テレワークツールを比較して選ぶポイントと用途別おすすめツール

テレワーク環境で必要になるツールは5種類

まず、テレワークで利用する頻度と必要性が高いツールは、分野別に分けると主に5つあります。それぞれの分野で特化されたツールもありますし、複数の分野の機能を同時に使えるものもあります。まずは、それぞれの分野の特徴をチェックしてみましょう。

リモートアクセスツール

自宅のパソコンからオフィスのパソコンやシステムにアクセスし遠隔するためのツールです。このツールによって、本来社内だけで使える業務システムを、自宅にいながらにして利用できるようになります。 オフィスにいるのと変わらない環境で仕事ができますので、テレワークでは必須と言えるでしょう。

Web会議システム

オンラインで打ち合わせや会議をするためのツールです。ビデオ通話を多人数で行えるという感覚ですが、会議ツールというだけあって、画面の共有や出席者の参加などの機能が盛り込まれています。

たくさんの出席者を同時に映し出したり、それぞれの発言をフォーカスしたりできるなど、実際の会議に近い感覚で利用できるように工夫がなされているため、対面での会議ができない状況で、お互いの意見交換をするために欠かせないツールです。

労務管理システム

社員の出勤や退勤、また休憩をカウントする勤怠管理が基本となります。ほとんどの場合、タイムカード代わりに、ツール上で打刻ができるようになっています。

こうした勤怠管理システムと連動する形で、人事システムや給料計算システムがセットになっていることが多いのも特徴です。テレワークでは社員の出社などを確認することができないので、在宅でも同じ管理ができるというのがメリットです。

ペーパーレス化ツール

テレワークでは、一部の契約書など、ペーパーベースでの書類がどうしても必要なものでない限りは、電子化された文書を用います。また、 Wordなどで作った文書やWeb資料などをPDFやJPEG化して、編集、送受信する場合もあるでしょう。

そのために求められるツールが、ペーパーレス化ツール。ファイル形式の変換だけでなく、編集機能やクラウドへの保存や共有機能が付いているものがほとんどで、ファイル管理全般をワンストップで行えるようになります。

モバイルテレワークツール

スマホやタブレットで作業を行うケースも増えるため、モバイル端末でも使えるワークツールは必須。チャットやタスク共有などの連絡用ツールもそろえておきましょう。

また、紛失や盗難のリスクが比較的高いモバイル端末に重要データを残さないように、クラウドタイプのデータ管理ツールも活用しましょう。

テレワークに必須なリモートアクセスツール【3選】

リモートアクセスツールを選ぶ際には、まずセキュリティーに注目する必要があります。外部から重要な情報が入った会社の機器を操作するためのツールですので、社外の人にアクセスを許すようであってはなりません。

もう一つのポイントは、操作性です。できるだけシンプルで直感的な操作ができる画面を持ち、初めてテレワークに入る社員でもすぐに使える便利さが備えられているべきです。こうしたポイントを比較して、3つのおすすめツールを見てみましょう。

Enterprise DaaS　リモートアクセスオプション

NTTコミュニケーションズが提供しているツールという信頼感と共に、二重三重に考えられたセキュリティー対策が安心感を与えます。 通信方式においては強固な暗号通信システムを採っていますので、不正アクセスによる被害リスクを大きく下げられます。また、画面のキャプチャーを禁止するなど、細かな点においても情報漏えい防止策が講じられていますので、思わぬシーンでの被害を避けられます。

さらに、PIN認証だけでなく顔認証などの方式も取り入れていて、快適にログインできるという良さを残しつつ、セキュアなログインを保証。アプリタイプでは情報を端末に保存できない仕組みとなっていますので、万が一の端末紛失などの事態にも安心です。

操作がしやすいように、シンプルで分かりやすい画面メニュー構成としています。そして、画面転送型の遠隔操作となっていますので、オフィスのパソコンを動かしているのと全く同じ感覚で業務ができるのがメリットです。

導入も簡単に行うことができ、初期設定やチェックなどがパッケージになっているサービスもありますので、ミスなく始められます。初期費用もアプリ形式であれば、無料となっていますので、導入の負担もかかりません。

費用は月額費用が1単位当たり1,000円となっていて、低コストなのもうれしいところです。

OneOffice スマートコネクト

簡単な設定でリモートアクセスシステムをインストールできて、すぐに始められるのが特徴のサービスです。オフィス側のパソコンにソフトをインストールして、テレワークで利用するPCなどにアプリを入れるだけで、遠隔操作ができるようになります。

オフィスのパソコンの電源を落とした状態からスタートできるなど、人的負担を軽減できる機能が付いているのも便利です。さらに、社外端末での二段階認証やSSLによる通信など、セキュリティー面でも多方面からの方策が講じられているのが安心感を与えます。

また、一度リモートアクセスをしたら、オフィスのパソコン画面を落とせるという機能も設けられていて、画面の盗み見を避けるために役立ちます。気軽に使えるのに、機能面で充実しているというのがメリットと言えます。

初期費用が3,000円で、月額料金はアカウント管理料と基本利用料で200円、上限額が1,500円となっています。利用しない分については利用料金がかからない仕組みになっていますので、無駄なコストをかけずに済みます。

セキュアリモートアクセス

VPN方式のリモートアクセスツールです。ゲートウェイタイプですので、より安全性を求める企業に向いています。 ワンタイムパスワードを使った認証システムを提供していますので、より強化なログイン体制を採ることができます。セキュリティーという面で、かなり配慮がなされていますので安心感を求める会社や、機密情報を扱う部署に採用することができます。

モバイル端末の管理システムも設けていて、パソコンだけでなく社外でタブレットやスマホによるアクセスを必要とするケースにも対応できるのも強みです。一つの端末で業務用とプライベート用に分離できる機能もあり、社員の利便性も上がります。

費用は初期費用として3,000円、月額料金はIDごとに1,500円となっています。機能によって導入の手間が変わり、モバイル管理などもしたいのであれば、設定が多少複雑になります。

テレワークに必須なWeb会議システム【3選】

Web会議ツールを選ぶに当たっては、何人まで参加できるか、挙手やコメントなどの参加機能が便利かといった点を考慮することが重要です。また、ソフトをパソコンやスマホにインストールしないと使えないのか、それともダウンロードなしでも使えるかという点があります。

ルを導入していないと利用できないケースが出てきますので、利用シーンによって考慮すべきポイントとなります。こうした点をチェックしながら、おすすめの3つのツールを比較してみましょう。

ZOOM

世界中で利用されているWeb会議システムとして、知名度が高く利用者が多いというメリットがあります。相手もソフトをインストールしないと使えませんが、すでに多くの人が導入しているため、IDとパスワードを伝えるだけですぐに会議を始められるのが利点です。

オンライン会議に絞ったツールのため、他サービスと比較して、余計な機能がなくシンプルで快適に動作するというのもビジネスツールとしては評価すべき点です。手を挙げる機能やコメント、録画、画面共有、話者の自動フォーカスなど、実用性がとても高いです。

また、パッケージによってはブレークアウトルームという、小グループに分かれて会議ができる機能もあるので、一つの部署からさらにプロジェクトチームに分かれるなどの使い方もできます。セキュリティーの面でも、待機ルームを設けるなど、使いやすさを失うことなく安全に利用できる仕組みを設けています。

費用は初期費用がかからず、1,000円台から3,000円台まで、機能に応じたプランがあります。単に会議に参加するだけなら無料ですし、主催者であっても40分以内の会議、参加者数制限などのリミットがかかっていれば無料で使えます。導入はインストールだけで十分ですので、初心者でもすぐに始められるのがメリットです。

Skype Meet Now

ビデオ通話の最も知名度が高いSkypeが提供しているWeb会議システム。やはり、知名度と高い通信品質が強みと言えます。

画像や音声がクリアで、質の高い通信状況を維持できるというのが特徴です。2020年4月からスタートしている、新しいサービスで、機能は随時改変、追加されていますので、現場での利用状況に応じてより使いやすくなっているというのも特徴です。

基本的には、ソフトウエアのインストールが不要で、誰でもすぐに使えるというのも特徴です。そのため、社内会議だけでなく、新規顧客との交渉などにも使いやすいのがうれしいところ。

また、基本料金が無料ですので、経済的な負担を一切かけることなく気軽に会議システムを持てるのもポイントです。通話の保存や背景のぼかし、連絡先の管理など使いやすい機能も一通りそろっていますので、パフォーマンスも高いです。

V-CUBE ミーティング

国内におけるシェアが高く、実績も豊富なWeb会議システムです。高い通信品質を維持していて、画面が鮮明で相手の表情を確認しながら話ができるほどです。

また、機能面でも、コメントや内容保存、挙手など充実していますので、様々なシーンや用途に対応できます。導入にはソフトやアプリのインストールが原則必要となりますが、ダウンロードしてすぐに使えますので、難しさはほぼないと言えるでしょう。

特にMicrosoft製品との連動ができるというのがメリットで、Outlookのカレンダー機能と連動させると便利です。会議の予定をカレンダーで管理して、予定が近づくと通知や立ち上げをしてくれます。

費用はプランによって違いがありますが、1ID当たり2,000円台で済むことがほとんどです。全社的に導入するとなるとそれなりの費用になりますが、高機能のツールを入れたい企業にぴったりです。

テレワークに必須な労務管理システム【3選】

実際に使うのは社員ですので、社員が簡単に使えること、不正申請などが起こりづらい仕組みを持っていることなどが選ぶ基準となります。また、タイムカード記録を自動的に処理して、給料計算や有休計算などを実行してくれるなど、労務管理全体のデータ連動ができるかどうかという面も見たいところです。こうしたシステムがあれば、オフィスワークよりもさらに効率の良い労務管理ができます。

jinjer

勤怠管理と人事システム、給与計算などをまとめて行ってくれるシステムで、ワンストップでの処理が可能というのが大きな特徴です。プラットフォームが一つなので、管理する側がとても使いやすく、導入してから習熟するまでの時間と手間もかからないというメリットがあります。

また、社員側としてもアプリで直感的に操作できるので、特に操作の方法を教えてもらわなくても良いくらいの簡便さがあります。機能は基本的なものに追加していくという仕組みになっているので、規模や業種に関わらず自社のニーズに合わせて使えるというメリットもあります。

初期費用がかからないので、導入コストをゼロにできるのもうれしいところです。ランニングコストとしては、1IDごとに1,300円の月額料金がかかります。

オフィスステーション労務

勤怠管理を中心とした労務に関する業務に絞ったツールです。特に使いやすさにこだわっているのが特徴で、社員の出退勤や休憩などの報告は、ワンクリックで行うことができます。

また、休日の申請なども楽で、申請書を自動生成してくれるため、社員が気軽に利用にできます。他社のツールとの連動や給与計算とのデータ共有などもしやすいので、必要に応じて連携を広げていけます。

導入はソフトとアプリのインストールだけで済み、社員側としてもIDなどを登録するのみとなっています。面倒な設定はありませんので、導入から実際の運用までを最短時間で済ませられるでしょう。

費用は基本料金として月額10,000円がかかります。この基本料金で50IDまでを使えます。中小企業での利用を想定している作りとプラン設定になっていて、コスパに優れているのが大きな特徴と言えるでしょう。

30日間の無料トライアルも実施されていますので、まずはその使い勝手や、他システムとの連動の状況などを実際に試してみるのもありです。

ジョブカン

ジョブカンはシリーズになっていて、テレワーク環境で便利なツールを異なるニーズに合わせて提供しています。勤怠管理と経費、給与計算がセットになっているのが基本となり、その他のツールを追加していくことで、各社のニーズに合わせられます。

勤怠管理では打刻がいろいろな方法で行えるのが、社員の都合に合わせやすく便利です。GPS打刻やLINE、Slackなどの方法が可能となっています。

全体的に管理もしやすいですし、現場社員の操作もシンプルになるよう作られているのが特徴です。そのため、すぐに使い方に慣れることができ、正確な報告と管理ができるというメリットを生みだします。

他社のシステムとの連動がなければ導入はとても簡単で、インストール後会社や社員の情報を登録したり、打刻方法などの指定をしたりするだけで使い始められます。管理画面は直感的な操作が可能ですので、初めての人でも導入設定が楽です。

費用は初期費用がかからないので導入コストはゼロです。月額料金は一人当たり1,000円となっていますので、社員数に合わせた無駄のないコスト計算ができます。

テレワークに必須なペーパーレス化ツール【3選】

このツールを選ぶポイントとしては、書類を作成するソフトとの自動連携が簡単にできて高速処理ができるか、送信までの手間がかからないなどの点があります。また、編集機能やいくつものファイル形式に対応しているなどのスペックもニーズに応じて欲しいところです。こうした点を比較しながら3つのツールを比較してみましょう。

Handbook

クラウドでのファイル管理ができるペーパーレス化ツール。一般的なビジネス文書だけでなく、画像や動画の管理も簡単にできるようになっていますので、プレゼン資料なども一緒にまとめておけます。

このツールの大きな特徴は、パソコンだけでなくスマホやタブレットでの操作も念頭に置いていて、直感的な操作で文書の電子化とクラウド管理ができるということです。テレワークの現場ではタブレット使用の人も増えるため、こうしたツールがモバイル端末で使えるというのは大きなメリットです。

導入実績が高く国内15,000以上の企業で利用されているのも安心感を与えます。セキュリティーの面でも様々な策を実施していて、情報漏えいを防げます。

費用はストレージ使用容量によってプラン分けされていて、1GB25,000円から利用できます。導入は簡単で、ソフトもしくはアプリのインストール後、IDとパスワードを登録するだけです。

Adobe Document Cloud

PDF文書の編集や作成といったらAdobeというほど、知名度の高いサービスで導入に安心感があります。また、高い機能性を持ち、文書の編集や管理がとてもしやすいのが特徴です。

すでにPDF文書の取り扱いのためにAdobe製品を使っている企業も多いので、すぐに操作に慣れることができます。クラウドでのファイルの保管と共有がしやすく、チーム内での情報共有のために使うのも便利です。Wordなどで作った文書をすぐに変換できますし、電子サインの挿入などもしやすく作りとなっています。

導入はソフトをインストールしてアカウント認証するだけで済みます。費用はグループバージョンで、1アカウント当たり1,000円台から4,000円弱とコスパに優れているというのもうれしいところです。

SmartDB

Webをペーパーレス文書化するなど、現場の業務で使用頻度の高い機能を盛り込んでいます。ワークフローの作成も得意で大人数の組織のフローを効率よく作れるのがメリットです。

セキュリティーの面においても手厚く策を採っていて、大企業への導入実績も豊富です。全体的に機能性が高くオフィスツールとしてレベルが高いと言えます。

導入に当たってはクラウドの設定やIDとパスワードの登録などが求められますが、作業は簡単ですぐに終えられます。費用は300IDまでの利用で30万円となっています。

テレワークに必須なモバイルテレワークツール【3選】

パソコンとは異なる環境でも、快適に業務を進められるよう、簡単な操作性を持つツールを選ぶことが大事です。また、モバイル環境だと情報漏えいのリスクも高くなりますので、セキュリティーの面での施策を十分取っているかということも考えて選ぶようにしましょう。

Slack

ビジネス向けのチャットサービスとして、多くの企業が導入しています。一般的なSNSアプリと同じような操作性を持ちながら、ファイル共有やbot作成、チャンネル立ち上げなど機能が充実しているのが特徴です。

アプリをインストールしてID登録するだけで使えますし、社内で使いたいのであればまとめて登録することもできます。基本料金は無料ですので、コストの心配をせずに使えるというのもおすすめポイントです。

Chatwork

モバイル向けのチャットサービスが基本となっていますが、スケジュール共有やチームでのタスク割り振りや管理ができるのが大きな特徴です。プロジェクトマネジメントをするのに適していて、お互いの作業の進行状況に応じて調整を加えるのが簡単になります。

ファイルの共有や編集もできるので、出先での作業を可能にします。セキュリティー対策もしっかりと施されていて、通信の暗号化など強固な方策を採っています。

基本料金は無料となっていますので、始めやすく負担がかかりません。基本的な使い方であれば、インストールしてメールアドレスで登録をするだけでいいので、導入の手間がないというのも特徴です。

セキュアSAMBA

パソコンでもモバイルでも使えるファイル共有サービスです。モバイル端末にデータを残すことなく、文書や顧客情報などをチェック、編集できるようになっています。

出先で使うことが多いモバイルの紛失の際にも、端末の中に重要データを残さないので安心というメリットがあります。画面が小さなスマホでも使いやすいように、シンプルな管理メニュー構成となっています。

導入は簡単で、アプリをスマホなどにインストールすることと、アカウントの設定をするだけです。初期設定も簡単ですので、初めて使う人でもすぐに使いこなせるようになるのもおすすめできる点です。

まとめ

テレワークを効率よく進めるためには、使いやすく機能の優れたツールを導入することが重要です。まずは自社のニーズと、社員の使い勝手を考慮した上で、それぞれのツールの特徴を比較して選ぶのがおすすめです。 長期的に利用することも考え、コスト面でも無理なく使えるものをじっくりと検討しましょう。

監修者のコメント

株式会社ビジネスクロース

代表取締役　山口嘉太

東京都千代田区出身。オフィス機器販売店を5年間経て株式会社ビジネスクロースを設立、代表取締役就任。累計1,000社以上の中小企業のオフィス機器周りをサポートし、コスト削減を実現。現在は、外資系企業、上場企業のオフィス機器も担当。オフィス機器の他に、営業コンサルティング、営業研修など幅広い分野で活動中。

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テレワークの普及やスマートフォンの普及も伴って、SNSのような操作性が良いツールがたくさん増えてきています。直近2年間で多くの人がオンライン会議などを利用したのではないでしょうか。

テレワークツールは各サービスによって異なりますが、社員のスケジュール管理、チャット機能、データの共有、ビデオ会議、顧客管理など一元管理できるサービスが多くなっています。

また、勤怠管理や人事システム、給与計算もワンストップで処理が可能もあり、総務や人事のお仕事も効率よくなるツールもあります。どのサービスも便利ですが、社内情報の漏洩や顧客情報の漏洩にも注意が必要です。

情報漏洩がないようにセキュリティに力を入れている部分も含めて比較する必要があります。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。