・ユーザーからのフィードバックとチューニング
- 利用技術
- ExcelVBA
- 利用サーバー環境・DB
- 一般PC
- 備考
- ユーザーの予算管理グループは、毎月月初に前月実績値を予算管理Excelに転記(コピペ)する作業を行っていました。
コピペ元の元データは5種類あり、またそれぞれ異なるフォーマットであり、扱いが面倒でした。
また、算管理Excelの転記箇所は、部門ごとに別シートであり、
かつ転記対象月も毎月異なること、さらに生産番号毎に転記する行位置が異なることから、
手作業によるコピペ作業に限界が来ていました。
実績・事例画像
実績・事例の詳細
・フォーマットの異なる5種類の元データの取り込み機能
CSVと.txtは開かずに読み取る、Excelは自動で開いて読み取って閉じる、
の一連の動作をそれぞれのデータに合わせてVBAを組んで自動化しました。
・取り込んだデータを部門毎 x 生産番号毎に仕訳けする機能
この複雑な仕訳処理をプログラム(VBA)で組むのは合理的ではないため、
Excelの強力な武器である数式を活用しました。
(開発した2014年当時はPowerQueryが登場しておらず、数式で実現)
・仕訳け後のデータを各部門シート x 該当月 x 該当生産番号の行に転記する機能
転記先のシート、該当月の列位置番号、該当生産番号の行番号をあらかじめメモリに
格納してから転記処理を集中して行う工夫を用いることで処理速度を上げました。
成果・結果
1000か所以上の転記箇所があるため、これまでの手作業による前月実績値の転記(コピペ)方式では、一日以上を費やしていました。
また、前月実績値の元データは月初の数日間に刻々と更新される性質があり、その都度コピペを行う必要がありました。
自動転記機能を実装したところ、元データの読み取りから転記まで1分以内に短縮することができました。
元データが更新された場合にも躊躇せずに読み取りから転記できるようになりました。
お客様の声
取り込む元となるデータは様々な書式を持っていましたが、それらすべての書式に合わせて取り込めるように工夫いただきました。何か別のソフトを必要とするわけではなく、Excelに備わっているVBAというもので自動化を実現できることが目からうろこ状態でした。
担当者のコメント
ご利用中のExcelをそのまま生かすことができてよかったと思います。