ワークフローシステムの費用相場とは？選ぶ際の注意点やおすすめ5選を紹介

ワークフローシステムの導入費用とは？

ワークフローシステムは、旅費精算や経費精算・各種申請書をシステム上で申請・承認できるシステムです。ワークフローシステムを導入する際に発生する費用には、以下のものがあります。

初期費用｜導入時に1回発生する費用

初期費用は、ワークフローシステムを導入する際に必要な環境設定やマスタ設定の費用です。初期導入費用が0円のシステムや一定期間の月額料金を初期導入費用に含めているシステムもあります。

初期導入時に、必要な設定のうちどこまで対応してもらえるのかを確認しておくと準備や運用開始がスムーズに進むでしょう。たとえば、マスタ設定費用が含まれていない場合は、事前に自社で整理をしておき運用開始までに設定しておく必要があります。

ランニング費用｜毎月発生する費用

ランニング費用は、システムを利用するために毎月発生する費用です。ワークフローシステムの契約期間にもよりますが、毎月定額を支払う場合と一括でまとめて支払う場合があります。毎月支払う方法よりも半年・1年間分を一括でまとめて支払う方が料金は安くなりやすいです。

ワークフローシステムを利用するユーザー数によって変化する、ライセンス費用や問い合わせができるサポート費用が含まれます。基本機能のバージョンアップ費用は、ランニング費用に含まれることが一般的です。

ワークフローシステムの2つのタイプとは？

ワークフローシステムは、クラウド型とオンプレミス型の2つのタイプに分けられます。

クラウド型とオンプレミス型の特徴と費用相場を参考にして、ワークフローシステムを検討しましょう。

クラウド型ワークフローシステム

クラウド型ワークフローシステムとは、クラウド上にあるシステムを利用するタイプのため、初期費用を抑えられます。自社にサーバーを構築・運営する必要がない点も強みです。

利用するユーザーの必要なライセンス分だけの費用で利用でき、無駄がなく効率的といえるでしょう。

クラウド型ワークフローシステムの費用相場

クラウド型ワークフローシステムの初期費用相場は0円〜50万円です。費用は、導入時に必要な設定やサポートをどの範囲まで業者に依頼するかによって変わります。

たとえば、環境の準備だけを依頼して利用開始するのであれば0円で済みますが、各種マスタを自分たちで設定する必要があります。すぐに利用したい場合、初期導入費用にマスタ支援のオプションが用意されている業者を選ぶといいでしょう。

オンプレミス型ワークフローシステム

オンプレミス型ワークフローシステムとは、自社にサーバーを設置・インストールして利用するタイプです。自社のネットワーク内で利用するため、セキュリティ面で優位性があります。クラウド型より安心して利用できるでしょう。

オンプレミス型のワークフローシステムを導入した後に、自社に適したカスタマイズが可能です。クラウド型はカスタマイズができないため、オンプレミス型特有のメリットです。カスタマイズ費用はかかりますが、ワークフローシステムを効果的に利用できる1つの方法といえるでしょう。

オンプレミス型ワークフローシステムの費用相場

オンプレミス型ワークフローシステムの導入費用は、100万円以上になります。サーバーの環境設定や初期のマスタ設定・自社オリジナルのカスタマイズを加えると費用はさらにかかるでしょう。

ランニング費用は保守サポートのための費用であり、自社専用のシステムになると割高に設定されます。クラウド型のように1ユーザー単位で料金が決まる形ではなく、ユーザー数が変動しても固定の料金となる点はメリットでしょう。

ワークフローシステムを選ぶ際の3つの注意点

ワークフローシステムを選ぶ際の注意点は、以下の3つです。社内に利用を促すためには、ワークフローシステムの使いやすさが重要になります。

1. 使いやすい画面構成になっているか

ワークフローシステムを利用する際、使いやすい画面構成になっていると短時間で登録・確認・承認ができるでしょう。社員が使い始めるときもスムーズに運用がスタートできます。

ワークフローで申請する人・承認する人にとって、わかりやすく使いやすい画面になっているか確認しましょう。

2. 会社の決裁ルートを設定できるか

会社によっては、申請書を回すために独自の決裁ルートが存在する場合があります。たとえば、上司承認の前に管理部門の承認が必要なルートや最終承認後に各責任者に回覧を回すルートなどが考えられます。

現在、会社で実施している決裁ルートがワークフローシステムで実現できるかを確認しましょう。

3. ワークフローに汎用性があるか

ワークフローシステムを導入してしばらく利用していると、新しい様式を追加したくなるケースがあります。たとえば、申請画面を自社でカスタマイズして作れる機能があると便利です。

申請書類を追加するときに、汎用的な機能があると会社の業務効率は更にアップするでしょう。

おすすめのワークフローシステム5選

おすすめのワークフローシステムを5つ紹介します。機能面と価格面を確認し、現在の業務フローにマッチするワークフローシステムを選ぶ参考にしてください。

ジョブカンワークフロー

参照：ジョブカンワークフロー

株式会社DONUTSが運営するジョブカンワークフローシステムは、シンプルな操作で会社独自の申請書を作成できるワークフローシステムです。承認・否認がされたときのアラートは、メールだけではなくSlackやチャットワークなどのチャットツールに流れます。

Googleアカウントや電子契約のクラウドサインとの連動もできるため、より効率的な運用が可能となるでしょう。たとえば、クラウドサインで双方の契約締結情報を基にジョブカンワークフロー内で申請ができるようになります。

ジョブカンワークフローの価格は、以下のとおりです。

人数が500名以上の規模の企業は、別途見積となります。

X-point

参照：X-point

株式会社エイトレッドのX-pointは、これまで社内で利用していた申請書のイメージをそのままWebフォームで利用できるワークフローシステムです。慣れたフォーマットで利用できるため、現場のユーザーは迷うことなくスムーズに導入できるでしょう。

X-pointは、サイボウズやDesknet'sなどのグループウェアと連動ができます。シングルサインオンの設定によって、普段利用しているグループウェアにコンテンツが増えたように利用できる点は強みでしょう。

X-pointの価格は、以下のとおりです。

年契約にすると、1ユーザーあたりのランニング費用は475円になります。

Agile Works

参照：Agile Works

株式会社エイトレッドが運営するもう1つのワークフローシステムであるAgile Worksは、大規模な組織変更が多い企業や複雑な組織図の企業の課題に対応可能です。

組織が複雑な企業では、ユーザー登録・部署間移動・部署名変更・承認のグルーピングなどの設定に多くの時間を要します。Agile Worksは一括設定ができるため、大規模で複雑な組織の企業でも効率的に運用できるでしょう。

製品機能を拡張できるアドオンが用意されており機能追加も実現できます。る反面、アドオン開発の難易度は高いため運用シーンをイメージして検討するようにしましょう。

Agile Worksの価格は、以下のとおりです。

【Standard】

【Enterprise】

コラボフロー

参照：コラボフロー

株式会社コラボスタイルのコラボフローは、ワークフローの作成から承認ルートの設定まで簡単な操作で完了できるワークフローシステムです。

承認フローの設定はパズル感覚で、承認者を配置して条件設定ができます。ワークフローの様式は、エクセルのフォーマットをそのまま活用できるため、現場が混乱せずに使い始められるでしょう。

コラボフローを運用するときは、試しながら徐々に申請様式を増やしていくといいでしょう。設定に時間がかからず編集も容易のため、ステップ導入に向いているワークフローシステムです。

コラボフローの価格は、以下のとおりです。

承認Time

参照：承認Time

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社の承認Timeは月額300円で利用できるワークフローシステムで、設定が簡単なため最短1週間で導入が可能です。導入支援に力を入れており、承認フローの設定や従業員へのアプローチ方法など、スムーズな運用開始を支援しています。

承認Timeは複数言語に対応しており、海外拠点が多い企業や外国人の社員がいる企業でも問題なく使いこなせます。特に、英語以外の言語に対応しているので、英語圏以外に展開しているグローバル企業には強みとなるでしょう。

承認Timeの価格は、以下のとおりです。

まとめ

社内の申請・承認業務を効率化するワークフローシステムの利用には、初期導入費用とランニング費用が必要です。

クラウド型の場合は、初期導入費用が0円の場合が多く、クラウド上にあるサービスを利用します。オンプレミス型は初期導入費用が必要ですが、セキュリティ面やカスタマイズ性に優れている点が強みです。

「比較ビズ」は、ワークフローシステムを提供しているシステム会社を簡単に探すことができ、それぞれの企業を比較して相談ができます。ワークフローシステムの導入を検討している担当者は、ぜひ利用してください。

監修者のコメント

株式会社ラテラルリンク

代表取締役 岩井昌弘

徳島県出身　名古屋大学情報文化学部卒業。同大学院人間情報学研究科修士課程修了。2006年有限会社ラテラルリンクを設立。名古屋市で、Webシステム開発を中心に、Web構築全般、Web活用支援に従事。クライアントは、中小・零細企業から東証一部上場企業、国立大学まで幅広いニーズに対応。経済産業省認定「スマートSMEサポーター」。

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導入にあたっては、まずは要件を整理しましょう。自社にどういった申請業務が存在しているか、そこにどういった文書が存在しているか、承認ルートはどうなっているかを確認します。

その全てをワークフローシステムに移行するか、または一部を移行するか、例えば、社員の属性によって（正社員に関連するもの）範囲を定める、業務によって優先順位をつける、といった点を検討しましょう。

現在、グループウェアを導入しているなら、システム連携をして、シームレスに利用できた方が利便性が高まります。この場合は、システム連携できるかどうか、という点も要件の1つ入れておくとよいでしょう。

ワークフローシステムではなく、WordやExcelで申請書類のフォーマットを作成して、活用しているケースはよくあることかと思います。使い慣れた申請フォーマットをそのまま使えるようなサービスもありますので、そのような点も選定の条件にすると良いでしょう。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。