【経営者必見】テレワークで必要なものとは？導入時にチェックすべきポイントを解説

テレワークに必要なもの一覧

テレワークを始めるために必要なものの一覧は次のとおりです。

テレワークに必要なもの（企業が必ず用意）

テレワークは導入を決めたとしても翌日からすぐに始められるわけではありません。オフィスで働く形態と同じ業務環境を実現するためには、最低限でも次の4つが必要です。

1. PC

業務スタイルにあわせてデスクトップパソコン、ノートパソコンのどちらかを選びましょう。ノートパソコンの場合、オフィスへの出社やクライアントと打ち合わせの際にPCを持参して業務を遂行できます。

個人所有のPCを使い業務にあたるのはおすすめできません。PCによってはセキュリティ対策が万全ではなく情報漏洩のリスクがともなうためです。対策を講じていても種類によりセキュリティ対策のレベルが一律でないため、従業員全員へ同じタイプのPCを支給しましょう。

2. VPN（仮想プライベートネットワーク）

VPNとは「Virtual Private Network」のことで、日本語では仮想専用線と訳されます。仮想的なトンネルで通信を行うことで、攻撃者から内部を見えないようにする仕組みです。万が一侵入されても暗号化することにより通信の安全性を高めるネットワークです。

VPNを導入していないと情報が外部からの脅威にさらされ、情報を改ざんされたり、通信傍受や盗聴されたりする可能性が高まります。

VPNを導入するためには、通信事業者が提供しているVPNサービスの契約が必要です。コストや帯域、種類など通信事業者により異なるため予算や用途にあわせて選びましょう。

3. 勤怠管理体制

勤怠管理体制は、管理職が従業員を正しく管理するために重要です。テレワークを実施すると対面で会う機会がなくなるため、自宅から打刻や休暇申請を行える勤怠管理体制の導入しましょう。

テレワークの勤怠管理はツールの使用が一般的で、企業規模や業務内容に応じて適切なツールを選ぶ必要があります。おすすめのツールは後ほど詳しく紹介します。

4. コミュニケーションツール

チャットツールとは、オンラインでコミュニケーションがとれるツールを指し、主にメッセージやデータのやり取りを行います。個人でのやりとりだけではなく、グループ全体での情報共有が必要な業務形態では特に必要性が高まります。

テレワークでは対面よりコミュニケーションが希薄になりやすいため、活用しやすいチャットツールを選ぶことが重要です。おすすめのコミュニケーションツールは後ほど詳しく紹介します。

テレワークに必要なもの（必要に応じて用意）

自宅から会議や商談に参加する場合、カメラやマイクなどの専門的な性能を持つPC用品が必要になることがあります。テレワークに必ず必要ではないものの、状況に応じて社員への貸与を検討するといいものを4つ紹介します。

1. ヘッドセット

ヘッドセットとはマイクとイヤホンが一体になったもので、Web会議やオンライン商談に役立つアイテムです。パソコンやスマホに内蔵されているマイクよりも音質がいいため、会議に集中できます。

おすすめはBluetoothで接続する無線タイプです。コードがないため、パソコン操作やメモなど作業するときにストレスを感じません。

2. Webカメラ

Webカメラとは、PCに接続しリアルタイムに映像を転送できるカメラです。PC内蔵カメラでもWeb会議は可能ですが、高画質であるWebカメラは自分の表情が伝わりやすく、相手に好印象を与えられます。

PC内蔵カメラの画質は機種により差があります。多くの人を対象にセミナーを形式で話す場合では、映像の品質が求められるためWebカメラの活用がおすすめです。

顔だけではなく部屋にあるホワイトボードや制作物を映す必要がある場合は、広角カメラの利用が効果的です。

3. マイク

マイクスピーカーやマイク付きイヤホンは、声がクリアに伝わり、受け取り手からの印象が変わります。ノイズが多いと相手にストレスを与えるため、商談や重要な会議の機会が多い方にはとくにマイクの品質が重要です。

十分なスペースがあり周りの音が気にならない方は「マイクスピーカー」を、そうでない方は「マイク付きイヤホン」がおすすめです。

4. デュアルディスプレイ

デュアルディスプレイがあると、複数の画面を同時に見ることができるため作業効率が上がります。Web会議の際にも、相手の顔をきちんと確認しながら必要な資料やサイトの同時閲覧が可能です。

PC上で1度に多くの情報を処理しなければいけない職種では、デュアルディスプレイの導入が適しています。オフィスでデュアルディスプレイを使っていた場合、テレワークでもそのまま活用するとスムーズです。

テレワークに役立つツール3種類

円滑なテレワークを実現するためには、Web会議やチャットツールなどのコミュニケーションツールが必要です。ここでは、3つのツールを紹介します。

Web会議ツール

テレワーク導入では、離れたところで業務にあたる従業員同士が円滑に連携をとれるよう事前の環境の整備が大切です。連携に最適なおすすめのWeb会議ツールは次の3つです。

1. Zoom

Zoomは、大人数での接続でも安定した通信が可能で、画面共有やチェットツールなど会議に適したさまざまな機能が搭載されています。

利用経験者が比較的多く、細かい説明を受けずにすぐ使い始められるでしょう。

2. Skype

Skypeは、オンラインコミュニケーションツールの代表的な存在です。複数人でのビデオ会議や画面共有など基本的な機能が搭載されているだけではなく、有料モードでは海外固定電話への通話が可能です。

3. Teams

Teamsは、業務ごとにグループを分けて管理できます。Web会議ツールとコミュニケーションツールの両面を兼ね備えていたり、資料閲覧やチャット連絡機能を利用できます。

コミュニケーションツール

チャットや資料共有機能を用いたコミュニケーションは、テレワークの基礎です。基礎を支えるおすすめのコミュニケーションツールは「Slack」と「Chatwork」です。

Slack

Slackは、米国企業が提供するツールです。機能が豊かでカスタマイズできる範囲が広く、エンジニア業界で広く指示を集めています。

チャットツール以外にビデオ通話や画面共有などWeb会議として活用も可能です。中国語、スペイン語、ポルトガル語など10言語に対応しているため、世界に支社のある企業で共通して活用できる強みがあります。

Chatwork

Chatworkは日本発のコミュニケーションツールです。Slackに比べるとカスタマイズ性は高くありませんが、シンプルで使いやすいメリットがあります。

一般的なチャット機能の他にタスク管理機能が搭載されており、チャットだけではなく業務管理の用途も可能です。サポートが手厚く、誰でも簡単に活用できます。

3. 勤怠管理ツール

勤怠に関するサポート体制が充実しているものや、簡単な操作で使いやすいものなどシステムにより特徴はさまざまです。おすすめの勤怠管理ツールは、次の3つです。

ジョブカン勤怠管理

初期費用は0円で月額216円と低コストで導入できます。30日間無料でお試しでき、設立3年未満の企業には1年間無料サービスを実施しています。起業を考えている方や会社を設立したばかりの方におすすめです。

参照：ジョブカン勤怠管理

jinjer勤怠

クラウド型サービスで初期費用0円、月額300円〜／人で使えます。テレワークではわかりにくい残業時間の管理にも対応しており、リアルタイムで一括管理ができます。簡単操作で一元管理ができるため、操作が苦手な方におすすめです。

参照：jinjer勤怠

TeamSpirit

特徴は、フレックス勤務や複数回の打刻など複雑な打刻にも対応している点です。社員が何にどれだけ時間を使っているか、可視化してマネジメントできます。初期導入費用15万円、月額費用3万円（50ID：600円／ID）で使用できます。

参照：TeamSpirit

テレワークの導入時は助成金を活用できる

厚生労働省は、テレワークを導入する企業を対象に助成金制度を設けています。助成対象は、テレワーク用端末（PC、タブレット、スマートフォン）のレンタル・リース費用です。対象となる経費は最大6カ月分、合計77万円までです。

助成金を申請するための要件は日々更新されるため、必ず厚生労働省の公式サイトを確認してください。

参照：人材確保等支援助成金（テレワークコース）厚生労働省

テレワークに必要なものを揃える際の3つの注意点

テレワークに必要なものを揃える際、とくに以下の3点に注意して進めましょう。

1. セキュリティ対策を講じる

社外に資料やデータを持ち出すことにより、情報漏洩やパソコンのウイルス感染、機密データの紛失などが予想されます。企業はあらゆるケースを想定して総合的なセキュリティ対策を行わなければなりません。VPN以外にも以下の方法があります。

具体的なルールが決められていると社員の行動指針になるため、テレワーク導入前に対策しましょう。

2. 業務進行方法を決める

テレワークでは、どのように業務を遂行するべきか事前に話し合う必要があります。オフィス内での業務とオフィス外での業務では環境が異なるため、同じように働いていては効率が落ちるリスクも考えられます。

就業時間や目標、ノルマを明確に決めることは大切です。就業時間があいまいでは、仕事の時間が不規則になる可能性があります。進捗管理や報告を徹底するというルールを策定しましょう。

3. コミュニケーションを積極的にとる

テレワークでは経営者自らが率先してコミュニケーションを促していく必要があります。1人で自宅で仕事をしていると、孤独感や疎外感に苛まれる人もいるでしょう。

社員同士の交流を増やすことで、情報共有が増え仕事の能率や成果が上がります。意思の疎通を密に行うことはチームで働くためには必須です。経営者自身が社員たちに積極的に声をかけて、いい雰囲気を作りましょう。

まとめ

テレワークの導入では、セキュリティ対策や就業規則の改定、環境整備などの準備が大切です。連絡ツールや勤怠管理システム、政府からの助成金もテレワーク導入に活用しましょう。

自社の状況に踏まえたテレワーク導入のアドバイスが欲しい方は、社労士をはじめとする専門家に相談するのがおすすめです。

「比較ビズ」では、テレワーク導入に関する悩み相談を複数の社労士や専門業者に一括無料見積もりできます。多くの選択肢から比較することで自社に最適な業者が見つかり、円滑なテレワーク導入につながります。テレワーク導入に関して悩みがある方は、ぜひお気軽にご相談ください。

監修者のコメント

株式会社ビジネスクロース

代表取締役　山口嘉太

東京都千代田区出身。オフィス機器販売店を5年間経て株式会社ビジネスクロースを設立、代表取締役就任。累計1,000社以上の中小企業のオフィス機器周りをサポートし、コスト削減を実現。現在は、外資系企業、上場企業のオフィス機器も担当。オフィス機器の他に、営業コンサルティング、営業研修など幅広い分野で活動中。

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テレワークに必要な物は、企業の仕事内容によって多少は異なりますが、パソコンと電話機を特に使用する会社がおおいのではないでしょうか。パソコンに重要視されているのが社内情報や企業秘密を外部に漏れないようなセキュリティ対策が必須になります。

また、自宅から社内へアクセスする外部アクセス機能（VPN）がないと仕事ができない企業もありますので、セキュリティ機能とVPN機能があるUTMを導入している企業が多くあります。

電話機については、クラウドPBXなど自宅のスマートフォンに会社の電話を着信、発信できる機能がありますが、ネット環境によって通話が途切れたりするケースも多々ありますので、比較して各メーカーの電話機の特徴を聞いて検討する事が大事です。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。