業務改善とは？業務改善の進め方や活用できるフレームワーク3つを紹介

業務改善とは

業務改善は、組織や企業の業務プロセスを効率的かつ効果的にするための取り組みです。生産性の向上やコスト削減、品質向上、顧客満足度の向上、競争力の強化などの目標を達成するために行われます。

業務改善は、組織内のプロセスを評価し、問題を特定・解決するための戦略を立てる一連の活動で構成されます。

業務改善が必要な理由

業務改善が必要な理由は多岐にわたり、組織や業界により異なりますが、一般的な理由は以下のとおりです。

業務改善の進め方

業務改善を進めるためには、以下のステップを考慮することが重要です。順番に進め、継続的に改善を推進する文化を組織内に根付かせることが成功の鍵となります。

業務改善で活用できるフレームワーク3つ

業務改善で活用できるフレームワークを3つ紹介します。

1. ECRS（イクルス）

ECRS（イクルス）は、プロセス改善や問題解決のアプローチとして広く使用される手法です。

ECRSを使い業務プロセスを改善すると、効率性が高まることで、コスト削減や品質向上などのメリットが得られます。

2. ロジックツリー

ロジックツリーは、さまざまな課題を木の枝のように分岐させ、詳細に分析し、論理的に業務改善を進めるための枠組みです。大きなテーマを段階的に分解し、包括的に理解するためのツールです。

「残業時間が増えている」という問題を考える場合、要因を「人手不足」「業務量増加」と分解することで解決策の選択に役立ちます。ロジックツリーは問題の構造化と解決策の特定に役立ち、業務改善プロセスを効果的にサポートします。

3. バリューチェーン分析

バリューチェーン分析は、商品やサービスの提供プロセスを、各活動にわけて詳細に検討するフレームワークです。各活動を個別に分析することで、生産性が高い活動とコストが発生する要因を特定することが可能です。

競合他社と比較し、どの活動で優れているか、どの分野で改善の余地があるかを示すことができます。競争力を高めるためのアクションプランを策定できるでしょう。

業務改善を行う際の注意点3つ

業務改善を行う際の注意点を3つ紹介します。

1. チームワークとコミュニケーションを強化する

業務改善プロジェクトにおいて、チームワークとコミュニケーションは不可欠です。チームメンバーが協力し、情報を効果的に共有することで、改善の成功確率が高まります。

チームは異なるバックグラウンドやスキルを持つメンバーで構成されることが一般的です。多様性は異なる視点やアイデアをもたらし、問題解決の幅を広げます。多様性を最大限に活用するためには、オープンマインドで他のメンバーの意見を受け入れる姿勢が必要です。

メンバー間のオープンかつ効果的なコミュニケーションを確保するために、定期的なミーティングや進捗報告などを組み込むことが重要です。

2. 持続性の確保をする

業務改善は一過性の取り組みではなく、持続的なプロセスとして捉える必要があります。改善計画や新しいプロセスの策定後、その効果を定期的にモニタリングし評価します。目標に対する進捗を追跡し、必要に応じて調整を行いましょう。

改善文化を組織全体に根付かせる努力が必要です。リーダーシップ層が積極的に改善をサポートし、従業員が変化を受け入れられる信頼感を築きましょう。

3. 従業員トレーニングを行う

業務改善において、従業員のトレーニングは不可欠です。新しいプロセスやツールを導入する際は、従業員が理解し効果的に活用することが重要です。

トレーニングプログラムを設計し、従業員に対して必要なスキルと知識を提供します。トレーニングは効果的なコミュニケーションと共有の一環として位置付け、従業員が変化に適応できるように支援しましょう。

従業員のトレーニングは、新しいプロセスの円滑な導入と効果的な改善活動の実施に貢献し、変更に対する抵抗を減少させます。

業務改善の成功事例2つ

業務改善の成功事例を2つ紹介します。

1. 三井住友銀行：RPAの導入

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）はルーティーンで反復的な業務プロセスを自動化する技術です。三井住友銀行は、従来手作業で行われていたデータ入力や文書処理、顧客対応などの業務をRPAを導入することで自動化しました。作業効率が向上し、従業員は高度なタスクに集中できるようになりました。

RPAボットは高い精度で業務を実行し、人間エラーを最小限に抑えます。RPAの導入により、誤ったデータ入力や処理ミスが軽減されました。

2. 今野製作所：Kintoneの導入

Kintone（キントーン）とは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務改善プラットフォームです。今野製作所は、スケジュール管理や顧客管理、採用管理などのプロセスをKintoneを活用しながら自動化しました。作業のスピードが向上し、タスクの迅速な処理が可能になりました。

Kintoneはリアルタイムで情報を共有できます。社内の異なる部門や従業員間で情報を共有しやすくなり、意思決定の迅速化と情報漏れの軽減に貢献します。今野製作所のKintone導入は、業務プロセスのデジタル化と効率化、情報共有の向上など多くのメリットをもたらし、業務改善に成功した事例です。

まとめ

特定の課題や問題に取り組む必要がある企業は、コンサルタントの専門知識を活用し、対策を見つけることがおすすめです。コンサルタントは、さまざまな業界や組織での改善プロジェクトに携わり、ベストプラクティスを熟知しています。

コンサルタントを利用する際は、問題や目標を明確にし、信頼性のあるコンサルタントを選択することが重要です。比較ビズには、業務改善に詳しいコンサルタントが多数在籍しており、無料で一括見積が可能です。業務改善を検討している方は、ぜひご利用ください。

監修者のコメント

株式会社Pro-D-use

取締役副社長 岡島 光太郎

2009年：(株)リクルートに新卒で入社。営業部署・企画部署にて責任者を務める。（在籍中は、MVPやマネジメント賞など、多数受賞。）
2013年：(株)データX（旧：フロムスクラッチ）の創業期に転職。営業や新卒・中途採用の責任者を務める。
2014年：アソビュー(株)に転職。その後、営業責任者、新規事業責任者、事業企画を歴任。
2015年：(株)Pro-D-useを創業。取締役副社長（現任）に就任。新規事業の立上げ〜収益化、成果を上げる営業の仕組み作り、採用〜組織の構築、Webマーケティングを主軸とした売れる仕組み作り、業務システムの導入・運用、融資を中心とした資金調達〜財務のコンサルティングを得意としている。
また、個人でも中小企業の融資を支援するサービス「中小企業の融資代行プロ.com」を運営するなど、一貫して中小企業を支援することを生業にしている。

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より生産性を上げて利益を構築するために、業務改善は会社を運営する限り必要な活動のひとつです。しかし、業務改善は典型的な「重要度は高いが、緊急度が低い業務」です。

筆者もよく、中小企業の業務改善の現場で支援をしておりますが、業務改善が置き去りになり、どんどん業務が煩雑になって競争力が失われている会社をよく見かけます。本来、業務改善は特定期間に一気に進めるものではなく、毎日・毎週・毎月のように継続して実行されるべき業務です。

ただし、慣れていない方からすると「とても難しい」と感じる業務でもあるため、今回の記事で紹介した業務改善の進め方や、フレームワークを活用して、より良い職場・現場になるように心がけてください。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。