ワークフローシステムとは？導入するメリットも知ろう

ワークフローとは何か

ワークフローシステムとは何かを理解するためには、「ワークフロー」という言葉を理解する必要があります。ワークフローとは、「社内における業務の基本的な流れ」を意味する表現です。

1人の社員が企画書や稟議書などの書類を提出すると、それが正式に認可されるまでには指揮系統に応じた複数の上長による承認が必要となります。この一連の流れがワークフローなのです。

例えば、営業担当者が出張費用の精算申請を行う場合、その書類は多くの場合「営業課長」「経理担当者」「経理課長」「担当役員」というフローで確認および承認が行われます。

ワークフローでは複数の担当者によるチェックが入ることにより、申請数が非常に多くなったとしてもその中で不適切なものを決して見逃さないという大切な役割があるのです。

ワークフローシステムとは何か

ワークフローシステムとは、ワークフローのタスクをネットワーク上で実行するシステムのことです。申請フォームから各上長の承認や決済まで、すべて電子データで扱われます。

取り扱う書類の内容によってワークフローはすべてリスト化されているため、どこで承認が下りずワークフローが停滞しているのかをすぐにチェックすることが可能です。

また、決裁が完了した書類もすべてサーバー上に記録されるので、紛失してしまうという心配がありません。ですから、ワークフローシステムとは、クラウドを利用して業務の効率性と安全性を高めることが可能なメソッドなのです。

ワークフローシステムを導入するメリットとは

事業規模に関わりなく、多くの企業がワークフローシステムを導入している背景には、各業務におけるタスクを大きく減らすことができるなど、企業にとって魅力的なメリットが数多くあるという点が挙げられます。具体的なメリットとしては以下の6つが挙げられるでしょう。

• プロセスの把握が容易
• 決裁までのスピードアップ
• ペーパーレスによるコストの削減
• コンプライアンスの強化
• 業務効率の大幅な向上
• 柔軟な勤務スタイルに対応

プロセスの把握が容易

ワークフローシステムのプロセスはすべて事前に定められており、申請を出した時点ですぐに対応する承認プロセスがスタートします。

そのため、申請を行った社員は「どこまで承認が通ったのか」「どこでプロセスがストップしているのか」といった点をすぐに確認することが可能であり、逐一担当者へ確認の電話やメールを行う必要がありません。

また、最終決裁が完了した時点でシステムから申請者に対してすぐに通知が来るというのも大きなメリットと言えるでしょう。

決裁までのスピードアップ

紙媒体の場合、承認を担当する人が不在のためプロセスが滞るということが容易に起こります。一方、ワークフローシステムなら、PCでアクセスして簡単に承認作業を行うことができます。

ネットワーク環境があれば、外出先からでも承認できるというのは大きな魅力と言えるでしょう。ですから、紙媒体で管理する場合と比較して、決裁までのスピードが格段にアップするはずです。

ペーパーレスによるコストの削減

ワークフローシステムはすべてデジタルフォーマットになっているため、紙媒体へ印刷する必要が一切ありません。ですから、印刷用紙代やインク代、コピー機の利用料金などのコストを削減することが可能となります。

また、データはサーバー上で管理されていますから、事業所間で稟議書などの受け渡しをするためにファックスや郵便を使う必要もありません。

結果として、通信費用や郵送費用なども大きく削減することができます。これはワークフローシステムを導入する直接的なベネフィットと言えるでしょう。

コンプライアンスの強化

紙媒体の場合、申請書類が承認を待っている時に他の人がその内容を見てしまい情報が流出するというリスクがあります。また、申請書類に誤字脱字があることに気付かず、そのまま決裁まで進んでしまいトラブルが発生するということもあるでしょう。

一方、ワークフローシステムであれば、承認作業を行う人だけが申請の内容をチェックすることができますから、情報が流出するリスクはほぼありません。

申請はいずれもフォーマット化されているので、文章の内容が改ざんされたり、誤字脱字によるトラブルが発生したりという恐れがないのも嬉しいポイントでしょう。

業務効率の大幅な向上

紙媒体でワークフローを管理する場合、申請書類を部署間・支社間で移動させる際に大きなタイムロスが生じます。また、申請をした社員からは進捗状況が分かりにくいというのもデメリットです。

ワークフローシステムなら、サーバー上ですべてのデータが一元管理されており、申請や承認作業も単純化されているので、業務のスピードアップが期待できます。

また、承認を行う各担当者に随時通知が届くリマインド機能などもあるので、業務タスクが停滞しにくいというのもこのシステムを採用する強みといえるでしょう。

柔軟な勤務スタイルに対応

紙媒体によるワークフローは、関連する社員がすべて出社しているという前提で成り立つものです。ただ、コロナ禍においてテレワークが浸透していく中で、紙媒体によるタスク管理はあまり実際的ではありません。

ワークフローシステムなら、社員がどこにいるとしてもインターネット環境があれば申請や承認を行うことができるという大きな強みがあります。

例えば、子育て支援制度を活用して自宅でテレワークをしている社員は、申請書類を提出するためにわざわざ出社する必要がありません。

あるいは、担当エリアが非常に広い営業担当者が出張先から緊急の稟議を上げたいという時、ワークフローシステムによって管理されていれば柔軟に対応することが可能です。

まとめ

ワークフローシステムを導入することにより、ペーパーレスによる直接的なコストだけでなく、業務効率化による人件費削減も期待することができます。また、政府主導で推進されている「働き方改革」のコンセプトである「多様な働き方の推進」とも合致するものと言えるでしょう。

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代表取締役　新井まさみ

監修者

アメニティ株式会社

アメニティ株式会社、代表取締役　新井まさみ。中学生の時に初めて作成したプログラムでプログラミングの楽しさを知る。システム開発会社にて勤務後、アメニティ株式会社へ入社。入社後、システム開発会社部門を立ち上げ。2005年代表取締役に就任。大手企業の労務・厚生業務のWEBシステム化を多数担当。要件定義から運用、再開発まで行うことでシステムのライフサイクルにも対応。

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