ワークフローシステムとは？6つのメリットと導入前の準備を徹底解説

ワークフローシステムとは？｜申請業務を効率化するシステム

ワークフローシステムとは、社内の申請業務や承認業務を効率的に回すための仕組みのことです。従業員が立て替えた旅費精算や経費精算、得意先からの請求書の処理など経理処理が必要な申請業務にも対応しています。最終承認後には、経理の基幹システムに連動させることが一般的です。

ワークフローシステムは、電子書類を保管する電子帳簿保存法やインボイス対応にも密接に絡むシステムになります。

ワークフローシステムの6つのメリット

ワークフローシステムのメリットは、以下の6つです。

紙での運用がなくなり間接業務が効率化されるため、コスト削減につながるでしょう。

1. ペーパーレス化が進む

ワークフローシステムを導入すると、紙で申請書類を回すことがなくなるため、ペーパーレス化が進みます。ペーパーレスになると電子印を用いるため、出勤しなくても申請書類に押印できます。

感染症対策やテレワークでも問題なく業務が進む点もメリットです。これまで申請書類を保管していたスペースが不要になり、書類保管のコストが削減されます。

2. 決裁時の運用ルールが整備される

ワークフローシステムは、社内で決めたルール・承認ルートどおりに申請書類が回ります。申請書類に応じた運用ルールが整備される点はメリットでしょう。

事前に条件を設定しておけば、書類の種類や金額によって分岐でき、正しいルートに回せます。たとえば、経費精算の申請書であれば5万円以内の場合は課長承認・10万円以上の場合は社長承認と社内の内部統制が強化されるでしょう。

3. 決裁時間が短縮される

ワークフローシステムは、インターネットにつながっている環境があれば申請と承認ができるため、決裁完了までの時間が短縮されます。外出先やテレワーク中でも急ぎの申請情報を確認できるでしょう。たとえば、見積書をワークフローシステムで回すときに顧客への提出が早まるメリットがあります。

上司を探して押印の督促をする必要もないため、決裁完了までの手間と時間が効率化される点はメリットでしょう。

4. 間接業務の削減により業務効率化を図れる

ワークフローシステムを導入すると、申請書類を紙に記載する必要がないため、間接業務が削減され業務効率化が図れます。

過去の申請書類を検索する機能や複写機能がある点も効率化につながるでしょう。たとえば、週に何度も訪問する得意先への交通費精算は、パターン登録しておけば短時間で申請が可能になります。

5. 新たな申請書類やフローに対応できる拡張性がある

ワークフローシステムは、新たな申請書類の追加や新しいフロー設定に対応できる拡張性があります。たとえば、新たに日報を提出する業務が増えた場合、ワークフローシステムに日報の画面を作成できる点が強みです。

組織が変わるときや社内の決裁ルールが変更されたときにも、ワークフローの設定変更で対応が可能です。

6. 業務フローの分析・最適化ができる

ワークフローシステムでは申請された情報が蓄積されていくため、データを二次活用できます。どのような申請が多いのかを分析した結果、改善が必要な業務が可視化されるでしょう。

たとえば、旅費の精算が多ければ効率的な営業活動ができていない可能性があります。会計帳簿だけではわからない詳細の情報をワークフローシステムから知ることができるでしょう。

ワークフローシステムの2つのデメリット

ワークフローシステムのデメリットは、以下の2つです。

事前に準備をする時間が必要になり、導入費用やランニング費用が発生する点に注意しましょう。

1. 費用がかかる

ワークフローシステムを導入する際には初期費用や月額費用が発生します。

ワークフローシステムの導入によって得られるメリットと費用を照らしあわせて、効果の検証が必要です。

費用の詳細は下記の記事にて記載しています。

ワークフローシステムの費用相場とは？選ぶ際の注意点やおすすめ5選を紹介

2. 事前に業務を整理しておく必要がある

ワークフローシステムの効果を得るためには、事前に業務を整理しておく必要があります。社内にどれだけの申請書があるかをチェックして、可能な範囲でワークフローシステムに組み込みましょう。

一部だけペーパーレス化すると導入効果が薄れてしまうため、いつまでに完了させるかスケジュールを立てることも重要です。

ワークフローシステムを導入する前に準備する4つのこと

ワークフローシステムを導入する前に準備することは、以下の4つです。

決裁ルールの見直しや申請書類の整理をしておくとスムーズに導入できます。

1. 決裁ルールを見直す

ワークフローシステムを導入するときは、社内の決裁ルールを見直すいいタイミングです。たとえば、役員に回覧する申請書が多くて負荷になっている場合は、承認権限を見直すといいでしょう。

ワークフローシステムは金額によって承認フローをわけれるため、業務負荷も考えて金額に関する決裁ルールを見直しましょう。

2. 申請書類を整理する

ワークフローシステムを導入する前に、ワークフローシステムで運用できる申請書類を整理します。旅費精算や経費精算の書類以外にも、新規取引決裁や業務日報などもワークフローシステムで稼働できます。

紙の書類だけではなく、各部門内の連絡手段も対象にするとより効率的な活用ができるようになるでしょう。

3. 管理者を設定する

ワークフローシステムでは、マスタ設定が非常に重要になります。社員マスタ・決裁ルートマスタ・手当マスタなど組織変更が行われると大幅な編集作業が必要になります。

特に、情報部門と経理部門でタスクが漏れる可能性があるため、誰が管理者で担当範囲はどこまでかを明確にしておきましょう。

4. 経理機能との連携を確認する

ワークフローシステムでは各種精算業務も電子化されます。旅費精算や経費精算など最終承認された情報が現在利用している経理システムに連携できるかチェックしておきましょう。

銀行系のシステムを利用している場合は、振込情報のCSV形式を確認しておくと安心です。

ワークフローシステムの一般的な機能

ワークフローシステムの一般的な機能は、以下のとおりです。ワークフローシステムによって機能ごとにオプションとしている場合があるため注意しましょう。

1. 旅費精算機能

旅費精算機能は、出張旅費や交通費の精算ができる機能です。出張の際には、役職にあわせて宿泊費用の上限金額や手当額を変更できます。

旅費精算が交通系ICカードと連動しているシステムもあるため、精算業務の効率化と正確性を担保できるようになるでしょう。

2. 経費精算機能

経費精算機能は、得意先から預かった請求書を処理する機能です。交際費や厚生費の申請もワークフローシステムで可能です。

経費精算の最終承認が終わった後は、経理システムに連動して仕訳が登録できます。

3. ワークフロー制御機能

ワークフロー制御機能は、ワークフローが回る承認者の情報を制御する機能です。設定された承認ルートには入っていなくても合議してもらいたい人や回覧したい人・部門も登録できます。

承認の順番が来たらアラートが届く設定や、承認が遅延しているときに督促できる機能も準備されています。

4. 申請書作成機能

多くのワークフローシステムに申請書作成機能が用意されています。申請書作成機能とは、自社で利用しているオリジナルの申請書類をワークフロー上で作成する機能です。

申請書類が多ければ多いほどペーパーレス化と効率化が進むため、ワークフローを導入した効果が出やすくなります。

5. 経理機能

最終承認された金額に絡むワークフローの情報を仕訳データにして出力する機能です。経理システムへの連動だけではなく、銀行データを出力して一括振り込みができる機能もあります。

電帳法対応になると経理が紙でチェックできないため、申請情報が確認しやすく操作性のいいシステムを選ぶ必要があるでしょう。

まとめ

ワークフローシステムは、社内の申請業務効率的にし、ペーパーレス化や運用ルールの整備ができるシステムです。導入前には、社内の管理者を設定し決裁ルールを見直して業務を整理しましょう。

比較ビズは、ワークフローシステムを提供している業者を比較して相談ができます。社内の業務を効率化するためにワークフローシステムの導入を検討している担当者は、ぜひご利用ください。

監修者のコメント

アメニティ株式会社

代表取締役　新井まさみ

アメニティ株式会社、代表取締役　新井まさみ。中学生の時に初めて作成したプログラムでプログラミングの楽しさを知る。システム開発会社にて勤務後、アメニティ株式会社へ入社。入社後、システム開発会社部門を立ち上げ。2005年代表取締役に就任。大手企業の労務・厚生業務のWEBシステム化を多数担当。要件定義から運用、再開発まで行うことでシステムのライフサイクルにも対応。

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リモートワークを行う会社が多くなり、ワークフローを利用した申請は大規模企業だけでなく中小企業でも導入が進んでいると思います。リモート勤務中でも申請、承認が行えるため業務が止まることなく進められます。承認者は未承認の書類がどのくらいあるか把握でき、申請者は自分の申請した書類がどこで止まっているかはわかります。

また、却下する際にコメントを記入できるようにしておけば、申請者は却下理由を知ることができますので、申請者にとっても承認者にとってもとても便利です。却下時にメールでお知らせする機能もあると思いますので、連絡し忘れもありません。

ワークフローで重要なのは承認ルートの設定です。申請、承認、却下が主な機能となりますが、所属ごとに承認者が異なることもあると思います。その他場合、承認者が異動してしまったり未承認のまま退職してしまったりと、運用を始めてみると思わぬことが起こります。このような場合にワークフロー上どのように処理するか、導入前に決めておくとトラブルが防げると思います。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。