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業務の効率化を目指す経営者の方へ。経費精算システム導入で効率アップ

公開日:2021年07月15日 最終更新日:2022年03月28日
アメニティ株式会社
監修者
代表取締役 新井まさみ
業務の効率化を目指す経営者の方へ。経費精算システム導入で効率アップ

近年、労働人口の減少を背景に、ビジネスでは業務の効率を上げる動きが加速しています。製造業では、人工知能を持ったロボットの導入や、スーパーなどでもレジをセルフにするなど、さまざまな分野で生産性をアップさせる動きが進んでいます。また、総務や事務の業務に対しても、経費精算システムの導入などが注目されており、政府も推進する動きをみせています。効率化を図りたいとお考えの経営者の方などはぜひ知っておきましょう。

経費精算システムとは

面倒で間違いが起こりやすい経費の精算をより簡易的に、より正確に遂行するためのものが経費精算システムです。現在は、クラウドで管理するサービスが増えてきており、機能の拡張も進んでいます。

従来は、Excelのファイルに入力をおこなったり、紙の伝票に記載したりしていた作業を経費精算システムでは、web上にあるクラウドに入力をしていきます。そのため、パソコンやスマートフォンがあれば場所を問わずに作業をおこなうことが可能です。

また、領収書などを写真で撮影すると自動で入力してくれるスキャンの機能が付いているものや、ICカードと連携をさせた機能が搭載されているタイプのシステムまであり、精算に掛かる作業の効率を大幅に改善することができます。

加えて、経費の不正な使用を防ぐことにもつながります。ICカードなどは、利用した分を記録しており、そのままシステムに取り込むため、実際に使用した分を正確に把握することができます。

そもそも経費とは何なのか

経費とは、企業が事業を行っていくうえで、必要な業務に掛かる費用のことをいいます。そのため、事業の内容や業務に関わりのない事柄については、経費としてみなされません。

経費で使用した分の領収書などは、証拠として保管しておく必要があります。法令では企業に対して、領収書の原本を7年間保管することを義務付けています。しかし、日本では紙の媒体による領収書の管理や発行、および運送に掛かる費用が約1兆円ともされています。

このような事態を改善すべく、政府も2016年に法律の一部を改正しました。これにより、カメラ機能を利用した領収書など、デジタルを活用した画像が領収書の原本として認められるようになりました。このような背景により、経費精算システムは普及するようになりました。

経費の精算をする重要性

事業で得た利益に対しては税金が課されます。利益とは、売上などの収入から経費などの費用を差し引いたものです。経費が変動すると利益も変動することになり、課せられる税金にも影響を与えるため、勘定の科目なども正確に処理をしなければなりません。

また、申請が漏れていたり、不正な経費の使用や処理が発覚したりすると税務署から指摘を受けることになり、追徴金などの対象となることがあるため注意が必要です。

経費で計上できるものとは

経費として計上できるものにはさまざまなものがあります。代表的なものでは、交通費や仕入れた材料費などがあり、勘定ごとに振り分けて計上を行います。

また、課税の対象となるものとならないものがあります。経費として申請をおこなうためには、支出した証明となる領収書などが必要となります。

しかし、書類に記載したり、Excelに入力したりするなどの作業は労力がかかります。スキャンの機能が搭載されているシステムを導入すると、自動で入力や処理を行ってくれるため、労力や手間の削減には非常に有効です。

経費の精算にはどのくらい時間掛かっているのか

精算に費やす時間に関しては、提供元の企業やマーケティング会社を始めとする多くの企業が独自で調査を行っています。

調査の結果では、1ヶ月に経費の精算に費やす時間は、平均すると1時間ほどを費やしているというデータも多く、人生で経費の精算に費やす時間は、400時間を超えるという調査の結果もあるほどです。

このように、多くの時間を経費の精算に費やしており、人件費に置き換えると非常に多くの賃金を、経費の精算をするための作業に対して支払っていることがわかります。

経費精算システムの7つのメリット

システムを導入するとさまざまな恩恵をうけることができます。

1.申請をする人の負担の軽減

ビジネスにおいて、業務を行う際に交通費や雑費を一時的に立て替えることがあります。そのような際は、のちほど精算するために申請をしなければなりません。しかし、申請書などの書類を作成したり、計算が必要な場合があったりするなど手間が掛かります。

システムを導入すると、スマートフォンなどで領収書をスキャンするだけで済んだり、ICカードを読み込ませると自動で処理をしてくれたりします。そのため、申請に必要な書類の作成や計算にかかる手間が省け、申請者の負担を軽減できます。

2.承認をする人の負担を軽減できる

システムを導入すると、申請がされた経費を承認する人の負担を減らすことにもつながります。申請がされると承認する人は、事実の確認や金額に誤りがないかなどをチェックしなければなりません。

例えば、電車などを利用した際の交通費が申請されたとき、申請された金額が事実かどうかを確認する必要があります。システムを導入していれば、ICカードの情報をもとに申請がおこなわれるため、事実を確認する作業が省け、承認の手続きがスムーズになります。

また、紙の申請書などでやり取りをしている場合は、会社で申請のチェックをする時間を作らなければならないケースがあります。

しかし、システムであれば全てのやり取りをwebで行うため、外出先や出張先からの確認ができます。そのため、スケジュールの管理や効率を上げることが可能です。

3.経理を担当する人の効率をアップさせる

経理や総務の担当者は、多様な業務を抱えています。伝票の入力から電話の対応および、来客があった際の対応をおこなうこともあります。

そのなかで、経費の精算や処理も労力がかかる業務のひとつです。申請者と承認者の間に入りやり取りを行い、最終的に計上する作業をおこないます。

従来の紙を使用した申請書だと、1枚ずつ確認をおこなわなければなりません。また、不備があった場合などは、申請者に差し戻しをします。しかし、申請者が不在だと帰ってくるまで待つことになり、業務が滞ってしまいます。

加えて、承認者のチェックに関しても滞りがあると、大幅な時間をロスすることになります。システムを導入していると、差し戻しの指示などもwebでコメントすることができ、承認の状況もシステムで確認することが可能です。

そのため、業務を滞りなく進めることができます。また、精算や処理が完了したデータを会計ソフトにファイルとして取り込むこともできるため、入力する時間を省くことができます。

システムの導入は、経理や総務にかかる作業を円滑にし、担当者のタイムロスや負担の削減になります。

4.生産性を向上させる効果がある

経費とは、企業に在籍するすべての従業員が関わる可能性が高いものです。経費の精算にかかる労力や時間を削減することは、経費にかかわるすべての従業員の負担を減らし、効率を上げることになります。

すると、削減した時間をメインの業務に充てることができるため、生産性を向上させることができます。

5.余分なコストを削減できる

経費精算システムの導入は、余分なコストの削減にもつながります。本来、作業時間とは労働時間のことをいいます。当然ですが、労働時間には賃金が発生します。

経費の精算をおこなう時間も労働時間となり、賃金が発生しています。そのため、作業時間を削減することは、余分な人件費の削減にもつながります。

6.優秀な人材の確保がしやすくなる

能力は非常に優秀でも子どもの世話や介護などを理由に、フルタイムでは働くことができない方も多くいます。

経費精算システムを導入し、作業に掛かる時間を大幅に短縮することができれば、労働時間を短縮できる可能性があります。すると、就労の条件なども見直すことができます。

雇用の形態を改善し、多様な就労の条件を提示することが可能になれば、相手が望む条件とマッチしやすくなります。結果として優秀な人材を確保できる可能性が高くなります。

7.保管や管理がしやすくなる

企業は、領収書を7年間保管する義務があります。すべてのやり取りを紙の媒体で行っていると、保管するスペースの確保なども大変です。また、のちほど確認が必要になったときなど、探すのにも時間が掛かります。

システムで管理をおこなうと、書類などを削減することができるため、保管が楽になります。また、管理に関しても過去の分はデータとしてシステムに保存されているため、容易に確認することが可能です。

経費精算システムにはどのような種類があるのか

経費精算システムは、いくつかの種類があります。導入を検討する際は、目的や費用対効果などを計算し、どのようなものが自社に合っているかを考える必要があります。

そもそもシステムとは何なのか

システムとは、一般に仕組みや構成のこと指し、コンピューターなどは基本的に以下のような構成によって成り立ちます。

  • ソフトウェア
  • ミドルウェア
  • OS(オペレーティングシステム)
  • ハードウェア

パソコンなどは、上記の4つの構成から成り立っており、経費精算システムはソフトウェアにあたります。提供されるシステムは、これらをもとに分けられており、クラウド型とオンプレミス型の2つの種類が存在します。

クラウド型の経費精算システム

クラウドとは、インターネットを利用したサービスのことをいいます。クラウドに対応したシステムのインストールを行うと、クラウドを経由して利用することができます。クラウド型のなかにも、基本となる3つの種類があります。

SaaS

サースと呼ばれるものです。「利用者が利用した分だけ支払えばよい」というサービスです。4つのすべてのシステムを提供者が管理します。そのため、インターネットが利用できる環境であれば、少ないコストですぐに利用することが可能です。

また、料金は利用するために登録した人ごとに月額で計算され、1人あたり月額いくらで利用が可能といったものが主流です。

低コストで容易に利用が可能なため非常に便利ですが、全てを提供元が管理しているため、使い勝手を良くするためのカスタマイズなどをおこなうことはできません。

PaaS

サースに比べ、よりカスタマイズできるものがパースです。ミドルウェアまで利用することが可能です。プラットフォームと呼ばれるシステムの土台となるものは、提供元が管理します。その許容の範囲であれば、自由にカスタマイズすることが可能です。

デメリットとしては、システムの利用料と別に、サーバーの利用料を支払わなければなりません。そのため、サースと比べると投資する金額が多くなる傾向にあります。

IaaS

さらに、自由度が高いものがイァースです。OSまで利用することが可能となり、より自分に合わせてカスタマイズすることができます。

しかし、より多くのコストが掛かってしまいます。サーバーの利用料と経費精算システムの利用料を支払います。また、システムを一括で購入しなければならない場合もあります。加えて、カスタマイズをおこなおうとすると、それなりの知識が必要となることがあります。

オンプレミス型の経費精算システム

サービスのすべてを、自社で購入し準備するタイプがオンプレミス型です。管理および運用のすべてを社内にて行います。

経費精算システムなどのソフトウェアにおけるライセンスの費用やハードウェア、ミドルウェアおよび周辺機器などすべて調達をおこなわなければなりません。そのため、初期に投資する金額が非常に多くなります。

オンプレミス型は、自由度が高く自社ですべてを行うため、外部の影響を受けにくいことが特徴です。例えば、クラウド型の場合、提供している企業のシステムに不具合が起きた際など、システムの使用に影響を受けるケースがあります。

オンプレミス型の場合は、独自のデータセンターを保有しているのでそのような影響は受けません。また、プログラムを自社に合わせた仕様にすることができ、使い勝手の良い環境に設定することが可能です。

導入にかかる費用の相場は

導入する際は、初期費用とランニングコストが発生します。大まかな相場を知っておくと、導入するときや運用していく際の計画が立てやすくなります。

初期費用

システムの初期設定や、従業員ごとの情報を登録する際に掛かる費用です。システムの仕様や使える機能によって金額が異なります。

クラウド型の相場は、無料から20万円ほどが多いようです。別途、機能を追加する場合などは、さらに費用が掛かることがあります。オンプレミス型と比べると、手軽に導入することができます。そのため、クラウド型を導入する企業が増加しています。

オンプレミス型の場合は、ソフトウェアからハードウェアまでのすべてを自社で調達する必要があるため、初期費用が100万円を超えるようなシステムも珍しくありません。導入するハードルが高いこともあり、オンプレミス型を導入する企業は減少しています。

ランニングコスト

システムを導入するとランニングコストが発生します。のちに後悔しないように、事前に把握しておきましょう。

クラウド型の場合は、ランニングコストがメインの費用です。基本的には、1人あたり月額でいくらという計算になります。

一般には、月額で300円から800円ほどが相場となります。システムを提供している企業によっては、利用する人数によって割引するサービスを行っているところもあります。

なお、オプションを追加するときは別途の料金が発生します。会計ソフトと連携させたり、振り込みをしたりする際のデータを作成する機能や、さらに航空券の手配を行ってくれるものまであります。追加の機能を使用する際の料金は、オプションごとに月額で1,000円から3,000円が料金の相場となるようです。

オンプレミス型は、自社ですべてをまかなうため、ランニングコストはほとんど掛かりません。ただし、システムのアップデートをおこなうときなどは、別途で料金が発生する場合があります。

経費精算システムを選ぶときのポイント

実際に、導入を検討する際に考慮すべきことを押さえておきましょう。そうすることで、導入後のミスマッチを軽減できます。

必要な機能がついているか

システムを導入する一番のメリットは、手作業でおこなっていたことを自動にし、入力などに掛かる手間を削減することです。しかし、集計をおこなうだけで入力は手作業でおこなうシステムもあります。

これでは、従来の会計ソフトなどと変わらず、作業時間の短縮はあまり望めないため、導入する意義が薄れてしまいます。システムを選ぶときは、必要な機能が充実しているものを選びましょう。

自分の会社に合った製品なのか

従業員の方にはITなどが苦手な方もいます。便利さを追求し、高性能なシステムを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。上手く使用することが出来なければ、現場を混乱させてしまうことがあります。現場の声を取り入れ、適切なシステムを選択することが大切です。

また、自社の現状を把握することも重要です。例えば、経費のほとんどが交通費のみといった場合には、交通費の精算に特化したシステムを選択するべきです。

その他の機能が充実しているシステムを導入してもあまり意味がありません。現状を整理し、自社に合ったシステムを導入し、無駄なコストを掛けないようにしましょう。

どのくらいカスタマイズできるのか

自分の会社に合ったカスタマイズができるのかも大事な要素です。自社にとって使い勝手のよい形にカスタマイズをおこなうことができれば、さらなる効率のアップにつながります。

従来のやり方やフォーマットとあまりにも違うものを導入してしまうと、手順を習得するまでに時間を要することになり、逆に効率が悪くなってしまいます。

自由にカスタマイズできるシステムであれば、自社のやり方やフォーマットに近づけることができるため、導入したシステムへスムーズに移行させることができます。

おもな経費精算システムの機能

現在、経費精算システムは多くの種類が提供されています。製品ごとに機能は異なりますが、おもに搭載されている機能を知っておくと計画が立てやすくなります。自社に合った機能を選びましょう。

ICカード対応

交通機関を利用した際に利用ができるICカードは、利用した履歴が蓄積されています。カードを取り込ませると、履歴がシステムに反映されるため手作業で入力をする必要がありません。

作業時間が削減できるだけでなく、入力ミスなどを防ぐことができます。また、社内の規定を設定することができるため、経費の不正な使用を防止できます。

電子保存ができる機能

領収書などは、法律で保管することが義務とされていますが、法律の改正により電子での保存も認められるようになりました。電子保存の機能が付いているものであれば、データとして保存することが可能です。紙の媒体による保管が必要なくなるため、社内のペーパーレスを目指すのに有効です。

なお、写真をアップロードした際に自動で日付も付与されるため、保管すべき日数の把握なども容易です。

面倒なやり取りを経費精算システムで簡素化できる

経費精算システムを導入すると、経費の精算にかかる業務をすべてシステムでおこなうことができます。そのため、不備があった際の差し戻しもシステムでおこなえるため、出先からの帰りを待つ必要などもありません。また、承認の状態もシステムで確認することが可能なため、承認者へ確認する手間も省け、業務を滞りなく進めることができます。

スマートフォンなどに対応している

スマートフォンで経費の処理ができるシステムもあります。外出や出張が多い方でも、出先から処理することが可能です。移動時間などに精算をおこなうこともできるため、時間を有効に活用できます。

また、経理の担当者にとっても催促する手間が省けるなどのメリットがあります。

会計システムと連携させることが可能

処理したデータをCSVファイルとして出力することができる経費精算システムもあります。会計ソフトがCSVに対応していれば、ソフトに合わせたデータの作成ができるため、会計ソフトへ入力をおこなう手間が削減できます。

また、手作業での入力をしないため、入力ミスなどを防ぐ効果もあります。

データの分析ができる

精算されているデータをもとに分析をおこなう機能が付いている経費精算システムもあります。無駄なコストを発見し、原因も把握することができるため、コストの削減を目指す際に役立てることができます。

自動で仕訳をおこなう機能

経費を申請するとき、項目を選ぶと勘定科目や税金の区分を自動で処理してくれます。経理の担当者が仕訳する手間を省くことができます。

まとめ

業務の効率をアップさせることは、業績を伸ばすことにとても重要なことです。コストの削減にもなり、利益の確保にもつながります。

また、働き方改革が推進され労働の形態も変化しています。企業も柔軟に対応していかなければなりません。それを実現させるために、経費精算システムの導入は大いに役に立つでしょう。

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監修者の一言

経費精算システムの導入により、業務効率化はもちろんのこと人材不足の解消を目指すこともできるのではないでしょうか。

複数の事業所でそれぞれ処理していた承認業務、精算業務を一本化するなどの業務の集約化もしやすくなると思います。また、コロナ過で始まったリモートワークに対応するためにも、経費精算システムの導入が必要になってくると思います。

クラウド型とオンプレミス型のどちらを選ぶかは、記事ある通りカスタマイズ性と運用コストが大きくかかわってきます。クラウド型のうち、SaaSはサービス提供元の仕様変更に影響を受ける可能性があることにも注意が必要です。

オンプレミス型は初期投資の他にセキュリティ対策、OSのバージョンアップ対策などの運用コストもかかります。ただし自社の業務に合わせたシステムを構築できるため、不要な機能を除いた業務内容に親和性の高いシステムを構築することが可能です。

アメニティ株式会社
代表取締役 新井まさみ
監修者

アメニティ株式会社、代表取締役 新井まさみ。中学生の時に初めて作成したプログラムでプログラミングの楽しさを知る。システム開発会社にて勤務後、アメニティ株式会社へ入社。入社後、システム開発会社部門を立ち上げ。2005年代表取締役に就任。大手企業の労務・厚生業務のWEBシステム化を多数担当。要件定義から運用、再開発まで行うことでシステムのライフサイクルにも対応。

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