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【経営者必見】テレワークで必要なものとは?便利なツールも解説

公開日:2020年05月19日 最終更新日:2022年05月16日
株式会社ビジネスクロース
監修者
代表取締役 山口嘉太
【経営者必見】テレワークで必要なものとは?便利なツールも解説

テレワークはICTを活用することで場所にとらわれずに仕事をするものです。働き方改革の中でも大きく注目されていたテレワークですが、今回のコロナショックの中で加速度的に利用する企業が増えました。社会の流れのあまりの速さに、乗り遅れまいとテレワーク導入を決意する企業経営者も少なくないでしょう。まずは、自社で本当にテレワークが導入できるのか…まずはそこから考えなくてはいけません。反対にテレワークを導入するためにはどうしたらいいのか、といった具合にテレワークありきで導入を考えている経営者もいることでしょう。ここでは、これからテレワーク導入に向けてどのように準備をしたらいいのか、何が必要なのかを詳しくご紹介していきます。

テレワーク導入の大まか流れ

初めてのテレワークとなると、何かと決めごとも多くなってきます。簡単にノートパソコンとモバイルWi-Fiを社員に渡して、「明日からテレワーク」というわけにはいきません。

働き方改革の大きな目玉であり、コロナショックもあって急ぎ導入した…という企業も少なくないでしょう。安穏と構えていていきなり待ったなしの状況に追いこまれた企業もあると思います。

テレワークは思ったほど簡単なものではありません。性急すぎるとあとが大変になってしまいます。

とりあえずやってみよう…問題が発生した都度解決していこう…というのでもよいかもしれません。しかし、ここは時間をしっかりととって、大まかな導入の流れを考えるほうが得策です。

急がば回れではありませんが、とりあえず時間をとって導入の大まかな流れを考えてみましょう。

  • 全体方針決定
  • 現状の把握
  • 推進体制の構築
  • 社内ルール作り
  • ICT環境の整備
  • セキュリティ対策
  • 導入・評価

テレワーク導入の流れ(1):全体方針決定

まず、テレワークの目的をはっきりしておかなければいけません。どうしてテレワークを行うのか。

社員や企業にとって本当にメリットがあるのか、管理が大変で反対に大きなコストアップになってしまうのではないか。

基本的には、テレワークできるところは、積極的に行っていくのがこれからの社会の流れといっていいでしょう。そのため、テレワークの導入にあたって、目的を明確にしておく必要があります。

目的があやふやだと、社員のモチベーションも上がりません。気をつけなければならないのは、テレワークの導入自体が目的ではないということです。

労使でしっかりと話し合い、目的意識を共有することに努めましょう。

テレワーク導入の流れ(2):現状の把握

テレワークの全体方針が決定すれば、次は検討段階となります。簡単に言えば現状把握ということになります。

確認のポイントは以下の通りです。

  • 勤怠管理
  • 人事評価制度
  • ICT環境
  • 仕事の進め方
  • 労組(社員)との折衝

これらはどれも重要なものです。言うなればテレワークを行うための環境整備ということになります。

物理的な環境は、ICTなどに詳しい人にまかせておけばいいでしょう。経営者が決めなければいけないのは、勤怠管理と人事評価制度です。

労使との折衝も大切です。いずれにしても現状把握をしてポイントをしっかりと見定める必要があります。そして、決定は迅速に行いましょう。

テレワーク導入の流れ(3):推進体制の構築

社内の課題を把握すると、そこから具体的なテレワーク導入に向けた推進体制の構築に着手します。そのためには、社内のあらゆる部署がテレワークに対する意義を理解することが大切です。

ここで、一つの案としてテレワーク推進チームの設置をするとよいでしょう。各部署から代表を一人ずつ集めるのもいいですし、関連する部署を中心に編成してもかまいません。

また、セキュリティ対策に明るい人材を積極的に登用するようにしたいものです。

テレワーク導入の流れ(4):社内ルール作り

次にテレワークに対する社内のルール作りです。定めるルールは主に以下の3つです。

  • テレワーク導入範囲の決定
  • 勤怠管理の徹底
  • テレワーク導入のための研修の実施

以上の3つです。テレワーク導入範囲というのは、「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス」といったテレワークの形態です。

一般的には、在宅勤務と思いがちですが、それには囚われない自社に合った、柔軟な発想が求められます。

勤怠管理の徹底は必須です。できれば、就業規則にテレワーク勤務に関する規定を盛り込むようにしましょう。

就業規則の変更は労働基準監督署などへの届け出が必要になります。就業規定を直接変更する方法と、「テレワーク就業規定」など、個別に規定を設ける方法もあります。

そして、テレワーク導入のための研修の実施です。テレワークをすることの意義の説明から始まり、パソコンの操作やセキュリティの重要性など、研修内容は多岐にわたります。

テレワーク導入の流れ(5):ICT環境の整備

ICT(情報通信技術)環境の整備も欠かせません。これには以下の3つのポイントがあります。順番に説明します。

  • 既存のICT環境の活用
  • 勤怠管理のリモート化
  • コミュニケーション環境の整備

既存のICT環境の活用は、言わずもがなですが、全てを新設するのであればかなりのコストがかかります。もちろん、そうする必要はなく、これまで培ってきた社内サーバ環境など活用できるところは存分に活用し、新規コストの発生を抑えることが大切です。

すでにある仕組みとしては以下のものがあります。

  • PCの遠隔操作
  • 仮想デスクトップの提供
  • クラウド型アプリケーションの提供
  • 会社PCの提供

勤怠管理は経営者が一番気にするところです。始業・終業はどうするのか、報告体制はどうなるのか、在席・離席の把握…など、さまざまなものをリモートで管理する必要があります。

これには、市販されている勤怠管理ツールなどの導入を積極的に考えてみるのもいいでしょう。

コミュニケーション環境について、テレワークが進むと孤独感に苛まれる人も出てきます。そのために、情報共有や意思の疎通は密に行う必要があります。

あまりにも頻繁だと息がつまるので、そのあたりの加減も大切です。すでにあるビジネスチャット(チャットワークやSlackなど)を有効に活用しましょう。

また、WEB会議システムの構築もしておいたほうがいいでしょう。

テレワーク導入の流れ(6):セキュリティ対策

テレワークにおいては、不正アクセスに対処するなど、セキュリティ対策がこれまで以上に重要です。情報漏洩のリスクは常につきまといます。

これまでの判例にもあるように、顧客データの流出は企業にとってかなりの損失になるので、十分に気をつけたいところです。ポイントとしては以下の2点です。

  • 端末管理の徹底
  • ファイアウォールの導入

それぞれの端末にはウイルス対策ソフトのインストールは必須です。不正アクセスについてはファイアウォールの導入が効果的です。

テレワーク導入の流れ(7):導入・評価

テレワーク導入に対する評価です。評価方法は以下の2つがあります。

  • 量的評価
  • 質的評価

量的評価については、顧客対応、情報処理、オフィスコストなどが評価の対象となります。テレワーク導入後に具体的に改善があったのか、反対に悪化した部分はないのか、といった評価が必要です。 (情報処理:伝票処理や企画書の作成など)

質的評価は、業務改善、業績評価、さらには全体評価などがあります。社員がテレワークに対してどのような評価をしているのか、テレワークに対するモチベーションにも影響を与える大事な評価です。

テレワークで必要な環境を作るには「セキュリティ対策」が不可欠

テレワークでは社員が、社外から会社サーバにアクセスし、利用することになります。業務に関わる情報は会社の資産であり、さらには顧客データといった門外不出のデータも含まれます。

そのため、テレワークの導入にあたって十分なセキュリティ対策が不可欠です。ここでは、テレワークにおけるセキュリティ対策について具体的な対策方法をご紹介します。

セキュリティ対策1:目的

通常、会社の情報資産というものは、社内で管理されるので外部の目に触れることはありません。たまに起こる社外への情報漏洩というのは、悪意ある手段で起こるものが大藩です。

しかし、これからテレワークが活発化すると、扱う人のちょっとした不注意で社内情報や顧客データが外部に漏洩することが起こる可能性があります。

漏洩には、紛失や盗難も含まれるため、情報だけではなく、ノートパソコンなどの管理もしっかりと行わなければいけません。扱う社員一人ひとりが気をつけることはもちろんなのですが、扱う人の意識やスキルを高めておく必要があります。

管理者においても、注意が必要でセキュリティ対策は「もっとも弱いところがセキュリティレベルなってしまう」ことを念頭に置いておかなければいけません。そのためにも、セキュリティ対策の目的をしっかりと社員一人ひとりに浸透させなければいけないのです。

セキュリティ対策2:課題

セキュリティ対策の課題について、これは大企業と中小企業は分けて考える必要があります。考えるところは一緒であっても、情報セキュリティ対策にかけるリソース(ヒト・モノ・カネ)に製薬があるからです。

中小企業にとっては予算も限られているので、ICT機器の導入やペーパレス化といった取り組みが十分に進んでいないのです。ゆっくりとテレワークに対応しようと思っていたときにコロナショックによって、前倒しでテレワークに取り組まなければいけなくなりました。

今回に限っては見切り発車になってしまった中小企業も少なくないでしょう。もっとも、これまでテレワークに対するセキュリティ対策の動機付けがはっきりしていなかったのですが、コロナの問題によって、突き進めていかなければならなかったのは、幸いと言えるかもしれません。

セキュリティ対策3:考え方

テレワークの中でセキュリティ対策を考えるのは、現在どのようなデータが社内に蓄積されているのか再考察できる良い機会となるでしょう。その中には取り扱いには十分注意する必要のある顧客データも入っています。

個人情報の取り扱いはもちろんですが、社内情報全般にわたって第三者に漏洩することは許されません。そういった問題意識を社員全員がしっかりと持つことが大切です。

人数が多ければどこかにほころびが出てくるものですが、中小企業といった小さな所帯となると、一人ひとりに目が行き届くので、そういった危険性も低くなります。

とはいってもしっかりと、セキュリティ対策に対しての考え方を全員が同じにして、取り組んでいかなければいけません。

セキュリティ対策4:対策事例

テレワークは主にモバイルワークとなります。社内では有線LANで外出時はVPN接続あるいはリモートデスクトップが一般的です。

在宅ワークの場合は、プライベートクラウドの仮想デスクトップで、アクセスするのが一般的です。紙の持ち出しは一切禁止としているので、基本的にプリンターを使っての印刷の必要はありません。

反対に、どうしても印刷物が必要な場合は出社しなくてはいけないということになります。押印などは、PDFファイルにデジタルハンコを添付することで、対処する事例が増えてきました。

社員間の情報共有は、チャットツールで対処、打ち合わせについてはZOOMなどを使うケースもあります。

テレワークで必要なもの(1)パソコン

テレワークで必須となるのはパソコンです。自宅のみであればデスクトップパソコンでも良いかもしれませんが、基本は会社から支給されたノートパソコンを利用するのが原則です。

パソコンの種類でセキュリティ対策が変わる

テレワークにおいてはパソコンの種類によってセキュリティ対策が変わってきます。同一社内であっても社員によって、あるいは部署によって使用するパソコンは違ってきます。

できれば一律で、同じタイプのパソコンを支給したいのですが、中小企業ではコスト的に難しい面もあるでしょう。また、パソコンの種類によってもセキュリティの内容が変わってきます。

ファットクライアント(リッチクライアント)型 PC

ファットクライアントは、パソコン本体の内蔵ハードディスクにファイルなどの情報を保存できる端末のことです。そのため、基本的にはパソコン本体のみで業務をすることができます。

オフィス内に設置されているパソコンは、このタイプが多くなっています。

シンクライアント型 PC

ファットクライアントと違って、使用するファイルは全て社内サーバあるいはクラウドにあります。そのため、パソコン本体は、入出力程度の機能しか有していません。

そのため、万一パソコンが盗難あるいは紛失したとしても、情報漏洩の心配はほぼありません。そのため、テレワーク用に社員に提供するパソコンは全てシンクライアント型です。

セキュリティ面ではシンクライアント型が有利

既存のファットクライアント型PCも、すぐにシンクライアント化に移行できます。ネットワークに詳しくない場合でも、システム管理者などが設定をしてくれます。

テレワークでの作業についても、ファットクライアントとして利用していたときと同様のファイル操作で、特に戸惑うこともないでしょう。

ただし、テレワークとなると一人で作業することになります。すぐに聞くことができないことも考えると、多少なりネットワークについて知識を持つようにしておいたほうがいいでしょう。

テレワークにおけるパソコンの運用方法は4つ

テレワークにおいてのパソコンの運用方法は一つではありません。テレワークを推進するうえで、ICT環境の構築方法は以下の4つに大きく分けられます。

それぞれ、特徴がありコスト面も異なります。順番にご紹介します。

リモートデスクトップ方式

リモートデスクトップ方式は、外部から社内にある自分のパソコンにアクセスし、遠隔からそのパソコンを操作するものです。遠隔操作ですから、全ての作業が社内のパソコンで行っているのと同じ状態となります。

データは操作している端末には残りません。全て、遠隔操作をしているパソコン上での(クラサバ)処理となります。

そのため、情報の漏洩が起こりにくく、もっとも安心してテレワーク作業ができる方式と言えます。特に新しくシステムを組み込む必要はありません。

社内に設置されたパソコンがネットにつながってさえいれば、専用アプリなどを介してリモートデスクトップシステムを利用することができます。

問題点は、リモート先の社内パソコンの電源を常時入れておく必要があるということです。これについては、遠隔での電源オンオフができる仕組みを利用することで解決します。

仮想デスクトップ方式

社外から仮想デスクトップにアクセスする方式です。この場合の仮想デスクトップは社内サーバが提供します。

リモートデスクトップ方式との違いは、こちらは、直接社内サーバにアクセスするというものです。仮想デスクトップなので、通常のパソコンを操作するような形となります。

作業したファイルはそのままサーバに保存されます。そのため、こちらの情報漏洩などのリスクが極めて少ないと言えるでしょう。

リモートデスクトップと違って、VPN装置等の設置が必要となるので、サーバシステムがすでにあることを前提にすると、リモートデスクトップ方式よりもややコスト高になります。

アクセス用のパソコンにはVPNソフトのインストールが必要です。逆に言えばそれだけで、テレワーク作業ができます。

企業内ネットワーク

大きいシステムとなると、企業内ネットワークで事足りてしまいます。特にオフィスや営業所がいくつも分かれている中堅企業でしたら、まずは企業内ネットワークの構築が必要となります。

大抵は、そういった仕組み作りはできていて、そこからテレワークとなるでしょう。サーバがオフィスや営業所ごとに分かれているようでしたら、テレワークでサーバにアクセスするのも、都度切り替えが必要になります。

その場合でもアクセスツールやリモートツールなどがあるので、それほど心配することはないでしょう。アクセスできれば、通常の業務と変わりなくパソコンを操作するだけです。

クラウド型アプリ方式

社内外を問わずに、また使用するPCも関係なく、WEB上からクラウド型アプリにアクセスする方式です。どこでも同じ環境でテレワークできるのが強みです。

従来よりあったASPサービスに近い形といっていいでしょう。必要なアプリケーションが全てサーバやクラウド上にあるので、極端に言えば、使用するパソコンはネットにつながる環境さえあればOKです。

会社 PC の持ち帰り方式

会社で使用しているノートパソコンを社外に持ち出して、そこから社内サーバにアクセスします。この場合は、主にVPN経由となるのが一般的です。

この場合は、盗難や紛失に対処するためのコンセンサスはしっかりとしておく必要があります。持ち出しをするパソコン内には社内データは一切保存しないなどが求められます。

どの運用方法がベストか

社内での作業に慣れた人でしたら、リモートデスクトップが利用しやすいでしょう。一頃は、スピードが遅い、動作がもさもさしているといった欠点もあったのですが、ネットも高速化しているので、そういった欠点も払拭しています。

それでも、社員全員がリモートワークした場合、ネットやサーバに対する負荷もしっかり考慮する必要があるのは言うまでもありません。

理想としては、仮想デスクトップ方式が管理はしやすいでしょう。社員側の目線となると、利用しやすいのがクラウド型アプリ方式となると思います。

もっとも重要なのは、ファイルを分散することなく、サーバに集中させることで、サーバがダウンしても他のミラー型サーバがすぐに稼働してカバーするような仕組み作りが大切です。

テレワークで必要になるもの(2)勤怠管理ツール

経営者がテレワークでもっとも気にするのが勤怠管理でしょう。とはいっても今では勤怠管理ツールが数多く出回っています。

自社に合った勤怠管理ツールを見つけることで、経営者の悩みも解決できます。ここでは、人気の勤怠管理ツールを3つご紹介します。

  • ジョブカン勤怠管理
  • jinjer勤怠
  • TeamSpirit

オススメ勤怠管理ツール1:ジョブカン勤怠管理

  • 豊富な打刻方式であらゆる勤怠に対応し給与ソフトと連携
  • 業種・業界を問わずに利用できる汎用性の高さ
  • 出退勤管理だけではなくシフト・休暇申請・工数管理にも対応

初期費用は0円で月額216円〜/人という低コストで導入が可能。30日の無料トライアル有り。メール・チャット・電話などサポート体制が充実。設立3年未満の企業には1年間無料サービスを実施。

サイトURL:https://jobcan.ne.jp/

オススメ勤怠管理ツール2:jinjer勤怠

  • 一元管理で入力の手間を省き勤怠管理のスピードアップを実現
  • 機能豊富であらゆる就業規則や勤務形態に対応
  • 誰でも使いやすい簡単操作と丁寧なサポートサービス

クラウド型サービスで初期費用0円。月額300円〜/人。テレワークでわかりにくい残業時間の管理にも対応。リアルタイムで一括管理。

サイトURL:https://hcm-jinjer.com/kintai/

オススメ勤怠管理ツール3:TeamSpirit

  • テレワークにも柔軟に対応した勤怠管理システム
  • 社員の勤怠状況が一目で見える化を実現し超過勤務も素早く察知
  • クラウドサービスで機能強化など安心のサポート体制

初期導入費用15万円。月額3万円(50ID 600円/ID)〜。Salesforce Lightning プラットフォームを採用しセキュリティの高いクラウド環境を提供。

サイトURL:https://www.teamspirit.com/ja-jp/

テレワークで必要になるもの(3)電話転送ツール

当然ですがテレワークとなると社員が会社にいません。そのため、社外でも問題なく顧客対応ができる体制を整える必要もあります。

メール対応であれば、テレワークでも対応可能ですが、電話対応となると相応の仕組み作りをしなくてはいけません。

テレワークの課題は電話の転送

かかってきた電話をそのまま取ると、電話代はかけた顧客の負担となるのですが、転送となると費用は自社にもかかってきます。電話対応を主とする会社にとって、転送電話料金はかなりのコスト高になることを覚悟しなくてはいけません。

そこで頼りになるのが電話転送ツールです。例えば、『クラウドフォンSPICA』というサービスを使うのも良いかもしれません。

内線感覚で利用できる『クラウドフォンSPICA』

SPICAはスマートフォンをビジネスフォンとして利用可能です。クラウドフォンサービスとして定評があり、経営者の力強い味方となるでしょう。

一番のメリットは、外線着信を内線感覚で利用できることです。これが無料で利用できるのですから、経営者にとってコスト増を意識することがありません。

クラウドフォンSPICAの特徴・メリット

テレワークのデメリットは電話対応ができないところでした。しかし、SPICAなど優良な電話転送ツールができたことで、テレワークのデメリットを大きく解消したといっていいでしょう。

これによって、テレワークに及び腰だった経営者の背中を押してくれることでしょう。また、SPICAには以下の機能があり、勤怠管理と結びつけることができるなど魅力的な機能を備えています。

  • 電話帳の切り分け
  • 勤怠管理機能
  • チャット機能
  • FAXのPDF転送
  • 全通話録音

利用料金

SPICAの料金体系は以下のようになっています。

プラン ID数(台数) ID単価 サーバー側初期費用
エントリープラン 1〜10台 350 29,800
スタンダードプラン 11〜30台 300 39,800
プレミアムプラン 31〜50台 250 49,800
オプション項目 月額費用 初期費用
SPICA/アダプターISP込 1,500 19,800
050TEL番号 580 500
050FAX番号 1,000 1,000
0120番号 1,000 1,000

SPICA:https://spica.marugoto-navi.jp/

まとめ

コロナショックの影響で急激にテレワークのニーズが高まった今、経営者はテレワークを念頭に入れた社内体制の構築が欠かせません。

とは言っても、本記事で説明したようにテレワークも一朝一夕で導入することができません。就業規則の改定から、コンプライアンス作り、環境整備などさまざまな問題を解決する必要があるからです。

そのため、テレワークの導入に関しては、専門家の知識やアドバイスを活用したほうが失敗せずに済みます。

例えば、就業規則なら社労士に相談してみたり、ネットワーク環境の構築なら専門業者に質問したりすると良いでしょう。自社の状況を踏まえた最適な方法を教えてくれるはずです。

なお、弊社が運営する仕事を依頼したい企業と仕事を請けたい企業を結びつける『比較ビズ』には、社労士やシステム開発会社といったテレワークの導入に関してアドバイスしてくれる業者が多数登録しています。

『比較ビズ』を活用することで、テレワークの導入に関する悩みを専門業者に相談することが可能です。実際に比較ビズ内でテレワークの導入に伴って社労士に相談されている事業者もいるほど。

ちなみに、弊社のサービスは仕事を請け負う側、つまり社労士や専門業者から月額費用を頂く形で運営しています。そのため、発注者側となる企業は比較ビズ内で何度相談を行っても無料です。

「コロナの影響でテレワークの導入を考えているが、就業規則などでわからないことがある」という方は、悩みを解決する1つのツールとして使ってみてはいかがでしょうか。

記事下のフォームから簡単にWeb上で問い合わせができるため、スキマ時間で相談できますよ。

監修者の一言

テレワークに必要な物は、企業の仕事内容によって多少は異なりますが、パソコンと電話機を特に使用する会社がおおいのではないでしょうか。パソコンに重要視されているのが社内情報や企業秘密を外部に漏れないようなセキュリティ対策が必須になります。

また、自宅から社内へアクセスする外部アクセス機能(VPN)がないと仕事ができない企業もありますので、セキュリティ機能とVPN機能があるUTMを導入している企業が多くあります。

電話機については、クラウドPBXなど自宅のスマートフォンに会社の電話を着信、発信できる機能がありますが、ネット環境によって通話が途切れたりするケースも多々ありますので、比較して各メーカーの電話機の特徴を聞いて検討する事が大事です。

株式会社ビジネスクロース
代表取締役 山口嘉太
監修者

東京都千代田区出身。オフィス機器販売店を5年間経て株式会社ビジネスクロースを設立、代表取締役就任。累計1,000社以上の中小企業のオフィス機器周りをサポートし、コスト削減を実現。現在は、外資系企業、上場企業のオフィス機器も担当。オフィス機器の他に、営業コンサルティング、営業研修など幅広い分野で活動中。

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