給与計算をアウトソーシングするべき企業とは？メリット・デメリットも解説

給与計算アウトソーシングとは？

給与計算アウトソーシングとは、従業員へ支払う給与の計算から振込までの一連の業務を外部の代行会社や専門家へ依頼することです。

給与計算の作業内容は多岐に渡り、社員が多くなればなるほど業務担当に負担がかかってしまいます。

社員の雇用形態により、給与の計算方法が変わるケースがあるため、さらに大きな負担となってしまいます。

そういった負担を軽減してくれるのが、給与アウトソーシングです。

給与計算アウトソーシングをするべき企業とは？

給与計算アウトソーシングをするべき企業は、主に業務過多で給与計算まで手が回りづらい企業です。

下記の4つに当てはまる場合は、給与計算アウトソーシングの導入を検討しましょう。

• スタートアップ企業
• 人材が長く続かない企業
• 社員数が増えてきた企業
• 担当者が給与計算の他に業務を兼業している企業

スタートアップ企業

スタートアップ企業は会社を急成長させるため、売上に直結する営業や企画などの人材を優先して確保する傾向にあります。一方で、人事・労務・経理などバックオフィス業務の人材は大量募集をしない傾向が強いです。

そのため既存の従業員に対して、給与計算業務の負担がかかります。

給与計算アウトソーシングを利用すると、給与計算の負担がなくなり、より売り上げアップのための人材を確保できるようになります。

人材が長く続かない企業

人材が長く続かない企業は給与計算業務にスタッフを固定で配置しにくく、業務に慣れてきた頃に異動・退職といった事例が多々あります。

組織に給与計算のスタッフは必要不可欠のため、常に固めておきたいポジションです。

給与計算アウトソーシングを利用すると、人材の変動が起こった際にも給与計算業務を滞らせることなく、円滑に進行できます。

社員数が増えてきた企業

社員数が増えれば増えるほど給与計算業務が増え、経理のみでは業務が回らなくなってしまいます。

給与アウトソーシングを利用すると、社員数が増えても給与計算の負担は掛からなくなり、スムーズに業務を進行できます。

担当者が給与計算の他に業務を兼業している企業

給与計算を兼業している担当者が、業務に追われて兼業している業務に注力できないケースがあります。

担当者が本来するべき業務に集中できるようにするため、給与計算アウトソーシングを利用した方がいいでしょう。

給与計算アウトソーシングの費用相場とは？

給与計算アウトソーシングの料金相場をまとめました。

外注先によって費用・オプションが変わるため、企業体系に合った外注先を利用しましょう。

代行会社に依頼した場合

代行会社に給与計算をアウトソーシングする場合、費用相場は以下のとおりです。

代行会社に依頼する場合、従業員数や作業量が増えるにつれ、月額費用が高額になります。

業務負担が大きい年末調整や住民税の更新も依頼する場合、スポット依頼が可能なため年間を通じて費用がかかるわけではありません。

初期設定費用がどの程度かかるかを前もって必ず確認しましょう。

税理士や社労士に依頼した場合

税理士や社労士に給与計算をアウトソーシングする場合、費用相場は以下のとおりです。

税理士か社労士に給与計算業務を外注する場合、費用は「基本料金+単価×従業員数」で算出します。相場は基本料金が10,000円〜25,000円、単価が500円〜1,500円です。

税理士や社労士の場合、確定申告・年末調整・住民税更新などの作業があります。それぞれの作業のみならず、初期設定費用や顧問契約の有無によっても費用が変動します。

給与計算アウトソーシングを依頼できる4つの外注先

給与計算業務を依頼できる委託先は、以下の4つです。

代行会社は給与計算業務代行を専門的なサービスとして提供しているため、高品質な対応が望めます。社労士か税理士のどちらに依頼した方が自社にとってプラスになるか、慎重な見極めが必要です。

1. 給与計連業務の代行会社

給与計算業務代行をサービスとして提供している企業です。代行会社は事業を通じて、給与計算業務に関するノウハウを豊富に蓄積しています。

代行会社が提供している給与計算ソフトを使いながら、内製化に向けたサポートを受けられるメリットが望めます。

2. 社労士

社労士に給与計算業務代行を依頼するメリットは、社会保険関連全般の手続きを一任できる点です。労働保険の年度更新や社会保険の算定基礎の手続きなど、煩雑で時間がかかる業務を任せられます。

さらに、雇用契約書作成や新入社員の社会保険加入手続きなど、人事労務関連の業務も効率化できます。

3. 税理士

給与計算代行を税理士に依頼するメリットは、年末調整代行を一任できる点です。給与計算代行とあわせて依頼すると、業務のスピードアップや従業員の負担軽減を図れます。

決算書・償却資産税申告書・予定申告書など、税務書類作成を依頼できる点もメリットです。ただし、社労士資格保持者や社労士と提携関係を結んでいない限り、社労士の独占業務に該当する社会保険の手続きは、依頼できません。

4. オンラインアシスタント

オンラインアシスタントは人事・経理・マーケティングなど、バックオフィス業務全般を依頼できるサービスです。採用工数や教育コストを掛けずに、一定水準以上のスキルを持つ人材を獲得できる点がメリットです。

オンラインアシスタントはオンライン上での業務遂行やコミュニケーションが基本的となります。そのため、クラウド型の会計ソフトやチャットツールの導入など、出社せずに仕事をおこなえる環境を整えなくてはいけません。

外注先へ委託できる5つの経理関連業務

外注先へ依頼できる給与計算業務は、主に以下の5つです。

1つの作業だけを依頼するケースは少なく、給与計算・振込代行・記帳代行など、複数の業務をまとめて外注先へ依頼する形が一般的です。

1. 給与計算代行

毎月従業員へ支払う給与計算を外注先へ依頼する形です。タイムカードや給与計算ソフトで集計した勤怠データから、時間外労働手当・深夜残業代・休日出勤手当の算出をします。

不正確な残業代の支払いは従業員とのトラブルにつながるため、外注先へ給与計算を委託することで、正確な給与計算を実現します。雇用保険料・厚生年金・健康保険料など、各種社会保険料の計算に加え、賞与計算もセットで依頼する形が一般的です。

従業員に給与明細を渡している場合、給与明細の発行〜郵送までを依頼でき、従業員の業務負担を軽減できます。

2. 振込や納税代行

給与計算のデータ作成・振込・税金納付の代行を依頼できます。給与計算を外注先に依頼する場合は、従業員の業務負担を軽減するため、振込や納税代行まで外注に依頼する形が多くなっています。

取引先への支払いも依頼はできますが、機密情報の流出につながるリスクも抱えているため、慎重な判断が必要です。

3. 記帳代行

領収書・請求書・入出金伝票など、各種帳票の仕分けや会計ソフトへの入力を外注先へ依頼する形です。記帳作業は、確定申告や経営状況を把握するために必要な作業です。

経理業務に精通した人材が社内に不在の場合、外注先に記帳代行を委託することで、業務の正確性向上とコスト削減を図れます。

ただし、記帳代行は会計ソフトへの入力までを指す場合が多く、その他の業務を依頼できるかは事前に確認しておきましょう。

4. 年末調整代行

年末調整は所得税の過不足を清算する手続きであり、主な業務は下記のとおりです。

年末調整は税理士資格を持っていないと代行を依頼できないため、依頼前に税理士資格の有無を必ずチェックをしてください。

5. 住民税更新作業代行

住民税更新は、特別徴収額通知書や給与所得者異動届出書など、紙書類を多数扱うため、各書類の内容や扱い方を正確に理解しないといけません。

年末調整と同様やりとりの回数や業務量が多いため、負担がかかりやすい業務でもあります。

住民税の滞納は延滞料発生につながる可能性もあるため、リソース不足に悩んでいる場合は、住民税更新を代行会社へ依頼しましょう。

給与計算アウトソーシングの外注先を選ぶうえでのポイント

給与計算アウトソーシングの外注先を選ぶポイントは、主に下記の3つです。

無駄なコストの発生や情報漏洩を避けるため、注意して選択しましょう。

1. 外注先へ依頼する業務範囲の明確化

給与計算・年末調整・住民税更新など、どの業務を外注先に依頼するか、あらかじめ社内で明確化しておくとスムーズに依頼できます。

外注先ごとに得意な業務が異なるケースがあるため、依頼する業務に対して柔軟に対応してくれるか調べておくことが大切です。

2. 従業員数に応じて外注先を選定

自社の従業員数にあわせて外注先を選定するのも1つの方法です。

従業員数が数百人から数千規模の大企業の場合

給与計算業務は代行会社に依頼するのがおすすめです。社労士や税理士は基本的に1人で作業をおこなうため、業務量が多過ぎると業務効率化やコストカットにはつながりません。

給与計算システムを開発している企業へ計算業務代行を依頼すると、高品質な対応が望めます。

従業員数が数十人〜数百人規模の場合

給与計算業務は、社労士に依頼するのがおすすめです。企業規模が大きくなると、入退社や社会保険加入に関する手続きも増えるため、社労士へ依頼することで人事労務の手続きも効率化できます。

ただし、社労士は年末調整に関する法定調書の作成については代行ができないため、注意が必要です。

従業員数が数人程度の場合

給与計算業務は税理士に依頼するのがおすすめです。小規模企業の場合は税理士と顧問契約を締結しているケースも多く、自社の内情にも精通しているため、スムーズなやりとりが望めます。

ただし税理士は、雇用保険・労務相談・雇用関連助成金などの代行をおこなわない場合があります。雇用保険や社会保険の手続きのサポートが必要な場合は社労士に依頼しましょう。

3. セキュリティ対策のチェック

勤怠データや従業員の情報を一部外注先へ渡す形となるため、情報の取り扱いに慎重な企業を選ばないといけません。情報管理が甘い代行会社に給与計算業務を依頼し、情報漏洩が発生した場合は、社会的信用低下や従業員の大量離職につながります。

今後の企業経営が苦しい状況に追い込まれるため、プライバシーマークの取得や作業実績が豊富な代行会社を選択し、情報漏洩を回避しましょう。

給与計算アウトソーシングを利用する5つのメリット

給与計算業務を外注先に依頼した場合、以下5つのメリットが得られます。

1. 業務の属人化防止

外注先に給与計算業務を任せた場合、業務属人化防止によって業務効率悪化や業務の正確性低下を防げます。

業務の属人化が起こってしまうと担当の従業員が休んだ場合、復帰するまで給与計算業務を進められません。そのほか、支払い金額の不足や書類不備につながるおそれがあります。

属人化の問題が起こりそうなときは外注を検討するといいでしょう。

2. 業務負担軽減とリソース集中

給与計算業務全般を外注先へ依頼すると、人事担当者の業務負担軽減を図れます。

特に労務管理も兼任している場合、採用活動や人事評価制度の作成など、組織力強化に向けた人事の仕事に取り組む時間を確保できます。

3. ヒューマンエラー防止

給与計算代行サービスを利用することで、ヒューマンエラーを防止できます。

実務経験豊富な従業員でも、勤怠データ集計や残業代計算でミスを招く可能性があります。

給料未払いによる社会的信用の低下やブランドイメージのダウンを避けるためにも、外注を検討するといいでしょう。

4. コスト削減

給与計算業務を外注先へ委託すると、人事担当者の業務負担・残業が減り、人件費削減につながります。

給与計算システムを利用する必要がなくなるため、アップデートやメンテナンスにかかっていたコストも削減可能です。

年末調整や住民税更新作業のみというスポット依頼もできるため、コストを最小限に抑えつつ人材育成やノウハウの蓄積も図れます。

5. 法改正へのスムーズな対応

社労士や税理士へ給与計算業務を依頼すると、法改正へのスムーズな対応が望めます。社労士や税理士は法改正に関する専門的な知識を豊富に持っているためです。

法改正に伴う混乱や従業員とのトラブルを避けるためにも、人事・労務の業務をこなす人員が不足している場合、給与計算業務の外注を検討してましょう。

給与計算アウトソーシングを利用する3つのデメリット

給与計算業務を外注に依頼した場合、以下3つのデメリットが生じます。

事前にそれぞれのデメリットを把握しておきましょう。

1. 情報漏洩のリスクが発生

給与計算をおこなう際、外注先へ勤怠データや従業員情報の一部を渡す形になるため、情報漏洩のリスクが高まります。

外注先を選定する際にセキュリティ対策を講じているか事前に確認しましょう。例えばプライバシーマークを公示しているかは重要な判断基準となります。

情報漏洩のリスクが低い代行会社を見極めるべく、1つの判断材料として活用してください。

2. 全業務の外注が困難

給与計算業務に関する大部分は委託先へ外注できますが、従業員の情報漏洩リスクが高まります。そのため、個人情報の管理は社内で厳重に管理する必要があります。

3. 給与計算業務の内製化が困難

給与計算代行の利用で、コア業務や人事業務へのリソース集中を図れる一方、給与計算業務に関するノウハウは社内に蓄積されません。

内製化を検討している場合、業務委託の範囲限定や業務仕様書を作成している外注先を選択するなど、実務経験やノウハウを蓄積する方法を考えましょう。

おすすめの給与計算アウトソーシング5選

おすすめの給与計算アウトソーシング5つは以下のとおりです。

それぞれ特徴があるため、自社に合ったアウトソーシングを選びましょう。

1. ペイロール

ペイロールは経理・人事部の負担を軽減するなど、さまざまな業務を補うサービスを展開しています。

特徴として、フルスコープ型アウトソーシングサービスを採用しており、給与計算・労務管理・社労士への連携まで企業に向けて適切なサービスが可能です。

独自のコールセンターを設けているため、業務上で不具合が出た際に迅速な解決が可能となっております。

人の手を使う作業を大幅に削りたい大企業におすすめのサービスです。

2. フルキャスト

フルキャストは一つの業務・プロジェクトを一括してアウトソーシングできるサービスを提供しています。

業務フローの構築・現場の指揮系統の整備・スタッフの教育・シフト管理まで一括対応が可能です。

目的に沿った専用プランを用意しているほか、大規模な案件にも対応しており、所在地を問わずサービスを享受できるのが魅力的です。

企業の目的に沿ったプランをご希望の大企業におすすめのサービスです。

3. HELP YOU

HELP YOUはさまざまなスキルを持ったメンバーが在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

依頼可能な業務は、総務業務・経理業務・人事・採用業務・営業サポート業務・マーケティングサポート・ECサイト業務と多岐にわたります。社員がコア業務に集中できるようなサポートが可能です。

ディレクターがアシスタントを集め、チームでサポートするプランを採用しているため、欠員がある際にも業務が滞る心配はありません。

海外在住の日本スタッフによる夜間業務代行も可能なため、夜間業務が多い企業にとって魅力的なサービスとなっております。

夜間業務の欠員が不安な中小企業におすすめです。

4. エイチアールワン

エイチアールワンは業務・システム一体型の人事業務アウトソーシングサービスを提供しています。

専門の知識を持ったスタッフが業務内容を分析し、給与計算のみならずさまざまな業務を依頼できます。

アウトソーシング導入の際のみならず、導入後も専任スタッフが持続的に業務改善の提案をおこなってくれます。

専門知識を持ったスタッフから、安定したサービスを受けたい中小企業におすすめです。

5. RoboRoboペイロール

RoboRoboペイロールは、給与計算アウトソーシングと給与計算・明細発行・尋常情報管理などがワンセットのサービスを提供しています。

給与計算の業務負担をなくすだけではなく、安心にお求めやすい料金で利用することができます。

使用しているシステムをそのまま活用できるツールも用意されており、アルバイト・社員などの複雑な料金体系にも対応可能です。

まとめ

給与計算アウトソーシングを利用することで、人事担当者がコア業務へ集中できる環境を整備できます。また、法改正に伴うトラブルやコンプライアンス違反のリスクを最小限に抑えられます。

初めて給与計算アウトソーシングを利用する場合、どの企業に依頼するべきか迷っている方も多いでしょう。「比較ビズ」を利用すると、2分程度で必要事項を入力でき、給与計算代行の作業実績が豊富な代行会社をスピーディーに探せます。

税理士や社労士に無料で相談できるのもうれしいポイントです。給与計算代行の利用を検討している方は、比較ビズをご利用ください。

監修者のコメント

OGI社会保険労務士事務所

社会保険労務士 荻島 稔

1971年生まれ。埼玉県川口市出身。法政大学理工学部建築学科卒業。大学卒業後は某ビールメーカーの飲食部門を始め、数社の飲食チェーンにて、店長、スーパーバイザー、営業推進、人事総務部門で勤務する。これらの経験を経て、企業における人材の重要性を再確認し社会保険労務士として独立開業する。得意な業界は出身である飲食業界をはじめ、建設業や小売業など。モットーは「満足度重視」「誠実対応」「迅速対応」。

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社会保険労務士へ給与計算をアウトソーシングするメリットは、正確な業務処理はもちろんのこと、ほかに「法律に基づいた対応」や「労務トラブル防止」ではないでしょうか。社会保険料などは、毎年一定の時期、給与変更時または法改正時などに変更となるため、常にアンテナを張っていないと見落としてしまうことがよくあります。

また、給与計算をしていく過程で、残業時間数、有給休暇の取得状況、入社・退社、給与変更なども自然と把握できますので、それに対して労務管理上の助言をすることが出来ます。給与計算の料金相場は給与計算をする人数はもちろんですが、業務範囲によっても変わってきます。

勤怠データの集計作業までやるのか、年末調整や住民税への対応もするのか、給与締切日から支払日までの期間がどの位あるかなどです。あとで揉めることのないように料金に含まれる業務範囲は事前にきちんと打合せしましょう。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。