BPOの意味は？依頼可能な業務や導入するメリット・おすすめの企業も紹介

BPOの意味とは

BPO（Business Process Outsourcing）とは、業務プロセスの一部または大部分を専門企業に委託することを意味します。業務プロセスの設計や業務の企画段階から、委託先の担当者へ任せられる点がBPOの特徴です。

BPOサービスを提供する企業には、優れたスキルを持つ人材が多数在籍しており、素早く正確な仕事ぶりが期待できます。近年はコスト削減や人手不足解消を実現する手段として、注目されているサービスの1つです。

アウトソーシングとの違い

アウトソーシングとは、社内の業務プロセスの一部を外部の専門企業へ委託する意味を持ちます。総務や経理など、バックオフィス業務の一部を委託先へ任せるイメージです。

業務全般を委託するケースも多いBPOと比べ、業務の対応範囲は狭くなります。BPOと異なり、業務プロセスの見直しや再構築には対応していません。業務プロセスが確立している一方、部分的に人手が足りない場合におすすめの手段です。

BPOサービスで依頼できる業務領域

BPOサービスを利用した場合、外注先に依頼できるのは主に以下6つの業務領域です。

上記に加えて、マーケティングやWeb制作の業務に対応しているサービスもあります。

総務

外注先に委託可能な総務業務を以下にまとめました。

BPOサービスによっては、オフィスの移転やレイアウト変更の手配、社用車の管理なども依頼可能です。総務業務全般の委託によって、コア業務へリソースを集中的に割けます。

経理

多くのBPOサービスは、経理業務全般の委託に対応しています。以下に委託可能な業務をまとめました。

経理は専門知識を問われる業務が多く、誰にでもこなせる業務ではありません。経理担当者が不足している場合、月末や決算期は特定の社員に負担がかかります。

BPOサービスを利用すると、経験豊富な方に業務を任せられるため、経理担当者の業務負担を大幅に軽減可能です。追加で経理担当者を採用する必要もなくなり、人件費の高騰も避けられます。

人事労務

BPOサービスは人事と労務管理、双方の業務に対応可能です。委託可能な業務を以下の表にまとめました。

労務管理の業務を中心に委託した場合、採用や研修内容の企画、人事評価の見直しなど、組織力強化に直結する業務に集中して取り組めます。

近年は採用代行を手がける企業も増えており、採用のノウハウに不安を抱える企業は利用するのも1つの方法です。プロへの依頼によって、求人への応募率や求める人物像に合致した人材を獲得できる可能性が高まります。

営業事務

営業事務では、受発注業務や見込み顧客獲得に関する業務を依頼できます。委託可能な業務を以下にまとめました。

BPOサービスの利用によって、顧客の分析や商談など、営業活動に集中できる環境を整えられます。営業担当者の人手不足に悩んでいる場合、営業経験者の派遣に対応したBPOサービスを選ぶのも有効です。

豊富なノウハウを活かした提案によって、受注率向上や新規顧客獲得が望めます。

既存社員の商談に同行を依頼すると、商談の組み立て方や提案方法に関して、アドバイスも得られるでしょう。

コールセンター

電話でのやりとりが多い企業、一般消費者を対象に商品を販売している企業は、コールセンター業務を委託するのがおすすめです。顧客対応の品質向上に加え、社員の業務負担やストレスを軽減できます。

BPOサービスの利用によって、委託可能なコールセンター業務を以下にまとめました。

見込み顧客へのアポイント獲得やサービス案内など、アウトバウンド業務はインバウンドより難易度が高くなります。自社商品またはサービスへの深い理解が求められるためです。

電話営業を強化したい場合は、実績数や得意な業界、教育体制などを確認し、委託先を選ぶようにしましょう。

IT

BPOは主にバックオフィス関連の業務を指します。IT関連の業務はBPOではなく、ITO（Information Technology Outsourcing）と区別されるケースも多いです。

ITOを利用した場合に委託可能な業務を以下にまとめました。

サービスによっては、エンジニアの派遣やサーバーのレンタルなどにも対応しています。IT人材は慢性的に不足しており、優秀な人材を採用するのは難しい状況です。今後業務を委託先に外注する企業が増えるでしょう。

BPOサービスを利用する4つの意味

BPOサービスを利用すると、以下4つのメリットが得られます。

メリットの内容を1つひとつみていきましょう。

コア業務にリソースを集中できる

BPOサービスの利用によって、コア業務に社員を優先的に配置できます。BPOを利用する場合、ノンコア業務を外注先に委託し、コア業務を自社でおこなうケースが多いです。

コア業務とは営業活動や新商品開発、マーケティング戦略の立案など、利益の創出に直結する業務を指します。

ノンコア業務とは事業運営に欠かせない反面、直接利益を生み出さない業務です。備品管理や勤怠管理、経費精算などが、ノンコア業務に該当します。ノンコア業務は、業務の進め方が決まっているケースが多いです。

誰が業務を担当しても成果に大きな影響はないため、外注先に委託して工数削減が図れます。

業務の効率性と正確性が高まる

業務効率改善と成果物の品質向上を実現できる点も、BPOサービスを利用するメリットの1つです。BPOサービスを提供する企業には、業務領域ごとに実務経験や知識が豊富な人材が多数在籍しています。

業務の流れや進め方にも精通しており、進捗状況を必要以上に確認する必要もありません。

BPOの利用によって、業務品質のばらつきをなくしつつ生産性を高められます。

コストを削減できる

BPOを利用している限り、一定水準以上の業務品質が保証されます。一定の費用はかかるものの、新たに人材を採用する必要はありません。採用費や人件費を削減し、経費の増大を避けられます。

業務の担当者は、実務経験を豊富に積んでいる人材です。業務の進め方ややり方を1から教える必要もありません。教育の手間がなくなり、社員は自身の担当業務に集中して取り組めます。

プロのノウハウを活かせる

BPOはアウトソーシングと異なり、プロから業務プロセスの見直しに関する提案を受けられる点が特徴です。プロからの改善提案によって、無駄な作業や複雑なプロセスがなくなり、業務を進めやすい環境を整えられます。

業務の標準化が進むと、特定の社員へ過度に依存する事態も防げるでしょう。業務の属人化が解消され、進捗状況の可視化や生産性向上につながります。

BPOサービスを利用するうえでの3つの注意点

BPOサービスを利用すると、業務効率改善やコスト削減を図れます。メリットばかりではないため、以下3つの注意点に関して理解しておきましょう。

委託先への業務量が多いほど、社員が実務経験を積む機会が減り、業務遂行に必要なスキルを習得できません。機密情報を扱う業務を委託した場合、情報漏えいのリスクが生じるため、セキュリティ対策が万全な企業への依頼が求められます。

社内にノウハウが蓄積しにくい

委託先に任せる業務量が多いほど、業務効率改善やコア業務へのリソース集中を図れます。BPOサービスを利用している限り、委託業務をこなす機会が大幅に減るため、担当者は業務遂行に必要なスキルや知識を習得できません。

実務経験の不足によって、社内にノウハウが蓄積されにくい環境になります。社員のモチベーションや成長意欲を下げないよう、委託先への業務範囲を限定しましょう。

情報漏えいのリスクが高まる

委託する業務内容によっては情報漏えいのリスクが高まるため、注意が必要です。たとえば、給与計算を任せた場合、社員の氏名や銀行口座など、個人情報が流出する可能性が生じます。

仮に個人情報を含む自社の機密情報が流出した場合、社会的信用低下やイメージダウンは避けられないでしょう。多額の利益損失を避けるため、機密情報を含む業務の依頼は慎重な判断が求められます。

あわせてBPOサービスを提供する企業各社のセキュリティ対策も確認しましょう。

事前準備が必要になる

業務フローの提示や業務マニュアルの作成など、BPOサービスを利用する前に事前準備が必要です。業務の流れを提示しておかないと、業務品質の低下や業務効率悪化を招きます。進捗状況も正確に把握できず、高い費用に見合ったメリットが得られません。

委託先の担当者が業務をスムーズに進められるよう、早めに準備を重ねておきましょう。ビジネスチャットやWeb会議など、進捗状況を確認する方法を事前に決めておくことも重要です。

BPOサービスを選ぶ前に整理すべき6つのポイント

BPOサービスの利用前に以下6点の内容を理解しておきましょう。

ポイントを1つひとつ確認します。

1. 契約形態を理解しておく

BPOサービスの提供先と契約する場合、契約形態は3種類にわけられます。3つの契約形態の特徴を以下の表にまとめました。

参照：パソナ株式会社

BPOでは、請負契約か準委任契約のどちらかを選ぶケースが多くなっています。請負契約と準委任契約の違いは、成果物の納品義務が発生する点です。請負契約の場合は業務プロセス全般を委託し、システムやWebサイトなどの成果物に対して報酬を支払います。

委任契約（準委任契約）の場合、業務処理が報酬の対象です。業務を遂行したかどうかが問われるため、成果の有無や成果物の完成度合いは問われません。契約形態によって、報酬の対象が異なる点を頭にいれておきましょう。

2. 依頼する業務範囲を限定する

委託先への業務範囲を限定しておく理由は2つあります。1つ目は費用の高騰を防ぐためです。委託先の業務量が多いほど、社員の業務負担を軽減できますが、毎月多くの費用を支払わなければなりません。

給与計算や経理、勤怠管理など、機密情報を扱う業務を多く委託すると、情報漏えいのリスクも高まります。

2つ目の理由は実務経験の確保です。業務の遂行に必要なスキルや知識を習得するには、何度も実務をこなす必要があります。以上2つの理由から、委託先へ任せる業務の範囲を事前に決めておくことが重要です。

3. 得意分野や実績を確認する

委託予定の業務内容を依頼先が得意としているか、事前に確認しておくことが重要です。すべての分野を得意とする企業はほとんどありません。

BPOサービスを提供する企業の多くは、特定の業務に特化しています。ミスマッチを避けるため、サイト上で得意分野や強みを確認しておきましょう。

特別な理由がない限り、導入実績が豊富なBPOサービスを選ぶのが無難です。導入実績が多いサービスは、業務品質やコストパフォーマンスなどが、多くのユーザーに評価されていると認識できます。

リピート率や顧客満足度が高いサービスを選ぶと、高品質な対応が望めるでしょう。

4. セキュリティ対策を確認する

充実したセキュリティ対策を講じているか、確認が必要です。セキュリティレベルが低い企業に業務を依頼すると、情報漏えいのリスクが高まります。社員へのセキュリティ教育やログデータの収集など、機密情報の保護体制を確認しておきましょう。

プライバシーマークやISMSを取得している企業を選ぶのも1つの方法です。プライバシーマークは個人情報の取り扱い、ISMSは情報セキュリティ体制に関して評価しています。いずれの制度も第三者機関が認証する制度です。

どちらかを取得している企業を選ぶと、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。

5. アウトソーシングの利用を検討する

業務プロセスの見直しや再構築を望んでいない場合、アウトソーシングを利用するのも1つの手段です。アウトソーシングはBPOと同様、業務の一部または大部分を外注先に委託できます。

社内リソースの有効活用や人手不足解消、コスト削減など、メリットもBPOを利用した際と変わりません。業務プロセスの見直しがない分、費用を抑えられる場合もあります。

アウトソーシングやBPOを利用する前に、社内アンケートを実施しましょう。各部署の社員が業務フローに関して、どのような考えをもっているか確認するためです。

業務プロセスへの不満が少ない場合はアウトソーシングを利用し、改善を求める声が多い場合はBPOを選びます。

6. 外注先選定にはビジネスマッチングを活用する

BPOやアウトソーシングサービスを探す際、ビジネスマッチングの利用を検討しましょう。ビジネスマッチングとは「仕事の依頼先を探している企業」と「新規顧客を探している企業」をつなぐサイトです。

地域や業種など必要な情報を入力すると、条件に合致した企業が提示されます。

得意分野や実績、対応可能な業務など、各企業の特徴がコンパクトにまとめられている点も魅力です。本業が忙しい方も、短時間で多くの情報を集められるでしょう。

「比較ビズ」を利用すると、条件を入力するだけで営業代行や事務代行サービスの提供企業を探せます。無料で見積取得や資料請求ができる点も魅力です。外注先を探す方法の手段に検討ください。

BPOサービスを提供する企業のおすすめ5選

高評価を得ているBPOサービスの提供元を5社紹介します。

外注先選定の参考にしてください。

トランスコスモス株式会社

引用：トランスコスモス株式会社

トランスコスモス株式会社のBPOサービスは、幅広い分野の業務を依頼できる点が特徴です。ITや部品調達、設計プロセスのデジタル化など、さまざまな分野の業務に対応しています。

セールスパックやSCMパックなど、業務の分野ごとにサービスがパッケージ化されており、選択に迷う心配もないでしょう。日本国内で業界最大規模の拠点を持っており、大量の業務を依頼しても素早く正確な仕事ぶりが望めます。

株式会社アイドマ・ホールディングス

引用：アイドマ・ホールディングス株式会社

株式会社アイドマ・ホールディングスのBPOは、営業支援に強みを持っています。多くの企業から利用されており、営業支援実績は9,600社に達しました。BPOサービスの特徴は、営業支援ツールと営業担当者の派遣を組み合わせている点です。

営業支援ツール「Sales platform」は、見込み顧客の情報管理や案件管理、メルマガの自動配信など、さまざまな機能を搭載しています。データベースには680万件以上の企業情報が保存されており、業種や商材にあったリスト作成が可能です。

インサイドセールスの代行〜トークスクリプト作成まで、幅広いサポートが望めるため、再現性の高い営業戦略を立案できます。

株式会社パソナ

引用：株式会社パソナ

株式会社パソナが提供するBPOサービスは、導入形態の選択肢が豊富な点が特徴です。予算や課題に応じて、以下4種類の導入形態から選択できます。

オンサイトは担当者または専属チームが事業所内に滞在するため、コミュニケーションを取りやすい点が特徴です。オフサイトは各BPOセンターの担当者に業務を振りわけることで、多くの業務を処理できます。

クラウドソーシングは、オンライン上で各業務のプロフェッショナルに業務を依頼する方法です。低コストで高品質な仕事ぶりが期待できます。

RPAは、ルーティンワークを人ロボットが代行する方法です。長時間稼働しても、業務の品質や効率性が落ちる心配はいりません。

アルティウスリンク株式会社

引用：アルティウスリンク株式会社

アルティウスリンク株式会社が提供するBPOサービスは、コンタクトセンター業務が強みです。全国100カ所以上のコンタクトセンターで58,000人の方が働いているため、大量の業務依頼にも素早く対応できます。

24時間365日体制で稼働しており、ていねいかつ素早い顧客対応が望める点もプラスです。業務領域はカスタマーサポートやインサイドセールス、アウトバウンドなど、さまざまな内容に対応しています。

ビデオ通話でのサポートも対応しており、言語化しにくい内容の問い合わせにも、高品質な対応が望めるでしょう。

株式会社ベルシステム24

引用：株式会社ベルシステム24

株式会社ベルシステム24が提供するBPOは、電話営業とバックオフィス業務、双方に強みを持つ点が特徴です。

電話代行サービスe秘書Rを35年以上運営しており、導入実績数は24,000社に達しました。オペレーターは複数の研修プログラムを受講しており、高品質な電話対応が期待できます。

バックオフィス業務は人事と経理業務に特化し、組織開発や経営計画策定など、専門性の高い業務も依頼可能です。あわせて診察予約受付や患者へのケアサポートなど、医療機関向けのサービスも展開しています。

まとめ

今回の記事では以下の4点に関して述べました。

BPOを利用すると経理や総務、営業事務など、バックオフィス業務全般を外注先に委託可能です。委託先の担当者は豊富な知識や優れたスキルを習得しており、正確かつ素早い仕事ぶりが望めます。

依頼する業務量が増えすぎると、毎月多額の費用を支払わなければなりません。実務経験を積む機会も減り、社内にノウハウが蓄積しにくくなります。

予算と実務経験の確保を実現するため、アウトソーシングを利用するのも選択肢の1つです。「比較ビズ」を利用すると、必要事項を入力する2分程度で条件を満たした企業を見つけられます。外注先を探している方は、ぜひ利用してみてください。

監修者のコメント

合同会社RASH

CEO　望月 昌一

【集客/マーケティングの代行/コンサルティング/研修】【ホームページ制作/システム開発】と、国内初を自負する【行動経済学/脳科学/心理学の理論や根拠】を組み合わせたサービスを提供。お客様伴走型のサービスにアイデアを乗せて「一緒に盛り上がるサービスを考える」ことを得意とする。

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BPOを外注する際にはいくつか事前に確認が必要なポイントがあります。

業務の明確化: 外注する業務の範囲や内容を明確に定義することが重要です。これにより、外注先とのミスマッチを防ぎ、期待通りのサービスを受け取ることができます。

コストと品質のバランス: 低コストでの外注は魅力的ですが、品質の低下を招く可能性があります。コストと品質のバランスを適切に取ることが求められます。

コミュニケーション: 定期的なミーティングや報告を設定し、双方のコミュニケーションを確保することが重要です。

上記以外にもセキュリティや評価など、事前にしっかりとした情報収集や取り決めを行うことが大事です。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。