社内ポータルサイトを導入するメリットとは？おすすめのツールや企業事例も紹介

社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトとは、従業員が業務を進めるうえで必要な情報の掲載や文書を保存しているWebサイトです。プロジェクトの進捗状況や従業員のスケジュール、顧客関連の資料など、さまざまな情報や文書をサイト上で閲覧できます。

通常のポータルサイトと異なり、社内ポータルサイトは従業員しかアクセスできません。掲載する情報や文書も社内に特化した内容となっており、必要な情報を効率的に集められます。情報の一元化によって、業務効率改善やペーパーレス化の促進を図れる点が魅力です。

社内ポータルサイトに搭載されている主な8つの機能

社内ポータルサイトには以下8つの基本機能が搭載されています。

コミュニケーション

従業員同士が情報共有や進捗状況の確認をサイト上でおこなえる機能です。チャット形式でコミュニケーションを取れるため、メールのように件名や挨拶文を入力する必要はありません。

用件がある方に気軽にメッセージを送れるため、相手とスピーディーなやりとりが望めます。

社内wiki

社内wikiは業務上必要な情報や資料を蓄積する機能です。社内規定や人事情報など、社内情報の共有や更新がサイト上でおこなえるため、紙書類を回覧する必要はありません。

業務マニュアルや会議の議事録、商品の仕様書など、業務関連の文書をサイト上で管理しておくと、管理工数削減や業務効率の改善を図れます。

ストレージ

プロジェクトの資料や顧客情報、業務マニュアルなど、さまざまなデータファイルを一元管理できる機能です。カテゴリごとにファイルを分類しておくと、必要なファイルをすぐに見つけられ、無駄な時間の発生を抑えられます。

他部署の従業員と資料を共有する場合も、資料をメールで相手に送信する必要はありません。保管場所を伝えるだけで、簡単に資料を共有できます。画像や動画などを含んだ大容量ファイルも共有しやすくなり、複数人での編集作業も進めやすくなります。

スケジュール管理

顧客との商談日時や研修受講日、有給休暇の取得予定などをカレンダー上に記入できる機能です。部署メンバーの予定が可視化されるため、部署会議の日時を決めやすくなります。

多くのポータルサイトが社内施設予約と連動しており、サイト上で会議室の予約が可能です。書類提出日やEDIシステムへの回答期限を入力するなど、タスク管理としても活用できます。

プロジェクト管理

進捗状況の可視化や予算管理、資料の保管など、プロジェクトに関する情報を一元管理できる機能です。作業の進捗状況や予算の消化状況をメンバー同士で共有できるため、対応漏れにともなうトラブルの発生を避けられます。

ワークフロー

ワークフローは残業申請や経費精算、見積承認など、各種申請や社内稟議の手続きをサイト上で完結できる機能です。

ポータルサイト上で一連の手続きを進められるため、紙書類の作成や回覧をおこなう必要はありません。ペーパーレス化の促進によって、消耗品購入費や印刷代を削減できます。

インターネット環境が整備されている場合、アクセス地点を問わず社内ポータルサイトへのアクセスが可能です。在宅勤務の導入を実現し、優秀な人材の流出防止やワークライフバランス改善につなげられます。

レポート

社内ポータルサイト上に蓄積されたデータをグラフや表として表示できる機能です。会議資料やプレゼン資料の作成にかかる工数を大幅に削減できます。データ分析の結果はペルソナの設定や商品企画立案など、マーケティング業務にも活用可能です。

勤怠管理

従業員1人ひとりの出退勤時刻や労働時間を記録しておく機能です。勤怠管理機能を搭載した社内ポータルサイトの導入によって、多様な働き方の導入促進を図れます。

従業員の労働時間や時間外労働、休日出勤時間などは自動的に集計されるため、労務担当者が計算をする必要はありません。有給休暇の消化状況もサイト上から確認できるため、有給未消化にともなう法令違反のリスクを避けられます。

社内ポータルサイトを導入する4つのメリット

社内ポータルサイトの導入によって得られるメリットは以下の4つです。

情報の一元管理によって、業務効率改善やペーパーレス化を促進できます。

メリット1. 情報を一元管理できる

社内ポータルサイトの導入によって、伝達事項や業務マニュアル、過去の案件資料など、社内情報や業務関連の文書をサイト上で一元管理できます。

必要な情報や文書をすぐに見つけられるため、従業員はシステム担当者に問い合わせをする必要がありません。システム担当者も作業を中断される機会が激減し、担当業務に集中して取り組める環境を整備できます。

メリット2. 業務効率改善を図れる

進捗状況確認や資料共有、重要事項の連絡など、従業員同士がサイト上で素早くコミュニケーションを取れます。必要な情報はサイト上にまとめて管理されており、現状把握のために各種システムへアクセスする必要はありません。

情報の一元化によって資料検索による無駄な時間の発生を回避し、組織全体の生産性を高められます。従業員同士のコミュニケーションはチャット形式で、メールと比べてメッセージを送りやすい点もメリットです。

宛先や件名、挨拶文の入力が必要なく、気軽にメッセージを送れるため、スムーズな情報共有や従業員同士の連携強化が期待できます。

メリット3. 多様な働き方を実現できる

社内ポータルサイトの導入によって、在宅勤務やサテライトオフィスワークなど、自由の高い働き方の導入を促進できます。オンライン上で業務を進められる体制が整えば、就業場所は関係ありません。

在宅勤務をはじめとした多様な働き方の実現は、従業員と企業側双方にメリットをもたらします。一例として在宅勤務導入にともなうメリットは以下のとおりです。

働きやすい職場環境の整備によって、求人への応募率向上や離職率低下も期待できます。

メリット4. ペーパーレス化を促進できる

各種申請業務や社内稟議は、社内ポータルサイト上で完結できます。申請〜承認まで、一連の業務をサイト上で進められるため、従来のように紙書類の印刷や回覧は不要です。ペーパーレス化の促進によって、印刷費や消耗品購入費、OA機器のメンテナンス費用を削減できます。

プロジェクトや顧客関連の資料もサイト上に保存できるため、オフィスに保管スペースを用意しておく必要もありません。オフィス縮小による家賃や光熱水費削減も期待できます。

社内ポータルサイト導入によって生じる2つのデメリット

社内ポータルサイトを導入すると、業務効率改善やペーパーレス化促進など、多くのメリットをもたらします。しかし、メリットばかりではありません。以下2つのデメリットが生じる可能性がある点を認識しておきましょう。

導入しても活用されない可能性がある

多額の費用をかけて社内ポータルサイトを導入したとしても、従業員に十分活用されないケースも珍しくありません。活用頻度が低下する原因は以下のとおりです。

社内ポータルサイトを導入する前に、導入目的を明確化することが重要です。課題解決に必要な機能があいまいな状態では、多機能型サイトを導入したとしても機能を持て余します。

ミスマッチにともなう無駄な費用の支払いを避けるため、ストレージやワークフローなど、必要な機能を絞り込んでおきましょう。掲載する情報や文書の内容は定期的に更新し、必要な情報を効率的に集められる状態にしておくことも重要です。

導入効果が見えにくい

社内ポータルサイトは収益拡大や新規顧客獲得など、直接売上に結びつくツールではありません。導入後の明確なメリットや費用対効果の高さを実感しづらい点がデメリットです。

従業員が「情報共有や進捗管理がスムーズになった」と実感できるよう、アンケートを実施して社内ポータルサイトの現状把握に努めましょう。課題抽出と改善を繰り返し、社内ポータルサイトの利便性を高めます。

費用をかけてサイトを構築する場合は「残業時間の推移」や「削減工数」など、複数の指標から導入前後の変化を確認し、費用対効果を数値化することが重要です。

社内ポータルサイトの制作に活用できるおすすめのツール5選

社内ポータルサイトを自社で制作するには、デザインやコーディングなど、専門知識を習得した人材が不可欠です。

以下5つのツールを使うと、専門知識がなくても社内ポータルサイトを制作できます。

Wordpress.com

参照：Wordpress.com

Wordpress.comは、全世界のWebサイト43%に利用されているWordPressのクラウド版です。ユーザーインターフェースに優れており、ドラッグ＆ドロップで社内ポータルサイトを構築できます。

テーマやプラグインの選択肢も多く、最小限の費用でポータルサイトのユーザビリティを高められる点も魅力です。二段階認証やWAFの搭載、マルウェアの自動スキャンなど、セキュリティ対策も充実しており、機密情報の漏えいを避けられます。

Wordpress.comは導入の手間も少なく、自社でサーバーの調達やドメインを取得する必要がありません。メンテナンスやアップデートも一任でき、システム管理の負担を軽減できます。

kintone

参照：kintone

kintoneはサイボウズ株式会社が提供する業務アプリ開発用プラットフォームです。タイムカードや休暇申請、ワークフローなど、各種サンプルアプリの組み合わせによって社内ポータルサイトを構築できます。

アプリの拡張はドラッグ＆ドロップで進められるため、サイト構築に特別なスキルや専門知識は必要ありません。アプリにはコミュニケーションやデータ集計、レポート機能などが搭載されています。最小限の手間で、機能拡張やコミュニケーションの活性化を実現できる点が魅力です。

Googleサイト

参照：Googleサイト

Googleサイトは、Googleが提供するWebサイト作成ツールです。デザインテンプレートが豊富に搭載されており、簡単におしゃれな社内ポータルサイトを構築できます。

サイトの制作後、共有設定でアクセス管理をすると、従業員以外はサイトへアクセスできません。スプレッドシートやドキュメントなど、Googleが提供する各種サービスとの連携も可能です。作成した資料をスムーズに共有できるため、複数人での作業も進めやすくなります。

Googleサイトは無料で利用できるため、社内ポータルサイトの構築にかかる費用を最小限に抑えられる点も魅力です。

SharePoint Online

参照：SharePoint Online

SharePoint Onlineは、Microsoft社が提供するクラウドサービスです。社内ポータルサイトの構築に加え、データの保存や共有ができます。データはクラウド上に保存されるため、インターネット環境が整っている場所からはいつでもアクセスが可能です。

SharePoint Onlineの導入によって、多様な働き方の実現や複数人での同時編集がスムーズに進められます。WordやExcel、PowerPointなど、Officeソフトとの連携にも対応しており、新たにアプリを導入する必要性は薄れるでしょう。

Garoon

参照：Garoon

Garoonはサイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。多くの企業から支持を集めており、導入実績は7,000社を突破しました。

ファイル管理やスケジュール、ワークフローなど、社内ポータルサイトに必要な機能がひととおり搭載されており、導入後すぐに運用できます。ユーザーインターフェースにも優れており、ITリテラシーを問わず直感的な操作が可能です。

kintoneやMicrosoft 365など、多くの外部ツールとも連携しており、データの共有や編集作業をスムーズに進められます。

社内ポータルサイトの制作を依頼できる3つの外注先

ユーザビリティに優れた社内ポータルサイトを制作するには、外注先を活用しましょう。サイト制作に関する豊富なノウハウを持っており、自社の要望を正確に反映した仕上がりが望めます。社内ポータルサイトの制作を依頼できる外注先は以下の3つです。

システム開発会社

システム開発会社に依頼する場合、パッケージ開発とフルスクラッチ開発、どちらかを選択して社内ポータルサイトを制作します。

パッケージ開発はグループウェアをはじめ、既製品を一部カスタマイズする方法です。フルスクラッチ開発と比べ、開発費用や開発期間を削減できます。反面、カスタマイズ可能な部分が限られるため、自社の要望をすべて反映できるわけではありません。

フルスクラッチ開発は既存のフレームワークやテンプレートを使用せず、1から社内ポータルサイトを開発する方法です。ユーザビリティを最大限追求できる一方、多額の初期費用が必要になります。どちらの方法が合っているか、慎重に見極めましょう。

ホームページ制作会社

ホームページ制作会社に依頼するメリットは、対応できる業務範囲が広い点です。制作会社には豊富な実務経験やノウハウを持つクリエイターが、多数在籍しています。

社内ポータルサイトの制作に加え、コーポレートサイトのリニューアルやWeb広告の制作など、さまざまな要望に対応可能です。リソース不足に悩まされている企業は、あわせてオウンドメディアの運用代行やSEO対策の依頼も検討しましょう。

制作会社によって提案の質や料金設定は異なるため、注意が必要です。自社の条件に合致する企業を選ぶためにも、複数の企業にRFPを提出しましょう。各企業の提案レベルや正確な費用相場を把握できます。

デザイン事務所

デザイン事務所に依頼するメリットは、高品質な仕事ぶりが期待できる点です。デザイン事務所には、豊富な知識や優れたスキルを持つデザイナーが多数在籍しています。

自社の要望を汲み取ったうえで、デザイン性と実用性を高いレベルで兼ね備えた社内ポータルサイトの制作を望める点が魅力です。ユーザーインタフェースの配置も細かく要望できるため、操作性に悩まされる心配は少ないでしょう。

注意点はホームページ制作会社と比べると、依頼可能な業務の幅が限定される点です。SEO対策や効果測定、Web広告の制作など、複数の業務を依頼しようと思っている場合は、事前に対応可否を確認しておきましょう。

社内ポータルサイトの企業事例3選

社内ポータルサイト導入後のメリットを具体的にイメージできるよう、企業事例を3つ紹介します。

サイトの活用方法や管理方法の参考にご活用ください。

株式会社池田模範堂

株式会社池田模範堂はかゆみ止めや虫よけ剤など、さまざまな用途向けに開発した治療薬「ムヒシリーズ」を販売する企業です。同社は17年前の2006年にガルーンを導入し、社内ポータルサイトを構築しました。

ガルーンの導入によって社内手続きや会議資料、広報用など、用途別に計22個のポータルサイトを設立しています。ポータルサイトの導入によって、スムーズな情報共有や問い合わせ工数の削減につながりました。

同社では部署ごとにポータルサイトの設立や管理をおこなう環境を構築しており、システム管理者の業務負担増大を回避しています。

株式会社東横イン

株式会社東横インは、全国にビジネスホテルをチェーン展開している企業です。同社はディスカバリーズ株式会社の「Discoveries InSite」を利用し、社内ポータルサイトを構築しています。

同社は長年オンプレミス型のグループウェアを使用していましたが、保守負担の増大にともない、サービスの乗り換えを決断しています。

Discoveries InSiteはMicrosoft社のSharePointを活用し、社内ポータルサイトを構築する点が特徴です。ノーコードで設計されており、ドラッグ＆ドロップで作業を進められ、保守負担軽減や業務効率化など、多くのメリットをもたらしました。

セガサミーホールディングス株式会社

セガサミーホールディングス株式会社は家庭用ゲームソフトやUFOキャッチャーの製造など、エンターテインメント事業を手がける企業です。株式会社シフトが提供するパッケージ型CMS「SITEMANAGE」を活用し、社内ポータルサイトを構築しています。

同社はすでに社内ポータルサイトを運用していたものの、グループ会社ごとに個別の運用方法を採用しており、情報の習得に多くの時間が必要でした。

SITEMANAGEの活用によって社内ポータルサイトを統合し、スムーズな情報共有や社内コミュニケーションの活性化につなげています。

まとめ

自社で社内ポータルサイトを制作する場合、専門知識を習得した人材の存在が不可欠です。担当業務と並行してサイト制作を進めなければならず、本業に支障が生じる可能性が高まります。

業務効率低下や顧客トラブルの発生を避けるためにも、システム開発会社やホームページ制作会社に社内ポータルサイトの制作を外注しましょう。

「比較ビズ」を利用すると、必要事項を入力する2分程度で条件に合った企業を探し出せます。ホームページ制作の外注先を探している方は「比較ビズ」を利用してみてください。

監修者のコメント

クーミル株式会社

代表取締役　馬鳥亮佑

マーケティング、広告運用、YouTube、SEO対策を駆使し、2年で売上1億円強かつ利益率40%強の会社へとグロースさせ、M&A。 YouTubeチャンネルのプロデュース・原稿制作・出演・撮影・編集の全てを自ら行い、運営10ヶ月で登録者数1万人突破させる(現在3万人越え)。 IT業界だけでなく実店舗経営の知見を活かし、クライアント様の課題の本質を捉えて、「結果が出るマーケティング施策」を提案。 サイトを公開後も運用を引き受けており、サイトだけでなく「事業規模の拡大を目指す」ことをモットーとしている。

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社内ポータルシステムを導入することで、従業員の定着率向上、間接業務に関する時間コストの削減、採用コストの削減に繋がります。結果として、一人あたりの生産性を向上することができ、グループ全体の組織力を高めることに繋がります。

自社に応じたポータルシステムを構築・展開する際は、「従業員が使いやすいこと」が大切となります。UI/UXが高い設計構築を初期段階で行うことが、スムーズな運用をする上で必要不可欠となります。制作会社へ依頼する際は仕様の打ち合わせを徹底的に行いましょう。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。