経費精算システムの導入で得られる10のメリット｜失敗しない選び方を解説！

経費精算システムは煩雑な作業の効率化を図れる

経費精算システムとは、経理担当者が担う仕訳作業や会計ソフトへの入力作業などの煩雑な業務を効率化するシステムのことです。申請書の作成から承認、経理処理までシステム上で完結するため、経理部門だけではなく全社的に重宝される機能が備わっています。

日常的に発生する物品購入費、交際費、交通費、出張費など、用途に合わせてスムーズな申請が可能なので、紙と印鑑が必要となる従来の煩わしい作業を簡略化できるのが特徴です。

申請者が経費精算システムによって得られる3つのメリット

経費精算の申請者が経費精算システムを利用した場合、次の3つのメリットがあります。

従来では経費が発生した場合、社員が立て替えた費用を紙の申請書に記載して提出するのが一般的です。経費精算システムを利用すれば、申請手続きの効率化に加えて、かゆいところに手が届く便利な機能も利用できます。1つずつ下記で解説します。

1. 申請手続きの手間が省ける

経費申請の際は領収書やレシートを読み込むだけで日付、金額、支払先などの基本情報が自動で入力されるため、自分で入力する項目が最小限で済みます。

パソコンだけでなくスマホやタブレットにも対応しているため、外出時も申請のためにわざわざデスクに戻る必要がありません。

承認依頼も経費精算システム上でおこなえるため、上司に印鑑をもらいにいく手間や、経理部門へ提出しに足を運ぶ必要がなく業務効率化に繋がります。

2. 交通系ICカードの読み込みと交通費自動控除が可能

経費精算システムはSuicaやPASMOなどの交通系ICカードと連携することで、社員が立て替えた交通費を履歴から自動で精算してくれます。

取り込んだ履歴データの中から業務利用の金額のみ選択して申請できるため、仕事とプライベートでICカードを使い分ける必要がありません。

定期区間も登録可能すれば、定期区間を控除した金額で自動的に精算されるのも嬉しいポイント。乗換案内検索で経路や金額を調べてから申請書に記入する手間が省けて便利です。

3. ペーパレス化によって領収書の紛失を防止できる

経費精算システムは電子帳簿保存法に対応しているので、領収書を紙のまま管理する必要がなく領収書の紛失を防止できます。自腹を切って泣き寝入りすることがなくなるのは嬉しいポイントです。

ペーパレス化によって申請書を印刷する必要もないので、手間を省けて事業費削減にも繋がります。

承認者が経費精算システムによって得られる3つのメリット

経費精算の承認者が経費精算システムを使用した場合、次の3つのメリットがあります。

経費の申請があった場合、承認者が承認作業をした後に経理担当へ提出するのが一般的です。経費精算システムを導入すれば、承認もスムーズにおこなえます。1つずつ下記で解説します。

4. 承認依頼通知がくるため申請管理の手間を削減できる

申請者から申請がきたタイミングで承認者に通知がくるため、承認依頼の有無を自ら定期的に確認する手間が省けます。システム上でのやりとりのため、自分の作業を中断することなく、手があいたタイミングで承認できるため便利です。

経費精算システムなら承認するべき申請がひと目でわかるようになっているため、承認漏れを防げます。特に上司の立場であれば経費精算以外にもさまざまな承認依頼が集中しがちなので、システム上で管理してくれるのはありがたいポイントです。

5. 印鑑不要でどこにいても承認が可能

経費精算システムはスマホやタブレットからでも承認が可能のため、出張先や営業先からもスムーズに対応できます。

外出時に期限が迫っている承認依頼があったとしても、一度会社に戻って対応する必要がありません。印鑑も不要のため、テレワークや在宅勤務の普及が進んだ現代において有用なシステムと言えるでしょう。

6. 差し戻しに手間がかからない

申請書に不備や誤りがあった場合、経費精算システム上から差し戻しが簡単におこなえます。導入するシステムによっては差し戻し理由のコメントを残せる機能があるため、別途申請者に連絡する手間がかかりません。

申請の時点でミスがあった場合はアラートが出て次に進めない経費計算システムもあるので、差し戻しの件数自体も減らせます。承認者によって差し戻し作業は負担が大きいため、業務効率化に繋がるでしょう。

経理担当者が経費精算システムによって得られる4つのメリット

経理担当者が経費精算システムを利用した場合、次の4つのメリットがあります。

1つずつ下記で解説します。

7. 自動計算機能でミスやトラブルを防げる

経費精算システムは自動計算機能が搭載されているため、手計算する手間が省けて計算ミスの心配がいりません。ミスがない申請書が上がってくるため、大量の申請を確認する経理担当者の作業が効率化できます。

金額計算だけではなく入力必須項目の設定もできるので、入力漏れにも対策可能です。

8. 事務作業の自動化で時短できる

計算機能以外にも経理担当の事務作業を自動化する機能があります。下記3つの機能を紹介します。

仕訳作業の自動化

経理担当者にとって時間や労力を使う仕分け作業が自動化されるため、大幅な業務効率化に繋がります。経費精算システムの導入時に申請書の項目と勘定科目の紐付けをおこなうので、申請者や申請内容によって仕訳項目がブレる心配もありません。

振込データ作成の自動化

経費精算システムは、経費精算後に振込データが自動で作成されます。作成された振込データを各銀行のインターネットバンクに取り込むだけですむため、経理担当者の振込業務が効率化できます。

不備を検知する自動アラート

申請者・承認者・経理担当者の各作業において、ミスがあった段階でアラートが出るため、不備のある申請書が上がってくる心配がいりません。不備を申請者に直接指摘する手間もなくなり、スムーズな経費精算が可能です。

9. 申請督促の効率化が図れる

申請が済んでいない依頼に対する自動リマインド機能が搭載されているため、経理担当者は督促作業の手間がいりません。申請の進捗はワークフローで簡単に確認できるため、申請書が止まっている段階がひと目でわかり、業務効率化を図れます。

10. 会計ソフトとの連携が可能

会計ソフトと連携できる経費精算システムを導入すれば、経費を会計ソフトに入力し直す手間が省けます。仕訳データを出力し、内容はそのまま会計ソフトに反映できるので便利です。

自社の会計ソフトとの連携ができる経費精算システムを選ぶ必要があるので注意しましょう。

経費精算システム導入に伴う3つのデメリット

経費精算システムを導入する場合、次の3つのデメリットが伴います。

デメリットをおさえておくことで、導入後のリスクヘッジが可能です。1つずつ下記で解説します。

導入コストがかかる

デメリットの1つ目として、経費精算システムの導入コストがかかることが挙げられます。初期費用を事前に確認し、導入後に費用対効果が見込めるかを検討することが大切です。

経費精算システムは経理担当の作業範囲をすべてシステム化できるわけではないため、コストとの兼ね合いを見極める必要があります。

情報漏えいの危険性も視野に入れる必要がある

経費精算システムのデータはクラウド上で管理されるため、紙の申請書で管理するよりも情報漏えいのリスクが高くなります。プライバシーマークや暗号化通信を導入しているかなど、導入するシステムのセキュリティについて事前にチェックしておくと安心です。

マニュアルや環境の整備が負担となる

経費精算システムを導入しても社員に浸透しない場合もあるため、マニュアルの整備や講習などの環境構築が必要です。多くの場合、システムを導入する経理担当者がおこなうため、経理部門の負担となります。

社内規定に沿ったワークフロー作成を実施する必要があり、場合によってはシステム利用を前提に社内規定の変更が要される場合もあります。導入には余裕を持ったスケジュールを立てるといいでしょう。

事前運用テストを実施し、経理担当者以外の社員の意見を反映させることも大切です。

経費精算システムの選定ポイント

経費精算システムの選定ポイントについて、次の5つを紹介します。自社に合ったシステムを導入して、快適な経費精算業務を目指しましょう。

自社の社員が活用しきれるシステムになっているか

経費精算システムを導入する際は、自社の社員が活用しきれるシステムになっているかを見極めることが大切です。コストをかけてシステムを導入しても、システムが難しくて社員が使いこなせなければ意味がありません。

使用する社員全員が問題なく使用でき、マニュアルを読み込まなくても直感的に操作しやすいシステムを選ぶとよいでしょう。

自社で自動化したい経費精算業務に対応しているか

経費精算システムは全ての作業に対応しているわけではないので、自社で自動化したい作業に多く対応しているシステムを導入することが重要です。

中にはIT技術が活用されておらず、エクセルのような表計算ソフトとさほど変わらない経費精算システムもあるため、導入検討の際には注意しましょう。

自社に最適なシステムにカスタマイズできるか

自社に最適なシステムにカスタマイズできるのかも重要なポイントです。カスタマイズ性が高いと、申請書のフォーマットや項目を簡単に変更できます。

カスタマイズ性が低いと、今まで使用してきた紙の申請書とフォーマットが異なり社員の混乱を招くこともあります。社員に早く慣れてもらうには、柔軟性の高いシステム選びを意識しましょう。

サポート体制が整っているか

初期サポートやカスタマーセンターなどの顧客サポート体制が整っている経費精算システムを選びましょう。自社の社員全員にシステムの利用を浸透させるためにも、困ったときに相談できる窓口が整っているか確認することをおすすめします。

多くの企業に導入されているか

経費精算システムを導入する際は、多くの企業に導入されているシステムを選びましょう。多くの企業に導入されていることが品質の高さの証明になります。

特に同業他社の導入事例が多いと、似たような課題に対してのアップデートをしてもらえる頻度が高くなることが期待できます。

まとめ

経費精算システムを導入すれば、経費精算に携わるすべての社員の業務効率化が図れて便利になります。

デメリットを把握して適切なシステムを導入できれば、得られるメリットの方が多いので煩雑だった作業が快適になります。システムの導入に課題や不安があるなら、専門家に依頼するのもひとつの解決策です。

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監修者のコメント

アメニティ株式会社

代表取締役　新井まさみ

アメニティ株式会社、代表取締役　新井まさみ。中学生の時に初めて作成したプログラムでプログラミングの楽しさを知る。システム開発会社にて勤務後、アメニティ株式会社へ入社。入社後、システム開発会社部門を立ち上げ。2005年代表取締役に就任。大手企業の労務・厚生業務のWEBシステム化を多数担当。要件定義から運用、再開発まで行うことでシステムのライフサイクルにも対応。

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記事にある通り、導入するメリットはたくさんあります。業務が整理され承認フローが明確になるというのもメリットの一つではないでしょうか。業務が拡大し企業規模が大きくなるとメリットも増えてくると思われます。

多くのシステムは申請時の間違えを自動でチェックしてくれる機能も備えていますので、ヒューマンエラーを少なくすることもできます。

ただ、デメリットといいますか、リスクも存在します。記事にもありますが導入したけれど使いこなせず、業務効率化を目標にしたのにコストばかりかかってしまうは一番さけたい事態です。

このようなことにならないために、要件をきちんと整理し業務フローの作成や必要な機能の洗い出しを丁寧に行う必要があります。導入する際は、実際に利用する従業員の業務の見直しも行う必要があるかもしれません。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。