【誰でも書ける】RFPのサンプルは？書き方や4つのポイントを徹底解説

RFPとは

RFPは「request for proposal」の略であり、訳すと提案依頼書のことです。 「企業やお店が抱えている現状の課題や発注したい内容をあらかじめ明確にし、制作業者に"提案と見積もりをしてほしい"と依頼するための書類」です。

一般的にホームページ制作の提案や見積もりを依頼するには、目的や要望など必要な項目を網羅したRFPを作成して渡すのが慣習化しています。

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RFPのサンプル提供サイト5選

制作業者にしっかり要望が伝わるよう、RFPのサンプルを提供しているサイトを以下にまとめました。

1. Web幹事

Web幹事はHP制作会社を多数掲載しているサイトです。

制作業者に見積もり依頼をする際に目的や自社の課題を共有してもらい、「こういう提案をしてほしい」と依頼するためのRFPのサンプルが掲載されています。 Word形式で、誰でも簡単に修正・編集ができます。

2. PINTO!

PINTO!は株式会社PLAN-Bが運営するメディアです。 架空企業のコーポレートサイトのリニューアルを依頼する場合のPFRのサンプルが掲載されています。 企業のホームページのリニューアル時にご活用ください。

3. FEELBEE

FEELBEEはブランドサイトの制作を行っている会社です。 RPFの作成方法が掲載されており、RFPテンプレートもダウンロードできます。

4. RFP

RFPは、RFPや見積書などに関する内容が掲載されているサイトです。 RFPのサンプルと書き方が紹介されています。

5. ITコーディネータ協会

ITコーディネータ協会はITコーディネータの資質向上と活躍の場の拡大を目指す特定非営利活動法人です。

サイトにはITコーディネータに役立つさまざまなコンテンツが掲載されています。RFPに関しても、見本のダウンロードが掲載されており、わかりやすいように想定したケースも書かれています。

RFPを作成する目的と理由

RFPを作成する目的は、企業やお店の課題や発注したい内容を明確にし、制作業者に求める要望を事前に伝え、提案の質を上げることにあります。

RFPを作成すべき主な理由は、以下の3つです。

提案から発注、仕上がりまでがスムーズになる

提案をしてもらうために対面やオンラインで何度も打ち合わせを重ねるのは、時間も手間もかかります。どのようなホームページにしたいのか、どんな内容をどのように掲載したいのかの詳細をあらかじめまとめておくことにより、提案の質が上がります。

提案から発注、制作開始までのスピードもアップします。

発注後のトラブルの未然防止

制作業者からも提案書が提出されますが、打ち合わせやメールなどで依頼した内容がすべて網羅されているかは確実ではありません。

依頼内容を1つの書類にしっかりとまとめて提出しておけば、完成してから「依頼した内容が入っていない」「こんなことはお願いした覚えはない」といった不要なトラブルや修正を回避できます。

依頼する業者の選定に役立つ

制作業者の選定にあたっては、複数の業者に比較検討を依頼するはずです。簡単にメールなどで要望を伝える場合や電話や対面での打ち合わせで提案書を作ってもらう場合、各社バラバラな内容で提案してくることがあります。

RFPを事前に提出することにより、すべての制作業者がRFPをもとにした提案をしてくれるため、比較検討ができてコスト面の比較も楽になります。

RFPに必ず入れるべき記載項目6選

RFPには何を書いて依頼すればいいのでしょうか。 代表的な項目についてご紹介します。

ホームページ制作プロジェクトの概要

ホームページ制作プロジェクトの概要の例は以下の4つです。

• プロジェクト名
• 目的
• 希望する納期
• 希望予算

初めての制作なら「制作に至った背景」、ホームページのリニューアルなら「現状の課題」も必要でしょう。

ホームページの機能についての要望

デザインやサイトに搭載したい機能、コンテンツの要望や制作するページ数などをわかりやすくまとめます。 デザインは雰囲気だけでなく、競合する企業や店舗のホームページなどイメージに近いURLなどを記すと伝わりやすいです。

機能はメールフォームやカート機能をはじめ、管理者側の投稿機能など搭載したい機能を列挙します。 コンテンツに関しては、文書や画像を依頼する側で用意するのか、提供する資料や要望をもとに製作業者側で作成してほしいかも示しておきましょう。

その他の提案希望条件

こんなホームページを制作してほしいという要望に加えて、制作業者の提案内容に含めてほしいことを記します。制作業者の提案内容に含めてほしい例は以下の3つです。

• 見積額
• 制作にかかる期間
• サイトマップ案

提案方法

制作業者からどのような形でいつまでに提案を受けたいかなどを記載しましょう。 提案書の提出だけでいいのか、プレゼンをお願いするのか、さらには他社とコンペ形式でプレゼンの機会を設けるのかなどを記載します。

予算とスケジュール

提案を受領したらいつまでにプロジェクトを終わらせればいいのかを書くことと、プロジェクトにいくら掛けられるのかを記載します。業者がどのレベルにいるのかによってWebサイトのクオリティが大きく変わってくるため、しっかり考えるようにしましょう。

納品物や納品方法

最後に納品物の形式や納品方法です。あまり深く考えず、社外でもコミュニケーションが取れるツールを使うのがおすすめです。

RFPの書き方6ステップ

実際にRFPをどのように書けばいいのかについて解説します。RFPを書くには主に6ステップあるため、それぞれを把握しておくことが重要です。

1. 概要を書く

まず表紙を作り、「はじめに」を設けます。自社の事業内容や事業をする目的、ビジョンなどの概要を説明します。本社や支社の住所、販売している商品やサービスの内容、顧客層といった項目に触れるようにしましょう。

2. 現状の課題を書く

次に現状のWebサイトにおける運営課題を記載します。何に困っているのか、どういう方向性で解決できたらいいかなど、提案依頼をするに至った背景をテキストや図を使って詳しく記載できるといいです。

3. サイト制作の目的や目標を書く

RFPを書く目的としては「提案の目的を可視化して、複数の業者から自社に合った業者を選定できるようになる」ことにあります。サイト制作をなぜしたいのかを書き、かつサイトを通して何を成し遂げたいのかを記すことによって、業者側も自分たちの強みと照らし合わせることができます。

4. サイト制作の予算や期間を書く

最も大切な要素の一つは予算と期間です。目標達成までのスケジュールをおおよそで引いてみた上で、予算をどのくらいかけられそうか検討してみるといいでしょう。

あくまで概算で構わないので、金額と工数を業者が判断できるように記しておくのがおすすめです。

5. サイト制作の要望や条件を書く

ここからがRFPの本題です。どんなサイトを作りたいのかをざっくりとしたイメージでも書いて、イメージボードを一緒に添付するとよりよいです。

提案依頼をする業者に求める条件も書くことが望ましいでしょう。業者に使ってほしいツールや持っていてほしいノウハウなど、細かい部分まで提案条件を考えるようにします。

6. 納品物の形式と連絡先を記載する

忘れてはならないのが納品物の形式と提出先（連絡先）です。基本的なことではありますが、最後に編集する際に記入しておくようにしましょう。業者にとってわかりやすいかどうかもチェックポイントです。

RFPを書くときに注意したいポイント

RFPを書く際には注意しておきたいポイントが3つあります。具体的には以下のとおりです。

評価シートも作る

提案依頼の評価基準も設けるようにしましょう。サービスを受けられる料金範囲、ノウハウの経験年数や実績など、採用における応募条件のようなものを記載するシートを添付すると、業者を選定しやすくなります。

関係部署にヒアリングをする

Webサイトの制作は自社のコンテンツ内容も考える必要があるため、関係する部署にどんな内容がよいかを事前に聞いておかなければなりません。

採用に関してのコラムを載せたければ人事部門にどんな人材を求めているかを聞くなど、チームを巻き込んで行いましょう。

制作に時間をかけすぎない

RFPをどれだけ丁寧に作り込んでもあまり意味がありません。一般的には3カ月、場合によっては半年かかるときもありますが、重要なのは提案を受けた後にどうするかです。

複数人でチェックをした上で、必要な情報を全て網羅できたら、業者に提案依頼を掛けてみましょう。

まとめ

RFPの作り方は難しいわけではありません。 現在、さまざまなサイトにRFPの作り方やテンプレートが掲載されているため、いろいろなサイトを参考に、見る人が納得するようなRFPを作りましょう。

弊社のサービス「比較ビズ」では、Webから簡単にWeb制作を代行してくれる会社が見つけられます。複数の業者に一括見積もりができ、かつ無料で利用できるため、ぜひ活用を検討してみてください。

監修者のコメント

株式会社了

代表取締役 中西諒太

静岡県出身。「クライアントを稼がせる」をコンセプトにWEB集客をサポート。ホームページ制作、SEO対策から広告運用までワンストップでサービスを提供。特にコーポレートサイトの制作とSEOでの集客が得意。流行やデザインではなく長期的に会社が存続していけるような施策を提案している。

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ホームページ制作において、すべて制作会社に丸投げすればいいというものではありません。発注者側の協力も不可欠です。それは、ホームページに盛り込む内容を一番理解しているのは制作会社ではなく発注者側だからです。

RPFを仕上げることはより質の高いホームページを制作するために有効な方法です。制作会社によってはかなり内容が細かいこともありますが、その分発注者側の意向も反映されやすいというメリットがあります。「面倒くさいから」という理由で表面上の内容だけしか記入しなかったらその分ホームページの質も悪くなってしまいます。

もちろんわからない部分があれば制作会社に質問したり、客観的な意見を求めることも必要です。ホームページ制作は制作会社や発注者側のどちらか一方が主体的に取り組むのではなく、二人三脚で制作していけばより良い仕上がりになります。そして貴社の課題に合った制作会社を選んでいくことが重要です。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。