おすすめのナレッジマネジメントツールを提供する会社9選！メリット2つや選ぶポイントを解説
- ナレッジマネジメントとは？
- ナレッジマネジメントツールのメリットは？
- おすすめのナレッジマネジメントツールを提供する会社は？
「ナレッジマネジメントツールを導入したいが、おすすめの会社がわからない…」という方必見です。
この記事では情報共有を効率化したい企業の担当者に向けて、おすすめのナレッジマネジメントツールを提供する会社を紹介します。ナレッジマネジメントツールのメリットも解説します。
ナレッジマネジメントツールを使用することで、必要な情報にすぐにアクセスでき、時間の節約と効率向上につながるでしょう。ナレッジマネジメントツールを選ぶポイントも紹介しているため、プロジェクト管理やチームの生産性向上を図りたい方もぜひ参考にしてください。
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ナレッジマネジメントとは
ナレッジマネジメントとは、企業や組織の知識を効率的に管理し、社員間で共有する方法です。ナレッジとは、企業や組織が培ってきた知識や経験などを指します。社員が仕事を通じて得た知識や経験をまとめ、データベースに記録して他の社員がアクセスできるようにします。
データベースにすることで、社員全体に知識の共有が促され、新しいアイデアの創出につなげることが可能です。言語化されていない知識を図表や文書で形式化することで、知識の引き継ぎをスムーズに行うことが可能です。
代表的なナレッジマネジメント方法4つ
代表的なナレッジマネジメント方法は、以下の4つです。
| ベストプラクティス型 | 優秀な社員の行動や考え方を形式知化し、組織全体に共有する方法 |
|---|---|
| 経営資本・戦略策定型 | 組織内に分散している情報を集約し、多角的に分析することで効果的な経営戦略を導き出す方法 |
| 専門知識共有型 | 組織の内外の専門知識をデータベース化し、ナレッジの共有を簡単にする方法 |
| 顧客知識共有型 | 顧客対応業務で得た知識を共有し、サービスの品質の向上やオペレーターのスキルアップを図る方法 |
ナレッジマネジメントは組織の知識共有を促進し、業務効率の向上や属人化の解消、部門間連携の強化など、多岐にわたるメリットを実現します。ナレッジマネジメントは、個々の知識を組織全体で活用することにより、全体の成果を最大化する重要な取り組みです。
ナレッジマネジメントツールのメリット2つ
ここからは、ナレッジマネジメントツールのメリットを2つ紹介します。
- 知識の共有とアクセスが簡単になる
- 新入社員や現職員への教育を効率化できる
1. 知識の共有とアクセスが簡単になる
ナレッジマネジメントツールを使用することで、組織内の情報や知識が一箇所に集約され、必要なデータへのアクセスが簡単になります。たとえば、過去のプロジェクトの報告書や専門的なガイドライン、業界のトレンドなどがデジタル化され、カテゴリー分類を通じて迅速に検索できます。
ナレッジマネジメントツールを活用することで、従業員が情報を探すためにかける時間が大幅に削減され、その節約した時間を他の業務に投資できるでしょう。
2. 新入社員や現職員への教育を効率化できる
ナレッジマネジメントツールを使用することで、新入社員のオンボーディングや現職員の継続教育に関するトレーニングプログラムを集中管理できます。教育資料をデータベースに記録することで、教育関連の資料が常に最新の状態で保たれ、必要な情報がすぐに手に入ります。
さまざまな教育コンテンツをデジタル形式で提供することで、学習者が自身のペースで学び、繰り返し内容を確認することが可能です。
ナレッジマネジメントツールを選ぶポイント3つ
ここでは、ナレッジマネジメントツールを選ぶポイントを3つ紹介します。
- ツールが直感的で使いやすい
- ニーズにあわせてツールをカスタマイズできる
- 自社の成長に応じてツールを拡張できる
1. ツールが直感的で使いやすい
ナレッジマネジメントツールが直感的で使いやすいかは、ツールの導入と日常的な使用の成功に直接関係しています。使いやすいインターフェースは、従業員にツールを頻繁に使いたいと感じさせ、情報の検索や共有を促進してくれるでしょう。
直感的なデザインは、新しい従業員がトレーニングを受けずとも基本的な操作をすぐに理解できます。ツールが直感的で使いやすいことで、導入の際の教育コストや時間を削減でき、全体的な効率を向上できます。
2. ニーズにあわせてツールをカスタマイズできる
ビジネスごとに異なるニーズがあるため、ナレッジマネジメントツールは柔軟にカスタマイズ可能であることが望ましいです。カスタマイズが可能なツールは、特定の業務プロセスや情報管理の要件にあわせて調整できます。
たとえば、特定の文書のテンプレートや、特定のデータフィールドを追加する機能などが含まれていると安心です。カスタマイズを通じて、自社がツールを最大限に活用し、業務の効率化や情報の正確性を高めることができます。
3. 自社の成長に応じてツールを拡張できる
自社の成長に伴いビジネスのニーズが変化し、より多くの情報を効果的に管理する必要が出てくるため、ツールの拡張性は重要な要素です。拡張性があるツールは、ユーザー数の増加やデータ量の増大に対応できるように設計されています。
自社は追加のシステム移行や新しいツールへの投資なしに、成長期にあわせて既存のツールを継続して使用することが可能になります。ナレッジマネジメントツールの拡張性は、長期的なコスト効率とビジネスの連続性を保つためにも重要です。
【豊富な実績】おすすめのナレッジマネジメントツール2選
| 社名 | 3つの特徴 | 住所 |
|---|---|---|
| サイボウズ株式会社 |
| 中央区日本橋2-7-1 東京日本橋タワー27F |
| 株式会社図研プリサイト |
| 横浜市都筑区茅ヶ崎中央32-11 図研センター南ビル5F |
サイボウズ株式会社
参照元：サイボウズ株式会社
- 導入実績20,000社超の業務システム
- あらゆる業務をアプリ化し、クラウド上で操作
- ノウハウや情報の共有化による業務効率化
「kintone（キントーン）」は、サイボウズ株式会社が手掛ける業務システムです。顧客案件管理や交通費申請、プロジェクト管理、受発注管理などあらゆる業務アプリを必要な数だけ追加でき、登録したデータはリアルタイムで共有・管理できます。APIやプラグインなど100種類以上の連携サービスと連携できるため、業種・部門に合わせたカスタマイズが可能。組織内に散らばる情報の一元化やSNSのような社内コミュニケーション、工程の見える化など多くのメリットが期待できます。
住所：東京都 中央区日本橋2-7-1 東京日本橋タワー27F
株式会社図研プリサイト
参照元：株式会社図研プリサイト
- AIを活用したナレッジマネジメント支援システム
- 仕様書や提案書などの作成を強力にサポート
- 自動で参考ドキュメントをピックアップして通知
「Knowledge Explorer（ナレッジエクスプローラー）」は、株式会社図研プリサイトが運営するナレッジマネジメント支援システムです。学習済みAIによる社内ドキュメントのピックアップに特徴があり、情報の共有化を飛び越えて知識の活性化に貢献します。仕様書や提案書の作成時にはAIが過去のデータから参考になるドキュメントを自動で収集し、作成者に通知。過去に重要と判断されたワードの表示や参照書類のランキング表示、類似テーマの検索機能などは、より高度なドキュメント作成に役立ちます。
住所：神奈川県 横浜市都筑区茅ヶ崎中央32-11 図研センター南ビル5F
【コスパが良い】おすすめのナレッジマネジメントツール4選
| 社名 | 3つの特徴 | 住所 |
|---|---|---|
| 株式会社クレイ |
| 武蔵野市吉祥寺南町2-6-10 富士パームビル9F |
| 株式会社プラスアルファ・コンサルティング |
| 港区東新橋1-9-2 汐留住友ビル25F |
| any株式会社 |
| 千代田区神田錦町2-2-1 KANDA SQUARE 11F WeWork内 |
| 株式会社CBIT（シービット） |
| 千代田区外神田2-9-8 ユニオンビル細野8F |
株式会社クレイ
参照元：株式会社クレイ
- 組織・プロジェクト間の気軽な情報共有を後押し
- 小さな情報をチームで育てる充足感
- ユーザー数無制限スタンダードプラン9,800円／月
情報共有サービス「DocBase」を展開する株式会社クレイ。「小さく始めて、情報を育て、チームを育てる」をコンセプトに生まれた同サービスは、情報共有への苦手意識がある人にも使いやすく親しみやすい設計です。形式ばったドキュメントではなく、気軽に入力できるメモ帳のような入力画面やコメントを促す絵文字機能でコミュニケーションの円滑化と情報の成長を支援。作成したデータは、プロジェクト内のみでの共有はもちろん、一部だけを特定のメンバーに共有することも可能です。
住所：東京都 武蔵野市吉祥寺南町2-6-10 富士パームビル9F
株式会社プラスアルファ・コンサルティング
- 業務上の疑問を解決するFAQシステム
- データの蓄積と分析の繰り返しで高精度な回答を提供
- 社員教育や研修への活用で人的コストを削減
株式会社プラスアルファ・コンサルティングが提供する「アルファスコープ」。同システムの導入により、知りたい情報を入力すると適切な答えが返ってくるQ&A形式のFAQシステムを社内に設置することができます。社内ドキュメントやチャットボットからデータを蓄積・分析を繰り返すことで高精度な回答を実現しています。頻出の質問や小さな疑問にも迅速かつ的確なアドバイスが返ってくるため、社内カレッジとして活用すれば社員の教育や研修にかかるコストを大幅に削減することが可能です。
住所：東京都 港区東新橋1-9-2 汐留住友ビル25F
any株式会社
参照元：any株式会社
- 導入企業4,000社以上のナレッジ経営クラウド
- 組織内の情報を集約し、資源化
- 生産性向上と教育コスト削減に貢献
any株式会社が提供するナレッジ経営クラウド「Qast」は、組織の生産性向上に強みを持つクラウドサービスです。個人の知識を蓄積し、資源として組織に還元する経営手法「ナレッジ経営」に着目し、社内に散らばるマニュアルや知見を一カ所に集約、さまざまなシーンで活用することをめざしています。検索時間や教育コストのカット、社員の自己解決力向上と生産性アップ、属人化からの脱却などが期待できます。Q&Aとwiki機能によるシンプルかつ使いやすい設計も魅力です。
住所：東京都 千代田区神田錦町2-2-1 KANDA SQUARE 11F WeWork内
株式会社CBIT（シービット）
参照元：株式会社CBIT（シービット）
- ナレッジを一元管理できるクラウドFAQシステム
- 検索性・操作性・コストパフォーマンスに強み
- 「ベーシックプラン」9,800円〜／月
株式会社CBIT（シービット）が提供する「ナレッジリング」は、検索性・操作性・コストに優れたクラウドFAQシステムです。こだわり条件検索や「知識ランキング」など必要な情報がすぐ見つかる利便性、使い勝手の良いUI、9,800円／月+1アカウントごとに120円というリーズナブルな料金が評価され、多くの企業が新人教育やドキュメント管理などに活用しています。ベーシックプランのほか、カスタマイズ性の高いプランや大容量プランなど予算と仕様規模に合わせて選べるプランが設定されています。
住所：東京都 千代田区外神田2-9-8 ユニオンビル細野8F
【柔軟な対応】おすすめのナレッジマネジメントツール3選
| 社名 | 3つの特徴 | 住所 |
|---|---|---|
| 株式会社スカラ |
| 渋谷区渋谷2-21-1 渋谷ヒカリエ32F |
| 株式会社ネオジャパン |
| 横浜市西区みなとみらい2-2-1 横浜ランドマークタワー10F |
| シスコシステムズ合同会社 |
| 港区赤坂9-7-1 ミッドタウン・タワー21F |
株式会社スカラ
参照元：株式会社スカラ
- 情報共有と社員教育に役立つFAQシステム
- HTML専門知識がなくても作成・運営が可能
- ファイル添付機能・URL参照機能完備
株式会社スカラは、FAQ管理サービス「i-ask」を提供しています。よくある質問にQ&Aで答えるFAQシステムで、スタッフ間の情報共有ツールや社員教育に係るコスト削減に効果を発揮。HTMLの知識がなくても作成と更新ができるほか、作成したFAQページは異なる部署・部門からの分散管理に対応しているため、組織の知見の集約化にも役立ちます。社員が自ら調べ、学び、育つ力を後押しする回答項目へのファイル添付機能やURL参照機能なども完備されています。
住所：東京都 渋谷区渋谷2-21-1 渋谷ヒカリエ32F
株式会社ネオジャパン
参照元：株式会社ネオジャパン
- 業務・職種に合わせたアプリ作成ツール
- CSVファイルや紙の書類の読み込みに対応
- 社内の情報共有とコミュニケーションの円滑化に貢献
株式会社ネオジャパンが提供する「AppSuite」は、業務アプリ作成ツールです。プログラミングの専門的な知識は不要で、豊富なテンプレートの中から業務や職種に合わせたものを選ぶだけで簡単にアプリを作成できます。ゼロからの作成や既存アプリの複写にも対応しており、カスタマイズ性も抜群。CSVファイルや紙のマニュアルの取り込み機能は、スタッフ間の情報共有と社員教育に最適です。指定されたユーザーへのメール通知や定期通知といった連絡機能も充実しています。
住所：神奈川県 横浜市西区みなとみらい2-2-1 横浜ランドマークタワー10F
シスコシステムズ合同会社
参照元：シスコシステムズ合同会社
- ホワイトボードのようなオールインワンデバイス
- チームの会議や打ち合わせにマッチする設計
- ニーズに合わせて選べる3つのサイズ
シスコシステムズ合同会社は、チームでの利用に便利なオールインワンデバイス「Cisco Webex Board」を提供しています。ホワイトボードのような大画面の4Kデバイスで、書き込みやビデオ会議、共有コンテンツの表示と注釈付けなど、会議室のコミュニケーションに必要な機能が充実。作成したデータはすべてクラウド上に保存され、関連アプリを使えばいつでも・どこでも作業を再開できます。サイズは55 インチ、70 インチ、85 インチの3つで、あらゆる企業規模になじみます。
住所：東京都 港区赤坂9-7-1 ミッドタウン・タワー21F
まとめ
ナレッジマネジメントツールには、情報の蓄積と共有を支援するもの、Q&A方式で問い合わせの手間を削減するものなどさまざまです。ツールは、低コストで導入できるものから専門的なトレーニングが必要なものまで、幅広い選択肢が提供されています。
導入前には予算や具体的な目的を社内で十分に検討し、目標達成に最適なツールを選択することが重要です。
比較ビズを活用することで、数分の情報入力のみで自社にぴったりのナレッジマネジメントツールを見つけられます。比較ビズは完全無料で利用できるため、ぜひ活用してください。
その場合、資料の品質に差異が出たり、所在が分からなくなってしまいます。 ナレッジマネジメントシステムを利用することで資料の品質とアクセシビリティの向上が期待できます。
また、ナレッジマネジメントシステムの国際規格としてISO 30401があります。 ISOの要求事項とシステム、社内の現状を照らし合わせると、最適なツールを選ぶことができるでしょう。
比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。
もしも今現在、
- どのコンサルタントに依頼したらいいかわからない
- 最新の技術トレンドについて知りたい
- IT戦略とビジネス戦略の整合性が取れない
上記のようなお困りがありましたら、比較ビズへお気軽にご相談ください。比較ビズでは、複数の経営コンサルタントに一括で相談ができ、各社の特色を把握したうえで業者を選定できます。相談したからといって、必ずしも契約する必要はありません。まずはお気軽にご利用ください。
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